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記事更新日: 2021/01/22
契約書の管理に悩んでいる会社におすすめの契約書管理システムです。自動で画像データから文字起こしが可能で、契約書の期限・更新日順での並び替えや、リマインドに対応しています。契約書を探すのに時間がかかる、管理台帳への入力・契約更新期限の管理が難しい、といった問題を一気に解消。強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。
PDFやWordファイルはもちろん、OCR機能によって自動で画像データから文字起こしできる
契約書の期限、更新日順での並び替えや、リマインドに対応
全文検索で、ファイルを1つ1つ開かなくても探したい契約書がすぐに見つかる
契約書データベースの自動登録や、全文検索で見たい契約書がすぐに探せるほか、PDF、テキスト形式で簡単にダウンロードできる使い勝手の良さが魅力です。
スキャンの代行はMarshallのサービスに含まれていません。
現在β版提供中のため費用対効果の算出は難しいですが、 紙の契約書がテキストデータ化されるのは契約書管理の効率化において大きな効果が期待できます。
画像PDFからのテキストデータ生成や、契約書の全文検索等、契約書入力や検索、出力の操作に手間がかからない点が良いです。
ISMS規格の取得や、第三者機関によるセキュリティ診断を実施。
全ての機能は英語にも対応。
このページの目次
「Marshall」の最大の特徴、それは紙の契約書を簡単にテキストデータ化できることです。OCRという機能を使って、PDFの契約書をデータ化し管理することができます。
OCRとは、画像データからテキストを認識して文字データに変換する技術のこと。自動で情報が抽出されるため、契約書管理台帳作成時の手入力の手間を削減することができ、業務効率の向上につながります。
また、契約書は一括で1,000件までアップロード可能。大量に契約書業務が発生してもストレスなく管理できるのは魅力的な機能です。
ダウンロードもPDF、テキストどちらにも対応しているため、使い勝手が良いです。
次に紹介する「Marshall」の特徴、それは更新管理機能です。AIが自動で抽出した契約期間、自動更新の有無を画面上に表示させることができ、契約期間を一目で把握できます。
契約期限順に契約書を並べ替えることもできるのが便利です。終了日、更新日のリマインド機能もあるため、更新管理が楽になります。
契約書は、締結後の見直しや契約更新などがあり、締結した契約書が多くなるほどその管理が煩雑になり、頭を悩ませている人は多いのではないでしょうか。
Excelの台帳などでも管理するのが難しくなるほど契約書が増えている企業には重宝する機能です。
「Marshall」の特徴3つ目は、全文検索で見つけたい契約書をすぐに見つけられること。データベースとして細かい情報を手動で登録しなくとも、簡単に契約書を探せます。
契約内容の違いを指摘された、過去に同じ顧客と契約書を結んだか確認したいなど、経営陣、法務部等さまざまな部署で契約書を確認する作業は日常的に発生します。
その場合、キーワードや顧客名で検索しても、ファイルを開いて中身を確認しなければならなかったり、見たい契約書が検索でヒットしないこともあります。
一方で「Marshall」は、タイトルや当事者ごとに契約書の検索ができることに加え、全文検索で契約書の文章からもキーワードを検索することができます。検索の精度が高く、1つ1つファイルを開く必要がないため、契約書が探しやすくなり、業務効率も大幅にアップします。
詳細はお問い合わせをする必要があります。
この記事では「Marshall」の特徴・評判を解説しました。
契約書管理に悩んでいる方にはおすすめです。それは、紙の契約書のテキストデータ化、案件情報の自動抽出で、入力の手間が大幅に軽減されるからです。
検索機能が充実しており、契約書期間の管理も簡単なので、契約書管理が属人化する心配もありません。
規模としては、大規模な会社ほどおすすめできるサービスです。クライアントが多く、契約書作業が多い会社ほど「Marshall」のメリットを実感できるでしょう。
画像出典元：「Marshall」公式HP
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