SPA

記事更新日: 2021/06/03

執筆: 編集部

SPAはPDFなどのデジタル文書として保管することができるサービスです。

まず最初にワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長を務める岡本 康広氏に、起業LOG編集部がきいたSPAの総評を紹介します。

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

ワークフロー総研所長 岡本康広によるSPAの総評

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービス

SPA最大の特徴は、OCR機能がセットになっていることで、このOCR機能を利用すれば、AIが自動でテキストを読み込んでくれるため、文書を画像としてではなく、PDFなどのデジタル文書として保管することができます。
 
他にも、ワークフローシステムと連携して使用することにより業務プロセスで発生する文書の証憑管理をすることが可能です。
 
具体的には、SPAのほうで連携アダプタを用意されているので、ワークフローで申請した際の添付ファイルや申請内容を自動的にSPAにデジタル文書として保存することができます。これによりワークフローで申請した書類や添付ファイルに対してタイムスタンプによる証憑管理を実現します。
岡本康広がおすすめする ワークフローを充実させるSaaS 5選

このようにSPAはOCR機能と文書管理がオールインワンにつまったサービスです。

この記事では、そんなSPAの特徴・評判・料金・口コミを詳しく解説していきます。

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1. 文書管理機能

紙文書をスキャンするだけで自動仕分けし、いつでも閲覧できる状態にできる

2. 記録管理機能

文書の作成から廃棄までの流れを記録できる

3. OSRエンジン

用途に応じて4種類のOSRから選べ、全体の認識率を向上できる

良い点

「SPA」はOCR・文書管理機能に優れています。印刷・保管コストを削減し、さらに業務の効率化を実現。PC一台で大量の資料から必要な書類だけを探し出す作業が楽になり、より付加価値の高い業務に集中できます。

悪い点

初期費用・月額費用とは別に、導入の技術支援のトレーニングが別途有料になります。固定費用とは別に導入~運用開始出来るまでの費用がいくらかかるのか見積もりをとる必要があります。

費用対効果:

月額50,000円、初期費用300,000円と導入に費用がかかる印象ですが、これまでの大量の書類管理業務でかかっていたコストを大幅カット出来るでしょう。

UIと操作性:

誰でも簡単に使いこなせる操作性です。

デザイン:

シンプルで見やすい画面デザインです。

導入ハードル:

申込から3営業日後から利用できます。クラウドサービスならインターネット環境さえあればすぐに利用できます。

サポート体制(運営会社の):

60,000円/人で技術支援向けの定期トレーニングを行っています。

SPAの3つの特徴

1.書類の自動仕分け機能

SPA(エスピーエー)は、紙の書類をスキャンするだけですべてカテゴリーやタイトル別に仕分け、管理してくれます。

人が紙をファイリングする際の判断基準となる仕分けのルールを自動で設定。

データ化された書類や資料は、フォルダやファイルにSPAが自動仕分けします。

PDFやOfficeファイル、さらに日付や数字の配列から条件を読み取り、予め指定されたフォルダに分けていくことも可能です。

これまで、見積書を提出後に時間をかけて仕分けしていた作業をすべて行ってくれるため、非常に効率よく業務が行えるようになるでしょう。


条件に合わせて細かく自動仕分け
 
 

2. 記録文書の証跡管理ができる

SPAでは、文書の作成から廃棄までの流れをすべて記録として残せます。

記録文書は、様々な業務の中で作成し利用した後、保存または廃棄されます。

保存期間が定められているものや、バックアップなどを行い永久に保存するものなど様々です。

SPAを利用すると、文書の作成から廃棄までの流れを記録として残すだけでなく、保管期間の切れた文書を自動削除する機能もついています。

文書の検索もとても簡単、全文検索だけでなく、日付や数字などの一部条件だけで絞り込み検索も行えます。

過去に削除した文書の復元や閲覧も行え、紙の文書保管ではできなかったことができるようになります。

自動で証跡を残せる

 
 
 

3. OCRエンジンは4種類搭載

OCRとは、光学文字認識です。

手書きや印刷された文字をスキャンし読み取った後、コンピューターが利用できるデジタルの文字コードに変換します。

SPAでは、ABBYY FineReader Engine、WingArc Data Capture、Tegaki、DEEP READの4種類搭載しています。

この4種類はフィード単位で切り替え可能となり、それぞれのエンジンが得意とする領域に使い分けします。

そうすることで、全体の認識力を向上させられます。

SPAではOCR・ディープラーニングを活用した独自のアルゴリズムを利用しており、その認識率は99.2%を誇ります

平仮名・片仮名・漢数字・アルファベット・記号など様々な手書き文字を認識することができます。

多彩な文字を読み取るための技術が使われたOCRエンジンばかりで、文書をプレビューすることなくデータ確認・修正作業が行えます。

誤認識の多い場所にはハイライトがつくので、しっかり確認しなくてはいけない場所が一目で把握できます。

さらにSPAでは、自動補正も行うので、さらに認識率を上げられます。

たとえスキャンした書類が傾いていたとしても、自動補正を行うので問題ありません。

間違えやすい文字を学習させておくと、正解率を上げられます。


正解率を上げ、正確なスキャンを実現

 
 
 

SPAの料金プラン


クラウドサービスの料金は、10ユーザー月額50,000円となります。

申込から3営業日以降に、無償トライアル期間が始まります。

無償トライアル30日間が終わり次第、正式契約となります。

SPAの評判・口コミ

すべての業務において効率よく作業が行えるようになりました
株式会社みずほ銀行 様

SPAを導入後、フォーマットもすべて統一されて報告書作成時間が短縮されました。データを可視化することで上司への説明や資料の準備時間も大幅に削減。能動的に情報を取りに行くという新たな意識変化がありました。

見積書などの書類作成にかかる時間が大幅に削減されました
株式会社サポーターズ 様

これまで手作業で行っていた見積書や請求書作成が1クリックで出力できるようになり、10分かかっていた作業時間や1秒になりました。フォーマットも統一され、非常にスピーディーな確認が行えます。また、クラウドサービスなので短期間で利用を開始できるのもいいですね。

*「SPA」公式HP参照

まとめ

SPAは、紙の書類や資料を使うことで、必要な資料を探すのに時間がかかっている企業やペーパーレス化を目指している企業、作業効率を上げて他の価値のある業務に時間を費やしたいという企業におすすめのサービスです。

これまでの業務時間の見直しにもなり、より企業の発展を目指せるでしょう。

画像出典元:「SPA」公式HP

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