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記事更新日: 2024/10/11
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このページの目次
SPA(エスピーエー)は、紙の書類をスキャンするだけですべてカテゴリーやタイトル別に仕分け、管理してくれます。
人が紙をファイリングする際の判断基準となる仕分けのルールを自動で設定。
データ化された書類や資料は、フォルダやファイルにSPAが自動仕分けします。
PDFやOfficeファイル、さらに日付や数字の配列から条件を読み取り、予め指定されたフォルダに分けていくことも可能です。
これまで、見積書を提出後に時間をかけて仕分けしていた作業をすべて行ってくれるため、非常に効率よく業務が行えるようになるでしょう。
SPAでは、文書の作成から廃棄までの流れをすべて記録として残せます。
記録文書は、様々な業務の中で作成し利用した後、保存または廃棄されます。
保存期間が定められているものや、バックアップなどを行い永久に保存するものなど様々です。
SPAを利用すると、文書の作成から廃棄までの流れを記録として残すだけでなく、保管期間の切れた文書を自動削除する機能もついています。
文書の検索もとても簡単、全文検索だけでなく、日付や数字などの一部条件だけで絞り込み検索も行えます。
過去に削除した文書の復元や閲覧も行え、紙の文書保管ではできなかったことができるようになります。
OCRとは、光学文字認識です。
手書きや印刷された文字をスキャンし読み取った後、コンピューターが利用できるデジタルの文字コードに変換します。
SPAでは、ABBYY FineReader Engine、WingArc Data Capture、Tegaki、DEEP READの4種類搭載しています。
この4種類はフィード単位で切り替え可能となり、それぞれのエンジンが得意とする領域に使い分けします。
そうすることで、全体の認識力を向上させられます。
SPAではOCR・ディープラーニングを活用した独自のアルゴリズムを利用しており、その認識率は99.2%を誇ります。
平仮名・片仮名・漢数字・アルファベット・記号など様々な手書き文字を認識することができます。
多彩な文字を読み取るための技術が使われたOCRエンジンばかりで、文書をプレビューすることなくデータ確認・修正作業が行えます。
誤認識の多い場所にはハイライトがつくので、しっかり確認しなくてはいけない場所が一目で把握できます。
さらにSPAでは、自動補正も行うので、さらに認識率を上げられます。
たとえスキャンした書類が傾いていたとしても、自動補正を行うので問題ありません。
間違えやすい文字を学習させておくと、正解率を上げられます。
これまで手作業で行っていた見積書や請求書作成が1クリックで出力できるようになり、10分かかっていた作業時間や1秒になりました。フォーマットも統一され、非常にスピーディーな確認が行えます。また、クラウドサービスなので短期間で利用を開始できるのもいいですね。
＊「SPA」公式HP参照
SPAは、紙の書類や資料を使うことで、必要な資料を探すのに時間がかかっている企業やペーパーレス化を目指している企業、作業効率を上げて他の価値のある業務に時間を費やしたいという企業におすすめのサービスです。
これまでの業務時間の見直しにもなり、より企業の発展を目指せるでしょう。
画像出典元：「SPA」公式HP
invoiceAgent 文書管理の料金プランについては、お問い合わせが必要となります。
2022年1月〜2022年2月現在も利用中
文書管理ツールとして今年からの法改正対応のため
・画面上で処理が確認できるので修正がしやすく、コピーなどの無駄がなくなった。
・不慣れな部分が多く、正直操作が難しい。
・機能も豊富にあるのだが使いこなすのに時間がかかるので今のところ作業時間が延びてしまっている。
・文書が届いた次にどうするのかなどを、マニュアルを確認しながら実施している。小さく表示される文書が見にくいため、どれがどの文書に関する説明なのかが分かりにくい。
・今回はじめて文書管理ツールとしてデジタル化された。まだまだ慣れていないため旧式のアナログの方が仕事が早い。
文書管理をする上でWEB上で完結できるので、テレワークを実施する上ではおすすめできると思う。
２０１９年４月～２０２２年３月現在も利用中
・書類をデータ化し、自動振り分けを業務効率化できる。
・タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができる。
・電子帳簿保存法に対応目的としていたが、文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保もしっかりとしていた。
・高精度なAI OCRの活用で自動化を目指し、文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えたのは使いやすいかった。
・文書の保管から記録管理に伴う煩雑な作業を自動化してくれるのは大変良かったし、管理コストを削減すると共に内部統制の質を高めることができた。
・いつでも、どこからでも必要な文書を検索できる環境を構築してもらえたが、その分だけ、どんな時でも会計監査時の対応などの案件が増えた。
・ツール的には問題ないが、出社できないコロナ禍において､時間の境目がなく業務が継続可能になったということで、かなり業務が増えてしまった感が否めない。
SPAを導入後、フォーマットもすべて統一されて報告書作成時間が短縮されました。データを可視化することで上司への説明や資料の準備時間も大幅に削減。能動的に情報を取りに行くという新たな意識変化がありました。