記事更新日: 2019/09/30
平成29年、日本政府は「世界最先端 IT 国家創造宣言 ・ 官民データ活用推進基本計画」を発表し、情報のデジタル化（ペーパレス化）の推進と生産性向上を図るとしています。
これまでの紙媒体での文書管理から、デジタル文書管理の時代へと大きく変わろうとしているビジネスシーン。注目の「文書管理サービス」についてご紹介します。
このページの目次
文書管理サービスとは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を、コンピューター上で電子化して行うサービスのこと。
これまでの紙媒体での文書管理は、「必要な書類がすぐに見つからない」「スペースを取る」「書類紛失の恐れがある」など、さまざまな問題点が指摘されてきました。
文書管理サービスは、「社内の重要情報を安全に管理すること」が目的でスタートしたサービスですが、情報を電子化することが業務の効率化にもつながるなど、その他の利点もあることから導入企業が増えています。
この記事では、おすすめの文書管理サービス7つをご紹介していきます。
Web上で簡単に文書作成・ファイル登録ができ、普段見慣れた画面での操作が可能。Word・Excel・PDF等のファイルの中身を全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。
スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替（英語）やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。
・WEB上での文書作成機能
高機能エディターとテンプレート機能により、WEB上で簡単に文書作成、ファイル登録できるので、気軽に情報共有できる
・自動バージョン管理
更新履歴を自動的に記録
・チャットサービス連携
人気チャットサービス「Slack」「HipChat」「ChatWork」と連携
・スターター
1,000円 / 3ユーザー・5GB／月
・ベーシック
3,600円 / 8ユーザー・10GB／月
・スタンダード
5,700円 /15ユーザー・15GB／月
・プラス
9,500円 / 25ユーザー・25GB／月
・プロ
17,500円 / 50ユーザー・50GB／月
・プレミアム
17,500円 / 50ユーザー・50GB／月
無料トライアルあり
※詳細はNotePMに直接お問い合わせください。
「セキュアSAMBAPro」の最大の特徴は高いセキュリティ管理と安心サポート。情報漏洩対策ファイルサーバーを搭載することで、最高水準のセキュリティを実現。さらには、ファイルやフォルダの管理、アクセス権限などを部署やチームごとに設定することで、安全に情報を連携することが可能に。
電話とメールでサポートが受けられ、質問にすぐ対応してくれることも魅力的です。
・セキュリティ
「ホワイトリスト方式」を採用し、登録されたプログラム以外は、「セキュアSAMBAPro」にアクセスできないようデザイン。
・バージョン履歴管理
誤ってデータを上書きや削除してしまった際に、以前のバージョンに復元できる
・エクスプローラで操作
ユーザー操作は使用頻度の高い「エクスプローラ」採用で、最小限の教育で導入できる
・スタンダード（5ユーザー・250GB)
初期費用ー50,000円
月額費用ー12,500円
・追加オプション(10ユーザー）
初期費用（一度の追加作業時に発生する費用ー10,000円
月額費用ー15,000円
・追加オプション(1,000GB）
初期費用（一度の追加作業時に発生する費用ー10,000円
月額費用ー30,000円
・カスタマイズ
別途見積対応
※オンプレミス版料金プラン、カスタマイズプラン、その他料金プランの詳細はセキュアSAMPAProに直接お問い合わせください。
画像出典元：クラウドサインSCAN 公式HP
「クラウドサイン SCAN」は契約書管理に特化したサービスです。「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。
契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。
・契約書管理
契約書のデータ入力・スキャンを一括対応
・アラート管理
契約書の開始日や終了日を事前に告知
・契約書検索機能
あらゆる条件で契約書を検索し参照可能
・シングルプラン：320円/1部/1部あたり1ページ
・マルチプラン：600円/1部/1部あたり10ページ
※最低発注部数 600部
※クラウドサインでの書類保管費用：1,000部あたり10,000円/月
クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。
・プランS：30,000円/月
・プランM：45,000円/月
・プランL：80,000円/月
・プランLL：140,000円/月
・プランXL：200,000円/月
・プランXXL：300,000円/月
出力する枚数や使用するIDの数によってプランが変更となり、初期導入費用は一律で20万円。
自社に必要な出力枚数を目安にできるためプランを決定しやすく、無料トライアルもあるので使用感を確かめてからの導入決定が可能です。
見たい書類がなかなか見つからず、時間を無駄にしてしてしまった経験がある人は多いのではないでしょうか。また社内に昔の書類やファイルがたくさんあり、倉庫や書庫のスペースを占めて新しい書類の保管場所がないといったこともあるかもしれません。
そこで今回は、大量の書類保管を効率的に行う「ＲＥＸファイルファインダー」を紹介します。
※詳細はREXファイルファインダーに直接お問い合わせください。
25年にわたる製品開発実績をもとに、契約書管理に必須の機能を直観的に操作できるシンプルな画面で提供しているクラウドサービスです。
最大の特徴ともいえる自動通知機能で契約更新の手続き漏れがなくなり、さらに、検索の最速スピード化により契約を探す手間0分を実現します。
・初期費用：300,000円/契約
・月額使用料：40,000円
・オプション：4,000円〜
※詳細はMyQuickクラウドに直接お問い合わせください。
