楽々Document Plus

3.5

記事更新日: 2021/04/30

執筆: 編集部

編集部コメント

「楽々Document Plus」は、文書や図面などの重要な資料を保管・共有できる契約書管理システムです。各種書類のペーパレス化により簡単にスピーディーに情報処理を行うことが可能になります。煩雑な契約書管理業務にかけていた時間とコストを大幅に削減できるでしょう。

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1. 文書のフォルダ保存

文書データを紐づけることにより、関連ファイルごとの保管が可能

2. フォルダーツリー機能

画面左側のフォルダーツリーから簡単にアクセスできる

3. お気に入り機能

利用頻度が高い資料はお気に入り登録機能を使用すれば整理がしやすい

良い点

ペーパーレス化により社内の契約書管理業務を効率化できるだけでなく、出張先やリモートワークでも、場所や端末を選ばず利用できるので、使い勝手の良いツールといえるでしょう。

悪い点

ファイルやフォルダに画像設定ができないため、似通ったフォルダ名があるとビジュアル的に分かりずらい面があります。

費用対効果:

UIと操作性:

全文検索の精度が高く、スピーディーに文書データを検索することができます。

デザイン:

管理画面は掲示板のようなデザインになっており見やすい画面構成といえます。

他言語対応:

日本語、英語、中国語に対応しています。

セキュリティ:

文書ごとに様々な権限が付けられます。印刷禁止の書類やアクセス制限をかけた書類などを作成できます。

楽々Document Plusの特徴3つ

1. 文書の登録が簡単にできて、自動化も可能

「楽々Document Plus」は、様々なオフィス文書やイメージデータの登録が簡単に行えます。

ファイルを登録する際は、文書登録フォームへ必要事項を入力してファイルをドラッグ&ドロップするだけで完了します。文書登録フォームを入力する時は、様々な入力支援機能により記入漏れや入力ミスを防げます。

例えば、作成者などはログインIDを元に自動入力が行われ、必須項目に記入しないままだとエラーになり登録はできません。日付はカレンダーから選択できるため、日付の入力ミスも防げるでしょう。

文書登録フォームイメージ図

文書登録フォームは、必要に応じて項目の変更もできます。企業ごとに必須項目にしたいフォームには違いがあるので、変化を付けられる点は使い勝手がいいといえます。

また、複合機などで電子化されたファイルは自動で登録可能です。他にも、メールで「楽々Document Plus」に文書を送信しても文書登録が行えます。

このように「楽々Document Plus」を導入すれば、重要書類の記入漏れ・入力ミスを防ぎながら契約書管理業務の効率化を実現できるでしょう。

2. 文書検索がストレスなく行える

「楽々Document Plus」は、完全一致検索とあいまい検索により必要な情報を素早く検索できます。

完全一致検索で検索した場合、小文字と大文字の入力を間違えただけで検索結果に必要な文書や情報がヒットせず、ストレスを抱えている企業は多いでしょう。しかし、「楽々Document Plus」であれば、半角全角や大文字小文字の入力が間違っていても目的の文書や情報にたどり着くことができます。

効率よく資料の絞り込みが可能

さらに、複合機などを用いて電子化された文書は、OCR機能によりファイルの中身も検索対象にできます。書類の状態が悪く、誤認識されてしまったファイルであってもあいまい検索によって探し出すことが可能です。

大量の資料の中から必要な文書や情報だけをスピーディーに探し出せるため、検索作業のストレスが大幅に軽減できるでしょう。

3. 契約書管理機能が充実

「楽々Document Plus」では、契約書の管理を効率よく行うための機能が充実しています。契約書の管理に関する機能では、契約書登録時に満了日を設定しておくと自動で管理者にメール通知が送られるため、契約書の更新漏れや期限日の超過を防止することができます。

また、通知対象となる期限日は満了日だけでなく、更新期限など複数の期限を設けることができるので、締め切り期限が重大な意味を持つ契約書管理にはとくにおすすめです。

さらに、「楽々Document Plus」へ契約書を登録すると、契約書同士のリンク付けができます。旧契約書と新契約書の変更点が色付けされて確認できるだけでなく、基本契約と個別契約の契約書を同時に閲覧することも可能です。

