記事更新日: 2025/02/07
「社内文書が散在し管理できていない」「紙ベースから脱却したい」などの悩みはありませんか？
文書管理システムなら、文書の検索性向上・情報共有の効率化・セキュリティ強化が可能です。
本記事では、おすすめの文書管理システム21選を徹底比較、「社内文書の管理」「共同編集」「契約書の管理」など、目的ごとに最適なシステムをご紹介します。
無料で利用できる文書管理システムも解説するので、コストを抑えて導入したい方も必見です！
このページの目次
文書管理システムとは、社内の文書や記録情報を電子化し、作成・保管・活用・廃棄までを一元管理するシステムのことです。
文書管理システムのメリットは、社内の文書をセキュアな環境で保管でき、検索や期間管理・権限管理などを効率化することで管理コストを削減できる点にあります。
文書の登録・管理｜紙媒体は電子化し、電子文書を一元管理する
ドキュメントの検索｜全文検索など、目的の情報を迅速に見つけられる
バージョン管理｜変更履歴を記録、変更の追跡・過去版に戻せる
セキュリティ対策｜ログ管理・アクセス権限設定など情報漏洩リスクを軽減する
ワークフロー補助｜作成文書の申請・承認のやり取りを自動化する
文書管理システムは、用途の応じて大きく4タイプに分類できます。
導入にあたり「どのような文書をどのような目的で管理したいのか」を明確にしておくことで、選定の際に製品を絞りやすくなります。
1. 社内文書の保管・活用に特化
報告書・稟議書・議事録などの社内の文書全般を適切に保管したい場合におすすめ。社内文書の共有・共同編集作業、テレワークでの文書アクセスなどにも対応できる
2. 社内文書の作成・共有に特化
ナレッジやマニュアルなどの作成・共有におすすめ。テンプレートなど文書の作成を効率化する機能が搭載されている
3. 契約書管理に特化
契約書・請求書・見積書・領収書などの帳票を、電子帳簿保存法に則って保存したい場合におすすめ。取り扱う文書は限定されるが、認定タイムスタンプ機能などを備えている
4. 社外との情報共有に特化
社外と文書やファイルを共有したい場合におすすめ。クラウドストレージで文書を管理し、社外取引先や関係会社のアクセスやダウンロードが管理できる
本ページで紹介する注目の文書管理システムを一覧で比較するので参考にしてください！
ツール名
初期費用
月額費用
セキュリティ
全文検索
電子帳簿保存法
NotePM
Hubble
Colorkrew Intra
電子印鑑GMOサイン
MNTSQ CLM
LegalForceキャビネ
「NotePM」は、簡単にWebでの文書作成や同時編集が可能なため、マニュアル作成・社内wiki・社内FAQなど社内のナレッジの一元管理におすすめです。
文書入力を効率化するテンプレート・下書き機能が標準搭載されており、Word/Excel/PDFの全文検索、英語への言語切替も可能、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の作成・共有に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 4,800円/8人～ |
| 無料トライアル | 30日間 |
| 最低利用期間 | 1ヶ月～ |
| 導入実績 | 12,000社 |
| 運営会社 | 株式会社プロジェクト・モード |
トライアル後に有料プランに申し込めばデータをそのまま引き継ぎ可能です。
| ユーザー数 （上限） |
8 | 15 | 25 | 50 | 100 | 200 |
| 初期費用 | 0円 | |||||
| 月額費用 | 4,800円 | 9,000円 | 15,000円 | 30,000円 | 60,000円 | 120,000円 |
| ストレージ | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
※1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もり
画像出典元：CLOUD CABINET 公式HP
「CLOUD CABINET」は、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の文書管理システムです。
運用会社の寺田倉庫は、47年を超える書類保管サービス事業での実績があり、長年培ったノウハウで原本管理・管理ルール策定など運用面の伴走サポ―トまで行ってくれます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の保管・活用に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 累計2,500社 |
| 運営会社 | 寺田倉庫株式会社 |
「基本料金」＋「保管料」で構成されます。
スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、利用分のみの請求となります。
画像出典元：「Hubble」公式HP
「Hubble」は、契約書の作成・審査依頼のやりとり・検討過程・合意文書を一元管理でき、法務ドキュメント業務を効率化できます。
誰もが簡単で使いやすい操作性に定評があり、API連携も充実しているため法務担当者だけではなく事業全体で利用できるサービスです。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 初期費用：0円 月額費用：要問合せ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 300社以上 |
| 運営会社 | 株式会社Hubble |
無料トライアルの提供がされているので、実際の使用感を試すことができます。
詳しくは、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：文書管理支援ソリューション
