契約書管理システムについて

【2020年版】おすすめの契約書管理システム13選を徹底比較!

記事更新日: 2020/09/17

執筆: 編集部

日々増えていく契約書の保管に頭を悩ませている方や、よりスムーズに契約書作成を行いたいと考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、契約書管理システムです。

契約書管理システムを導入すると、場所を取らず安心して契約書管理ができ、なおかつスムーズに契約書の作成・発行ができるようになります。

今回は、数多くある契約書管理システムの中からおすすめの13選をご紹介いたします。それぞれの特徴等まとめてありますので、ぜひ参考にしてみてください。

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おすすめの契約書管理システム3選

1. 他社と比べて圧倒的に安い!『NINJA SIGN」

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP
 

特徴

「NINJA SIGN」は、契約書管理の手間を大幅に削減することができるシステムです。

締結した契約書も紙の契約書も一括管理でき、格納した契約書はいつでも検索可能です。

有効期限管理・リマインド設定も可能なため、確認漏れや期限切れの心配も軽減されます。

また、Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をNINJA SIGN上でできるのが画期的で、導入による業務効率化が期待できます。

他ツールではよくある従量課金がなかったり、書類送信件数毎の費用は0円のため、コスパの良さは他社と比較しても随一と言えます。

機能

  • 契約書の作成から締結までオンラインで完結
  • 格納した契約書はいつでも検索可能
  • 有効期限管理・リマインド設定も可能。
  • 電子署名締結で、印刷、郵送、印紙必要なし
  • クラウド上での保管の為ファイリングは不要

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円 紙の契約書アップロード機能等追加
Pro 0円 19,800円 ワークフロー機能等追加
Enterprise お問合わせ お問合わせ 専任サポート等追加

詳しいプランの違いや料金詳細は資料をご参照ください。

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2.高レベルのセキュリティ !『BtoBプラットフォーム契約書』

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、他の契約書管理システムと比べても良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、電子契約の導入を考えている企業には規模を問わずおすすめです。

契約種別・ステータス・取引先などにより、検索・表示ができ、契約書の処理状況や進捗を管理できます。

ワークフローシステムを最大限に利用し、契約書だけではなく社内申請・承認業務を電子化することもおすすめです。

機能

  • 全プランでワークフロー機能と連携可能
  • 契約書の保管・管理がクラウド上で簡単に行える
  • 高水準なセキュリティにより年中無休で不正を監視

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能

料金は全体的に割安だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べ安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

 

3.機密書類の管理実績4,000社以上!『WAN-Sign』

特徴

WAN-Signは、本人性と原本性を確保した高い信頼性を持つ契約書管理システムです。

過去の原本や紙書面での契約書の一元管理はもちろん、システム上で登録ができる契約相手や契約満了日などの契約書情報を一括で登録、更新も可能です。

関連部署、相手方毎など好きな形式でフォルダを作成し、関連する契約の親子紐付けすることもできるため、契約書の管理を大幅に簡潔にしてくれます。

機能

  • 外部システム連携機能
  • フォルダ管理機能
  • 電子契約、原本の一元管理機能
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

電子契約は無料で利用できます。

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電子契約と合わせて導入できる契約書管理システム

リーテックスデジタル契約

画像出典元:「リーテックスデジタル契約」公式HP

特徴

「リーテックスデジタル契約」は法人間での契約締結に最適な契約書管理システムです。

国の指定機関による厳重な本人確認など業界最高峰の法的安定性を誇ります。

紙の契約書や他の電子契約書も一元管理が可能で、契約様式にかかわらずPDFを登録、検索、閲覧する機能が付いています。

セキュリティ面で業務の質を保ちつつ、コスト削減や業務効率化が可能な一石二鳥のシステムと言えます。

機能

  • 厳重な本人確認により、安全に契約を締結できる。
  • 徹底した業務の効率化とそれに伴うコスト削減が可能。
  • 業務を軽減するための便利な機能を搭載している。

料金プラン

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イースタンプ

画像出典元:「イースタンプ」公式HP

特徴

「イースタンプ」は契約関連業務をパッケージ化した契約書管理サービスです。

過去の紙書面の契約書もクラウド上で一元管理できます。

また、締結と同時に免許証や許可証の画像を保存する画像添付機能があるので、契約書と証明書を同時にデジタル化することが可能です。

締結後の文書管理も一括で可能なため、契約関連全てにおいてのコスト削減が実現できです。

機能

  • 認印、実印の2種類に対応
  • 操作・運用について手厚いサポート

料金プラン

料金詳細については資料をご参照ください。

 

