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記事更新日: 2021/10/19
「Zoho Sign」はビジネス文書の署名にかかる無駄な時間を短縮したいと考えている会社には最適のツールです。
決裁を数分で終えることができ、ドキュメントの管理やクラウドバックアップも可能。
日常的に使用するアプリを連携することで時間とコストを節約できるため、署名業務の効率化に悩んでいる会社で大きな効果を発揮するでしょう。
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電子署名の決定版とも言えるツール。電子署名を便利にするあらゆる機能がそろっています。電子署名のプロセス全体がデジタル化されており、シンプルな構造が魅力です。
他のツールと比べて無料プランや低料金プランで使えるドキュメント数が少ないのがデメリット。無制限に使うにはプロフェッショナルプラン以上の契約が必要です。
明確でわかりやすい料金プラン。無料プランに加えて最低限の機能が使える従量制のプランも。
シンプルなワークフローを実現したUI。「Zoho Sign」の外観と操作性をカスタマイズすることができ、ブランディングすることもできます。
GoogleドライブやOneDrive、DropBoxなど多くの社外ツールと連携できます。お好みのクラウドアプリソリューションへの自動バックアップが可能。
公開鍵基盤プロトコルに準拠しており、特にビジネスでの署名に適した電子署名システムです。保存時も送受信時もデータは暗号化され保護されます。
有料プランではメールやウェブでの技術サポートや複数言語によるサポート機能が付帯します。
「Zoho Sign」の最大の特徴は、必要に応じて利用する機能の拡張ができるところ。
電子署名におけるあらゆるニーズに対応できる充実した機能が魅力です。
スタートアップ企業や中小企業、大企業など、どんな規模の会社でも活用することができます。
成長に合わせた拡張
導入時には必要な機能に対応したプランを選択し、使い方や必要な機能が変わった時にはプランを変更することで機能の拡張が可能です。
利用する電子署名システムを変更する必要がなく使い続けることができます。
アップグレードやダウングレードの手続きも簡単で、いつでも可能です。
「Zoho Sign」の一括送信機能を使うことで業務時間を圧倒的に短縮できます。
日常業務を簡略化することで、組織全体の生産性の向上につながります。
端末やクラウドストレージから書類をインポートし送信するまで、わずか数クリックで完了。
一括送信機能は取引相手との契約業務だけでなく、社内手続きにおいても業務時間の短縮につながります。
日常業務の簡略化
また、文書への署名が完了した受信者の数も簡単に集計することができます。
進捗ステータスの追跡もできるので、未返信の受信者を一目で確認し再送信することも可能です。
「Zoho Sign」ならどこからでもわずか数クリックで署名が完了します。
署名を得るまでに何時間も何日も待つ必要はなく、時間も場所も選びません。
もちろんリモートだけでなく対面の署名にも活用することができます。
リモートコラボレーション
「Zoho Sign」には署名フォーム機能があり、署名フォームならさまざまな連携をする必要もありません。
署名フォームでは文書を簡単に作成することができ、署名フォームのURLをウェブサイトに埋め込むかメールで共有するだけ。
時間を短縮するだけでなく、署名をする側にとっても使いやすいところが魅力です。
上の表の通り、有料プランは毎月 1,200〜2,400円です。
有料プランでは、ユーザー数が増え一括送信が可能になるなど使える機能が増えます。
年間契約または月間契約を選択することができ、年間契約の方が割安になっています。
他にも従量制のAPIプランも用意されていますが、Zoho Signのウェブやモバイルアプリを活用できないというデメリットがあります。
＊「Zoho Sign」公式HP参照
「Zoho Sign」は署名に関する業務の効率化に悩んでいる会社にはもってこいのサービスです。
署名を依頼する側にとっても署名をする側にとっても、無駄な時間の短縮につながります。
対面署名をする場合でも、機能ペンや紙は不要で物理的な資料を持参する必要はありません。
署名が完了した文書はすべて「Zoho Sign」に保存されて安全に管理されるため、書類の保管に頭を悩ませることもありません。
どのような規模の会社にも活用でき、リモートでも対面でも署名に対応できる電子署名ツールの決定版とも言えるサービスです。
署名が必要な書類を扱うことが多い会社や人事関連の部署などでは特に大きな効果を発揮するでしょう。
画像出典元：「Zoho Sign」公式HP
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