契約書管理システムについて

【2021年版】おすすめの契約書管理システム14選を徹底比較!

記事更新日: 2021/08/03

執筆: 編集部

日々増えていく契約書の保管に頭を悩ませている方や、よりスムーズに契約書作成を行いたいと考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、契約書管理システムです。

契約書管理システムを導入すると、場所を取らず安心して契約書管理ができ、なおかつスムーズに契約書の作成・発行ができるようになります。

今回は、数多くある契約書管理システムの中からおすすめの14選をご紹介いたします。それぞれの特徴等まとめてありますので、ぜひ参考にしてみてください。

この記事に登場する専門家

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

岡本 康広

1990年に上京し、システムエンジニアとして自身のキャリアをスタートさせる。

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。その後、富士ソフト株式会社へ入社し、ソリューション営業を担当。

2002年にはソフトクリエイトへ戻るが、2013年にソフトクリエイトグループを離れ、合同会社DMM.comへ入社。3Dプリント企画営業・ロボット事業を立ち上げ、事業責任者を歴任。

2017年にソフトクリエイトグループへ三度目の入社を果たす。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。

2019年6月株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年4月よりワークフロー総研所長も兼務。

これまでシステムエンジニア、事業企画、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積んで、現在は経営に力をそそいでいる。

「ワークフロー総研」サイトはこちら

取材実績

中小企業のDX推進は『ワークフロー』から」(21年5月、TKCグループ)

『ワークフロー』のシステム化が迅速な意思決定に直結」(20年11月、 ONLY STORY)

『あしたの履歴書®』~未来に挑戦し続けるリーダーたち~Vol.5」(20年10月、あしたの人事online)

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

前川英麿

早稲田大学政治経済学部政治学科卒業後、ベンチャーキャピタルのエヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズ(現、大和企業投資株式会社SMBCベンチャーキャピタル株式会社)に入社。
シードからレイターまで幅広いフェーズ、領域の企業への投資育成に関与した。

その後、常駐の経営再建支援に特化したフロンティア・ターンアラウンドに入社し、地方における小売・製薬・メーカー等の経営再生に従事する。

2015年2月よりスローガン株式会社に参画し投資事業責任者として、Slogan COENT LLPを設立し、20社以上の企業に投資。

2016年11月に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。

その他、経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表、ネイティブ株式会社社外取締役、株式会社サイトビジット社外監査役など複数の企業の経営に関与している。

青山学院大学「アントレプレナーシップ概論」非常勤教員。

取材実績

面白い時代をつくる」(21年7月、WITH)

守りの経営と歴代経営者の危機の乗り越え方」(21年6月、Co:TEAM)

挑戦者インフラを創るプロトスターが、【ProtoStarサロン】をオープン!
(17年8月、創業手帳)

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おすすめの契約書管理システム5選

1.最適な契約管理をワンプラットフォームで「ホームズクラウド」


画像出典元:「ホームズクラウド」公式HP

 

特徴

ホームズクラウドは、電子契約締結だけでなく、契約の作成・相談・承認・締結・更新管理をワンプラットフォームで行える上に、Word編集機能やナレッジマネジメント機能なども備えており、契約プロセス全体の効率化を実現できるシステムです。

電子契約サービスを利用したい場合だけでなく、「紙と電子の契約書両方の管理を行いたい」、「システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい」などといった本格的な導入を考えている企業に向いているサービスです。

機能

  • 契約書マネジメント機能
  • 関連業務マネジメント機能
  • ナレッジマネジメント機能
  • テンプレート機能

料金プラン

・初期費用:20万円

・スタンダードプラン 月額:10万円~
・プロフェッショナルプラン 月額:20万円~
・エンタープライズプラン 月額:詳細はお問い合わせが必要です

契約期間は1年単位です。

*無料トライアルを実施しているので、お試しで利用してみたい!という方にもおすすめです。

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2. 他社と比べて圧倒的に安い!『NINJA SIGN by freee』

画像出典元:「NINJA SIGN by freee」公式HP
 

特徴

「NINJA SIGN」は、契約書管理の手間を大幅に削減することができるシステムです。

締結した契約書も紙の契約書も一括管理でき、格納した契約書はいつでも検索可能です。

有効期限管理・リマインド設定も可能なため、確認漏れや期限切れの心配も軽減されます。

また、Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をNINJA SIGN上でできるのが画期的で、導入による業務効率化が期待できます。

他ツールではよくある従量課金がなかったり、書類送信件数毎の費用は0円のため、コスパの良さは他社と比較しても随一と言えます。

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

スタートアップ支援専門家 前川英麿によるNINJA SIGN by freeeの総評

エヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズに入社。その後、フロンティア・ターンアラウンドに入社。15年よりスローガン株式会社でSlogan COENT LLPを設立。16年に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表等。

