契約書管理システムについて

【2021年版】おすすめの契約書管理システム16選を徹底比較!

記事更新日: 2021/10/08

執筆: 編集部

従来、紙の契約書管理はファイリングや保管場所、検索が大変など様々な問題がありましたが、最近は、システムを導入しその負担を減らしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

今回起業ログでは、様々なSaaSに精通する専門家と、実際にサービスを導入した経営者へ取材を行いました。

専門家の意見を参考にしながら、数ある契約書管理システムの中からおすすめの16選をご紹介いたします。

この記事に登場する専門家

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

岡本 康広

1990年に上京し、システムエンジニアとして自身のキャリアをスタートさせる。

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。その後、富士ソフト株式会社へ入社し、ソリューション営業を担当。

2002年にはソフトクリエイトへ戻るが、2013年にソフトクリエイトグループを離れ、合同会社DMM.comへ入社。3Dプリント企画営業・ロボット事業を立ち上げ、事業責任者を歴任。

2017年にソフトクリエイトグループへ三度目の入社を果たす。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。

2019年6月株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年4月よりワークフロー総研所長も兼務。

これまでシステムエンジニア、事業企画、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積んで、現在は経営に力をそそいでいる。

「ワークフロー総研」サイトはこちら

取材実績

中小企業のDX推進は『ワークフロー』から」(21年5月、TKCグループ)

『ワークフロー』のシステム化が迅速な意思決定に直結」(20年11月、 ONLY STORY)

『あしたの履歴書®』~未来に挑戦し続けるリーダーたち~Vol.5」(20年10月、あしたの人事online)

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スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

前川英麿

早稲田大学政治経済学部政治学科卒業後、ベンチャーキャピタルのエヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズ(現、大和企業投資株式会社SMBCベンチャーキャピタル株式会社)に入社。
シードからレイターまで幅広いフェーズ、領域の企業への投資育成に関与した。

その後、常駐の経営再建支援に特化したフロンティア・ターンアラウンドに入社し、地方における小売・製薬・メーカー等の経営再生に従事する。

2015年2月よりスローガン株式会社に参画し投資事業責任者として、Slogan COENT LLPを設立し、20社以上の企業に投資。

2016年11月に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。

その他、経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表、ネイティブ株式会社社外取締役、株式会社サイトビジット社外監査役など複数の企業の経営に関与している。

青山学院大学「アントレプレナーシップ概論」非常勤教員。

取材実績

面白い時代をつくる」(21年7月、WITH)

守りの経営と歴代経営者の危機の乗り越え方」(21年6月、Co:TEAM)

挑戦者インフラを創るプロトスターが、【ProtoStarサロン】をオープン!
(17年8月、創業手帳)

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このページの目次

おすすめの契約書管理システム5選

1.最適な契約管理をワンプラットフォームで『ContractS CLM』


画像出典元:「ContractS CLM」公式HP

 

『ContractS CLM』の特徴

ContractS CLMは、契約の作成・相談・承認・締結・更新管理をワンプラットフォームで行え、契約プロセス全体の効率化を実現できる電子契約サービスです。

電子契約サービスを利用したい場合だけでなく、「紙と電子の契約書両方の管理を行いたい」「システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい」などのニーズにも対応できるシステムです。

『ContractS CLM』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『ContractS CLM』の他社との違いはココ!

  • ナレッジマネジメント機能で、法務周りの相談窓口を一元化し、ナレッジの蓄積共有が実現。
  • 関連業務マネジメント機能で、自社にあった契約フローを作成し、タスク化した業務をダッシュボードで管理できる。

 

『ContractS CLM』をおすすめしたい企業

  • 紙の契約書が膨大に発生している企業
  • 拠点が複数あり契約書が各所でやりとりされている企業
  • 契約書上の不備の確認訂正に時間とコストがかかっている企業
  • 導入実績:飲食業、不動産業、製造業、IT業など

