CLOUD CABINET

記事更新日: 2022/10/04

執筆: 羽月 蓮

編集部コメント

紙とデータのハイブリッド文書管理システム

「CLOUD CABINET」は、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の文書管理システムです。

書面による契約と電子契約が混在しても、検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単におこなえます

書類保管サービス事業の実績は47年、導入実績は2,500社と豊富な実績も持ち、長年培ったノウハウが強み。

書面と電子契約書を一元管理したい企業に適していますが、まだサービス提供開始前である点には注意が必要です。

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良い点

紙の書類、電子化された書類、電子契約がひとつの画面でまとめて検索できます。また、紙の書類は必要なものだけをピンポイントで電子化できます。

悪い点

サービス開始前なので、まだ実際の利用者の声などを確認することはできません。

費用対効果:

料金体系は「システム利用料」+「保管料」で構成されています。

UIと操作性:

シンプルで見やすい管理画面です。管理画面上で検索・出し入れ・廃棄などの処理を行うことができ、保管状況を簡単に把握できます。最短3時間で電子化が可能。

セキュリティ:

システムの操作権限や書類の持ち出し権限の設定など、セキュリティ・内部統制機能を搭載。ISO27001 / ISMS認証とPマークを取得しているので、安心して利用できます。

知名度:

サービス提供元は1950年に創業を開始し、以降70年の歴史を誇る寺田倉庫。数々の新しいサービスを生み出す革新的な企業です。

サポート体制:

オンラインや電話での問合わせが可能です。専門スタッフによる細やかなサポートを受けられます。

CLOUD CABINETの特徴4つ

1. 書類の紙原本と電子データを一元管理

CLOUD CABINETは、書類の紙原本と電子データを一元管理するハイブリッド型の新しい契約書文書管理システムです。

CLOUD CABINETでは、紙文書の管理機能に加え、PDFなどの電子文書の管理や複数の電子契約サービス(GMOサイン・クラウドサイン等)との連携により、過去の契約書も新たな電子契約書も同システム内で、スムーズな一元管理が可能となります。


システム連携イメージ

2. 原本もPDFも同じ管理画面上で簡単に把握

書面契約と電子契約のPDFファイルが異なる管理システムで保存されると、契約書管理がより煩雑になる課題が増加すると考えられます。

CLOUD CABINETは、現在、紙文書+電子文書で保管されている場合も電子化が不要でそのまま登録可能で、紙で保管している契約書も電子契約も同時に管理することができるという点がメリットです。

書面契約と電子契約を一元管理

 

3. 必要な時に必要な分だけ、あとからスキャン

紙で保管されている文書を全て電子化しようとすると、費用面で大きな負担がかかることになります。

CLOUD CABINETでは、全て電子化するのではなく、必要なものだけをスキャンすることで、電子化にかかるコストを最小限に抑えることができます。

必要なものだけリモートスキャンで省コスト
 

4. 嬉しいリマインダー機能

CLOUD CABINETには、リマインダー機能があります。

契約更新日前のメール自動通知だけでなく、書面の廃棄予定日にもリマインド通知ができるので管理が楽に。

文書廃棄のタイミングまで意識する必要もなくなるので、管理コストも下がります。

リマインダー機能を上手に活用することで、期日管理がしやすくなるでしょう。

嬉しいリマインダー機能

 

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CLOUD CABINETのデメリット

まだサービスが開始されていない

CLOUD CABINETは、2022年の冬からサービスが開始される予定です。

導入事例や口コミはまだ存在しないため、実際の利用者の声を確認することはできません。

2022年冬のサービス提供を目指し開発中で、既存の電子契約システムや販売支援パートナーとの連携も進められています。

CLOUD CABINETの料金プラン

「CLOUD CABINET」の料金体系は「システム利用料」+「保管料」で構成されます。

スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、使った分だけの負担ですみます。

詳しい料金については、以下の資料からご確認ください。

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CLOUD CABINETを導入すべき企業・向いていない企業

導入すべき企業

電子契約と書面契約を一元管理したい企業

CLOUD CABINETは、倉庫での管理状況やPDF(電子化)の有無が管理画面上で簡単に確認できます。

GMOサイン、クラウドサイン、電子契約くんなどの電子契約サービスとAPI連携ができる予定なので管理も簡単に

電子契約と書面契約を一元管理したい企業に適しているでしょう。

 

電子化コストをかけずに書面契約を管理したい企業

CLOUD CABINETは、電子化不要でそのまま登録が可能です。

他社サービスは、事前に電子化する必要があり、その分余計なコストが発生します。

紙とデータが混在していても一元管理ができるので、電子化コストをかけずに書面契約を管理したい企業に向いているでしょう。

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向いていない企業

 電子データのみで対応している企業

CLOUD CABINETは、紙と電子データを一元管理できるハイブリッド型文書管理システムです。

紙でのやり取りや書面による契約をしていない企業にとっては、やや向かないサービスといえるでしょう。

しかし、中にはどうしても書面での契約が必要となる状況が発生することも。

本サービスであれば対応可能なので、問い合わせや資料請求、相談なども視野に入れてみてはいかがでしょうか。

まとめ

CLOUD CABINETは、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の契約書管理システムです。

書面による契約と電子契約が混在しても、検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単に行えます。

電子化コストをかけず、書面契約を管理したい企業に向いているでしょう。

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画像出典元:「CLOUD CABINET」公式HP

 

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