WAN-Sign

3.9

記事更新日: 2022/03/08

執筆: 編集部

編集部コメント

WAN-Signは、本人性と原本性を確保した高い信頼性を持つ電子契約サービスです。50年間で培った契約管理ノウハウを基に、強固なセキュリティと内部統制を実現してくれます。ユーザーフレンドリーな操作感なので社外関係者にも負担なく利用してもらえるサービスです。

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システム連携機能

利用中のワークフロー・ CRM・基幹システムと連携することが可能

一括管理機能

電子契約と原本の一括管理を実現

契約有効期限アラート機能

契約書の有効期限を画面上やメールによるアラート通知を実施

良い点

取引先に利用料が発生することはなく、UIも簡単なので、電子契約に慣れていない取引先も、負担なく利用できるサービスです。

悪い点

電子契約は無料で利用できますが、書面契約は有料プランとなります。

費用対効果:

電子契約は無料で利用できる上に、国内シェアNo.1の電子認証局と連携しているため安全に効率良く電子契約を実施できます。

UIと操作性:

ユーザーフレンドリーな操作感なので、社内はもちろん社外関係者にも負担なく利用してもらえる、という声が多いです。

社外連携:

Salesforceやkintoneと連携しているため、帳票作成から、契約締結・保管・管理までシームレスに実現できます。

WAN-Sign(ワンサイン)の特徴

1. 全ての締結方法に対応できる電子契約

WAN-Signは、①電子署名法に準拠した「電子証明書」での締結、②簡易なメール認証のみで署名が可能な「認印版 メール認証」での締結、③自社は電子証明書、相手方はメール認証といった「ハイブリッド締結」の全ての締結方法に対応している電子契約サービスです。

実印版 電子証明書で締結


認印版 メール認証で締結


これらの基本的な締結業務に加え、使いやすさや万能性を考えた電子契約締結機能も充実しています。

署名時には、タブレットやスマホを使用して「手書き署名入力」を行える機能や、書面と似た見た目で締結が行える「押印機能」、契約締結時の社内承認フローと合わせて、契約締結署名者順番を設定する機能などがあるため、契約書ごとに最適な方法を選べます。

また契約を行う当事者が3者に及ぶ、3者間契約にも対応が可能です。契約締結先を増やすことができ、特別な操作は一切必要ありません。

さらに雇用契約書など、同時期に複数人とそれぞれ契約する場合は、「差し込み一括送信機能」の利用をおすすめします。テンプレート文書に登録された契約書に「住所」や「氏名」などの締結相手ごとの異なる文書を一括で差し込みし、それぞれへ一括送信が可能なので非常に便利です。

2. 既存の書面契約と電子契約を一元管理

電子契約を導入しても、導入以前に締結した書面契約が紙で残ってしまったり、契約締結先の都合でどうしても書面で契約しなければならないという場面は必ずあります。

「WAN-Sign」ならば、システム上で締結した電子書面に限らず、書面契約書を登録することができるため、既存の契約書もまとめて管理可能になります。

一元管理機能の他にも様々な管理機能があります。

例えば、登録した書面契約は必要に応じてPDFデータをアップロードできるため、原本と離れた場所にいても内容確認を行うことができます。

さらに契約書単体で管理するだけでなく、関連する契約の親子紐付けが可能なので、システム上で基本契約に関連する契約をすぐに把握できます。検索機能も充実しており、管理番号、契約日、契約者など、登録した管理文書情報について、多種多様な項目を検索することができます。

このような多様な管理機能によって、契約書の管理を効率化することで、人的コストを削減してくれます。

書面契約と電子契約の一元管理

3. 50年間で培った契約管理ノウハウ

電子契約サービスの導入時の大きな懸念点はセキュリティ面です。「WAN-Sign」は50年間で培った契約管理ノウハウを基に、セキュリティ面を強化しています。

電子契約では「電子署名」と「タイムスタンプ」で、本人性と原本性を確保し、信頼度を保証する必要があります。

WAN-Signは、政府機関や大手企業でも利用されているGMOインターネットグループのGMOグローバルサインと直接連携しており、世界的に評価の高い電子証明書を利用しているため本人性を確保する事ができます。

原本性の確保については、時刻認証業務認定事業者(TSA)であるセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与しているため、改ざんが行われていない事の証明が可能です。

その他、社外からの不正アクセスによる情報漏えいを防止するための「IPアドレス制限」や暗号化による機密性の保持が可能になるため、安心して電子契約を行う事ができます。

 

WAN-Signの料金プラン

WAN-Signの電子契約は0円から利用可能です。書面契約原本の電子化委託は有料プランになります。※書面契約の登録は無料です。


WAN-Sign料金プラン

 

WAN-Signの導入事例

日常業務の負担が減っていると実感
三幸ファシリティーズ株式会社

事務や営業での効果は顕著で、これまで紙の契約書を長く取り扱ってきた世代も、契約締結時に従来の陰影を付与するWAN-Signのサービスデザインが功を奏し、すぐになじむことができた。契約締結後のPDFは電子署名とタイムスタンプで原本性が確保されており、電子帳簿保存にも完全準拠しているので、安心して使用している。 電子契約であれば、場所を選ばず締結依頼できるため、営業が見積もり決裁のため外出先から自社に戻って上長印を待つ必要が無くなった。