簡単で初心者でも使いこなすことができる電子契約サービス

弊社では元々、大手他社の電子契約サービスを利用していましたが、契約の締結の際に契約書の修正が求められ毎契約書の送信ごとに約10分の時間がかかっていました。
 
こうした社内の不満もあって大手からNINJA SIGNに移行しましたが、NINJA SIGN導入後は申込書(契約書)の作成締結のスピードが格段に上がっています。
NINJA SIGNではPDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成することが可能です。
そのため取引先から契約書の修正依頼があっても、全てNINJA SIGN上で対応でき、毎契約書の送信が1,2分で完結できています。
これを月間で考えれば、約10時間のコスト削減につながっているのではないでしょうか。
 
導入に関しても非常にスムーズで、すぐに使い始めることができました。

機能

  • 契約書の作成から締結までオンラインで完結
  • 格納した契約書はいつでも検索可能
  • 有効期限管理・リマインド設定も可能。
  • 電子署名締結で、印刷、郵送、印紙必要なし
  • クラウド上での保管の為ファイリングは不要

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円
(税込5,478円)
テンプレート登録数無制限
Light Plus 0円 19,800円
(税込21,780円)
Wordテンプレート登録等追加
Pro お問合わせ 50,000円~
(税込55,000円〜)
専任サポート等追加
Pro Plus お問合わせ 120,000円~
(税込132,000円〜)
全機能、全オプションが利用可能

詳しいプランの違いや料金詳細は資料をご参照ください。

NINJA SIGN by freee を含む資料を一括DL

 

 

3. 契約書管理は、放り込むだけ『LegalForceキャビネ』

画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

 

特徴

LegalForceキャビネは、締結済みの契約書を簡単・スピーディにデータ化できるAI契約書管理システムです。

最大1,000件分も一括アップロードでき、OCR機能で手作業なくデータ化できます。

他サービスでは、既存の契約書は1件ずつアップロードしなければならないものもあるため、このスピード感は魅力的です。

また、契約期間、自動更新の有無をAIが自動で抽出し、アラート機能で更新漏れを防ぎます。

膨大な台帳管理やリマインド業務の工数にお悩みの企業にもおすすめです。

機能

  • 全文検索機能
  • 英語対応
  • 契約台帳のExcelダウンロード
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

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4.高レベルのセキュリティ !『BtoBプラットフォーム契約書』

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、他の契約書管理システムと比べても良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、電子契約の導入を考えている企業には規模を問わずおすすめです。

契約種別・ステータス・取引先などにより、検索・表示ができ、契約書の処理状況や進捗を管理できます。

ワークフローシステムを最大限に利用し、契約書だけではなく社内申請・承認業務を電子化することもおすすめです。

機能

  • 全プランでワークフロー機能と連携可能
  • 契約書の保管・管理がクラウド上で簡単に行える
  • 高水準なセキュリティにより年中無休で不正を監視

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能

料金は全体的に割安だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べ安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

BtoBプラットフォーム 契約書 含む資料をDL

 

 

5.機密書類の管理実績4,000社以上!『WAN-Sign』

画像出典元:「WAN-Sign」公式HP

特徴

WAN-Signは、本人性と原本性を確保した高い信頼性を持つ契約書管理システムです。

過去の原本や紙書面での契約書の一元管理はもちろん、システム上で登録ができる契約相手や契約満了日などの契約書情報を一括で登録、更新も可能です。

関連部署、相手方毎など好きな形式でフォルダを作成し、関連する契約の親子紐付けすることもできるため、契約書の管理を大幅に簡潔にしてくれます。

機能

  • 外部システム連携機能
  • フォルダ管理機能
  • 電子契約、原本の一元管理機能
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

電子契約は無料で利用できます。

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電子契約と合わせて導入できる契約書管理システム

リーテックスデジタル契約

画像出典元:「リーテックスデジタル契約」公式HP

特徴

「リーテックスデジタル契約」は法人間での契約締結に最適な契約書管理システムです。

国の指定機関による厳重な本人確認など業界最高峰の法的安定性を誇ります。

紙の契約書や他の電子契約書も一元管理が可能で、契約様式にかかわらずPDFを登録、検索、閲覧する機能が付いています。

セキュリティ面で業務の質を保ちつつ、コスト削減や業務効率化が可能な一石二鳥のシステムと言えます。

機能

  • 厳重な本人確認により、安全に契約を締結できる。
  • 徹底した業務の効率化とそれに伴うコスト削減が可能。
  • 業務を軽減するための便利な機能を搭載している。

料金プラン

 

 