「文書管理支援ソリューション」は、文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・書類の別地保管で文書管理の悩みを総合的に解決してくれます。
日立ドキュメントソリューションズは、オフィス・研究所・工場で扱う紙文書/図面/電子データなどの文書管理における50年以上の経験とノウハウがあるので安心して依頼できます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の保管・活用に特化 |
| 提供形態 | 要問合せ |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 製造業を中心に大学・金融業・商社など |
| 運営会社 | 株式会社 日立ドキュメントソリューションズ |
画像出典元：ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpaceは、対顧客や社内でシームレスなドキュメント共有が可能なコラボレーションツールです。
Microsoft Officeと高い互換性を持っており、すべての機能モジュールとツールのソースコードを公開（オープンソース）することで、透明性と信頼性が保証されています。
| 文書管理システムのタイプ | 社外との情報共有に特化 |
| 提供形態 | クラウド・オンプレミス両方可能 |
| 料金 | 無料～ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | なし |
| 導入実績 | 世界中で1000万人以上のユーザーが利用 |
| 運営会社 | Ascensio System SIA社 （所属するIT専門家によって開発されたプロジェクト） |
クラウド版では2つの料金プランがあり、別途オンプレミス版のエンタープライズプランも提供されています（詳細は要問合せ）。
| STARTUP 期間限定キャンペーン |
BUSINESS | |
| 月額費用 | 0円 | $30 ⇨ $20 管理者あたり |
| 管理者 | 3人 | 無制限 |
| ルーム | 12まで | 無制限 |
| ファイルストレージ | 2GB/スペース | 250GB/管理者 |
「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限で月額2万円から利用開始できるため、コストを抑えて導入したい企業におすすめです。
ワークフロー機能・AzureAD連携・IPアドレス制限など、他サービスではオプションの機能が基本サービスで利用でき、必要に応じてリソースも追加できるため、初期投資を抑えつつ拡張が可能です。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の保管・活用に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 初期費用：0円 月額費用：20,000円～ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 1年～ |
| 導入実績 | 約900社 |
| 運営会社 | インフォコム株式会社 |
| スターター プラン |
スタンダード プラン |
AIスタンダード プラン |
プレミアム プラン |
|
| 初期費用 | 0円 | 300,000円 | 300,000円 | 要問合せ |
| 月額利用料 | 20,000円 | 70,000円 | 100,000円 | |
| 利用可能データ量 (最大追加可能データ量) |
10GB(50GB) | 50GB(500GB) | 50GB(500GB) | 100GB (2TB) |
| GPT連携 | ✕ | ✕ | 〇 | 〇 |
(税別)
画像出典元：「invoiceAgent」公式HP
「invoiceAgent」は、企業間で流通する帳票を集約・配信・最適化する電子帳票プラットフォームです。
様々な帳票を自動仕分けし、保管・検索・他システムとの連携が可能、電子契約機能・電子契約保管機能・請求書送受信機能などの法対応までワンストップで利用できます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の保管・活用に特化 |
| 提供形態 | クラウド・オンプレミス両方対応 |
| 料金 | 初期費用：0円～ 月額費用：3万円/10ユーザー～ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | ウイングアーク１ｓｔ株式会社 |
invoiceAgentの料金プランは、「invoiceAgent 文書管理」または「invoiceAgent AI OCR」から利用規模に応じたプランを選択、必要に応じて「電子取引」「電子契約」を追加できます。
| invoiceAgent 文書管理 / invoiceAgent AI OCR |
＋ invoiceAgent 電子取引 | ＋ invoiceAgent 電子契約 |
| Enterprise |
初期費用：0円～ 配信数による従量課金 |
初期費用：0円～ 月額費用：1.5万円〜 |
| Pro | ||
| Standard | ||
| Lite | ||
| Entry |
（税別）
「REXファイルファインダー」は、システムを横断して検索できるエンタープライズサーチ(企業内検索エンジン)。
高速全文検索が可能で、探しているファイルをスピーディに見つけてセキュアな環境でファイルの内容を確認できます。
ファイルサーバ内のファイルを毎日自動収集して検索データを生成するため、初期導入時のデータ移行などの作業は一切なく、今までの運用そのままで利用できます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の保管・活用に特化 |
