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記事更新日: 2021/03/11
ペーパーレスによる業務効率の向上はもちろん、保管もすでに電子化されているので、スキャンが不要です。このツール独自の強みだと、iOSだけでなくAndroidにも対応している点です。機能が多いため、難しいと感じる方もいるかもしれませんが、使いこなすことができれば非常に便利なサービスです。
DocuSignとSFAのSalesforceを連携した際のエラーが多く、何度も契約のやりとりが発生していました。クラウドサイン等と比べても、使う側にとって、設定や運用ハードルがとても高いと思います。 Salesforceを利用している会社であれば、特に利用するべきではないです。
国外でも広く使われている契約締結システムです。ネットが繋がっているデバイスであればいつどこでも署名ができ、「DocuSign」のクラウド上で保存されます。契約締結に必要な工程の大部分を行ってくれるため、ペーパーレスだけでなく時短や業務改善の期待ができます。
188か国、43言語での署名を利用できる
契約内容に基づいた請求書の処理ができる
厳重なセキュリティ基準をみたし、安全性を維持できる
ネットに繋がっているあらゆるデバイスから契約締結ができる他、海外でも普及しているシステムのため国外との契約にも使用可能です。
電子契約が許可されている内容が国によって違うため、契約を締結する際に国際的に許可された内容か確認が必要です。
具体的にかかる費用は問い合わせが必要ですが、ペーパーレス・業務改善の恩恵が期待できます。
多数のデバイスに対応している他、細かい設定が可能なためスムーズな契約締結に繋がります。
アメリカ発祥のツールのため、日本で手厚いサポートを受けるには別途他社依頼が必要です。
このページの目次
「DocuSign」はWord・Excel・PowerPoint・PDFなど、幅広い一般形式文書を電子化することが可能です。
アップロードはあらゆるクラウドストレージに対応しているため、既存のサービスを利用した上で円滑な契約書の電子化が期待できます。
契約書の送信者は署名者と受け取る人のメールアドレスを設定するだけで「DocuSign」側がその後の工程を担うため、今まで契約締結にかかっていた工程が大幅に削減されます。
署名の順番は設定機能がついているため契約書によって自由に設定ができ、時間節約と共に柔軟な対応も実現します。
署名だけではなく相手に記述して欲しい部分は個別にカスタマイズが可能で、あらゆる契約書の締結に活躍できるでしょう。
見やすい画面で設定も自由
「DocuSign」は契約を締結する両者に対して、なるべく手間が少なく負担とならない工程で速やかな契約書のやり取りが実現します。
契約書へ署名する側は送られてきたメールのリンクをクリックし、文章にアクセスするだけで署名を開始できます。
PCだけではなくスマホやタブレットなどネットにつながるあらゆるデバイスから、いつでもどこでも契約書を締結可能です。
送信者が事前に設定した記載すべき順序が付箋機能として順番に説明してくれるため、署名者はストレスフリーで簡単に契約書の署名が行えるのもポイントの1つです。
分かりやすく次の指示を表示
署名が終わったら終了をクリックするだけで契約元に発信が完了するので、送信者もタイムラグが無く契約書を確認してもらえます。
完全に統合された認証オプションで署名者の身元・支払い情報を確認することでデータ収集の手間も省けることでしょう。
契約を締結する両者にとって使いやすく手間が少ない設計のおかげで、今まで締結までにかかっていた時間を削減でき効率アップに繋がります。
「DocuSign」は必要な契約書情報を迅速に可視化でき、業務スピードの向上に役立ちます。
「DocuSign」で契約書を送っている場合現在のステータスやスケジュールを可視化、すぐに確認できます。
また、契約書の締結工程で通知設定なども行えるので返送された契約書の処理や締結先の連絡を忘れず、漏れなく対応が可能です。
一度締結された契約書はweb上のクラウドに保存され、送信者と署名者共にいつでも契約書にアクセスが可能です。
紙の契約書が手元に必要な場合はダウンロード・印刷が可能なためあらゆるニーズに応えることができます。
ダウンロード・印刷もワンクリック
「DocuSign」を社内に導入している場合、組織全体でいつでも契約書内容を確認できる体制が整います。
紙の資料から必要情報を探す手間が無くなるため、業務の時間短縮に繋がり、詳細なレポーティングも「DocuSign」上で行えます。
「DocuSign」は署名するだけであれば無料で使用できます。
他ユーザーへ契約書を送り署名を促す場合や、管理・カスタム機能を使用する場合は有料です。
30日間の無料トライアルがあるため、使用感を試してから契約するのも良いでしょう。
同社の開発や保守を支えている多数の取引企業とは、３か月毎に契約を更新しています。今までは契約書の印刷・捺印・封入・郵送・捺印済原本のファイリングなどの各作業を、購買部門・総務部・法務部のメンバーが手作業で行っていました。同社ではこの業務に「DocuSign」を導入しペーパレス化、生産性を向上しました。
※「DocuSign」公式サイト参照
不動産/建設/設備
1001人以上
DocuSignを導入してから、印鑑不要で確認しただけで署名という完結なフローに変わりました。これにより、ダイレクトにすぐ確認出来るようになり、今までの派遣社員、派遣元、派遣先、私と、四者が確認するという非常に無駄なフローがなくなり、大幅な時間短縮になりました。
現状私はプリンターを所持していないため、スピード感は良いとしても、紙ベースにしたいと思ったときに出来ないところが不便です。
