文書管理システムについて

【最新比較】おすすめの文書管理システム17選 | 選び方・デメリットも解説!

記事更新日: 2021/10/13

執筆: 編集部

セキュリティ対策や日々の業務を効率化するためにも、扱った書類をデジタル化し一括管理できればと考えている方は多いのではないのでしょうか。

今回はそんな方におすすめの文書管理システムを17に厳選して紹介します!選ぶ際のポイントや導入前に気を付けたいことも解説しているので是非参考にしてみてください。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を、コンピューター上で電子化して行うサービスのことです。

主な機能は以下の通りです。

・ドキュメントの検索機能
・アクセス権限機能
・Web上での文書作成機能
・バージョン管理機能
・セキュリティ対策機能

文書管理システムではこれらの機能により、必要な文書を一元管理し、すぐに取り出すことができるようになります。

セキュリティ対策として導入するか、ペーパーレス化を目的に導入するのかにもよって必要な機能は変わってくるので、あらかじめどのような目的で導入するのかを明確にしておくことが大切です。

おすすめの文書管理システム3選

1. 3年連続シェアNo.1!『セキュアSAMBApro』


画像出典元:セキュアSAMBAPro 公式HP
 
 

特徴

「セキュアSAMBApro」の最大の特徴は高いセキュリティ管理と安心サポート。情報漏洩対策ファイルサーバーを搭載することで、最高水準のセキュリティを実現。

さらには、ファイルやフォルダの管理、アクセス権限などを部署やチームごとに設定することで、安全に情報を連携することが可能になっています。

電話とメールでサポートが受けられ、質問にすぐ対応してくれることも魅力的です。

機能

・セキュリティ
「ホワイトリスト方式」を採用し、登録されたプログラム以外は、「セキュアSAMBApro」にアクセスできないようデザイン。

・バージョン履歴管理
誤ってデータを上書きや削除してしまった際に、以前のバージョンに復元できる

・エクスプローラで操作
ユーザー操作は使用頻度の高い「エクスプローラ」採用で、最小限の教育で導入できる

料金プラン

料金は詳細資料をご参照下さい。

 

2. ドキュメント専用サービス『NotePM』


画像出典元:NotePM 公式HP
 
 

特徴

NotePMは、Web上で簡単に文書作成・ファイル登録ができ、普段見慣れた画面での操作が可能。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身を全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替(英語)やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

機能

・WEB上でかんたん文書作成
高機能エディタとテンプレート。ウィキペディアのように、Webで気軽にナレッジ情報を書き込み蓄積が可能

・自動バージョン管理
更新履歴を自動的に記録

・チャットサービス連携
人気チャットサービス「Slack」「Microsoft Teams」「ChatWork」と連携

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

 

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

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3. 契約書管理に特化『クラウドサインSCAN』

画像出典元:クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

「クラウドサイン SCAN」は契約書管理に特化したサービスです。「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。

契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。

機能

・契約書管理
契約書のデータ入力・スキャンを一括対応

・アラート管理
契約書の開始日や終了日を事前に告知

・契約書検索機能
あらゆる条件で契約書を検索し参照可能

料金プラン

・シングルプラン:320円/1部/1部あたり1ページ
・マルチプラン:600円/1部/1部あたり10ページ

※最低発注部数 600部

※クラウドサインでの書類保管費用:1,000部あたり10,000円/月

 

電子契約と合わせて導入できる文書管理システム

NINJA SIGN by freee


画像出典元:「NINJA SIGN by freee」公式HP

特徴

NINJA SIGN(ニンジャサイン)は、電子契約書作成~電子締結~保管・管理までワンストップでサポートしてくれるサービスです。

契約書作成機能やステータスごとに契約書を表示できる文書管理機能、NINJA SIGN上でお互いに編集できる機能など、契約業務の幅広いシーンに役立つ機能が多数搭載されています。