| 提供形態 | クラウド・オンプレミス両方対応 |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 寿精版印刷株式会社 |
画像出典元：「Colorkrew Intra」公式HP
「Colorkrew Intra（カラクル イントラ）」は、シングルサインオン・社内ポータル・社内wiki・ファイル管理など必要な社内情報を一元管理できるグループウェアです。
AIチャットボットを搭載しておりグループウェア内の情報を学習、質問に対して企業独自の情報を要約して回答してくれます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内文書の作成・共有に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 月額費用：10万円～(300人以下) |
| 無料トライアル | 30日間 |
| 最低利用期間 | 1年間 |
| 導入実績 | 累計約900社 |
| 運営会社 | 株式会社Colorkrew |
StandardとPremiumの２つのプランのほか、300人以上向けのエンタープライズプランもあります。
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 利用人数 | AIチャットボット |
| スタンダード | 0円 | 10万円（税抜） | 300人以下 ※301人以上は100人単位で月額費用追加 |
なし |
| プレミアム | 0円 | 15万円（税抜） | あり |
Colorkrew Intra 含む文章管理システムの資料を一括ＤＬ
▶ 社内文書の作成・共有ならナレッジマネジメントツールの利用もおすすめです！
画像出典元：「電子印鑑GMOサイン」公式HP
国内電子契約サービス導入企業No.1*の「電子印鑑GMOサイン」は、契約締結にかかる時間や手間を短縮し業務の効率化を実現するサービスです。
文書検索・手書きサイン・閲覧制限・セキュリティ対策などの基本機能が充実、紙文書のPDF化やスキャンされた文書の一元管理などもオプションで提供されています。
*導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）
1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。自社調べ（2023年11月）
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 月額費用：9,680円～ （スキャン文書管理には別途オプション費用発生） |
| 無料トライアル | お試しプランあり |
| 最低利用期間 | 1ヶ月 |
| 導入実績 | 350万社 |
| 運営会社 | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
| お試しフリー | 契約印＆実印プラン* | |
| 月額料金(税込) | 0円 | 9,680円** |
| 送信料(契約印タイプ(立会人型)) | 0円 | 110円/件 |
| 送信料(実印タイプ(当事者型)) | - | 330円/件 |
| 送信料（マイナンバー実印） | - | 要問合せ |
| 電子証明書 | - | 1枚目無料 2枚目以降8,800円/枚/年 |
| ユーザー数 | 1 | 無制限 |
| 署名数 | 無料/5⽂書まで | 無制限 |
*有料プランは、「当事者型」「立会人型」の両方の電子署名が使える「契約印＆実印プラン」のみ
**紙文書のスキャン文書管理は別途オプション費用が発生します
「LegalForceキャビネ」は、締結後の契約書の管理に悩んでいる会社におすすめのAI契約書管理システム。
契約書をアップロードするだけで全文をテキストデータ化、契約書に含まれる情報を自動で抽出して台帳登録されます。
強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 1年間 |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社 LegalOn Technologies |
サービスの詳細については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「freeeサイン」公式HP
「freeeサイン」は、電子契約書作成・電子締結・保管・管理をワンストップでサポートするサービス。
契約書作成機能やステータスごとに契約書を表示できる文書管理機能、お互いに編集できる機能など、契約業務の幅広いシーンに役立つ機能が多数搭載されています。
月額定額制のため予算をたてやすく、高い応答率を誇るカスタマーサポートで導入後も安心です。
スタートアップ支援専門家
前川氏
freeeサイン導入後は申込書（契約書）の作成締結のスピードが格段に上がっています。 PDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成でき、取引先から修正依頼があっても全てfreeeサイン上で対応、毎契約書の送信が1，2分で完結できています。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 初期費用：無料 月額費用：5,980円～ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 1年間 |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | フリー株式会社 |
| プラン | 初期費用 | 月額固定費用 | 機能 |
| Starter （年間一括払い） |
0円 | 5,980円 | 必要最低限の基本機能 |
| Standard （年間一括払い） |
0円 | 29,800円 |
追加ユーザー数無制限 |
| Advance / Enterprise | 要問合せ | 要問合せ | セキュリティが高い |