広範かつ体系的な契約管理
株式会社マネースクエア

既に数百社と締結し、キャビネットに収まっている契約書類の保管状態を整理することができ、属人的な事務作業から解放された。WAN-Signの充実した契約管理機能により、相互関連する契約の紐付けや、契約期限の自動更新など、負荷を減らしながら、広範かつ体系的な契約管理を行えるようになった。

*「WAN-Sign」公式HP参照

WAN-Signの評判・口コミ

メーカー

1001人以上

実印と同様の契約締結ができ、セキュリティー面も安心

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

12万円 

使いやすいと感じた点を教えてください。

自社独自の電子証明書を発行できる点が良かったです。なるべく法的効力の強い電子契約を結びたかったので、実印での契約と同様のスタイルで契約を結べるのは大きなメリットだと思います。 

不便だと感じた点を教えてください。

WAN-Signは契約をしてそれを保管する文書が5,000件がを超えるごとに月額料金がアップする仕組みになっています。契約数が増えてくると費用がかさむことになるので、他社さんのものと比較するとコスト面でデメリットが生じていると感じます。 

外部連携はしやすいと感じましたか?

APIと連携して効率よく仕事を進めやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか?

WAN-Signの運営会社はセキュリティー的においてとても信頼がおけます。機密情報などを扱っているような会社にはとてもおすすめきるかと思われます。

サービス

51〜100人

利用ユーザー/営業企画部

契約書~稟議書まで書面の作成が多い会社にお勧め

 あなたはそのツールの「導入決定者」、「利用ユーザー」のどちらの立場ですか? 

利用ユーザー/営業企画部 

利用期間 

2019年12月~2021年10月現在も利用しています。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

書面契約書が原本管理できるところがとても便利です。また、契約書の作成から締結までの一連の流れを全てシステム上で一元管理できるので余計な時間や手間をかけることなく効率的に業務をこなしていけました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

クラウド上で修正している段階では全く問題ないのに実際に印刷すると行や文字間隔がどうしてもずれてしまうことがありました。私の使い方が悪いと言ってしまえばそれまでなのですが、1度ならまだしも何度繰り返してもどうしてもうまく一致しないことなどがあったので、改善を依頼したいです。 

他の会社にもおすすめしますか? 

業務上契約書や明細書、稟議書などの書面の作成が頻繁に発生する人にオススメできます。しかも1度に何部も作成しなければならないような状況が発生する場合にはこのシステムの良さを十分に感じられると思います。

IT

251〜500人

導入決定者

取引先に応じた電子契約が出来る

利用にかけた費用

初期費用は不明でした。料金プランは1万8000円でした。料金プランは有料プランでした。 

利用期間 

2020年4月~2020年10月 

導入に至った決め手を教えてください。 

メールを使って電子契約に必要なセキュリティの確認をすることができて、そのまま電子署名によって電子契約を行うことができるため費用の負担がかからないことが決め手となり、導入することになりました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

電子契約を行う書類のデータを大人数に一斉送信できた点です。複数の企業と同時期に電子契約を行うことになった際に、電子契約に必要な書類をそれぞれの企業名の部分など細かな部分だけを変更しつつ一括で送信できたので、手間と時間を通常の半分程度に抑えられて助かりました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

スマホで電子署名を行おうとした際に、思い通りに操作できないことがあったことです。スマホでも電子署名を行うことができる仕様になっていたのですが、画面をタッチしても反応せず契約書の編集がなかなかできず、結局パソコンでやり直すことになってしまい、不便さを感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

kintoneと連携して、電子契約の状況を逐一確認できたので、連携しやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか? 

電子契約を行う機会が増えたものの企業ごとに異なる要望があり、すべてに対応することができず困っている会社におすすめです。取り引き先に適した手段で電子署名を行い電子契約を締結することができるようになります。

郵送/交通/物流/倉庫

31〜50人

物流

事務作業が大幅に削減されコストカットも出来た

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

月額料金:35,000円〜55,000円 

利用期間 

2020年7月〜2021年11月現在利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

電子契約による契約手続きの簡素化と効率化のため 

そのツールの利用により、印紙代はどのくらい節約できましたか。 

月単位で30%の削減となりました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

契約書の作成、印紙、郵送までを全て一元化することができました。契約手続きが簡素化されることで事務作業も大幅に削減されます。先方には手数料などの発生もありませんので利用ハードルも低いので使いやすいです。契約手続きが迅速にできるは非常にありがたいです。 

不便だと感じた点を教えてください。 

パソコンでの契約締結の書類を作成するのは全く問題ありませんが、スマートフォンで作成する場合は扱いづらいです。画面をタップしても反応が鈍いことがあったり、実際に作成したデータを印刷すると文字がずれていたりと、この辺りの改善の必要性を感じました。 

他の会社にもおすすめしますか? 

契約締結から書類の作成・郵送コストを削減したい企業にはオススメできます。使用回数によって料金が決定するので、それほど多く利用しない場合は少ないコストで使用ができるので、コスト管理もしやすいと思います。

まとめ

WAN-Signは、高い信頼性と利便性を持った電子契約サービスです。50年間で培った契約管理ノウハウを基に、強固なセキュリティと内部統制を実現してくれます。

「電子証明書」と「メール認証」の2種類の締結方法に対応している他、様々な締結機能を装備しています。

また電子契約書意外にも、既存の紙の契約書をデータ化し、同じシステム上で一元管理することが可能です。登録した契約書は多様な管理機能を使えば、効率よく管理する事ができます。

営業部門の効率化、属人的な事務作業の削減を実現したい企業はぜひ導入を検討してみてください。

画像出典元:「WAN-Sign」公式HP

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