平成29年、日本政府は「世界最先端 IT 国家創造宣言 ・ 官民データ活用推進基本計画」を発表し、情報のデジタル化（ペーパレス化）の推進と生産性向上を図るとしています。

これまでの紙媒体での文書管理から、デジタル文書管理の時代へと大きく変わろうとしているビジネスシーン。そんな中、今注目を浴びている「文書管理システム」について、今回はご紹介します。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を、コンピューター上で電子化して行うサービスのこと。

これまでの紙媒体での文書管理は、「必要な書類がすぐに見つからない」「スペースを取る」「書類紛失の恐れがある」など、さまざまな問題点が指摘されてきました。

文書管理システムは、「社内の重要情報を安全に管理すること」が目的でスタートしたサービスですが、情報を電子化することが業務の効率化にもつながるなど、その他の利点もあることから導入企業が増えています。

この記事では、おすすめの文書管理システムをご紹介していきます。

使ってほしい！おすすめ文書管理システム3選

まずは、最初に導入を検討してほしい、おすすめの文書管理システム3つを紹介します。

1. セキュリティ重視なら『セキュアSAMBApro』

特徴

「セキュアSAMBApro」の最大の特徴は高いセキュリティ管理と安心サポート。情報漏洩対策ファイルサーバーを搭載することで、最高水準のセキュリティを実現。

さらには、ファイルやフォルダの管理、アクセス権限などを部署やチームごとに設定することで、安全に情報を連携することが可能になっています。

電話とメールでサポートが受けられ、質問にすぐ対応してくれることも魅力的です。

機能

・セキュリティ
「ホワイトリスト方式」を採用し、登録されたプログラム以外は、「セキュアSAMBApro」にアクセスできないようデザイン。

・バージョン履歴管理
誤ってデータを上書きや削除してしまった際に、以前のバージョンに復元できる

・エクスプローラで操作
ユーザー操作は使用頻度の高い「エクスプローラ」採用で、最小限の教育で導入できる

料金プラン

料金は詳細資料をご参照下さい。

 

2. ドキュメント専用の情報共有サービス『NotePM』

特徴

Web上で簡単に文書作成・ファイル登録ができ、普段見慣れた画面での操作が可能。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身を全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替（英語）やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

機能

・WEB上での文書作成機能
高機能エディターとテンプレート機能により、WEB上で簡単に文書作成、ファイル登録できるので、気軽に情報共有できる

・自動バージョン管理
更新履歴を自動的に記録

・チャットサービス連携
人気チャットサービス「Slack」「HipChat」「ChatWork」と連携

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

 

3. 契約書のデータ化に最適！『クラウドサインSCAN』

画像出典元：クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

「クラウドサイン SCAN」は契約書管理に特化したサービスです。「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。

契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。

機能

・契約書管理
契約書のデータ入力・スキャンを一括対応

・アラート管理
契約書の開始日や終了日を事前に告知

・契約書検索機能
あらゆる条件で契約書を検索し参照可能

料金プラン

・シングルプラン：320円/1部/1部あたり1ページ
・マルチプラン：600円/1部/1部あたり10ページ

※最低発注部数 600部

※クラウドサインでの書類保管費用：1,000部あたり10,000円/月

 

その他の文書管理システム

SVF Cloud

特徴

クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。

料金プラン

・プランS：30,000円/月
・プランM：45,000円/月
・プランL：80,000円/月
・プランLL：140,000円/月
・プランXL：200,000円/月
・プランXXL：300,000円/月

出力する枚数や使用するIDの数によってプランが変更となり、初期導入費用は一律で20万円。

自社に必要な出力枚数を目安にできるためプランを決定しやすく、無料トライアルもあるので使用感を確かめてからの導入決定が可能です。

 

REXファイルファインダー

特徴

見たい書類がなかなか見つからず、時間を無駄にしてしてしまった経験がある人は多いのではないでしょうか。また社内に昔の書類やファイルがたくさんあり、倉庫や書庫のスペースを占めて新しい書類の保管場所がないといったこともあるかもしれません。

そこで今回は、大量の書類保管を効率的に行う「ＲＥＸファイルファインダー」を紹介します。

料金プラン

※詳細はREXファイルファインダーに直接お問い合わせください。

 

MyQuickクラウド

特徴

25年にわたる製品開発実績をもとに、契約書管理に必須の機能を直観的に操作できるシンプルな画面で提供しているクラウドサービスです。

最大の特徴ともいえる自動通知機能で契約更新の手続き漏れがなくなり、さらに、検索の最速スピード化により契約を探す手間0分を実現します。

料金プラン

・初期費用：300,000円/契約
・月額使用料：40,000円
・オプション：4,000円〜

※詳細はMyQuickクラウドに直接お問い合わせください。

 

ConTrack

特徴

「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM（アプリケーションライフサイクル管理）製品です。

現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。

料金プラン

公式HPに記載ありません。

気になる方は問い合わせが必要です。

 

旭倉庫

特徴

「旭倉庫」は、耐火・耐震に優れた倉庫で機密書類をバーコード管理してくれます。WEBシステムで「旭倉庫」に預けている文書箱の在庫照会・廃棄・出庫オーダー全てが行えます。