一方、費用が他社に比べて割高なため、契約・承認業務の量が少ない企業であれば、他社ツールと比較した上で選びましょう

『ContractS CLM』の料金プラン

上の図のように、プランは4種類あり、初期費用は別途発生します。

契約期間は1年単位です。

詳細は、公式HPをご確認ください。

ContractS CLM 含む契約書管理システム資料を一括DL

 

 

2. 他社と比べて圧倒的に安い!『NINJA SIGN by freee』

画像出典元:「NINJA SIGN by freee」公式HP
 

『NINJA SIGN』の特徴

NINJA SIGNは、弁護士監修の元、契約の作成・相談・承認・締結・管理をオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスです。

機能面の他に、最新セキュリティ技術が導入されていること、他ツールでよくある従量課金がない、書類送信件数毎の費用は0円など、コスパの良さは他社と比較しても随一と言えます。

『NINJA SIGN』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『NINJA SIGN』の他社との違いはココ!

  • Googleドキュメントを利用し、テンプレートや下書きの編集ができる。
  • 月額¥4,980~と他社よりもコストが圧倒的に安い。

 

『NINJA SIGN』をおすすめしたい企業

  • コストを押さえたい企業
  • 毎月の契約書件数が50通以下の企業
  • 多機能よりもシンプルで使いやすいシステムが良い企業
  • 導入実績:人材業、メディア業、IT業、コンサルティング業など

一方、起業ログに寄せられた口コミによると、契約件数が多く多機能が必要な企業にとっては、競合他社のクラウドサインなどの方が適しているという意見もあるようです。

『NINJA SIGN』の料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円
(税込5,478円)
テンプレート登録数無制限
Light Plus 0円 19,800円
(税込21,780円)
Wordテンプレート登録等追加
Pro お問合わせ 50,000円~
(税込55,000円〜)
専任サポート等追加
Pro Plus お問合わせ 120,000円~
(税込132,000円〜)
全機能、全オプションが利用可能


詳しいプランの違いや料金詳細は資料をご参照ください。

専門家からのコメント

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

スタートアップ支援専門家 前川英麿によるNINJA SIGN by freeeの総評

エヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズに入社。その後、フロンティア・ターンアラウンドに入社。15年よりスローガン株式会社でSlogan COENT LLPを設立。16年に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表等。

簡単で初心者でも使いこなすことができる電子契約サービス

NINJA SIGNではPDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成することが可能です。
そのため取引先から契約書の修正依頼があっても、全てNINJA SIGN上で対応でき、毎契約書の送信が1,2分で完結できています。
これを月間で考えれば、約10時間のコスト削減につながっているのではないでしょうか。

NINJA SIGN by freee を含む資料を一括DL

 

 

3. 契約書管理は放り込むだけ『LegalForceキャビネ』

画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

 

『LegalForceキャビネ』の特徴

LegalForceキャビネは、締結済みの契約書を簡単・スピーディにデータ化できるAI契約書管理システムで、PDFデータとして取り込んだ契約書が自動でテキストデータ化できる点は、他社にはない強みです。

『LegalForceキャビネ』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『LegalForceキャビネ』の他社との違いはココ!

  • PDFデータがOCR機能によって全文自動でテキストデータ化できる。
  • 契約書が999件までPDFデータで一括アップロードできる。
  • 契約更新期限や終了日でデータを並び替えて漏れを防ぐ。

 

『LegalForceキャビネ』をおすすめしたい企業

  • 紙の契約書が膨大に発生する企業
  • Excelで契約管理台帳を記載している企業
  • シンプルな管理機能を求めている企業
  • 導入実績:小売業など

 

『LegalForceキャビネ』の料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

LegalForceキャビネ 含む契約書管理システム資料をDL

 

 

4.シリーズで使えばより効果的『BtoBプラットフォーム契約書』

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

『BtoBプラットフォーム 契約書』の特徴

BtoBプラットフォーム 契約書は、60万社以上の導入実績があるBtoBプラットフォームシリーズの1つです。

電子契約・契約書管理の基本的な機能はもちろん、ワークフローシステムや、シリーズ内連携で、見積・受発注・請求などの書類もまとめて同じアカウントで電子管理できる点も優れています。

『BtoBプラットフォーム 契約書』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『BtoBプラットフォーム 契約書』の他社との違いはココ!

