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記事更新日: 2021/04/30
SRIは、企業が抱える様々な機密情報の文書をセキュリティ万全の保管センターで預かる文書保管サービスです。文書保管だけでなく、機密文書のスキャニング・電子化サービスを行ってくれるので導入前の準備作業をSRIに全てお任せできます。書類保管スペースにお困りで、書類の電子化などもすべてアウトソージングしたいという企業にオススメです！
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箱単位だけでなくファイル単位・書類1件単位で保管が出来る
導入前の書類整理・ファイリング・文書のスキャニング・電子化まで行ってくれる
保管センターは施設内外ともに厳重なセキュリティ体制。大手金融機関・医療機関も利用。
SRIは文書保管だけでなく、書類整理・ファイリング・箱詰め・入力作業・電子化サービスなどシステム導入にあたっての準備作業を全て代行してくれます。
詳しい料金プラン・対応可能地域などが公式HPでは、詳しくわからないので直接問合せをする必要があります。
文書の管理状況を確認するWEBシステムは画面の指示に従って入力するだけでOK。初めての方でも問題なく利用できます。
センター内はオンラインセキュリティシステムにより24時間の監視体制。室内鉄格子による二重の進入防止・屋外の外部アクセス監視体制・開閉感知・人感センサーなど厳重なセキュリティ体制です。
ソフトウェアのインストールなども不要で利用できます。
サービス開始前にSRI担当者が企業を直接訪問。書類保管の現場を調査・ヒアリング、最適な利用方法を提案します。
このページの目次
SRI(エスアールアイ)では、原本を安全な情報管理センターに保管したまま、インターネットを通じてリアルタイムで文書確認が行えるオンデマンド電送サービスという大変便利なサービスがあります。
このサービスでは必要になった文書を検索し、スキャナ入力によりPDFファイルへ変換・セキュアなWEBシステム経由にてデータをダウンロードができます。
大量の原本保管が必要とされる金融機関の契約書・病院のレントゲンやカルテ・不動産の契約書の保管・参照などにはオンデマンド電送サービスは最適です。
さらに法定年限の決められている文書については、満了の1か月前にお知らせがあり、継続保管を行うか、処分するのか決められます。
自社で保管していると、満了期間をすべて把握できず、無駄に保管している書類も多くあるでしょう。
そういった無駄をなくしてくれるのも、SRIの魅力のひとつです。
SRIでは、文書保管だけでなくシステム導入前の書類整理・ファイリング・スキャニング・電子化サービスまで対応。
システム導入にあたって、会社にある大量の書類整理・ファイリングをするとなると、多くの時間とコストが必要となりますが、SRIでは移管作業段階の面倒な仕分け作業や箱詰め作業・運用方法にあわせた文書整理・インデックス入力など全て代行してくれます。
作業を行うのは個人情報保護士・電子化ファイリング・公文処理管士など専門資格をもった、個人情報を扱う上での専門教育をうけたSRIのスタッフですので安心して任せられます。
電子化サービスでは厳重なセキュリティ管理体制の下、機密文書を電子化致します。
文書チェックからスキャニングまでを行ってくれます。大量の書類を電子化して管理したいという方には、大変魅力的なサービスです。
電子化サービスの流れ
SRIでは、機密文書の保管を行うためにセキュリティ対策を万全にしています。
機密文書の運搬作業は、情報漏えいなどの問題が起こらないように、施錠された空間で行います。
センター内のセキュリティは厳重で、24時間の監視体制はもちろんのこと、セキュリティエリア内の常時録画監視・指紋認証による入退室管理・保管物へのアクセス管理を徹底しています。
施設外周のセキュリティも徹底しています。
例えば、有刺鉄線と鉄柵による外壁・室内鉄格子による二重の進入防止・屋外の外部アクセス監視体制・構内へのアクセス管理・開閉感知センサー・人感センサーなど様々な防犯体制で施設内外のセキュリティを強固にしています。
厳重なセキュリティ体制
インターネット上から文書の確認も行えますが、もちろん暗号化してダウンロードするので安全です。
FAXなどで送信すると紙に残ってしまい、情報漏えいのトラブルの危険も高まるため、電子化することでより安全に文書の閲覧が行えます。
誰でも閲覧できるのではなく、ワンタイムパスワードや固定IPによるアクセス制限、承認ワークフロー、全アクセスログの管理などが行えます。
管理者によって、部署ごとに閲覧できる書類を決めたり、担当者によって閲覧できる権限を決めることも可能です。
詳しいお見積りは、直接問合せをする必要がありますが、SRIではサービス開始前に導入企業の部署訪問を行っています。
その際に、書類が保管されているキャビネット内・デスク周りの利用状況を確認。
どのような文書を保有・管理しているかなどをヒアリング。
さらに、普段の困りごと、削減にあたっての懸念事項など、各部署30分～1時間程度のヒアリングと視察調査を実施します。
この現地調査をもとに、SRIの最適な活用方法を提案してくれるでしょう。
病院内にあふれていたカルテ管理のためにSRIを利用しました。箱ごとではなく、患者さん単位でカルテやレントゲン写真を検索し、閲覧できるようになりとにかく楽になりました。カルテを置いていたスペースやこれまでのカルテなどを探す手間を考えると、かなりコストダウンできたと考えています。
＊「SRI」公式HP参照
たくさんの書類により、事務所のスペースが狭くなってきている企業や文書が多すぎて管理しきれない企業におすすめのサービスです。
文書保管だけでなく、機密文書のファイリング・電子化まで行ってくれるのはSRIの一番の魅力といえるでしょう。
SRIでは導入前に事前のヒアリングを行い、あなたの会社に最適な利用方法を提案してくれます。
書類保管スペースにお困り・書類の管理方法にお悩みの企業は是非SRIを検討してみることをオススメします！
画像出典元：「SRI」公式HP
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SRIは、ISO9001やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001）、プライバシーマークを受けていて、一般的な機密文書保管倉庫とは一味違う印象があります。文書に権限を付けたり、アクセスログを確認できるのはとても素晴らしい機能だと思います。