記事更新日: 2024/03/14
「文書管理支援ソリューション」は総合的な文書管理サービス
「文書管理支援ソリューション」は、文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・書類の別地保管でそれぞれ発生する悩みを総合的に解決するサービス。
どのように書類を管理するかの目標設定から、電子化推進計画の立案、電子化後のフォローまで専門スタッフが対応してくれます。
書類の電子化に対して何から取り組んだらよいか分からない企業であっても安心して依頼できます。
また「既に知識やシステムはあるので電子化だけ依頼したい」など、目的とする機能が絞られる企業でも活用可能です。
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文書量の調査から運用まで、企業の環境やニーズに応じて専門スタッフが対応してくれます。 書類の電子化に対して何から取り組んだらよいか分からない企業であっても安心して依頼できるでしょう。
電子化のためには電子化工場への預け入れが必須となります。 電子化工場はセキュリティが充分配慮されていますが、社外持出し禁止の書類が多いなど、書類の管理に制限がある企業の場合はサービスを生かし切れないでしょう。
費用は都度問い合わせとなりますが、専門スタッフによるサポートが手厚く、十分な費用対効果を感じられるでしょう。
管理から廃棄（保管終了期限）までを見据えた管理システム「iDoc Pro」も提供しており、スムーズな操作に定評があります。
文書量の調査から運用まで、企業ごとのビジネス環境やニーズに応じて専門スタッフのサポートがあります。
このページの目次
「文書管理支援ソリューション」では、依頼主のビジネス環境やニーズに応じて専門スタッフが施策実行をサポートします。
その範囲は文書量の調査、推進計画策定、文書仕分けの支援、電子化・保管・管理システムの導入運用まで、まさに書類の電子化に関わる全ての範囲に及びます。
電子化の実行だけでなく、定着までしっかりとフォローしてくれる安心のサービスです。
現状調査から定着のフォローまで全てをサポート
「文書管理支援ソリューション」は紙文書や図面、マイクロフィルムや古文書など様々な文書の電子化に対応しています。
大型の図面ではA1ロングサイズまでと対応サイズの幅が広く、今まで電子化を諦めていた企業も改めて検討の余地がありそうです。
電子化作業に関しては二要素認証による「入退室制限」と「記録管理」などの高いセキュリティ環境を実現しています。
機密性の高い内容であっても安心して依頼することができます。
オプションも充実した電子化サービス
「文書管理支援ソリューション」は電子化した文書を階層構造で管理します。
キーワードや全文検索などの検索方法によって、使用したいデータの効率的な検索が可能です。
フォルダ別に閲覧・編集・削除の権限を与える「フォルダ別権限機能」で、電子化した書類のセキュリティを高めることもできるでしょう。
紙での保管義務がある書類も、「保管期限管理機能」によってシステムが保管期限を知らせてくれるので、本当に必要な書類を必要な期間だけ保管することが可能です。
電子化後の管理を容易にするシステム
※iDocPro(図)は、株式会社 日立ドキュメントソリューションズの登録商標です。
「文書管理支援ソリューション」は紙の文書を受け入れ、倉庫で保管する別地保管サービスを提供しています。
保管義務のある紙文書を預けることで、倉庫などでの資産や管理設備の保有が不要になり、オフィス賃料の抑制と居室スペースの有効活用につなげられます。
保管期限を設定して預けることで、保管期限の切れた書類を把握しやすくなるメリットもあります。
紙書類を預けて社内倉庫スペースを有効活用
「文書管理支援ソリューション」の電子化サービスは、日立ドキュメントソリューションズの電子化工場で行われるため、元の紙文書の預け入れが必須です。
電子化工場はセキュリティが充分配慮されていますが、社外持出し禁止の書類が多く、書類の管理に制限がある企業には適さないかもしれません。
「文書管理支援ソリューション」は文書量調査・報告から電子化推進計画のガイドライン提示まで、電子化で戸惑わないための手厚いサポートが魅力です。
「電子化までの流れがわかっている」「フォローがなくても急いで電子化を行いたい」といった場合には向かないでしょう。
「文書管理支援ソリューション」の料金プランは、公式HPなどへの記載がなく、都度問い合わせが必要です。
運用実績を見る限り、手厚いサポートに対する満足度はとても高くなっています。
「文書管理支援ソリューション」の料金プランは、都度問い合わせが必要なので、事前に競合他社と比較することは難しいです。
導入から運用までを専門スタッフがサポートしてくれるなど、他社にはないサービスを受けることもできます。
| 文書管理支援ソリューション | SmartDiscussion | Documal SaaS | |
| 初期費用 （税対応要確認） |
要問合せ | 30,000円～ | 300,000円～ |
| 月額費用 （税対応要確認） |
要問合せ | 36,000円～ | 20,000円～ |
＊「文書管理支援ソリューション」公式HP参照
書類の電子化に対して何から取り組んだら良いかわからない企業
「文書管理支援ソリューション」では、どのように電子化を行うかの調査・検討から、電子化で本当に作業が効率化されたかの見直しまで、全てをサポートしてくれます。
書類の電子化について漠然とした知識しかなく、何から取り組んだら良いのかわからないといった企業でも安心して相談できるでしょう。
劣化のひどい文書を抱えている企業
日立ドキュメントソリューションズは、文書管理で50年近い実績があります。
文字の文書だけでなく、図面やマイクロフィルムなど、幅広い情報の電子化も可能です。
古文書など劣化の激しい文書の電子化にも対応しており、このままでは失われてしまう可能性のある大切な情報も、長期の保管・保存ができます。
書類の管理に制限がある企業
「文書管理支援ソリューション」で電子化するためには、電子化工場預け入れが必須です。
社外持ち出し禁止の書類が多いなど、書類に関する制限が多く設けられている企業にとっては、サービスを生かし切ることが難しいです。
「文書管理支援ソリューション」は、文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・書類の別地保管でそれぞれ発生する悩みを総合的に解決するサービスです。
古文書やマイクロフィルムなど様々な文書の電子化、大型の図面ではA1ロングサイズまで対応できます。
在宅勤務でも参考にしたい文書データの閲覧が可能で、紙文書では不可能な複数人での同時閲覧もでき、業務効率の向上が期待できます。
画像出典元：「文書管理支援ソリューション」公式HP
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