  • 紙面文書のスキャン・アップロード代行サービス「ドキュメントScanサービス」がある。
  • 契約書に限らず、見積・受発注・請求などの書類も同じアカウントで電子管理できる。
  • ワークフローシステムで、契約書管理だけでなく社内稟議の起案から承認までできる。

 

『BtoBプラットフォーム 契約書』をおすすめしたい企業

  • 紙の契約書が大量にあり自社内で取込み作業が難しい企業
  • 電子契約締結を一度に4社と行いたい企業
  • すでにBtoBプラットフォームの別システムを導入している企業
  • 導入実績:金融業、不動産業、外食業、アパレル業、建設業、IT業など

 

『BtoBプラットフォーム 契約書』の料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約+自社保管が利用可能


文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べ安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

BtoBプラットフォーム契約書 含む資料を一括DL

 

 

5.官公庁・金融機関などからも信頼される高度なセキュリティ!『WAN-Sign』

画像出典元:「WAN-Sign」公式HP

『WAN-Sign』の特徴

WAN-Signは、医療分野の検体保管サービスを行う株式会社ワンビシアーカイブズが提供している電子契約サービスです。

創業以来、官公庁・金融機関などの厳しいセキュリティー基準における文書管理ノウハウを保持しており、自社所有のデータセンターでサービス運営・データ保全体制を構築するなど高度なセキュリティ対策が強みです。

『WAN-Sign』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『WAN-Sign』の他社との違いはココ!

  • 独自の電子証明書を発行でき効力の強い電子契約を締結できる。
  • 災害対策と高度なセキュリティに対応した自社所有のデータセンターにてサービス運営、データ保全体制を構築している。
  • 他社の電子署名済み契約書PDFも同システム内で一元管理可能。

 

『WAN-Sign』をおすすめしたい企業

  • 機密情報を多く含む契約書を扱う企業
  • 複数の締結方法を利用したい企業(電子証明書・メール認証・ハイブリット)
  • スタートアップや初めて電子契約サービスを利用する企業
  • 導入実績:運輸業、金融業、サービス業、建設業、物流業、IT業など

 

『WAN-Sign』の料金プラン

WAN-Signは、初期費用無料、基本サポート無料、ユーザー発行数無制限で、料金プランは、無料と有料の2種類あります。

    無料プラン 有料プラン
基本料金 実印版(電子証明書)締結料 0円(3件/月まで) 締結1件ごと300円
認証版(メール認証)締結料 0円(10件/月まで) 送信1件ごと100円
文書電子データ管理料 0円(累計10件まで) 5000件ごと10,000円/月
標準機能 電子契約締結機能 利用可能 利用可能
契約管理機能 利用可能 利用可能
セキュリティ・
内部統制機能
利用可能 利用可能
ユーザー管理機能 利用可能 利用可能


※実印版利用には、電子証明書の発行が必要で、1署名につき8,000円/年かかります。

WAN-Sign 含む契約書管理システム資料を一括DL

 

 