書類だけでなくカルテ・図面などの特殊文書、レントゲンのような各種フィルム、オフィス内で保管しきれない什器・備品なども保管可能なので幅広い業種の企業に対応可能。オフィスをもっと広く使いたい・安心・安全に書類を保管したいとお悩みの企業におすすめです。

料金プラン

文書を保管するための料金は1カ月あたり、1箱単位で発生致します。

保管料以外に、入出庫作業料・配送の運送料・閲覧作業料・廃棄料などの作業は、別途料金がかかります。詳しいお見積りは、直接お問合せください。

 

デジ倉

特徴

「デジ倉」は、企業が抱える大量の機密書類を専門の機密文書保管庫で管理～廃棄までトータルサポートするサービスです。

機密文書の管理に時間がかかっている、事務所内の書類保管でお困りの企業におすすめです。

料金プラン

年間18,000円で5箱分保管できます。その他にも、様々なカスタマイズと料金プランがあります。詳しいお見積りは直接問合せが必要です。

 

スマート書庫

特徴

「スマート書庫」では、月額保管料が1箱当たり100円と低価格です。預け入れから取り出しまですべてWEB上で手続きが行えます。

すべての書類を一括管理でき、情報漏えいのない徹底したセキュリティを完備しています。社内の書類や外部倉庫の書類などを低価格で預けたいという企業におすすめです。

料金プラン

初回のみ1箱800円、その後の保管料は1箱100円とかなり低価格です。わかりやすい料金にして見積もり不要、保存箱規格を一律としています。

預入時の価格の800円は、他サービスと比べてもかなり安いです。

 

文書管理システムの3つの選定ポイント

1. セキュリティ対策

常に増え続ける大量の情報を安全にかつ効率的に管理していくためには、さまざまなリスクからデータやシステムを守れるだけの万全なセキュリティ管理システムを備えた文書管理システムを利用することが重要です。

文書管理をするにあたって、次のようなリスクが挙げられます。

これらのリスクに対して、暗号や防御ソフトを用いるなどして、データやシステムを技術的に保護できるのかを見極める必要があるでしょう。

2. 必要な機能の有無

文書管理システムを導入する際には、前述した紙媒体での文書管理の問題点を克服する機能が装備されていれば、サービスの利用価値が高まります。

文書管理システムの主な機能としては、次のようなものが一般的です。

文書管理システム導入の目的をよく考えた上で、必要な機能を装備したシステムを選ぶよう心がけましょう。

3. 導入形態は自社ニーズに適合しているか？

文書管理システムには、オンプレミス型（自社サーバーでの管理）とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型はデータの保管を自社で行うため、セキュリティ面が強いというメリットがある一方で、サーバー購入などの初期費用が高額になりがち。

それに比べてクラウド型は、インターネット上のサーバーで管理するため初期費用が安く、サービス契約後すぐに利用開始できます。

オンプレミス型は月額利用料は発生しませんが、クラウド型は、月々の利用料がかかるのが一般的。ユーザー数や機能に応じて料金設定がされており、その時々の状況に合わせてユーザー数を変更できるなど、柔軟な対応が可能です。

その一方で、クラウド型は外部のサーバーを利用するので、セキュリティ面ではオンプレミス型に劣ります。

自社のニーズに適合した形態での導入が、文書管理システムをより効果的に利用するためには重要です。

文書管理システムのメリット

1. 業務の効率化

文書管理システムを導入することで、「検索時間が大幅に削減できる」「すぐに情報を共有できる」など、作業時間を大幅に短縮し、業務の効率化を実現できます。

承認や申請もオンライン上で行うことができれば、外出先や出張先でも、停滞することなくプロセスを完了させることが可能になります。

2. 徹底したリスク管理が可能に

多くの文書管理システムは、様々なセキュリティリスクに対しての防御システムを採用しているので、リスク管理を徹底的に行うことができます。クラウド型を利用している場合は、災害発生時などにもクラウド上にデータが残るので、全ての記録を一度に失ってしまうリスクを回避できます。

3. コスト削減

情報を電子化することで保存スペースを削減することができ、また、一元管理ができるので管理コストも削減できます。前述のとおり、文書管理システムを導入することで業務が効率化するので、従業員の時間も有効に活用できます。

文書管理システムのデメリット

既存の紙媒体の資料を電子化する場合は、電子化に向けて文書をスキャンする必要があり、企業の規模にもよりますが、大変な時間と労力をスキャン作業に費やすことが予想されます。

そのため、「工数を最小限に抑えたい」という企業は、スキャン作業にも対応できるサービスを選べば問題は解決するでしょう。

まとめ

この記事では、起業ログ編集部おすすめの文書管理システムを紹介しました。

文書管理システムを導入することによって、日本政府が目指す情報のデジタル化の推進と生産性の向上を実現することができます。綿密にプランニングをして、自社のニーズに合った文書管理システムを選ぶよう心がけてください。

ぜひ今回紹介したサービスを始め、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元：O-dan