初期費用0円、月額費用0円で作成から締結までの機能が利用可能です。有料プランになっても契約書送信件数ごとに費用がかかる従量課金制ではなく、月額定額制のためコストを気にせず利用できます。

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

スタートアップ支援専門家 前川英麿によるNINJA SIGN by freeeの総評

エヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズに入社。その後、フロンティア・ターンアラウンドに入社。15年よりスローガン株式会社でSlogan COENT LLPを設立。16年に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表等。

簡単で初心者でも使いこなすことができる電子契約サービス

弊社では元々、大手他社の電子契約サービスを利用していましたが、契約の締結の際に契約書の修正が求められ毎契約書の送信ごとに約10分の時間がかかっていました。
 
こうした社内の不満もあって大手からNINJA SIGNに移行しましたが、NINJA SIGN導入後は申込書(契約書)の作成締結のスピードが格段に上がっています。
NINJA SIGNではPDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成することが可能です。
そのため取引先から契約書の修正依頼があっても、全てNINJA SIGN上で対応でき、毎契約書の送信が1,2分で完結できています。
これを月間で考えれば、約10時間のコスト削減につながっているのではないでしょうか。
 
導入に関しても非常にスムーズで、すぐに使い始めることができました。

機能

・契約書作成機能
・ワークフロー・履歴機能
・電子契約締結機能
・文書保管・管理機能

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円
(税込5,478円)
テンプレート登録数無制限
Light Plus 0円 19,800円
(税込21,780円)
Wordテンプレート登録等追加
Pro お問合わせ 50,000円~
(税込55,000円〜)
専任サポート等追加
Pro Plus お問合わせ 120,000円~
(税込132,000円〜)
全機能、全オプションが利用可能

 

詳細は以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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基本料金完全無料!「みんなの電子署名」

画像出典元:「みんなの電子署名」公式HP

特徴

「みんなの電子署名」は1年以内はオプションサービス含めて完全無料で機能も無制限なので、始めて導入する電子署名サービスとして最適です。

さらに無料でできる上に、みんなの電子署名は最高水準のセキュリティ体制をとっているのもポイントです。

たとえば、SSLによる暗号化通信の確立やファイアウォールによる通信ポートの制限、IDS/IPSによる不正侵入の検知・防御などの対策です。さらに署名した文書に関しては、暗号化したうえで保存しているため、万一流出しても内容はわかりません。

セキュリティ対策に加え、流出という万一の対策もとられているので、無料とはいえ、ビジネスでの利用にも充分耐えうるサービスです。

料金プラン

署名をはじめ、文書管理やワークフロー、アカウント管理など、全ての機能が無料

文書保管料金は1年以内だと無料で、1年以上だと50文書単位で月額500円の課金です。

 

 

充実したサポート体制が評判!「jinjerサイン」


画像出典元:「jinjerサイン」公式HP

特徴

jinjerサイン(ジンジャーサイン)は電子契約サービスを初めて導入する企業でもスムーズに利用しやすいサービスです。

使いやすいUIときめ細やかなサポート体制で、導入企業・契約先企業ともに安心して利用できます。

多彩な機能によって、契約書起案・レビュー・契約締結・保管など、契約締結に関する業務がWEB上にてワンストップで行えるのも特徴です。

料金

ライトプラン、ベーシックプラン、プロプランの3種類があります。

ライトプランは初期費用50,000円、月額8,700円(税抜)です。

アカウント数や書類送信件数は無制限ですが、送信ごとに1通200円の費用がかかります。

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BtoBプラットフォーム契約書

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、他の文書管理システムと比べても良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、文書管理と合わせて電子契約の導入を考えている企業には規模を問わずおすすめです。

