LegalForceキャビネ

3.0

記事更新日: 2022/03/22

執筆: 編集部

編集部コメント

契約書の管理に悩んでいる会社におすすめのAI契約書管理システムです。

契約書をアップロードするだけで全文がテキストデータ化され、契約書に含まれる情報を自動で抽出します。

契約書を探すのに時間がかかる、管理台帳への入力・契約更新期限の管理が難しい、といった問題を一気に解消。

強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。

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1. 契約書の基本情報を自動で抽出・登録

PDFから契約書の表の文字まで含む全文をテキストデータ化し情報抽出。手入力のミスや手間を削減。

2. 契約の更新期限を自動リマインド

契約の更新期限を自動で計算し、メールでリマインド。更新期限の見落としを防止。

3. 契約書の全文検索

全文検索で、ファイルを1つ1つ開かなくても探したい契約書がすぐに見つかる。

良い点

契約書データベースの自動登録や、全文検索で見たい契約書がすぐに探せます。また、契約期限を自動でリマインドできたり、閲覧権限の付与など使い勝手の良さが魅力です。

悪い点

OCRの精度は100%でないため手動補正が一部必要です。※手動補正サービスあり

費用対効果:

紙の契約書がテキストデータ化されるのは契約書管理の効率化において大きな効果が期待できます。

UIと操作性:

画像PDFからのテキストデータ生成や、契約書の全文検索等、契約書入力や検索、出力の操作に手間がかからない点が良いです。

セキュリティ:

ISMS規格の取得や、第三者機関によるセキュリティ診断を実施。

多言語対応:

全ての機能は英語にも対応。

LegalForceキャビネの特徴4つ

1. 契約書の基本情報を自動で抽出・登録

「LegalForceキャビネ」の最大の特徴、それは紙の契約書を簡単にテキストデータ化できることです。

OCRという機能を使って、PDFの契約書をデータ化し管理することができます。

OCRとは、画像データからテキストを認識して文字データに変換する技術のこと。

契約書に記載されている情報を自動で抽出し台帳を精製するため、手入力の手間や入力ミスがなくなり業務効率の向上につながります。

契約書データのダウンロードもPDF・テキストどちらにも対応しているため、使い勝手が良く、まさに契約書をアップロードするだけで一元管理することができます。


画像PDFが自動でテキストデータ化
 

2. 契約の更新期限を自動リマインド

次に紹介する「LegalForceキャビネ」の特徴は更新期限のリマインド機能です。

AIが契約の終了、更新に関する期日を自動で計算・メールでリマインドし、不要な契約の更新や、重要な契約の終了を防止できます。

また、契約期限順に契約書を並べ替えることができるのが便利です。

終了日、更新日を一覧化することもでき管理が楽になります。


契約の終了日や更新期限をメールでリマインド

 

3. 契約書の全文検索で検索が効率化

「LegalForceキャビネ」の特徴3つ目は、全文検索で見つけたい契約書をすぐに見つけられること。

データベースとして細かい情報を手動で登録しなくとも、簡単に契約書を探せます。

契約内容の違いを指摘された、過去に同じ顧客と契約書を結んだか確認したいなど、経営陣、法務部等さまざまな部署で契約書を確認する作業は日常的に発生します。

その場合、キーワードや顧客名で検索しても、ファイルを開いて中身を確認しなければならなかったり、見たい契約書が検索でヒットしないこともあります。

一方で「LegalForceキャビネ」は、タイトルや当事者ごとに契約書の検索ができることに加え、全文検索で契約書の文章からもキーワードを検索することができます。

検索の精度が高く、1つ1つファイルを開く必要がないため、契約書が探しやすくなり、業務効率も大幅にアップします。


契約書の中身を全文検索で表示

 

4. 紙の契約書のPDF化から原本の保管管理までの代行サービスも提供

「LegalForceキャビネ」の特徴4つめは、面倒な契約書のPDF化や、PDF化した後の契約書原本の保管管理の代行サービスまで提供していることです。

「LegalForceキャビネ スキャンプラス」というサービスでは、紙の契約書のPDF化からLegalForce キャビネへのアップロードまでをワンストップで代行。

また、原本の保管管理においては三井倉庫ビジネスパートナーズと業務提携しており、契約手続きから保管までの手続きがWeb で完結し、月の保管料が1 箱100円というリーズナブルな「三井倉庫のスマート書庫」を提供しています。

面倒で時間がかかる紙の契約書のスキャンや、保管もまとめて依頼することができるため、管理に工数をかけられない企業におすすめのサービスになります。


契約書のPDF化や保管管理の代行サービスも提供

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LegalForceキャビネの料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

サービスの概要については、資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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LegalForceキャビネの評判・口コミ

IT

251〜500人

導入決定者

AIが自動で分類してくれ便利

利用にかけた費用 

初期費用は不明。月額費用は7万5000円で。料金プランは自社の状況を考慮したオーダーメイドのプラン。 

利用期間 

2020年7月~2021年4月 

導入に至った決め手を教えてください。 

契約書のデータをアップロードするだけで余計な操作を加えずに、AIが10分程度で類似の契約書を探しやすいように分類して管理してくれるところが決め手となり、導入することになりました。 

 そのツールの利用により、印紙代はどのくらい節約できましたか。 

毎月で約1万5000円ほど節約できました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

100以上の枚数がある契約書の中から契約書を探さなければならなかった際に、企業名や契約書に含まれている単語や文言を1~2個入力して検索しただけで、探したい契約書を一発で見つけられてすぐに新たな取引先との契約締結に移れたのでありがたかったです。 

不便だと感じた点を教えてください。 

ツールを通してデータとして作成した契約書を紙で印刷しようとダウンロードして印刷した際に、日付などの細かい文字がつぶれてしまうことがあって、元のデータで文字のサイズを大きく変更しなければならず、不便さを感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

電子印鑑GMOサインと連携して、データ化した書類もすぐに紙で印刷できるようになったので、連携しやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか? 

契約書が増えすぎ、目的の契約書を見つけるのに時間を要してしまっているという会社におすすめです。契約書のデータを分類しなくてもAIが自動でデータを読み込んで契約書の種類ごとに分類して保管できるようになります。

まとめ

この記事では「LegalForceキャビネ」の特徴・評判を解説しました。

契約書管理に悩んでいる方にはおすすめです。それは、契約書をアップロードするだけで契約書のテキストデータ化、案件情報の自動抽出で、契約書の一元管理を実現できるからです。

また、検索機能が充実しており、契約期限も自動でリマインドされるので、契約書管理が属人化する心配もありません。

ベンチャー企業や中小企業ほどおすすめできるサービスです。

契約書の管理に工数をかけられない会社、契約書作業が多い会社ほど「LegalForceキャビネ」のメリットを実感できるでしょう。

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画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

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