電子契約もできる契約書管理システム

充実したサポート体制が評判!「jinjerサイン」


画像出典元:「jinjerサイン」公式HP

特徴

jinjerサインは電子契約サービスを初めて導入する企業でもスムーズに利用しやすいサービスです。

使いやすいUIときめ細やかなサポート体制で、導入企業・契約先企業ともに安心して利用できます。

多彩な機能によって、契約書起案・レビュー・契約締結・保管など、契約締結に関する業務がWEB上にてワンストップで行えるのも特徴です。

料金

ライトプラン、ベーシックプラン、プロプランの3種類があります。

ライトプランは初期費用50,000円、月額8,700円(税抜)です。

アカウント数や書類送信件数は無制限ですが、送信ごとに1通200円の費用がかかります。

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基本料金完全無料!「みんなの電子署名」

画像出典元:「みんなの電子署名」公式HP

特徴

「みんなの電子署名」は1年以内はオプションサービス含めて完全無料で機能も無制限なので、始めて導入する電子署名サービスとして最適です。

さらに無料でできる上に、みんなの電子署名は最高水準のセキュリティ体制をとっているのもポイントです。

たとえば、SSLによる暗号化通信の確立やファイアウォールによる通信ポートの制限、IDS/IPSによる不正侵入の検知・防御などの対策です。さらに署名した文書に関しては、暗号化したうえで保存しているため、万一流出しても内容はわかりません。

セキュリティ対策に加え、流出という万一の対策もとられているので、無料とはいえ、ビジネスでの利用にも充分耐えうるサービスです。

料金プラン

署名をはじめ、文書管理やワークフロー、アカウント管理など、全ての機能が無料

文書保管料金は1年以内だと無料で、1年以上だと50文書単位で月額500円の課金です。

 

 

法学者と大手弁護士事務所監修『リーテックスデジタル契約』

画像出典元:「リーテックスデジタル契約」公式HP

『リーテックスデジタル契約』の特徴

リーテックスデジタル契約は、法学者と大手弁護士事務所監修の最高峰の法的安全性が強みの電子契約システムです。

国の指定機関による厳重な本人確認、ワンタイムパス発行によるなりすまし防止、タイムスタンプ・電子署名付与による契約書改ざん防止など、最先端のシステムを利用したセキュリティ対策が強みです。

『リーテックスデジタル契約』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『リーテックスデジタル契約』の他社との違いはココ!

  • 厳重な本人確認を実施。(Tranzax電子債権株式会社への利用者登録実施。)
  • ワンタイムパス発行、タイムスタンプ・電子署名付与などのセキュリティ対策。
  • 契約書は、電子債権記録機関による記録事項証明書の発行も可能。

 

『リーテックスデジタル契約』の料金プラン

導入費用は無料。

  エントリー スタンダード スタンダードPlus プレミアム
月額料金 0円 11,000円 33,000円 110,000円
契約受信 無制限 無制限 無制限 無制限
契約発信 5回まで 無制限 無制限 無制限
締結済紙の契約書管理 あり
機能 権限管理
部署管理
2要素認証
権限管理
部署管理
2要素認証

権限管理
部署管理
2要素認証
ワークフロー

権限管理
部署管理
2要素認証
ワークフロー
IPアドレス制限

 

 

導入・運用のサポートが手厚い『イースタンプ』

画像出典元:「イースタンプ」公式HP

『イースタンプ』の特徴

イースタンプは、契約関連業務をワンパッケージ化した電子契約サービスで、導入サポート、2種類の電子署名タイプに対応、クラウド上での契約管理機能など豊富な機能を提供しています。

サポート体制が手厚く、導入時のサポートのみならず、「プラチナサポートパック」を利用すれば、取引先への説明代行など運用における負担も軽減できます。

『イースタンプ』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『イースタンプ』の他社との違いはココ!

  • 導入から運用までのサポート体制が手厚い。
  • 契約締結の「押印」の代わりに手書きサイン機能を利用することが可能。
  • 電子契約締結と同時に免許証や許可証を撮影し、電子契約書と一緒にクラウド上に保管が可能。

 

『イースタンプ』の料金プラン

料金詳細については資料をご参照ください。

イースタンプ 含む契約書管理システム資料を一括DL

 

 

世界180か国50万社以上の企業が導入『DocuSign』

画像出典元:DocuSign 公式HP
 

『DocuSign』の特徴

DocuSignは、世界180か国以上、50万社以上の企業が利用している世界1位のシェアを誇るグローバルスタンダードの電子契約システムです。

契約書作成・署名・締結実行・管理などの契約締結に必要な機能が揃っており、世界高水準のセキュリティ対策のシステムとして有名です。

また、電子契約システムでは珍しい「契約業務の分析ツール」が搭載されていることも特徴です。

『DocuSign』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『DocuSign』の他社との違いはココ!