イースタンプ

画像出典元:「イースタンプ」公式HP

特徴

「イースタンプ」は契約関連業務をパッケージ化した契約書管理サービスです。

過去の紙書面の契約書もクラウド上で一元管理できます。

また、締結と同時に免許証や許可証の画像を保存する画像添付機能があるので、契約書と証明書を同時にデジタル化することが可能です。

締結後の文書管理も一括で可能なため、契約関連全てにおいてのコスト削減が実現できです。

機能

  • 認印、実印の2種類に対応
  • 操作・運用について手厚いサポート

料金プラン

料金詳細については資料をご参照ください。

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DocuSign

画像出典元:DocuSign 公式HP
 

特徴

国外でも広く使われている契約締結システムです。ネットが繋がっているデバイスであればいつどこでも署名ができ、「DocuSign」のクラウド上で保存されます。契約締結に必要な工程の大部分を行ってくれるため、ペーパーレスだけでなく時短や業務改善の期待ができます。

料金プラン

「DocuSign」は署名するだけであれば無料で使用できます。

他ユーザーへ契約書を送り署名を促す場合や、管理・カスタム機能を使用する場合は有料です。

30日間の無料トライアルがあるため、使用感を試してから契約するのも良いでしょう。

 

電子印鑑GMOサイン


画像出典元:電子印鑑GMOサイン 公式HP

特徴

16万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営。20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではの充実機能には定評があります。電子契約書を締結・送信することに加え、契約書の管理業務を効率化したい企業にもおすすめです。

料金プラン

電子印鑑GMOサインには無料で使えるプランがあります。月に5文書までという制限はありますが、電子契約サービスを試してみたいと考えている企業にはぴったりです。

有料プラン「契約印&実印プラン」は月額利用料9,680円(税込)です

紙文書のPDF化代行、スキャされた文書の一元管理機能などのオプション機能も用意されており、オプション機能と合わせて使うことでペーパーレスな文書管理に移行することも可能です。

電子印鑑GMOサインの資料を無料ダウンロード

 

 

クラウドスタンプ


画像出典元:クラウドスタンプ  公式HP

特徴

「クラウドスタンプ」では印鑑で取り交わされていた契約に代わり 、電子書類に電子証明書をつけることで、前者と同様の効力が認められています。

契約書名で契約書を検索、PDFファイル・宛先等の情報をテンプレートとして保存することにより管理することができます。

契約締結までのステータス確認や送信先へのリマインドも可能です。

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クラウドサインSCAN


画像出典元:クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。

また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。

 

他の文書と合わせて管理できる契約書管理システム

楽々document plus

画像出典元:「楽々document plus」公式HP

特徴

高性能の検索エンジンを保有している「楽々document plus」。書類をスキャンするだけで自動的にフォルダの振り分けから登録まで行ってくれます。ファイルの印刷やダウンロード制御機能や透かし文字の挿入もできるため、セキュリティ面も安心です。

機能

・契約書の更新管理
・契約書の更新管理
・契約書同士のリンク付け

料金プラン

詳細はお問い合わせが必要です。

 

MyQuickクラウド

画像出典元:MyQuickクラウド 公式HP

特徴

情報化が進展し企業の扱うデータ量が増える現在、契約書などの書類を安全に管理・共有する仕組みとして文書管理システムが注目されています。

文書管理システムとはWord・Excel・PDFなどの電子文書をセキュアにデジタル化して管理するシステムです。販売実績25年で、幅広い業種・業態の企業で活躍しているツールです。

料金プラン

・初期費用:300,000円/契約
・月額使用料:400,000円/月

 

SPA

画像出典元:SPA 公式HP

特徴

「SPA」はOCR機能と文書管理がオールインワンにつまったサービスです。紙の書類をデータ化・自動仕分けしてくれるので今までかかっていた作業工数を大幅に削減出来ます。大量の書類管理にお困りで業務効率化を考えている企業におすすめです。

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

ワークフロー総研所長 岡本康広によるSPAの総評

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービス

SPA最大の特徴は、OCR機能がセットになっていることで、このOCR機能を利用すれば、AIが自動でテキストを読み込んでくれるため、文書を画像としてではなく、PDFなどのデジタル文書として保管することができます。
 
他にも、ワークフローシステムと連携して使用することにより業務プロセスで発生する文書の証憑管理をすることが可能です。
 
具体的には、SPAのほうで連携アダプタを用意されているので、ワークフローで申請した際の添付ファイルや申請内容を自動的にSPAにデジタル文書として保存することができます。これによりワークフローで申請した書類や添付ファイルに対してタイムスタンプによる証憑管理を実現します。

料金プラン

クラウドサービスの料金は、10ユーザー月額50,000円となります。申込から3営業日以降に、無償トライアル期間が始まります。

無償トライアル30日間が終わり次第、正式契約となります。

 