契約種別・ステータス・取引先などにより、検索・表示ができ、契約書の処理状況や進捗を管理できます。

ワークフローシステムを最大限に利用し、契約書だけではなく社内申請・承認業務を電子化することもおすすめです。

機能

  • 全プランでワークフロー機能と連携可能
  • 契約書の保管・管理がクラウド上で簡単に行える
  • 高水準なセキュリティにより年中無休で不正を監視

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能

料金は全体的に割安だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べ安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

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WAN-Sign

特徴

WAN-Signは、本人性と原本性を確保した高い信頼性を持つ文書管理システムです。

過去の原本や紙書面での契約書の一元管理はもちろん、システム上で登録ができる契約相手や契約満了日などの契約書情報を一括で登録、更新も可能です。

関連部署、相手方毎など好きな形式でフォルダを作成し、関連する契約の親子紐付けすることもできるため、契約書の管理を大幅に簡潔にしてくれます。

機能

  • 外部システム連携機能
  • フォルダ管理機能
  • 電子契約、原本の一元管理機能
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

電子契約は無料で利用できます。

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契約書に特化した文書管理システム

LegalForceキャビネ

画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

 

特徴

契約書の管理に悩んでいる会社におすすめの契約書管理システムです。

自動で画像データから文字起こしが可能で、契約書の期限・更新日順での並び替えや、リマインドに対応しています。

契約書を探すのに時間がかかる、管理台帳への入力・契約更新期限の管理が難しい、といった問題を一気に解消。強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。

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LAWGUE


画像出典元:「LAWGUE」公式HP

特徴

LAWGUEは、AIと独自の特許技術で、契約書作成の効率化に貢献する契約書レビューサービスです。

他社サービスと異なり、契約の類型を問わず、どんな文書でもレビュー可能な点が強みです。

レビュー対象の契約に似た過去契約書を自動で見つけ、親和性の高い順に全て提示、欠落条項のサジェストもしてくれます。

また、インデントの自動補正などの独自機能で、時間をとられがちな非効率な業務も高速化が可能。

契約書や定形文書の作成・レビュー・管理の効率化に課題を抱えている企業におすすめしたいサービスです。

機能

・過去資産との自動比較
・出版社提供の解説つき雛形(オプション提供)との比較
・欠落条項にAIサジェスト機能
インデント、条文番号の自動補正

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

各社の課題にあわせてカスタマースタッフがヒアリングをし、適切なプランを提示してくれます。

現在、トライアル利用も可能なため、導入前に機能を実際に試してみたいという方もぜひお問い合わせください。

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AI-CON Pro


画像出典元:「AI-CON Pro」公式HP

特徴

「AI-CON Pro」は、AI検知で自動で瞬時に、かつチェック者に依存せずに、契約書のリスクを可視化できるサービスです。

自社のリスクになりえる条文を検知したり、必要な文言の抜け漏れを検知したりできます。

また、弁護士がまとめた契約審査基準から契約書のリスクを浮き彫りにすることが可能です。契約書のトラブルを確実に回避したいという企業におすすめのサービスです。

機能

・プレイブック(契約審査基準書)
・書き方サンプル表示機能
・リスク検知機能
・不足条文検知機能

料金プラン

「AI-CON Pro」にはライトプランとエンタープライズプランがあり、レビュー可能な契約書種類やドラフト作成用ひな型の数は同じです。

編集部のオススメはライトプランで、月額33,000円(税込)です。

機能の詳細や初期費用についてはお問い合わせください。

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Marshall

画像出典元:「Marshall」公式HP

 

特徴

Marshall(マーシャル)は、締結済みの契約書を簡単・スピーディにデータ化できる契約書管理システムです。

最大1,000件分も一括アップロードでき、OCR機能で手作業なくデータ化できます。

他サービスでは、既存の契約書は1件ずつアップロードしなければならないものもあるため、このスピード感は魅力的です。

また、契約期間、自動更新の有無をAIが自動で抽出し、アラート機能で更新漏れを防ぎます。

膨大な台帳管理やリマインド業務の工数にお悩みの企業にもおすすめです。


料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

 