（税抜）
画像出典元：「MNTSQ CLM」公式HP
「MNTSQ（モンテスキュー）」は、法務業務にまつわる全てのデータを一元管理できるシステムで、多くの国内有名企業や、5大法律事務所として知られる西村あさひ法律事務所、長島・大野・常松法律事務所でも採用されています。
最先端の機械学習アルゴリズムで契約データを分析し、契約プロセスの高速化・法務部門によるリスク管理の高度化が叶います。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド・オンプレミス両方 |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 各業界のリーダー企業が導入 |
| 運営会社 | MNTSQ株式会社 |
サービスの詳細や料金プランは、資料をご確認のうえ、お問い合わせください。
画像出典元：「LAWGUE」公式HP
「LAWGUE（ローグ）」は、クラウドドキュメントワークスペースとして「契約書・規程・開示文書」など
契約の類型を問わず、様々な文書の作成・検索・レビューを効率化できます。
インデントや条番号のずれを直す自動体裁補正機能やAIによる不足条項のサジェストなど、独自の技術で非効率業務も高速化できます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 数百社 （企業/弁護士法人/社会保険労務士事務所/自治体/官公庁等） |
| 運営会社 | FRAIM株式会社 |
自社の課題にあわせてカスタマースタッフが丁寧にヒアリングし、適切なプランを提示してくれます。
トライアル利用も可能なため、導入前に機能を実際に試してみたい方もぜひお問い合わせください。
画像出典元：「Legaledge（リーガレッジ）」公式HP
「リーガレッジ」は、蓄積された契約書のデータを利活用できる契約ナレッジマネジメントシステムです。
シンプルな操作で、契約書情報を自動解析しデータ化、契約書の検索や条文検索が容易にできます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 月額費用：8,800円～ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 1ヶ月 |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社コスモルート |
| ライト | スタンダード | ビジネス | |
| 月額基本料 | 8,800円 | 33,000円 | 77,000円 |
| アカウント数 | 5 | 30 | 100 |
| ストレージ | 5GB | 10GB | 100GB |
(税込)
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
「OPTiM Contract」は、AIやIoT（Internet of Things）・ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーのOPTiMが提供するAIを活用した契約書管理システムです。
Adobe Sign／クラウドサイン／GMOサインなどの電子契約サービスと連携可能で、電子契約で締結した契約書ファイルを一括取り込み可能。
契約書をアップロードするだけで、必要な情報をAIが自動で台帳に入力してくれるため、管理工数を削減できます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 初期費用：無料 月額費用：9,980円～ |
| 無料トライアル | 1ヶ月 |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社オプティム |
| 無料トライアル | スターター | ビジネス | エンター プライズ |
|
| 初期費用 | 無料 | 要問合せ | ||
| 月額費用 | 無料 | 9,980円 | 49,800円 | 要問合せ |
| 同時利用制限数 | 1 | 1 | 5 | 5～ |
| アップロード ファイル上限数 ※1ヵ月あたり |
5 | 10 | 100 | 100～ |
（税別）
OPTiM Contract 含む文書管理システムの資料を一括DL
画像出典元：クラウドサインSCAN 公式HP
「クラウドサイン SCAN」は、紙の契約書のスキャンから書類情報のシステム入力、データのインポートまで全てを代行するサービスです。
電子契約サービス「クラウドサイン」の関連サービスとして提供されています。
取り込んだ契約書は、すぐに検索・参照が可能で、契約書の更新/終了の管理もできます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 20万円～ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 弁護士ドットコム株式会社 |
SCANしたい部数・1部当たりのページ数に応じて変動します。
合計額が20万円未満の場合、一式20万円となります。
▶ 契約書管理システムに興味のある方こちらもお読みください
「box」は、オンラインで社内外とデータの受け渡しができるファイル共有サービスで、全世界で66万以上の会社に利用されています。
世界的に定評の高いセキュリティと容量の多さが大きな特徴で、７段階の7段階のユーザー権限設定や自動暗号化で情報を保護、これまで大きなトラブルが発生していません。
1,500以上の業務アプリと連携可能で、拡張性の高さも魅力です。
| 文書管理システムのタイプ | 社外との情報共有に特化 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 無料～ |
| 無料トライアル | 14日間 |
| 最低利用期間 | 1年間 |
| 導入実績 | 全世界10万社以上 |
| 運営会社 | 株式会社Box Japan |