  • マルチデバイス対応。
  • 43言語対応可能。
  • SMSで署名者のモバイルに署名依頼の通知が可能。

 

『DocuSign』の料金プラン

DocuSignは署名するだけであれば無料で使用できます。

  個人 標準 ビジネスプロ
月額料金/1ユーザー 15ドル 45ドル 65ドル


各プランの詳細は公式HP、または以下リンクよりご確認下さい。

 

月額9,680円で充実機能!『電子印鑑GMOサイン』


画像出典元:電子印鑑GMOサイン 公式HP

『電子印鑑GMOサイン』の特徴

電子印鑑GMOサインは、16万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営している電子契約サービスです。

実印版・認印版・ハイブリット版の締結や、高いセキュリティ技術、電話でのサポートなど高水準のサービスを比較的低価格で利用できると高評価です。

契約書の発行数が多い・システムユーザー数も多いという企業には特におすすめです。

『電子印鑑GMOサイン』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『電子印鑑GMOサイン』の他社との違いはココ!

  • 電子証明書発行が1枚目は無料。(他社は8,000円程度かかる。)
  • 差込文書一括送信機能で、1つの契約書を複数人に一括送信可能。
  • ユーザーの登録・削除をCSV経由で⼀括管理可能。

 

『電子印鑑GMOサイン』の料金プラン

  お試しフリー 契約印&実印プラン
月額料金 0円 9,680円
送信料(電子署名) 0円 110円/件
送信料(⾝元確認済み
⾼度電⼦署名)
- 330円/件
送信料(マイナンバー実印) - 要問合せ
電子証明書 - 1枚目無料、2枚目以降8,800円/枚/年
ユーザー数 1 無制限
署名数 無料/5⽂書まで 無制限


電子印鑑GMOサインには、無料プランと有料プランの2種類あります。

紙文書のPDF化代行、スキャされた文書の一元管理機能などのオプション機能も用意されており、オプション機能と合わせて使うことでペーパーレスな文書管理に移行することも可能です。

プランの詳細は、公式HPなどでご確認ください。

電子印鑑GMOサイン 含む資料を一括DL

 

 

紙の契約書ならおまかせ『クラウドサインSCAN』


画像出典元:クラウドサインSCAN 公式HP
 

『クラウドサインSCAN』の特徴

クラウドサインSCANは、弁護士ドットコムの運営する電子契約サービス「クラウドサイン」の関連サービスの1つで、紙の契約書のスキャン・クラウドサインへの書類情報の入力・データのインポートまで全て代行してくれるサービスです。

15万社以上の導入実績のある「クラウドサイン」と併用すれば、電子契約締結から管理まで幅広く対応ができます。

『クラウドサインSCAN』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー


△は、「クラウドサイン」の機能を利用すれば、〇になります。

『クラウドサインSCAN』の他社との違いはココ!

  • 紙の契約書のスキャン・情報入力・データのインポートまで代行してくれる。
  • クラウドサインの関連サービスおよび外部連携で多くの機能が利用できる。

 

 

信頼の導入サポート『クラウドスタンプ』


画像出典元:クラウドスタンプ  公式HP

 
 

『クラウドスタンプ』の特徴

クラウドスタンプは弁護士ドットコム社提供の『クラウドサイン』に株式会社E-STAMPが運用サポートをパッケージにして提供しているサービスです。

株式会社E-STAMPは他にも『電子印鑑GMOサイン』のパッケージサービスも運営しており、電子契約システムの導入に数多く関わってきたその知見を活かしたサポートを受けられるのが特長です。

『クラウドスタンプ』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー

 

『クラウドスタンプ』の他社との違いはココ!

