記事更新日: 2021/03/09
業務の更なる合理化・効率化を目指している企業にはうってつけなツールです。従来は契約書を紙面で作成しますが、電子契約ならペーパーレスになるので印紙税もかからず、コスト削減にもつながります。
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契約書を紙文書から電子文書に移行する
サーバー上で契約文書をリアルタイムで共有
PCからサーバーにアクセスするだけで迅速にデータを出力
対応可能な文書の種類が豊富で、取引先に合った課金形態を発注元が独自に設定できるため、取引先の合意を得やすく電子契約をスムーズに導入できます。
他企業と比べると、用心深く導入できる故に少々導入の手間が多いようです。ライトプランは手ごろな値段ですが、標準プランにアップグレードすると月額が3倍になります。
最も安価なサービス料金が月額５万円～ですが、アップグレードすると15万円になり、間の価格帯のプランはありません。
即座に利用できる契約書のドキュメント雛形を提供していて、電子契約サーバーへのアクセスも簡単。
一般的な知名度は抜群とは言えないが、大手企業が導入しており高評価を得ています。
このページの目次
電子契約は紙面契約よりもはるかにメリットが大きいため、大手企業を中心に普及が促進されていますが、円滑に機能を運用するためには、法令や監査についての正しい知識が必要です。
しかし、それらを一般で取得するのは複雑で難しく、加えて”ネット上での契約文書交換”に詳しい法律家や税理士は、まだまだ少ないのが現状です。
そんな中、CONTRACTHUB@absonneには電子契約に詳しい弁護士や税理士、情報処理技術者を集めたコンサルティンググループ“Team e-Con”がいます。
“Team e-Con”のコンサルタント紹介（一部）
業務の省力化・効率化を目指して電子契約を導入しても、作業の問題を迅速に解決できなかったり、知らないうちに違法な運用をしてしまっては元も子もありません。
そんな不安があっても「CONTRACTHUB@absonne」であれば、事前に備えられた有能な専門家たちがその局面にあったアドバイスを丁重にしてくれるので、初めてでも安心して利用できます。
2001年頃から電子契約に関連する様々な法規が制定されていますが、「CONTRACTHUB@absonne」では、それらを準拠したコンプライアンス強化が練られています。
法令に準拠したコンプライアンス強化の具体例の説明図
その1つが契約の可視化です。すべての部門で取り交わした契約文書を電子サーバー上でリアルタイムに共有することができ、ミスや改ざんを防げます。また、関連文書を一覧形式で表示できるので、進捗管理が可能です。
紙面書類は災害時に何かと不便です。運び出すには重かったり、放っておけば燃えてしまったり流れてしまったりして、一刻も早く業務体制を立て直したい時に混乱が生じがちです。
しかし、データ管理であればコピーをしても原本性は保持され、複数の原本を強固なセキュリティによって長期的に管理できるので、予想外の被害を未然に防げます。
電子契約の最大のメリットはやはり省力化による業務のスピードアップで、「CONTRACTHUB@absonne」でもそれは大いに期待できます。
電子契約の例の図
紙面文書では、印刷・製本・押印・封入・切手貼付・発送・書棚管理と作業が多く、人手も必要です。しかし、電子文書であればインターネット経由で電子署名し、データとしてサーバー上に保管するので、ペーパーレスによるコスト削減・節税はもちろん、かなりの省力化が実現できます。
また、文書の通知や催促のメールを自動送信に設定できるため、文書の行き違いや見落としを防げます。その時間に電子文書が存在していたことを証明するタイムスタンプを利用することで、その後に改ざんされていないこともチェックできます。
文書はWebプラウザ上でいつでも閲覧できるので、手作業で行われてきた文書や印紙、切手の管理工数がなくなり、決算を手早く行うことができます。
スモールスタートに最適な「CONTRACTHUB@absonneライトパック」は月額5万円と手頃な価格となっています。多くの文書類を電子化したい場合は、ERP連携機能のある「CONTRACTHUB@absonne」を採用した方が、大幅な業務の効率化が計れます。
法人向け賃貸契約を対象に、ファイル交換で契約が行える電子契約サービスを実現したいと考え、「CONTRACTHUB＠absonne」を採用。法人取引先の社内稟議を含めて契約業務にかかる日数を1週間から最大1日へ短縮し、契約業務の進捗状況を可視化。顧客満足度を向上させ、契約拡大を進めた。
