SPA

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3.8

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SPAはPDFなどのデジタル文書として保管することができるサービスです。

まず最初にワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長を務める岡本 康広氏に、起業LOG編集部がきいたSPAの総評を紹介します。

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

ワークフロー総研所長 岡本康広によるSPAの総評

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービス

SPA最大の特徴は、OCR機能がセットになっていることで、このOCR機能を利用すれば、AIが自動でテキストを読み込んでくれるため、文書を画像としてではなく、PDFなどのデジタル文書として保管することができます。

 

他にも、ワークフローシステムと連携して使用することにより業務プロセスで発生する文書の証憑管理をすることが可能です。

 

具体的には、SPAのほうで連携アダプタを用意されているので、ワークフローで申請した際の添付ファイルや申請内容を自動的にSPAにデジタル文書として保存することができます。これによりワークフローで申請した書類や添付ファイルに対してタイムスタンプによる証憑管理を実現します。

岡本康広がおすすめする ワークフローを充実させるSaaS 5選

このようにSPAはOCR機能と文書管理がオールインワンにつまったサービスです。

この記事では、そんなSPAの特徴・評判・料金・口コミを詳しく解説していきます。

「SPA」はOCR・文書管理機能に優れています。印刷・保管コストを削減し、さらに業務の効率化を実現。PC一台で大量の資料から必要な書類だけを探し出す作業が楽になり、より付加価値の高い業務に集中できます。

初期費用・月額費用とは別に、導入の技術支援のトレーニングが別途有料になります。固定費用とは別に導入～運用開始出来るまでの費用がいくらかかるのか見積もりをとる必要があります。

SPAの3つの特徴

1.書類の自動仕分け機能

SPA(エスピーエー)は、紙の書類をスキャンするだけですべてカテゴリーやタイトル別に仕分け、管理してくれます。

人が紙をファイリングする際の判断基準となる仕分けのルールを自動で設定。

データ化された書類や資料は、フォルダやファイルにSPAが自動仕分けします。

PDFやOfficeファイル、さらに日付や数字の配列から条件を読み取り、予め指定されたフォルダに分けていくことも可能です。

これまで、見積書を提出後に時間をかけて仕分けしていた作業をすべて行ってくれるため、非常に効率よく業務が行えるようになるでしょう。

2. 記録文書の証跡管理ができる

SPAでは、文書の作成から廃棄までの流れをすべて記録として残せます。

記録文書は、様々な業務の中で作成し利用した後、保存または廃棄されます。

保存期間が定められているものや、バックアップなどを行い永久に保存するものなど様々です。

SPAを利用すると、文書の作成から廃棄までの流れを記録として残すだけでなく、保管期間の切れた文書を自動削除する機能もついています。

文書の検索もとても簡単、全文検索だけでなく、日付や数字などの一部条件だけで絞り込み検索も行えます。

過去に削除した文書の復元や閲覧も行え、紙の文書保管ではできなかったことができるようになります。

3. OCRエンジンは4種類搭載

OCRとは、光学文字認識です。

手書きや印刷された文字をスキャンし読み取った後、コンピューターが利用できるデジタルの文字コードに変換します。

SPAでは、ABBYY FineReader Engine、WingArc Data Capture、Tegaki、DEEP READの4種類搭載しています。

この4種類はフィード単位で切り替え可能となり、それぞれのエンジンが得意とする領域に使い分けします。

そうすることで、全体の認識力を向上させられます。

SPAではOCR・ディープラーニングを活用した独自のアルゴリズムを利用しており、その認識率は99.2%を誇ります。

平仮名・片仮名・漢数字・アルファベット・記号など様々な手書き文字を認識することができます。

多彩な文字を読み取るための技術が使われたOCRエンジンばかりで、文書をプレビューすることなくデータ確認・修正作業が行えます。

誤認識の多い場所にはハイライトがつくので、しっかり確認しなくてはいけない場所が一目で把握できます。

さらにSPAでは、自動補正も行うので、さらに認識率を上げられます。

たとえスキャンした書類が傾いていたとしても、自動補正を行うので問題ありません。

間違えやすい文字を学習させておくと、正解率を上げられます。

SPAの料金プラン

クラウドサービスの料金は、10ユーザー月額50,000円となります。

申込から3営業日以降に、無償トライアル期間が始まります。

無償トライアル30日間が終わり次第、正式契約となります。

SPAの評判・口コミ

すべての業務において効率よく作業が行えるようになりました

株式会社みずほ銀行　様

SPAを導入後、フォーマットもすべて統一されて報告書作成時間が短縮されました。データを可視化することで上司への説明や資料の準備時間も大幅に削減。能動的に情報を取りに行くという新たな意識変化がありました。

見積書などの書類作成にかかる時間が大幅に削減されました

株式会社サポーターズ　様

これまで手作業で行っていた見積書や請求書作成が1クリックで出力できるようになり、10分かかっていた作業時間や1秒になりました。フォーマットも統一され、非常にスピーディーな確認が行えます。また、クラウドサービスなので短期間で利用を開始できるのもいいですね。

＊「SPA」公式HP参照

まとめ

SPAは、紙の書類や資料を使うことで、必要な資料を探すのに時間がかかっている企業やペーパーレス化を目指している企業、作業効率を上げて他の価値のある業務に時間を費やしたいという企業におすすめのサービスです。

これまでの業務時間の見直しにもなり、より企業の発展を目指せるでしょう。

画像出典元：「SPA」公式HP

SPAの評判・口コミ

メーカー

101〜250人

営業

使いこなすには時間がかかりそう

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利用期間

2022年1月〜2022年2月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

文書管理ツールとして今年からの法改正対応のため

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・画面上で処理が確認できるので修正がしやすく、コピーなどの無駄がなくなった。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・不慣れな部分が多く、正直操作が難しい。

・機能も豊富にあるのだが使いこなすのに時間がかかるので今のところ作業時間が延びてしまっている。

・文書が届いた次にどうするのかなどを、マニュアルを確認しながら実施している。小さく表示される文書が見にくいため、どれがどの文書に関する説明なのかが分かりにくい。

・今回はじめて文書管理ツールとしてデジタル化された。まだまだ慣れていないため旧式のアナログの方が仕事が早い。

 

他の会社にもおすすめしますか？

文書管理をする上でWEB上で完結できるので、テレワークを実施する上ではおすすめできると思う。

メーカー

1001人以上

文書保管から記録管理まで自動化

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利用期間

２０１９年４月～２０２２年３月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

・書類をデータ化し、自動振り分けを業務効率化できる。

・タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができる。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・電子帳簿保存法に対応目的としていたが、文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保もしっかりとしていた。

・高精度なAI OCRの活用で自動化を目指し、文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えたのは使いやすいかった。

・文書の保管から記録管理に伴う煩雑な作業を自動化してくれるのは大変良かったし、管理コストを削減すると共に内部統制の質を高めることができた。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・いつでも、どこからでも必要な文書を検索できる環境を構築してもらえたが、その分だけ、どんな時でも会計監査時の対応などの案件が増えた。

・ツール的には問題ないが、出社できないコロナ禍において､時間の境目がなく業務が継続可能になったということで、かなり業務が増えてしまった感が否めない。

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