 

その他おすすめの文書管理システム

SVF Cloud

画像出典元:SVF Cloud 公式HP
 
 

特徴

クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。

料金プラン

・プランS:30,000円/月
・プランM:45,000円/月
・プランL:80,000円/月
・プランLL:140,000円/月
・プランXL:200,000円/月
・プランXXL:300,000円/月

出力する枚数や使用するIDの数によってプランが変更となり、初期導入費用は一律で20万円。

自社に必要な出力枚数を目安にできるためプランを決定しやすく、無料トライアルもあるので使用感を確かめてからの導入決定が可能です。

 

REXファイルファインダー

画像出典元:REXファイルファインダー 公式HP
 
 

特徴

見たい書類がなかなか見つからず、時間を無駄にしてしてしまった経験がある人は多いのではないでしょうか。また社内に昔の書類やファイルがたくさんあり、倉庫や書庫のスペースを占めて新しい書類の保管場所がないといったこともあるかもしれません。

そこで今回は、大量の書類保管を効率的に行う「REXファイルファインダー」を紹介します。

料金プラン

※詳細はREXファイルファインダーに直接お問い合わせください。

 

MyQuickクラウド

画像出典元:MyQuickクラウド 公式HP

 
 

特徴

25年にわたる製品開発実績をもとに、契約書管理に必須の機能を直観的に操作できるシンプルな画面で提供しているクラウドサービスです。

最大の特徴ともいえる自動通知機能で契約更新の手続き漏れがなくなり、さらに、検索の最速スピード化により契約を探す手間0分を実現します。

料金プラン

・初期費用:300,000円/契約
・月額使用料:40,000円
・オプション:4,000円〜

※詳細はMyQuickクラウドに直接お問い合わせください。

 

ConTrack

画像出典元:ConTrack公式HP

 
 

特徴

「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM(アプリケーションライフサイクル管理)製品です。

現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。

料金プラン

公式HPに記載ありません。

気になる方は問い合わせが必要です。

 

旭倉庫

画像出典元:「旭倉庫」公式HP
 

特徴

「旭倉庫」は、耐火・耐震に優れた倉庫で機密書類をバーコード管理してくれます。WEBシステムで「旭倉庫」に預けている文書箱の在庫照会・廃棄・出庫オーダー全てが行えます。

書類だけでなくカルテ・図面などの特殊文書、レントゲンのような各種フィルム、オフィス内で保管しきれない什器・備品なども保管可能なので幅広い業種の企業に対応可能。オフィスをもっと広く使いたい・安心・安全に書類を保管したいとお悩みの企業におすすめです。

料金プラン

文書を保管するための料金は1カ月あたり、1箱単位で発生致します。

保管料以外に、入出庫作業料・配送の運送料・閲覧作業料・廃棄料などの作業は、別途料金がかかります。詳しいお見積りは、直接お問合せください。

 

デジ倉

画像出典元:「デジ倉」公式HP

特徴

「デジ倉」は、企業が抱える大量の機密書類を専門の機密文書保管庫で管理~廃棄までトータルサポートするサービスです。

機密文書の管理に時間がかかっている、事務所内の書類保管でお困りの企業におすすめです。

料金プラン

年間18,000円で5箱分保管できます。その他にも、様々なカスタマイズと料金プランがあります。詳しいお見積りは直接問合せが必要です。

 

スマート書庫

画像出典元:「スマート書庫」公式HP

特徴

「スマート書庫」では、月額保管料が1箱当たり100円と低価格です。預け入れから取り出しまですべてWEB上で手続きが行えます。

すべての書類を一括管理でき、情報漏えいのない徹底したセキュリティを完備しています。社内の書類や外部倉庫の書類などを低価格で預けたいという企業におすすめです。

料金プラン

初回のみ1箱800円、その後の保管料は1箱100円とかなり低価格です。わかりやすい料金にして見積もり不要、保存箱規格を一律としています。

預入時の価格の800円は、他サービスと比べてもかなり安いです。

 