そのため、こういった電子契約ツールを導入することは一長一短だと思います。
メリット・デメリットを考慮した上で、弊社では導入して費用対効果が良いと思いましたので、こういったツールを導入することもおすすめできます。私のように承認に多くの人間が関わる職種の方は、かなりの業務効率化を図れると思います。
IT業
31〜50人
私は現在クラウドサインも利用していますが、それに比べてDocusignの方がセキュリティが高く、世界的なシェアも多いため、クライアントからの安心感を得ることができました。
かなり使い勝手が悪く、設定が難しいと感じることが多々ありました。
また世界的なシェアの多さを売りにしていますが、提携先は満足していても弊社のような中小企業にとってはそこを考慮する必要性は薄いです。
クラウドサインの方が使いやすさ、費用対効果、サポート体制もしっかりしていますので、私としてはクラウドサインの方がおすすめですし、中小企業はわざわざDocusignを導入する意味は薄いと思います。
通信業界
101〜250人
捺印無しのペーパーレスで契約が取り交わすことができるようになったため、プリントアウトや客先訪問の手間が減り、業務効率が上がりました。
またその後の保管もすでに電子化されているので、スキャンなどもする必要がないです。
機能が非常に多く、使いこなすのが大変だと感じました。これは会社の問題でもありますが、導入にあたり詳しい説明は少なく、最初のうちは調べることがいっぱいで大変でした。ですが、コロナ渦もあり、これから確実に必要になると思うので、たくさんの企業が早期に導入されることを望みます。確実にコストは減ると思います。
製造業
1001人以上
契約書の捺印を捺印者や確認者に送付する際、1度登録すると、その後、名前を入力するだけでメールアドレスが自動入力されるので便利でした。
送付する捺印者や確認者へのメールの内容を一人一人、Docusign上でメールの本文を打たなければいけないので少し使いにくかったです。
また、起票者以外はどこで捺印が止まっているか確認できないので不便に少し感じるところがありました。アクセスツールもないので、少し使いづらいです。
小売業
101〜250人
黄色いステッカーが貼られたボタンをクリックしていくことで、次の手順に一つ一つ進めるので、システムに不慣れな人でも簡単に利用できると思います。
送信者と受信者間にのみ更新情報の通知が流れるので、自分が署名者ではない場合に毎回その人に状況を確認しなければならない点です。また、小さな修正があった場合も、一から送り直す必要があるので、場合によっては非効率だと感じる場合もあります。
今後どんどん電子契約が普及・一般化していけば、印刷した書類に捺印をする必要も承認者・署名者がそのためだけに出社する必要がなくなり、このご時世に逆行した働き方を改革できると思います。ただ、特別このツールである意味は薄いと思うので、費用などを考慮したツール選びをするべきです。
コンサルティング
1001人以上
契約書や電子署名だけの機能だったら無料で使えるので、契約件数が5件だけなど、この機能だけ使いたいといった人ならDocuSignをオススメします。クラウドサインも無料で使えたりはしますが、無料の機能はDocuSignの方が優れています。ただ、クラウドサインは契約書を作る設定にすると、必ず契約を締結する前提の操作になるため、契約書を作成後、契約するまでの工程が直感的に使いやすいです。DocuSignは契約書を作成してサイン後、それを使って契約すると言う工程が段階別で分けられているため、色々な人と契約するなら自由で良いのですが、慣れていないと使いにくいです。
クラウドサインがiOSのみにしか対応していないのに対して、DocuSignはAndroid対応しているのでその点は便利だと思います。ですが、逆にiOS対応だけで十分なのであればクラウドサインの方がおすすめです。ITリテラシーが低い人にも使いやすいと思います。
その他
251〜500人
ランニングコストが75万円かかっていますが、感覚的に使うことができるので、社内展開するときに難しい説明をすることなくユーザーに受け入れてもらえました。
また、作業が完了するとファイルをメールに添付して自動送信してくる点もすごく助かっています。
弊社は外資系のため会社印や執行役員印の考えが希薄で、個人印の登録は簡単にできるのに会社印・執行役員印の登録はスキャンして透過してから登録という作業が必要になってしまい手間に感じました。
有料でもいいので同一の電子印を作れないか問い合わせましたができず、残念です。
現時点の日本企業では個人印、個人署名のみで契約書の締結を行うことはまずないので企業によっては使いにくいと感じるツールだと思います。なので、他の企業にはあまりお勧めできません。
この記事では「DocuSign」の特徴・評判・料金を解説しました。
「DocuSign」は契約を締結する上で必要な工程の大部分を行ってくれるため、時短や業務効率改善に役立ちます。
また、署名はネットに繋がっているデバイスであれば対応可能で、締結した契約はいつでも両者共に確認できることから署名者に負担をかけることもありません。
「DocuSign」上のクラウドに保存されるため、契約書の保存・管理・検索も容易となります。海外でも多く使われているツールだからこそ、海外契約にも強いのが特徴です。
画像出典元：「DocuSign」公式HP
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多岐にわたるエンタテインメント事業を展開しているため、契約はこれら権利ビジネスの根幹を成す非常に重要なものです。契約書は年間数千件を超え、かつ1 件の契約書に複数の契約者がいることが少なくありません。エイベックスでは「DocuSign」を導入し契約業務をデジタル化、契約締結の手間と時間を削減しました。