  • 本人確認が、基本のメール承認に加えて、アクセスコード認証を利用。

 

『クラウドスタンプ』の料金プラン

詳細は、公式HPよりお問い合わせください。

 

契約書以外の文書管理もできる契約書管理システム

AI OCRで完全自動化を目指す『SPA』

画像出典元:SPA 公式HP

『SPA』の特徴

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになった文書管理サービスです。

紙の書類をデータ化・自動仕分けしてくれるので今までかかっていた作業工数を大幅に削減出来ます。

大量の書類管理にお困りで業務効率化を考えている企業におすすめです。

『SPA』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー


△は、連携している「invoiceAgent WingSign」と契約すれば、〇になります。

『SPA』の他社との違いはココ!

  • 用途に合わせて4つのAI OCRエンジンが選べる
  • AI-OCRで非定型帳票のデータ化が可能
  • SPAを導入した企業間同士で文書連携が可能

 

『SPA』の料金プラン

クラウドサービスの料金は、10ユーザー月額50,000円となります。

詳細は、公式HPをご確認ください。

専門家からのコメント

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

ワークフロー総研所長 岡本康広によるSPAの総評

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービス

SPA最大の特徴は、OCR機能がセットになっていることで、AIが自動でテキストを読み込み、文書を画像としてではなく、PDFなどのデジタル文書として保管することができます。
 
他にも、ワークフローシステムと連携して使用することで、ワークフローで申請した際の添付ファイルや申請内容を自動的にSPAにデジタル文書として保存することができます。これによりワークフローで申請した書類や添付ファイルに対してタイムスタンプによる証憑管理を実現します。

 

文書管理の強力助っ人『楽々document plus』


画像出典元:「楽々document plus」公式HP

『楽々document plus』の特徴

楽々document plusは、紙文書、ファイルサーバによる電子文書の分類・保管・活用ができる文書管理システムです。

書類をまとめてスキャンするだけで、フォルダへの振り分けから登録までを自動的に行ってくれます。

また、高性能の検索エンジンにより、登録された文書内の情報検索が非常にスピーディーに出来る点も魅力の1つです。

『楽々document plus』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー


△は、連携している「クラウドサイン」と契約すれば、〇になります。

『楽々document plus』の他社との違いはココ!

  • 契約書だけではなく、様々な文書管理ができる。
  • 古い契約書と新しい契約書の変更点を自動で比較。
  • 基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照可能。

 

『楽々document plus』の料金プラン

詳細は、公式HPよりお問い合わせください。

 

進化を続ける老舗文書管理システム『MyQuickクラウド』


画像出典元:MyQuickクラウド 公式HP

『MyQuickクラウド』の特徴

MyQuickクラウドは、1993年発売以来約800社以上の企業に導入されてる文書管理システムです。

様々な文書管理はもちろん、新機能ではクラウドサインとの連携で電子契約された契約書の管理や、AzureADとの連携で、ID/パスワード管理からシングルサインオンが可能になるなど、常に進化しているシステムです。

『MyQuickクラウド』の機能

契約書
テンプレート
承認・締結 紙の契約書
の取込み
文書検索 期限管理
リマインダー


△は、連携している「クラウドサイン」と契約すれば、〇になります。

『MyQuickクラウド』の他社との違いはココ!

  • クラウド版だけでなくパッケージ版もある。
  • アラート機能でまとめて通知や日付情報を2つ組み合わせた通知など特殊な通知もできる。

 

『MyQuickクラウド』の料金プラン

・初期費用:330,000円/契約
・月額使用料:44,000円/月(ユーザーID数:無制限、ディスク容量:30GB)

 

自社にあう契約書管理システムの4つの選定ポイント

1. 外せない機能は何か

契約書管理システムの基本的な機能は、概ねどのシステムにも共通して搭載されています。

そのため、システム選定のポイントは、プラスαの独自機能は何かを見極めることが重要です。

紙の契約書の取込み代行をしてくれる、契約書に関する業務を担っている従業員同士でコメントを記録しておける機能など、それぞれのシステムによって付随されている機能が異なります。

自社で契約書管理システムを利用する際、どのような機能があるとよりスムーズに業務を進められるかといった視点で、自社に外せない機能は何かあらかじめ見極めることが大切です。

2. クラウド型?オンプレミス型?

