記事更新日: 2022/12/20
invoiceAgent 文書管理（旧 SPA）はPDFなどのデジタル文書として保管することができるサービスです。
※現在、SPAはinvoiceAgentにブランド統合され、「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI-OCR」がその機能を継いでいます。
まず最初にワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長を務める岡本 康広氏に、起業LOG編集部がきいた旧SPAの総評を紹介します。
ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長
ワークフロー総研所長 岡本康広によるSPAの総評
1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。
SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービス
このようにSPAはOCR機能と文書管理がオールインワンにつまったサービスです。
この記事では、そんなSPAの特徴・評判・料金・口コミを詳しく解説していきます。
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紙文書をスキャンするだけで自動仕分けし、いつでも閲覧できる状態にできる
文書の作成から廃棄までの流れを記録できる
用途に応じて4種類のOSRから選べ、全体の認識率を向上できる
「SPA」はOCR・文書管理機能に優れています。印刷・保管コストを削減し、さらに業務の効率化を実現。PC一台で大量の資料から必要な書類だけを探し出す作業が楽になり、より付加価値の高い業務に集中できます。
初期費用・月額費用とは別に、導入の技術支援のトレーニングが別途有料になります。固定費用とは別に導入～運用開始出来るまでの費用がいくらかかるのか見積もりをとる必要があります。
月額50,000円、初期費用300,000円と導入に費用がかかる印象ですが、これまでの大量の書類管理業務でかかっていたコストを大幅カット出来るでしょう。
誰でも簡単に使いこなせる操作性です。
シンプルで見やすい画面デザインです。
申込から3営業日後から利用できます。クラウドサービスならインターネット環境さえあればすぐに利用できます。
60,000円/人で技術支援向けの定期トレーニングを行っています。
このページの目次
SPA(エスピーエー)は、紙の書類をスキャンするだけですべてカテゴリーやタイトル別に仕分け、管理してくれます。
人が紙をファイリングする際の判断基準となる仕分けのルールを自動で設定。
データ化された書類や資料は、フォルダやファイルにSPAが自動仕分けします。
PDFやOfficeファイル、さらに日付や数字の配列から条件を読み取り、予め指定されたフォルダに分けていくことも可能です。
これまで、見積書を提出後に時間をかけて仕分けしていた作業をすべて行ってくれるため、非常に効率よく業務が行えるようになるでしょう。
SPAでは、文書の作成から廃棄までの流れをすべて記録として残せます。
記録文書は、様々な業務の中で作成し利用した後、保存または廃棄されます。
保存期間が定められているものや、バックアップなどを行い永久に保存するものなど様々です。
SPAを利用すると、文書の作成から廃棄までの流れを記録として残すだけでなく、保管期間の切れた文書を自動削除する機能もついています。
文書の検索もとても簡単、全文検索だけでなく、日付や数字などの一部条件だけで絞り込み検索も行えます。
過去に削除した文書の復元や閲覧も行え、紙の文書保管ではできなかったことができるようになります。
OCRとは、光学文字認識です。
手書きや印刷された文字をスキャンし読み取った後、コンピューターが利用できるデジタルの文字コードに変換します。
SPAでは、ABBYY FineReader Engine、WingArc Data Capture、Tegaki、DEEP READの4種類搭載しています。
この4種類はフィード単位で切り替え可能となり、それぞれのエンジンが得意とする領域に使い分けします。
そうすることで、全体の認識力を向上させられます。
SPAではOCR・ディープラーニングを活用した独自のアルゴリズムを利用しており、その認識率は99.2%を誇ります。
平仮名・片仮名・漢数字・アルファベット・記号など様々な手書き文字を認識することができます。
多彩な文字を読み取るための技術が使われたOCRエンジンばかりで、文書をプレビューすることなくデータ確認・修正作業が行えます。
誤認識の多い場所にはハイライトがつくので、しっかり確認しなくてはいけない場所が一目で把握できます。
さらにSPAでは、自動補正も行うので、さらに認識率を上げられます。
たとえスキャンした書類が傾いていたとしても、自動補正を行うので問題ありません。
間違えやすい文字を学習させておくと、正解率を上げられます。