契約書の更新時は記入ミスを誘発しやすいため、変更点が色付けされることで記入ミスを防ぐことができ、確認作業がよりスピーディーになるでしょう。

この機能は契約書管理だけでなく、改訂の多いマニュアル作りなどにもおすすめの機能です。

変更箇所は色がつくので確認しやすい

楽々Document Plusの料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

楽々Document Plusの評判・口コミ

業務効率アップに貢献
株式会社エイチ・アイ・エス

様々な商品を見た中で、一番見やすくて使いやすかったのが「楽々Document Plus」でした。全文検索の精度は非常に高く、必要なファイルをすぐに見つけ出せます。文書の保管も簡単になり、作業の効率化だけでなく迅速化にも繋がりました。

お客様情報を万全のセキュリティで管理できる
福井ケーブルテレビ株式会社

工事書類には、配線図などとともにお客様の氏名や住所などの情報も記載しています。そのため管理を行うには、セキュリティ対策の整った環境でなくてはいけませんでした。「楽々Document Plus」は、社外へのデータ持ち出しを防ぐ仕組み作りが行え、紙書類ではできないセキュリティ対策が行えています。

*「楽々Document Plus」公式HP参照

まとめ

「楽々Document Plus」は、半角全角・大文字小文字の区別をつけない全文検索により、スピーディかつ正確に必要な文書の検索が行える点が魅力的です。

管理画面のデザインがわかりやすく操作性も優れているため、導入後すぐに使いこなせるようになるでしょう。

大量の資料の中から必要な情報を探し出すのにストレスを感じている、検索機能がうまく使いこなせず文書データの検索に時間がかかっている、という企業におすすめのシステムです。

画像出典元:「楽々Document Plus」公式HP

楽々Document Plusの評判・口コミ

IT

251〜500人

導入決定者

お気に入り登録に1日以上かかる

利用期間

2021年11月~2022年3月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

紙の契約書を電子化できて、さらにもともと電子化されている別の種類の契約書と合わせて1つのファイルにまとめて管理できるようになるところ

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

類似のファイルを一覧で簡単に検索して目的の契約書を取り出せた点です。

・過去の取り引き先も含めて膨大な数の契約書を電子化したのですが、契約書を探す際に業種など項目を1つ入力しただけでも使用頻度の高い契約書から順番に表示されました。より迅速に契約書を見つけられたので、助かりました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・頻繁に使う契約書をお気に入り登録できる機能があるのですが、3つの契約書を立て続けにお気に入り登録した際に、1つの契約書はすぐにお気に入り登録されました。ただ、他の2つの契約書はお気に入り登録のファイルの一覧に表示されず、翌日になってようやく表示されたので、不便さを感じました。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Excelと連携して、環境を問わず社員たちそれぞれがパソコンにあるファイルを安全にアップロードできたので、連携しやすかったです。

 

他の会社にもおすすめしますか?

複雑な操作を行わなくても、紙で管理していた契約書を電子化して社内全体で共有できるようになります。契約書の枚数が増加し紙で管理しているものの、紛失するのではないかという不安が大きくなっている会社におすすめです。

郵送

11〜30人

営業

書類探しの時短は他ツールにない長所

利用期間

2021年10月〜2022年3月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

・これまで社内に雑然としていた書類の管理が全くできていませんでした。ですので文書管理に特化したツールが欲しかったです

・あらゆる業務データを一元管理するために導入を決めました。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・Documentとして扱うことができいるのでPDFデータなので、Officeファイルや画像をPDFに変換する機能が備わっています。

・Officeファイルや一太郎、テキストファイルやHTML、CADファイルなど、様々なファイルの変換に対応しています。業務で扱っているファイルのほぼ全てを管理できるようになりました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

PDF変換機能のOCR処理は手書きの文字に対応していないのが惜しい点です。Evernoteは手書き文字検索にも対応しているので不可能ではないと思います。

・PDF化した画像データの全文検索が満足な働きをしてくれません。もう少し性能面のUPをお願いしたいです。

 

他の会社にもおすすめしますか?

オススメします。楽々Documentで管理するようになり、業務のボトルネックとなっていた書類を探す時間の短縮ができたからです。これは他のツールには無いと思います。

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