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記事更新日: 2019/03/06
国外でも広く使われている契約締結システムです。ネットが繋がっているデバイスであればいつどこでも署名ができ、「DocuSign」のクラウド上で保存されます。契約締結に必要な工程の大部分を行ってくれるため、ペーパーレスだけでなく時短や業務改善の期待ができます。
188か国、43言語での署名を利用できる
契約内容に基づいた請求書の処理ができる
厳重なセキュリティ基準をみたし、安全性を維持できる
ネットに繋がっているあらゆるデバイスから契約締結ができる他、海外でも普及しているシステムのため国外との契約にも使用可能です。
電子契約が許可されている内容が国によって違うため、契約を締結する際に国際的に許可された内容か確認が必要です。
具体的にかかる費用は問い合わせが必要ですが、ペーパーレス・業務改善の恩恵が期待できます。
多数のデバイスに対応している他、細かい設定が可能なためスムーズな契約締結に繋がります。
アメリカ発祥のツールのため、日本で手厚いサポートを受けるには別途他社依頼が必要です。
このページの目次
「DocuSign」はWord・Excel・PowerPoint・PDFなど、幅広い一般形式文書を電子化することが可能です。
アップロードはあらゆるクラウドストレージに対応しているため、既存のサービスを利用した上で円滑な契約書の電子化が期待できます。
契約書の送信者は署名者と受け取る人のメールアドレスを設定するだけで「DocuSign」側がその後の工程を担うため、今まで契約締結にかかっていた工程が大幅に削減されます。
署名の順番は設定機能がついているため契約書によって自由に設定ができ、時間節約と共に柔軟な対応も実現します。
署名だけではなく相手に記述して欲しい部分は個別にカスタマイズが可能で、あらゆる契約書の締結に活躍できるでしょう。
見やすい画面で設定も自由
「DocuSign」は契約を締結する両者に対して、なるべく手間が少なく負担とならない工程で速やかな契約書のやり取りが実現します。
契約書へ署名する側は送られてきたメールのリンクをクリックし、文章にアクセスするだけで署名を開始できます。
PCだけではなくスマホやタブレットなどネットにつながるあらゆるデバイスから、いつでもどこでも契約書を締結可能です。
送信者が事前に設定した記載すべき順序が付箋機能として順番に説明してくれるため、署名者はストレスフリーで簡単に契約書の署名が行えるのもポイントの1つです。
分かりやすく次の指示を表示
署名が終わったら終了をクリックするだけで契約元に発信が完了するので、送信者もタイムラグが無く契約書を確認してもらえます。
完全に統合された認証オプションで署名者の身元・支払い情報を確認することでデータ収集の手間も省けることでしょう。
契約を締結する両者にとって使いやすく手間が少ない設計のおかげで、今まで締結までにかかっていた時間を削減でき効率アップに繋がります。
「DocuSign」は必要な契約書情報を迅速に可視化でき、業務スピードの向上に役立ちます。
「DocuSign」で契約書を送っている場合現在のステータスやスケジュールを可視化、すぐに確認できます。
また、契約書の締結工程で通知設定なども行えるので返送された契約書の処理や締結先の連絡を忘れず、漏れなく対応が可能です。
一度締結された契約書はweb上のクラウドに保存され、送信者と署名者共にいつでも契約書にアクセスが可能です。
紙の契約書が手元に必要な場合はダウンロード・印刷が可能なためあらゆるニーズに応えることができます。
ダウンロード・印刷もワンクリック
「DocuSign」を社内に導入している場合、組織全体でいつでも契約書内容を確認できる体制が整います。
紙の資料から必要情報を探す手間が無くなるため、業務の時間短縮に繋がり、詳細なレポーティングも「DocuSign」上で行えます。
「DocuSign」は署名するだけであれば無料で使用できます。
他ユーザーへ契約書を送り署名を促す場合や、管理・カスタム機能を使用する場合は有料です。
30日間の無料トライアルがあるため、使用感を試してから契約するのも良いでしょう。
同社の開発や保守を支えている多数の取引企業とは、３か月毎に契約を更新しています。今までは契約書の印刷・捺印・封入・郵送・捺印済原本のファイリングなどの各作業を、購買部門・総務部・法務部のメンバーが手作業で行っていました。同社ではこの業務に「DocuSign」を導入しペーパレス化、生産性を向上しました。
※「DocuSign」公式サイト参照
「DocuSign」は契約を締結する上で必要な工程の大部分を行ってくれるため、時短や業務効率改善に役立ちます。
また、署名はネットに繋がっているデバイスであれば対応可能で、締結した契約はいつでも両者共に確認できることから署名者に負担をかけることもありません。
「DocuSign」上のクラウドに保存されるため、契約書の保存・管理・検索も容易となります。海外でも多く使われているツールだからこそ、海外契約にも強いのが特徴です。
画像出典元：「DocuSign」公式HP
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多岐にわたるエンタテインメント事業を展開しているため、契約はこれら権利ビジネスの根幹を成す非常に重要なものです。契約書は年間数千件を超え、かつ1 件の契約書に複数の契約者がいることが少なくありません。エイベックスでは「DocuSign」を導入し契約業務をデジタル化、契約締結の手間と時間を削減しました。