| プラン | 料金 | 容量 |
| 個人プラン | 無料 | 10GB |
| Personal Pro | 1,200円/月 | 100GB |
| Business Starter | 550円/月/ユーザー | 100GB/ユーザー |
| Business | 1,800円/月/ユーザー | 無制限 |
| Business Plus | 3,000円/月/ユーザー | 無制限 |
| Enterprise | 4,200円/月/ユーザー | 無制限 |
▶ 社内外での情報共有にはコラボレーションツールもおすすめです。
「文書保管サービス」は紙媒体の文書（書類）の保管に特化したサービスで、管理コストの削減・スペースの有効活用・生産性の向上に有効です。
三井倉庫グループサービスが提供する「スマート書庫」は、全国対応可能で導入社数4,000社超え、850万箱の大規模な文書保管実績のノウハウを活かした文書・書類保管サービスです。
預け入れ・保管・取り出し・廃棄まですべてWEBで手続き可能、保存期限管理や溶解証明書の発行も可能です。
別途送料なし、システム利用料なしの明朗会計です。
「旭倉庫」は、耐火・耐震に優れた東京23区内にある倉庫で機密書類を管理するサービス。
WEBシステムで依頼・在庫照会・廃棄・出庫オーダーまで全てが行え、書類スキャンサービスも提供しています。（最低依頼スキャン数1000枚以上）
書類だけでなく、カルテ・図面などの特殊文書、レントゲンなどの各種フィルム、オフィス内で保管しきれない什器・備品も保管可能なので幅広い業種の企業で利用できます。
文書を保管するための料金は1ヶ月あたり・1箱単位で発生。
保管数量や荷物の増減、入出庫の頻度等により変動します。
入出庫作業料・配送の運送料・閲覧作業料・廃棄料などは、別途料金がかかります。
「デジ倉」は、大塚商会が提供する機密文書保管サービスで、文書の管理から廃棄までをトータルにサポートします。
保存期限のある機密/重要文書、使用頻度は低いが破棄できない契約書などの文書類を、高いセキュリティ設備のある外部倉庫で保管。
必要な文書は電子化でき必要な時に電子メールですぐに受け取ることができます。
＜参考価格＞
デジ倉 文書保管パック（5箱分）：18,000円（税別）/年
様々なカスタマイズに柔軟に対応できるため、詳細は問合せが必要です。
コストを抑えて文書管理を行うなら、エクセルや完全フリーの製品が候補になるでしょう。
無料の文書管理システムで問題が無いか、注意点を解説します。
普段から業務で使用しているエクセルを使っても文書管理は可能です。
管理する文書の数が少ない・文書の種類が限定されている・更新頻度が少ない・関係者が少ないという場合には、問題なく利用できるでしょう。
懸念としては、高度なセキュリティ管理が難しい・バージョン管理や期日管理などにおけるヒューマンエラーを完全には回避できないという点があげられます。
本記事で紹介している無料で利用できる文書管理システムというと、boxがあげられます。
無料で利用できる文書管理システムの懸念は、わからないことがあってもサポートが不十分な可能性があるという点です。
従業員規模の大きい企業は、無料製品では文書管理は難しいでしょう。
文書管理システムの中には、ONLYOFFICE DocSpaceなどのようにソースが公開されていて自分で自由に構築できるものもあります。
当然ながら、システムに関する専門的な知識を有する人材が必要となりますし、海外製品・英語表記がメインとなっており、丁寧なサポートを期待するのは難しいです。
有料ツールであればコストはかかりますが、高セキュリティ・充実したサポート・誰でも簡単に利用できるなど、無料ツールの懸念を払拭する製品が数多く提供されています。
有料ツールの無料トライアルを利用し、無料ツールと使い勝手を比較してみるとよいでしょう。
文書管理システムを導入する際に注目したいのが、探している文書にスムーズにたどり着ける検索性の高さです。
検索機能には、全文検索・完全一致検索・絞り込み検索などさまざまな検索があり、状況に応じて使い分けられる多様な検索機能が搭載されているシステムのほうが利便性が高いです。
社内の膨大な情報を安全に管理するには、さまざまなリスクからデータやシステムを守る万全なセキュリティ対策を備えた文書管理システムを利用しましょう。
文書管理をするにあたって、次のようなリスクが挙げられます。
＜文書管理のリスク＞
情報漏洩・紛失・盗難・誤廃棄・改ざん・ランサムウェアやウィルスの感染
暗号化・バックアップ・操作ログ記録・アクセス制御できるかなど、確認しておく必要があります。
ISO9001認証を取得している、今後取得を検討している企業は、ISO文書管理の要求事項を満たした製品を選ぶ必要があります。
また、帳票類の文書管理には電子帳簿保存法への対応が求められます。
「JIIMA認証」を取得している製品は、電子帳簿保存法の要件を満たしているということなので、確認しておくと安心です。
文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
自社サーバーを利用するオンプレミス型は、データの保管を自社環境で行うため、セキュリティ面が強い一方、環境整備にかかる初期費用は高額となります。
クラウド型は、インターネット上のサーバーで管理するため初期費用の負担が低く、サービス契約後すぐに利用開始できるのがメリットです。
自社のニーズに適合した形態で導入することで、文書管理システムをより効果的に利用できます。
この記事では、起業ログ編集部おすすめの文書管理システムを比較紹介しました。
文書管理システムは、文書管理を効率化し生産性を向上しますが、導入前に社内の文書管理体制が整っていないと効果が最大限発揮されない可能性があります。
文書の仕訳や廃棄に関する社内の共通ルールが整備されているか、事前に確認しましょう。
そのうえで自社のニーズに合った文書管理システムの選定に本記事を役立ててください。
画像出典元：O-dan