 

Holmes

画像出典元:Holmes 公式HP
 

特徴

契約書に関わる業務を効率化し、豊富なテンプレートを用意している事から新規の契約書も1から作る必要がなくなります。これまで締結した契約書もデータで保管できるため条件で検索をかけたり必要な情報をすぐに取り出すことも可能です。

料金プラン

基本料金は1ユーザーごとに8,180円で提供(年払い)。

ただし、テンプレート利用料金や締結料などは従量課金オプションとして提供しているため別途見積もりが必要です。

 

DocuSign

画像出典元:DocuSign 公式HP
 

特徴

国外でも広く使われている契約締結システムです。ネットが繋がっているデバイスであればいつどこでも署名ができ、「DocuSign」のクラウド上で保存されます。契約締結に必要な工程の大部分を行ってくれるため、ペーパーレスだけでなく時短や業務改善の期待ができます。

料金プラン

「DocuSign」は署名するだけであれば無料で使用できます。

他ユーザーへ契約書を送り署名を促す場合や、管理・カスタム機能を使用する場合は有料です。

30日間の無料トライアルがあるため、使用感を試してから契約するのも良いでしょう。

 

GMO電子印鑑Agree


画像出典元:GMO電子印鑑Agree 公式HP

特徴

11万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営。20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではの充実機能には定評があります。電子契約書を締結・送信することに加え、契約書の管理業務を効率化したい企業にもおすすめです。

料金プラン

GMO電子印鑑Agreeには無料で使えるプランがあります。月に10文書までという制限はありますが、電子契約サービスを試してみたいと考えている企業にはぴったりです。

契約印プランは月額利用料10,000円です。気軽に使える電子サインが使えるプランで、初めての電子契約導入に最適です。

実印&契約印プランは月額利用料20,000円で、電子サインと電子署名が使えるプランです。電子署名によりガバナンスを強化できます。

紙文書のPDF化代行、スキャされた文書の一元管理機能などのオプション機能も用意されており、オプション機能と合わせて使うことでペーパーレスな文書管理に移行することも可能です。

 

 

クラウドスタンプ


画像出典元:クラウドスタンプ  公式HP

特徴

「クラウドスタンプ」では印鑑で取り交わされていた契約に代わり 、電子書類に電子証明書をつけることで、前者と同様の効力が認められています。

契約書名で契約書を検索、PDFファイル・宛先等の情報をテンプレートとして保存することにより管理することができます。

契約締結までのステータス確認や送信先へのリマインドも可能です。

 

 

クラウドサインSCAN


画像出典元:クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。

また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。

 

他の文書と合わせて管理できる契約書管理システム

楽々document plus

画像出典元:「楽々document plus」公式HP

特徴

高性能の検索エンジンを保有している「楽々document plus」。書類をスキャンするだけで自動的にフォルダの振り分けから登録まで行ってくれます。ファイルの印刷やダウンロード制御機能や透かし文字の挿入もできるため、セキュリティ面も安心です。

機能

・契約書の更新管理
・契約書の更新管理
・契約書同士のリンク付け

料金プラン

詳細はお問い合わせが必要です。

 

MyQuickクラウド

画像出典元:MyQuickクラウド 公式HP

特徴

情報化が進展し企業の扱うデータ量が増える現在、契約書などの書類を安全に管理・共有する仕組みとして文書管理システムが注目されています。

文書管理システムとはWord・Excel・PDFなどの電子文書をセキュアにデジタル化して管理するシステムです。販売実績25年で、幅広い業種・業態の企業で活躍しているツールです。

料金プラン

・初期費用:300,000円/契約
・月額使用料:400,000円/月

 

SPA

画像出典元:SPA 公式HP

特徴

「SPA」はOCR機能と文書管理がオールインワンにつまったサービスです。紙の書類をデータ化・自動仕分けしてくれるので今までかかっていた作業工数を大幅に削減出来ます。大量の書類管理にお困りで業務効率化を考えている企業におすすめです。

料金プラン

クラウドサービスの料金は、10ユーザー月額50,000円となります。申込から3営業日以降に、無償トライアル期間が始まります。

無償トライアル30日間が終わり次第、正式契約となります。

 

自社にあう契約書管理システムの3つの選定ポイント

1. 外せない機能は何か

契約書管理システムの基本的な機能は、概ねどのシステムにも共通して設置されています。そのため、システム選定の際は付随機能の違いを見極めることが大切です。

あらかじめ設定した日付に契約書更新をアラームでお知らせしてくれる機能や、契約書に関する業務を担っている従業員同士でコメントを記録しておける機能など、それぞれのシステムによって付随されている機能が異なります。