自社にあう契約書管理システムの3つの選定ポイント

1. 外せない機能は何か

契約書管理システムの基本的な機能は、概ねどのシステムにも共通して設置されています。そのため、システム選定の際は付随機能の違いを見極めることが大切です。

あらかじめ設定した日付に契約書更新をアラームでお知らせしてくれる機能や、契約書に関する業務を担っている従業員同士でコメントを記録しておける機能など、それぞれのシステムによって付随されている機能が異なります。

自社で契約書管理システムを利用する際、どのような機能があるとよりスムーズに業務を進められるかといった視点で、自社に外せない機能は何かあらかじめ見極めることが大切です。

2. セキュリティ

契約書は企業にとって重要な書類です。そのため契約書管理システムの導入を検討する際は、セキュリティ面もしっかりとチェックしておくことが重要です。

契約書閲覧ページへのアクセスを制限できる機能や、契約書へアクセスした従業員や時間などを記録できる機能、さらに書類のコピーやダウンロードはできないようにする機能等、たくさんあります。

契約書管理システム選定の際は、必ずセキュリティ対策についても事前に確認してください。

3. サポート

契約書管理システムを提供している会社によって、サポート体制も異なります。

システム導入時の初期設定をサポートしてもらえるのかといった点はもちろん、システムにトラブルが発生した時は土日や深夜も対応してもらえるのか、また社内の体制が変更した際の機能追加等は行えるのかといった点等、サポート体制についてあらかじめ確認しておくと安心です。

契約書管理システムはクラウド型?オンプレミス型?

契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型とは、契約書管理システムを提供している会社が保有するインターネット上のサーバーを使います。インターネットが使用できる環境が必須ですが、比較的安価で手軽に導入でき、サーバーのメンテナンスが不要のため運用も簡単というメリットがあります。

オンプレミス型は自社に設置したサーバーへソフトウェアをダウンロードし、社内設備のみで情報を管理します。初期費用やメンテナンス費用等かかりますが、その点自社に合ったカスタマイズがしやすく、外部へ情報が漏洩するリスクも減らせます。

初期費用を抑え、まずは手軽に契約書管理システムを利用したいというのであればクラウド型、すでにサーバーを持ち、会社情報を外部のサーバーへ出すことはできないという企業にはオンプレミス型が適しています。

契約書管理システムのメリット3つ

1. 業務の効率化

紙媒体で保管をしている状態だと、確認したい契約書を探し出すまでに時間がかかってしまいますが、契約書管理システムを導入しておくと簡単に検索でき、見たい契約書をすぐに探し出せます。

また、契約書管理システム上で契約書作成も行うようになるため、作成段階にある契約書も従業員同士で確認しやすくなり、業務を効率的に進められるようになります。

2. コストの削減

契約書をシステム上で行うようになると、紙媒体での保管を減らすことにも繋がります。よって、インク代や紙代、契約書発送に関する郵送代などの削減になります。

また、契約書には種類によって収入印紙が必要となるものもあります。しかし、電子的な方法で契約書が発行された場合は課税文書に該当しないとの方針のため、電子書面には印紙税がかからないのです。よって、契約書管理システムを導入することは、コストの削減にも繋がります。

3. セキュリティ対策が万全

紙媒体で契約書を管理していた場合、契約書の紛失や盗難が起きてしまうと、いつどこで誰が行ったのかを判明させるのは至難の業です。

契約書管理システムでは誰がいつどの契約書にアクセスしたのか、すぐに分かるようになっています。そのため、万が一の事態に陥ってしまった場合も、最終アクセス者をたどることができるのです。

また、外部からのアクセスに対するセキュリティ対策を十分に行っているシステムもありますので、紙媒体で契約書を保管するよりも安全に管理できます。

契約書管理システムのデメリット2つ

1. システムに慣れるまでに時間がかかる

どのシステムを導入する際にも言えることではありますが、契約書管理システムを導入してから従業員がスムーズに仕事をこなせるようになるまでに時間がかかる場合があります。

契約書に関する業務はできるだけスムーズに早く行いたいもの。そのため、契約書管理システムを導入する際には全従業員が分かりやすく使いやすいシステムであることを確認しておくことが大切です。

2. コストがかかる

やはり新規にシステムを導入するとなると、コストがかかります。初期導入費用をはじめ、月々の費用はどのくらいになるのか、現在の自社の経営状態とも照らし合わせて考える必要があります。

契約書管理システムを導入することで自社にはどれだけのメリットがあるのか、本当に導入する必要があるのかといった点を事前に明確にしておくことで、システム導入のデメリットを最小限に抑えられます。

まとめ

契約書管理システムを導入することで、スムーズに契約書を発行できるようになると共に保管場所に困ることもなくなります。

業務効率化に適している契約書管理システムを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回ご紹介した契約書管理システムの導入を検討してみてください。

画像出典元:O-dan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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