契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型は、契約書管理システムを提供している会社が保有するインターネット上のサーバーを使い、比較的安価で手軽に導入でき、サーバーのメンテナンスが不要のため運用も簡単というメリットがあります。

オンプレミス型は、自社に設置したサーバーを利用し、カスタマイズして導入ができるため、コストはクラウド型よりもかかりますが、自社に合った形で運用できること、外部へ情報が漏洩するリスクが減らせるなどのメリットがあります。

初期費用を抑え、まずは手軽に契約書管理システムを利用したいというのであればクラウド型、すでにサーバーを持ち、会社情報を外部のサーバーへ出すことはできないという企業にはオンプレミス型が適しています

 

3. セキュリティ

契約書管理システムの導入を検討する際は、機密情報を多く含む契約書を守るため、セキュリティ対策もしっかりとチェックしておくことが重要です。

契約書閲覧ページへのアクセスを制限できる機能や、契約書へアクセスした従業員や時間などを記録できる機能、さらに書類のコピーやダウンロードはできないようにする機能等様々あります。

契約書管理システム選定の際は、必ずセキュリティ対策についても事前に確認してください。

4. サポート体制

契約書管理システムを提供している会社によって、サポート体制も異なります。

システム導入時の初期設定をサポートしてもらえるのかといった点はもちろん、システムにトラブルが発生した時は土日や深夜も対応してもらえるのか、また社内の体制が変更した際の機能追加等は行えるのかといった点等、サポート体制についてあらかじめ確認しておくと安心です。

契約書管理システムのメリット3つ

1. 業務の効率化

紙の契約書は、契約書のファイリング、台帳作成、保管場所の確保などの他、管理している契約書を検索するのにも時間がかかり、期限の管理などもExcelで管理するなどとにかく煩雑な作業が多発していました。

契約書管理システムを導入すれば、これまで感じていた煩雑な作業は全てシステム上で管理・自動化でき、電子契約サービスと連携すれば、契約作成・締結から管理までがワンストップで完結できます。

2. コストの削減

契約書をシステム上で行うようになると、紙の契約書の管理に必要だったインク代や紙代、契約書発送に関する郵送代などの削減になります。

また、契約書の種類によっては必須だった収入印紙が、電子的な方法で契約書が発行された場合は課税文書に該当しないとの方針のため、電子書面には印紙税がかからないのです。

契約書管理システムを導入することで、諸経費が不要になることは間違いないでしょう。

3. セキュリティ対策が万全

紙の契約書を管理していた場合、契約書の紛失や盗難が起きてしまうと、いつどこで誰が行ったのかを判明させるのは至難の業です。

契約書管理システムでは誰がいつどの契約書にアクセスしたのか、すぐに分かるようになっているため、万が一の事態に陥ってしまった場合も、最終アクセス者をたどることができるのです。

また、外部からのアクセスに対するセキュリティ対策を十分に行っているシステムもありますので、紙媒体で契約書を保管するよりも安全に管理できます。

契約書管理システムのデメリット2つ

1. システムに慣れるまでに時間がかかる

どのシステムを導入する際にも言えることではありますが、契約書管理システムを導入してから従業員がスムーズに仕事をこなせるようになるまでに時間がかかる場合があります。

契約書管理システムを導入する際には全従業員が分かりやすく使いやすいシステムであることを事前に確認しておくことが大切です。

2. システム導入のコストがかかる

新規にシステムを導入するとなると、初期導入費用をはじめ、月々の費用などの固定費がかかってきます。

契約書管理システムを導入することで自社にはどれだけのメリットがあるのか、本当に導入する必要があるのかといった点を事前に明確にしておくことで、システム導入のデメリットを最小限に抑えられます。

まとめ

契約書管理システムを導入することで、スムーズに契約書を発行できるようになると共に保管場所に困ることもなくなります。

業務効率化に適している契約書管理システムを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回ご紹介した契約書管理システムの導入を検討してみてください。

画像出典元:O-dan

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