自社で契約書管理システムを利用する際、どのような機能があるとよりスムーズに業務を進められるかといった視点で、自社に外せない機能は何かあらかじめ見極めることが大切です。

2. セキュリティ

契約書は企業にとって重要な書類です。そのため契約書管理システムの導入を検討する際は、セキュリティ面もしっかりとチェックしておくことが重要です。

契約書閲覧ページへのアクセスを制限できる機能や、契約書へアクセスした従業員や時間などを記録できる機能、さらに書類のコピーやダウンロードはできないようにする機能等、たくさんあります。

契約書管理システム選定の際は、必ずセキュリティ対策についても事前に確認してください。

3. サポート

契約書管理システムを提供している会社によって、サポート体制も異なります。

システム導入時の初期設定をサポートしてもらえるのかといった点はもちろん、システムにトラブルが発生した時は土日や深夜も対応してもらえるのか、また社内の体制が変更した際の機能追加等は行えるのかといった点等、サポート体制についてあらかじめ確認しておくと安心です。

契約書管理システムはクラウド型?オンプレミス型?

契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型とは、契約書管理システムを提供している会社が保有するインターネット上のサーバーを使います。インターネットが使用できる環境が必須ですが、比較的安価で手軽に導入でき、サーバーのメンテナンスが不要のため運用も簡単というメリットがあります。

オンプレミス型は自社に設置したサーバーへソフトウェアをダウンロードし、社内設備のみで情報を管理します。初期費用やメンテナンス費用等かかりますが、その点自社に合ったカスタマイズがしやすく、外部へ情報が漏洩するリスクも減らせます。

初期費用を抑え、まずは手軽に契約書管理システムを利用したいというのであればクラウド型、すでにサーバーを持ち、会社情報を外部のサーバーへ出すことはできないという企業にはオンプレミス型が適しています。

契約書管理システムのメリット3つ

1. 業務の効率化

紙媒体で保管をしている状態だと、確認したい契約書を探し出すまでに時間がかかってしまいますが、契約書管理システムを導入しておくと簡単に検索でき、見たい契約書をすぐに探し出せます。

また、契約書管理システム上で契約書作成も行うようになるため、作成段階にある契約書も従業員同士で確認しやすくなり、業務を効率的に進められるようになります。

2. コストの削減

契約書をシステム上で行うようになると、紙媒体での保管を減らすことにも繋がります。よって、インク代や紙代、契約書発送に関する郵送代などの削減になります。

また、契約書には種類によって収入印紙が必要となるものもあります。しかし、電子的な方法で契約書が発行された場合は課税文書に該当しないとの方針のため、電子書面には印紙税がかからないのです。よって、契約書管理システムを導入することは、コストの削減にも繋がります。

3. セキュリティ対策が万全

紙媒体で契約書を管理していた場合、契約書の紛失や盗難が起きてしまうと、いつどこで誰が行ったのかを判明させるのは至難の業です。

契約書管理システムでは誰がいつどの契約書にアクセスしたのか、すぐに分かるようになっています。そのため、万が一の事態に陥ってしまった場合も、最終アクセス者をたどることができるのです。

また、外部からのアクセスに対するセキュリティ対策を十分に行っているシステムもありますので、紙媒体で契約書を保管するよりも安全に管理できます。

契約書管理システムのデメリット2つ

1. システムに慣れるまでに時間がかかる

どのシステムを導入する際にも言えることではありますが、契約書管理システムを導入してから従業員がスムーズに仕事をこなせるようになるまでに時間がかかる場合があります。

契約書に関する業務はできるだけスムーズに早く行いたいもの。そのため、契約書管理システムを導入する際には全従業員が分かりやすく使いやすいシステムであることを確認しておくことが大切です。

2. コストがかかる

やはり新規にシステムを導入するとなると、コストがかかります。初期導入費用をはじめ、月々の費用はどのくらいになるのか、現在の自社の経営状態とも照らし合わせて考える必要があります。

契約書管理システムを導入することで自社にはどれだけのメリットがあるのか、本当に導入する必要があるのかといった点を事前に明確にしておくことで、システム導入のデメリットを最小限に抑えられます。

まとめ

契約書管理システムを導入することで、スムーズに契約書を発行できるようになると共に保管場所に困ることもなくなります。

業務効率化に適している契約書管理システムを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回ご紹介した契約書管理システムの導入を検討してみてください。

画像出典元:O-dan

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