文書管理システムの3つの選定ポイント

1. セキュリティ対策

常に増え続ける大量の情報を安全にかつ効率的に管理していくためには、さまざまなリスクからデータやシステムを守れるだけの万全なセキュリティ管理システムを備えた文書管理システムを利用することが重要です。

文書管理をするにあたって、次のようなリスクが挙げられます。

・情報漏洩
・紛失
・盗難
・誤廃棄
・改ざん
・ランサムウェアやウィルスの感染など

これらのリスクに対して、暗号や防御ソフトを用いるなどして、データやシステムを技術的に保護できるのかを見極める必要があるでしょう。

2. 必要な機能の有無

文書管理システムを導入する際には、前述した紙媒体での文書管理の問題点を克服する機能が装備されていれば、サービスの利用価値が高まります。

文書管理システムの主な機能としては、次のようなものが一般的です。

・電子文書をまとめて登録・管理する機能
・充実の検索機能
・期限切れ文書の自動廃棄機能
・紛失データの復元機能
・承認・申請などのワークフロー機能
・変更履歴機能など

文書管理システム導入の目的をよく考えた上で、必要な機能を装備したシステムを選ぶよう心がけましょう。

3. 導入形態は自社ニーズに適合しているか?

文書管理システムには、オンプレミス型(自社サーバーでの管理)とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型はデータの保管を自社で行うため、セキュリティ面が強いというメリットがある一方で、サーバー購入などの初期費用が高額になりがち。

それに比べてクラウド型は、インターネット上のサーバーで管理するため初期費用が安く、サービス契約後すぐに利用開始できます。

オンプレミス型は月額利用料は発生しませんが、クラウド型は、月々の利用料がかかるのが一般的。ユーザー数や機能に応じて料金設定がされており、その時々の状況に合わせてユーザー数を変更できるなど、柔軟な対応が可能です。

その一方で、クラウド型は外部のサーバーを利用するので、セキュリティ面ではオンプレミス型に劣ります。

自社のニーズに適合した形態での導入が、文書管理システムをより効果的に利用するためには重要です。

文書管理システムのメリット

1. 業務の効率化

文書管理システムを導入することで、「検索時間が大幅に削減できる」「すぐに情報を共有できる」など、作業時間を大幅に短縮し、業務の効率化を実現できます。

承認や申請もオンライン上で行うことができれば、外出先や出張先でも、停滞することなくプロセスを完了させることが可能になります。

2. 徹底したリスク管理が可能に

多くの文書管理システムは、様々なセキュリティリスクに対しての防御システムを採用しているので、リスク管理を徹底的に行うことができます。クラウド型を利用している場合は、災害発生時などにもクラウド上にデータが残るので、全ての記録を一度に失ってしまうリスクを回避できます。

3. コスト削減

情報を電子化することで保存スペースを削減することができ、また、一元管理ができるので管理コストも削減できます。前述のとおり、文書管理システムを導入することで業務が効率化するので、従業員の時間も有効に活用できます。

文書管理システムのデメリット

既存の紙媒体の資料を電子化する場合は、電子化に向けて文書をスキャンする必要があり、企業の規模にもよりますが、大変な時間と労力をスキャン作業に費やすことが予想されます。

そのため、「工数を最小限に抑えたい」という企業は、スキャン作業にも対応できるサービスを選べば問題は解決するでしょう。

まとめ

この記事では、起業ログ編集部おすすめの文書管理システム14選を比較、紹介しました。

文書管理システムを導入することによって、日本政府が目指す情報のデジタル化の推進と生産性の向上を実現することができます。綿密にプランニングをして、自社のニーズに合った文書管理システムを選ぶよう心がけてください。

ぜひ今回紹介したサービスを始め、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:O-dan

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