「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM（アプリケーションライフサイクル管理）製品です。
現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。
公式HPに記載ありません。
気になる方は問い合わせが必要です。
常に増え続ける大量の情報を安全にかつ効率的に管理していくためには、さまざまなリスクからデータやシステムを守れるだけの万全なセキュリティ管理システムを備えた文書管理サービスを利用することが重要です。
文書管理をするにあたって、次のようなリスクが挙げられます。
・情報漏洩
・紛失
・盗難
・誤廃棄
・改ざん
・ランサムウェアやウィルスの感染など
これらのリスクに対して、暗号や防御ソフトを用いるなどして、データやシステムを技術的に保護できるのかを見極める必要があるでしょう。
文書管理サービスを導入する際には、前述した紙媒体での文書管理の問題点を克服する機能が装備されていれば、サービスの利用価値が高まります。
文書管理サービスの主な機能としては、次のようなものが一般的です。
・電子文書をまとめて登録・管理する機能
・充実の検索機能
・期限切れ文書の自動廃棄機能
・紛失データの復元機能
・承認・申請などのワークフロー機能
・変更履歴機能など
文書管理サービス導入の目的をよく考えた上で、必要な機能を装備したシステムを選ぶよう心がけましょう。
文書管理サービスには、オンプレミス型（自社サーバーでの管理）とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型はデータの保管を自社で行うため、セキュリティ面が強いというメリットがある一方で、サーバー購入などの初期費用が高額になりがち。
それに比べてクラウド型は、インターネット上のサーバーで管理するため初期費用が安く、サービス契約後すぐに利用開始できます。
オンプレミス型は月額利用料は発生しませんが、クラウド型は、月々の利用料がかかるのが一般的。ユーザー数や機能に応じて料金設定がされており、その時々の状況に合わせてユーザー数を変更できるなど、柔軟な対応が可能です。
その一方で、クラウド型は外部のサーバーを利用するので、セキュリティ面ではオンプレミス型に劣ります。
自社のニーズに適合した形態での導入が、文書管理サービスをより効果的に利用するためには重要です。
文書管理サービスを導入することで、「検索時間が大幅に削減できる」「すぐに情報を共有できる」など、作業時間を大幅に短縮し、業務の効率化を実現できます。
承認や申請もオンライン上で行うことができれば、外出先や出張先でも、停滞することなくプロセスを完了させることが可能になります。
多くの文書管理サービスは、様々なセキュリティリスクに対しての防御システムを採用しているので、リスク管理を徹底的に行うことができます。
クラウド型を利用している場合は、災害発生時などにもクラウド上にデータが残るので、全ての記録を一度に失ってしまうリスクを回避できます。
情報を電子化することで保存スペースを削減することができ、また、一元管理ができるので管理コストも削減できます。
前述のとおり、文書管理サービスを導入することで業務が効率化するので、従業員の時間も有効に活用できます。
既存の紙媒体の資料を電子化する場合は、電子化に向けて文書をスキャンする必要があり、企業の規模にもよりますが、大変な時間と労力をスキャン作業に費やすことが予想されます。
そのため、「工数を最小限に抑えたい」という企業は、スキャン作業にも対応できるサービスを選べば問題は解決するでしょう。
以上、【最新比較】おすすめの文書管理サービス7選を徹底解説！についてでした。
文書管理サービスを導入することによって、日本政府が目指す情報のデジタル化の推進と生産性の向上を実現することができます。綿密にプランニングをして、自社のニーズに合った文書管理サービスを選ぶよう心がけてください。
ぜひ今回紹介したサービスを始め、文書管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか！
「NotePM」はドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録、設計書、社内マニュアルなどの情報を社内で共有することで、情報伝達がスムーズに行われ業務改善に繋がります。欲しい情報をすぐ検索し探し出せるこのサービスの需要は今後高まっていくと考えられます。
今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。
オンラインストレージとはオンライン上でファイルを作成し、PCだけでなくスマホやタブレットからアクセスすることができる大変便利なサービスです。容量・機能・価格・個人向けから法人向けまで様々な種類があります。ここではセキュリティを重視した「セキュアSAMBAPro」を紹介します。
クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。
見たい書類がなかなか見つからず、時間を無駄にしてしてしまった経験がある人は多いのではないでしょうか。また社内に昔の書類やファイルがたくさんあり、倉庫や書庫のスペースを占めて新しい書類の保管場所がないといったこともあるかもしれません。そこで今回は、大量の書類保管を効率的に行う「ＲＥＸファイルファインダー」を紹介します。
情報化が進展し企業の扱うデータ量が増える現在、契約書などの書類を安全に管理・共有する仕組みとして文書管理システムが注目されています。文書管理システムとはWord・Excel・PDFなどの電子文書をセキュアにデジタル化して管理するシステムです。ここでは販売実績２５年、幅広い業種・業態の企業で活躍している「MyQuick」を紹介します。
「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM（アプリケーションライフサイクル管理）製品です。現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。
