デジ倉

記事更新日: 2019/11/13

執筆: 編集部

編集部コメント

「デジ倉」は、企業が抱える大量の機密書類を専門の機密文書保管庫で管理~廃棄までトータルサポートするサービスです機密文書の管理に時間がかかっている、事務所内の書類保管でお困りの企業におすすめです。

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1. 文書の電子化機能

必要な文書は電子化され、メールで配信される

2. 文書の管理・廃棄機能

文書の管理だけでなく、廃棄まで一括で行える

3. セキュリティ対策万全

徹底したセキュリティ管理で文書を保管できる

良い点

「デジ倉」は、預けている文書をPDFファイルに変換し、メールで送信してくれます。WEBシステムから申し込んだ場合、約30分程度でメールが届くのでいますぐ書類が必要な場合も問題ありません。

悪い点

「デジ倉」は5箱分~の料金体系となっているので、1箱など小ロットを預けたいという場合は不向きかもしれません。

費用対効果:

文書の保管・管理で5箱分年間18,000円で、法定期限の切れた書類の抹消処理は別途費用がかかります。

UIと操作性:

必要な文書を依頼から30分程度でPDFに変換しメールで送ってくれます。

セキュリティ:

24時間のオンラインセキュリティ・指紋認証システム・監視カメラによる入退室など様々なセキュリティ対策を行っています。

デジ倉の3つの特徴

1. 必要な書類は30分でメールでお届け

「デジ倉」では、必要な書類を電子化し、メール送信してくれる非常に便利なサービスがあります。

情報管理センターで管理している保管文書から必要な文書を検索し電子化。文書はPDFファイルへ変換後電子メールに添付して送信されます。

WEBシステムから申し込んで約30分程度で必要な書類のデータが手元に届くので、会議でこの資料が急に必要になったなど急な入用の際にもにすぐ準備できます。

PDFファイルでスムーズに文書確認可能

2.最適な保管形態で保管

「デジ倉」では、預ける文書の種類によって最適な保管方法が用意されています。

例えば、法定年限書類や図面、経理伝票であれば専門の文書保管箱で保管。ローン・リース等契約申込書や生損保各種契約申込書などの申込書類などはファイルに入れて冊子管理できます。

医療機関のカルテやレントゲンフィルムはレントゲン保管箱で保管できますし、記録メディアなどはジュラルミンケースで保管できます

レントゲンやマイクロフィルムも保管可能!

3. 管理から廃棄まで、すべてお任せ

「デジ倉」では、保存期限の切れた重要書類を安全に抹消処理・リサイクルしてくれるサービスがあります

A4用紙15,000枚、最大60kgまで廃棄が可能で、大量の書類廃棄をお考えの企業にはぴったりのサービスです。

サービスの流れとしては、「デジ倉」の担当者が回収に伺い、機密書類抹消センターに送られます。そこで回収された書類を大型破砕機で破砕、ここで出たチップは圧縮梱包され、提携製紙メーカーにて熔解処理後再資源化されます。

この処理施設は、24時間オンラインセキュリティシステム・指紋認証によるエリアごとの入室制限・監視カメラ・外部からの不正アクセスを防止するコンピュータシステムなど様々なセキュリティ対策が施されているので安心です。


機密文書抹消処理サービス

料金プラン


年間18,000円で5箱分保管できます。その他にも、様々なカスタマイズと料金プランがあります。

要望に沿って、柔軟に対応してくれるので問い合わせてみると良いでしょう。

まとめ

「デジ倉」は、日々オフィスに増え続ける大量の書類管理にお困りの企業におすすめのサービスです。

書類はある程度保管したら、廃棄する必要がありますが、なかなか廃棄のための管理まで手が回っていない企業が多いでしょう。

「デジ倉」は書類管理~廃棄までトータルサポートしてくれます。「デジ倉」を導入すれば、スペースコスト・膨大な書類管理から解放されるでしょう。

画像出典元:「デジ倉」公式HP

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