記事更新日: 2021/04/30
「楽々Document Plus」は、文書や図面などの重要な資料を保管・共有できる契約書管理システムです。各種書類のペーパレス化により簡単にスピーディーに情報処理を行うことが可能になります。煩雑な契約書管理業務にかけていた時間とコストを大幅に削減できるでしょう。
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文書データを紐づけることにより、関連ファイルごとの保管が可能
画面左側のフォルダーツリーから簡単にアクセスできる
利用頻度が高い資料はお気に入り登録機能を使用すれば整理がしやすい
ペーパーレス化により社内の契約書管理業務を効率化できるだけでなく、出張先やリモートワークでも、場所や端末を選ばず利用できるので、使い勝手の良いツールといえるでしょう。
ファイルやフォルダに画像設定ができないため、似通ったフォルダ名があるとビジュアル的に分かりずらい面があります。
全文検索の精度が高く、スピーディーに文書データを検索することができます。
管理画面は掲示板のようなデザインになっており見やすい画面構成といえます。
日本語、英語、中国語に対応しています。
文書ごとに様々な権限が付けられます。印刷禁止の書類やアクセス制限をかけた書類などを作成できます。
このページの目次
「楽々Document Plus」は、様々なオフィス文書やイメージデータの登録が簡単に行えます。
ファイルを登録する際は、文書登録フォームへ必要事項を入力してファイルをドラッグ＆ドロップするだけで完了します。文書登録フォームを入力する時は、様々な入力支援機能により記入漏れや入力ミスを防げます。
例えば、作成者などはログインIDを元に自動入力が行われ、必須項目に記入しないままだとエラーになり登録はできません。日付はカレンダーから選択できるため、日付の入力ミスも防げるでしょう。
文書登録フォームイメージ図
文書登録フォームは、必要に応じて項目の変更もできます。企業ごとに必須項目にしたいフォームには違いがあるので、変化を付けられる点は使い勝手がいいといえます。
また、複合機などで電子化されたファイルは自動で登録可能です。他にも、メールで「楽々Document Plus」に文書を送信しても文書登録が行えます。
このように「楽々Document Plus」を導入すれば、重要書類の記入漏れ・入力ミスを防ぎながら契約書管理業務の効率化を実現できるでしょう。
「楽々Document Plus」は、完全一致検索とあいまい検索により必要な情報を素早く検索できます。
完全一致検索で検索した場合、小文字と大文字の入力を間違えただけで検索結果に必要な文書や情報がヒットせず、ストレスを抱えている企業は多いでしょう。しかし、「楽々Document Plus」であれば、半角全角や大文字小文字の入力が間違っていても目的の文書や情報にたどり着くことができます。
効率よく資料の絞り込みが可能
さらに、複合機などを用いて電子化された文書は、OCR機能によりファイルの中身も検索対象にできます。書類の状態が悪く、誤認識されてしまったファイルであってもあいまい検索によって探し出すことが可能です。
大量の資料の中から必要な文書や情報だけをスピーディーに探し出せるため、検索作業のストレスが大幅に軽減できるでしょう。
「楽々Document Plus」では、契約書の管理を効率よく行うための機能が充実しています。契約書の管理に関する機能では、契約書登録時に満了日を設定しておくと自動で管理者にメール通知が送られるため、契約書の更新漏れや期限日の超過を防止することができます。
また、通知対象となる期限日は満了日だけでなく、更新期限など複数の期限を設けることができるので、締め切り期限が重大な意味を持つ契約書管理にはとくにおすすめです。
さらに、「楽々Document Plus」へ契約書を登録すると、契約書同士のリンク付けができます。旧契約書と新契約書の変更点が色付けされて確認できるだけでなく、基本契約と個別契約の契約書を同時に閲覧することも可能です。
契約書の更新時は記入ミスを誘発しやすいため、変更点が色付けされることで記入ミスを防ぐことができ、確認作業がよりスピーディーになるでしょう。
この機能は契約書管理だけでなく、改訂の多いマニュアル作りなどにもおすすめの機能です。
変更箇所は色がつくので確認しやすい
詳細はお問い合わせをする必要があります。
工事書類には、配線図などとともにお客様の氏名や住所などの情報も記載しています。そのため管理を行うには、セキュリティ対策の整った環境でなくてはいけませんでした。「楽々Document Plus」は、社外へのデータ持ち出しを防ぐ仕組み作りが行え、紙書類ではできないセキュリティ対策が行えています。
＊「楽々Document Plus」公式HP参照
「楽々Document Plus」は、半角全角・大文字小文字の区別をつけない全文検索により、スピーディかつ正確に必要な文書の検索が行える点が魅力的です。
管理画面のデザインがわかりやすく操作性も優れているため、導入後すぐに使いこなせるようになるでしょう。
大量の資料の中から必要な情報を探し出すのにストレスを感じている、検索機能がうまく使いこなせず文書データの検索に時間がかかっている、という企業におすすめのシステムです。
画像出典元：「楽々Document Plus」公式HP
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様々な商品を見た中で、一番見やすくて使いやすかったのが「楽々Document Plus」でした。全文検索の精度は非常に高く、必要なファイルをすぐに見つけ出せます。文書の保管も簡単になり、作業の効率化だけでなく迅速化にも繋がりました。