invoiceAgent 文書管理の料金プランについては、お問い合わせが必要となります。
これまで手作業で行っていた見積書や請求書作成が1クリックで出力できるようになり、10分かかっていた作業時間や1秒になりました。フォーマットも統一され、非常にスピーディーな確認が行えます。また、クラウドサービスなので短期間で利用を開始できるのもいいですね。
＊「SPA」公式HP参照
2022年1月〜2022年2月現在も利用中
文書管理ツールとして今年からの法改正対応のため
・画面上で処理が確認できるので修正がしやすく、コピーなどの無駄がなくなった。
・不慣れな部分が多く、正直操作が難しい。
・機能も豊富にあるのだが使いこなすのに時間がかかるので今のところ作業時間が延びてしまっている。
・文書が届いた次にどうするのかなどを、マニュアルを確認しながら実施している。小さく表示される文書が見にくいため、どれがどの文書に関する説明なのかが分かりにくい。
・今回はじめて文書管理ツールとしてデジタル化された。まだまだ慣れていないため旧式のアナログの方が仕事が早い。
文書管理をする上でWEB上で完結できるので、テレワークを実施する上ではおすすめできると思う。
2022年1月〜2022年2月現在も利用中
文書管理ツールとして今年からの法改正対応のため
・画面上で処理が確認できるので修正がしやすく、コピーなどの無駄がなくなった。
・不慣れな部分が多く、正直操作が難しい。
・機能も豊富にあるのだが使いこなすのに時間がかかるので今のところ作業時間が延びてしまっている。
・文書が届いた次にどうするのかなどを、マニュアルを確認しながら実施している。小さく表示される文書が見にくいため、どれがどの文書に関する説明なのかが分かりにくい。
・今回はじめて文書管理ツールとしてデジタル化された。まだまだ慣れていないため旧式のアナログの方が仕事が早い。
文書管理をする上でWEB上で完結できるので、テレワークを実施する上ではおすすめできると思う。
２０１９年４月～２０２２年３月現在も利用中
・書類をデータ化し、自動振り分けを業務効率化できる。
・タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができる。
・電子帳簿保存法に対応目的としていたが、文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保もしっかりとしていた。
・高精度なAI OCRの活用で自動化を目指し、文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えたのは使いやすいかった。
・文書の保管から記録管理に伴う煩雑な作業を自動化してくれるのは大変良かったし、管理コストを削減すると共に内部統制の質を高めることができた。
・いつでも、どこからでも必要な文書を検索できる環境を構築してもらえたが、その分だけ、どんな時でも会計監査時の対応などの案件が増えた。
・ツール的には問題ないが、出社できないコロナ禍において､時間の境目がなく業務が継続可能になったということで、かなり業務が増えてしまった感が否めない。
２０１９年４月～２０２２年３月現在も利用中
・書類をデータ化し、自動振り分けを業務効率化できる。
・タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができる。
・電子帳簿保存法に対応目的としていたが、文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保もしっかりとしていた。
・高精度なAI OCRの活用で自動化を目指し、文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えたのは使いやすいかった。
・文書の保管から記録管理に伴う煩雑な作業を自動化してくれるのは大変良かったし、管理コストを削減すると共に内部統制の質を高めることができた。
・いつでも、どこからでも必要な文書を検索できる環境を構築してもらえたが、その分だけ、どんな時でも会計監査時の対応などの案件が増えた。
・ツール的には問題ないが、出社できないコロナ禍において､時間の境目がなく業務が継続可能になったということで、かなり業務が増えてしまった感が否めない。
SPAは、紙の書類や資料を使うことで、必要な資料を探すのに時間がかかっている企業やペーパーレス化を目指している企業、作業効率を上げて他の価値のある業務に時間を費やしたいという企業におすすめのサービスです。
これまでの業務時間の見直しにもなり、より企業の発展を目指せるでしょう。
画像出典元：「SPA」公式HP
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起業LOG独自取材！
SPAを導入後、フォーマットもすべて統一されて報告書作成時間が短縮されました。データを可視化することで上司への説明や資料の準備時間も大幅に削減。能動的に情報を取りに行くという新たな意識変化がありました。