※「CONTRACTHUB@absonne」公式サイト参照
文書保管と契約締結が両方できるから。
2017年～2024年1月現在も利用中
・文書保管と契約締結が両方できる。
・各項目をcsv項目に設定できるため、データの分析や抽出に便利。
・一括アップロードも可能。
・全て日本語なのでわかりやすい。
・承認者やユーザを細かく設定できる。
・グローバルなツールでは無いので、他の企業が導入したがらない。
グローバルなツールでは無いので、日本の中小企業なら良いがグローバルな会社にはあまりおすすめできない。
文書保管と契約締結が両方できるから。
2017年～2024年1月現在も利用中
・文書保管と契約締結が両方できる。
・各項目をcsv項目に設定できるため、データの分析や抽出に便利。
・一括アップロードも可能。
・全て日本語なのでわかりやすい。
・承認者やユーザを細かく設定できる。
・グローバルなツールでは無いので、他の企業が導入したがらない。
グローバルなツールでは無いので、日本の中小企業なら良いがグローバルな会社にはあまりおすすめできない。
・事業所単位でかなりの数の工事委託契約を結ぶ必要があり、工事1件当たりの工事費も高かったため、請負者での収入印紙にかかる費用が膨大であった。その収入印紙を節約できた。
・契約書類の郵送、特に契約法上の期限までの提出などで事業所間の距離が遠い場合などに移動ロスが大きく発生していた。電子契約にすることで、経費削減につながって、間接業務を簡素化できた。
2022年6月～2023年2月
退職したため
・契約件名から必要な契約書の検索がしやすく、これまでのペーパー管理に比べるとはるかに管理がしやすくなった。
・電子捺印を使用することで、文書の改ざん防止にもつながる。
・午前中に使用するとなぜが表示にバグが生じ、午前中は使い物にならなかった。契約書の提出期限が迫っているときにこのバグが生じると、血の気が引く思いをした。
・転勤等による契約者等の変更の手間が若干ある。
・契約者の変更があった場合に、同じ社印を再登録しなければならないのが手間である。
収入印紙の関係での経費がかなり抑えられる。また、契約書類の郵送や、相手先まで直接持っていくなどの時間と費用が削減できるため、コスト削減が見込まれる。こうした面から是非お勧めしたい。
・事業所単位でかなりの数の工事委託契約を結ぶ必要があり、工事1件当たりの工事費も高かったため、請負者での収入印紙にかかる費用が膨大であった。その収入印紙を節約できた。
・契約書類の郵送、特に契約法上の期限までの提出などで事業所間の距離が遠い場合などに移動ロスが大きく発生していた。電子契約にすることで、経費削減につながって、間接業務を簡素化できた。
2022年6月～2023年2月
退職したため
・契約件名から必要な契約書の検索がしやすく、これまでのペーパー管理に比べるとはるかに管理がしやすくなった。
・電子捺印を使用することで、文書の改ざん防止にもつながる。
・午前中に使用するとなぜが表示にバグが生じ、午前中は使い物にならなかった。契約書の提出期限が迫っているときにこのバグが生じると、血の気が引く思いをした。
・転勤等による契約者等の変更の手間が若干ある。
・契約者の変更があった場合に、同じ社印を再登録しなければならないのが手間である。
収入印紙の関係での経費がかなり抑えられる。また、契約書類の郵送や、相手先まで直接持っていくなどの時間と費用が削減できるため、コスト削減が見込まれる。こうした面から是非お勧めしたい。
契約書作成から取り交わしに費やされる時間を大幅に短縮させることができ、同時にコストも抑えられるので、膨大な量の契約を交わす企業の業務効率化・競争力強化には、もってこいなツールです。
手作業の工数が減り、素早い対応が可能になるとともに紛失やミスも防げるので、企業の信頼性を高め、取引先や顧客の満足度を向上させることにも繋がります。
初めて導入される方や小規模からの導入を検討している方でも、専門家によるサポート体制が十分に整っているので、合理的に使いこなすことができるでしょう。
画像出典元：「CONTRACTHUB@absonne」公式HP
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工事請負契約に関する業務効率向上や業務負荷軽減、印紙代を含む契約関連コスト削減のため、「CONTRACTHUB@absonne」を採用。工事請負契約書や竣工図書などの作成および取り交わしに費やす期間が3分の1になり、契約に関わるコストも削減された。