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記事更新日: 2022/09/06
「eTRUNK」は寺田倉庫が提供するクラウド型文書管理システム。紙の書類の保管から、電子化・検索・閲覧・出し入れ・廃棄などの依頼をクラウド上で行えるサービスです。
書類を預ける際、バーコードの印字や添付などの作業が必要ですが、人手不足で対応できない企業にはBPOサービスも提供。必要な書類のみをピンポイントで、かつわずか3時間で電子化できるリモートスキャンサービスなど、小回りの効くサービスで使い勝手は抜群です。
社内の全ての書類を電子化するというより、紙のまま保管する書類と電子化までして保管する書類をわけつつ、効率的に一元管理したい企業におすすめのサービスです。
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必要な書類だけをピンポイントで電子化できます。紙のままの書類も、電子化された書類も全て検索でき、閲覧・集配依頼もオンラインで完結できます。
書類の原本を預ける際、寺田倉庫が発行するバーコードを印字し、添付する作業が発生します。
電子化が不要の書類は紙のまま保管してもらえるので、電子化コストを抑えられます。料金構成は「基本料金」＋「保管料」となっています。
倉庫に預けた書類の検索・出し入れ・廃棄などのオーダーを全てオンライン上で完結できます。電子化は最短3時間で可能です。
サービス提供元は1950年に創業を開始し、以降70年の歴史を誇る寺田倉庫。数々の新しいサービスを生み出す革新的な企業です。
オンラインや電話での問合わせが可能。専門スタッフによる細やかなサポートを受けられます。
システムの操作権限や書類の持ち出し権限の設定など、セキュリティ・内部統制機能が備わっています。
このページの目次
「eTRUNK」は、預けた書類の原本と電子化されたPDFから簡単に検索・閲覧・取り寄せ・廃棄などの依頼が可能です。
全てオンライン上で完結するので、特にリモートワーク時に重宝するでしょう。
「eTRUNK」の強みは、詳細な検索機能。
書類名のほか、廃棄期限日や独自に設定できるカスタム項目で自由度の高い検索が可能です。
「eTRUNK」でできること
「eTRUNK」は、ユーザーの操作制限や閲覧権限設定など管理機能が充実。
安全に書類保管を行える機能が備わっています。
システム利用者のアカウント追加や変更、削除操作はオンラインで簡単に完結します。
部署ごとのアカウント発行や支払処理の個別設定もでき、利便性も高いです。
さらに、機密文書に関連する操作では、各種オーダーに「管理者アカウント」の承認を必須にできるなど、セキュリティ面も考慮。
機密文書に触れる従業員が多い企業でも安心です。
機密情報イメージ
「eTRUNK」では、すでに預けている書類なら、依頼から最短3時間で電子化が可能です。
つまり、その日中に目的の書類を閲覧できるということです。
リモートワーク時をはじめ、決算や内部監査の時期にも重宝するサービスでしょう。
また、電子化は必要な書類のみピンポイントで行えます。
電子化が不要な書類はそのまま紙での保管が可能なので、電子化コストを大幅に削減できます。
「eTRUNK」の導入メリット
「eTRUNK」の料金体系は「基本料金」＋「保管料」で構成されます。
スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、使った分だけの負担ですみます。
寺田倉庫を選定した理由のひとつは、文書管理全体についてトータルでの提案であったことです。スキャンニングや文書保管など、個別でのサービス提案が多かった中で、スキャニングだけでなく、スキャニングした後の文書保管までをトータルでカバーしていたのは寺田倉庫だけでした。その中で、寺田倉庫は、文書の保管環境やセキュリティーレベルが他社より高いと判断できたこと、電子化作業に関する実績やクオリティー、柔軟な対応が期待できたことも評価した点です。
＊「eTRUNK」公式HP参照
この記事では「eTRUNK」の特徴・評判・料金を解説しました。
「eTRUNK」を利用する最大のメリットは、書類を部分的に電子化できること。
必要な書類のみピンポイントで電子化できるので、不要な電子化コストの発生をおさえられます。
特に、社内に重要文書が保管されてるため、なかなかリモートワークが進まない企業は必見です！
とりあえず書類を紙ベースで預けてしまい、随時リモートで必要な書類だけを電子化していけば、迅速にリモートワークへの移行を実現できるでしょう。
画像出典元：「eTRUNK」公式HP、「寺田倉庫」公式HPプレスリリース、「写真AC」
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起業LOG独自取材！
寺田倉庫が提供する文書管理システムeTRUNKで「物件ごとに何がどこにあるかが分かる」いわゆる可視化を行うことができました。eTRUNKの表示をみれば、そのパンフレットが返却されず社内にあるのか、倉庫にあるのか一目瞭然になり、紛失や返却漏れを防ぐことができます。また、台帳の明細とバーコードが一対一で同期しているので、目的のパンフレットをすぐ検索できるようになりました。