記事更新日: 2024/03/06
エクセルでの契約書管理は、データが重くなる、文字ばかりで見にくいなど多くのデメリットが生じて、契約書を管理するツールとしてはあまり使い勝手のいいものとは言えません。
そこで面倒な契約書管理を簡単にしてくれるのが「契約書管理システム」です。
データの一元化、日付の管理など面倒な作業の全てが完結するという画期的なシステムです。
この記事は、社内でエクセル管理のやりにくさを現場の声で調査し、実際にお試しで使ってみた感想をご紹介しています。
このページの目次
どこの契約がいつので、内容はどうなっていて特記事項がどうなっているのかを一覧にしておく必要があります。
データが散乱していると保存にも確認にも手間がかかり、記入漏れやなかなか会社で徹底できないというデメリットが発生して作業効率を落とすことになりかねません。
契約書の管理ポイントの中でもかなり重要度が高いと言えます。
契約書には更新や契約満了日があります。
しかし、手動で管理となるととても1人だけでも管理しきれないので担当者を管理する人を配置してWチェックにしているのはないでしょうか。
そうしてしまうと契約日の管理をだけでも人件費がかかってしまいます。
権限を付与するのも大切な管理。
誰でも編集できるようにしてしまっていると知らない内に誰かがデータを消してしまった！
なんてトラブルも発生します。
そうなる前に閲覧だけなのか、編集まで行える権限を与えるのかを決める必要があります。
実際にエクセル管理で大変だった点を社内で調査したのでご紹介します。
エクセルデータには、関数が入っていることがほとんど。
表計算を設定すればしてくれるので毎回自分で計算する必要がないのは本当に救われましたが増えるとデータが重くなるので何をするにも時間がかかります。
それを使用しているパソコンのメモリに直接入れていることが多いので管理エクセルを開くだけに時間が取られました。
クラウドに保存するエクセルも使用したことがありますが、それはそれで通信が遅くなり、反映までに時間がかかるのは変わりありませんでした。
エクセル管理のいいところとして、1つのページにたくさんの情報を入れれることが上げらると思います。
しかし、そうするとエクセルの画面は、文字が小さく密集している上に画面を拡大すると全体が見れないので閲覧しづらいです。
契約更新の日付を管理して、その都度担当者にメールを入れるか担当者が管理して、きちんと更新できているかを確認する必要があります。
他にも画像データなどをアップロードするには社内統一の意味でもPDFに落としてから！という規則があったので形式を毎回変更する手間もありました。
専用システムの管理画面ということもあり、文字だらけのエクセルとは見やすさが全く違います。
（画像提供元：「Contracts CLM」公式HP）
細かい文字にもならないので拡大する必要もなく、上画像の通りタスクや各契約書の進行状況などが一目で確認できます。
そして細かい文字で辛かった検索機能も充実しています。
エクセルだとFキーで文字検索しかできなかった検索も、絞り込んで検索ができます。
しかも管理画面が見やすいのにシステム化させるとエクセル重いデータを開かないで済むので待ち時間の削減でも実現できます。
これまで紙で保管していた契約書を電子化してシステムの取り込むことで過去の契約書と未来の契約書を一括で管理することができるシステムもあります。
もしこの機能がついていなければ、契約書管理システムを導入した後、紙の契約書からもシステムの中の契約書からも探さないといけなくなります。
しかも、電子と紙のどちらも保管できるようになることで災害などのリスクにも備えることができます。
機能として、リマインダー設定ができるアプリケーションもあります。
（画像出典元：「NINJA SIGN」公式）
このシステムのおかげで1つのアプリケーションの中で日程の管理もできるので、更新日を忘れてしまうリスクを軽減できます。
しかもメールやメッセージでのアラート設定もできるので毎回確認する手間が省けます。
使える機能については、以下に一例を表にしてまとめているのでご参照ください。
紙の契約書
|
文書検索 |
リマインダー |
ポイント |
|
| ContractS CLM | ◯ | ◯ | ◯ | 契約フローを作成、タスク化出来る |
| NINJA SIGN by freee | ◯ | ◯ | ◯ | コストパフォーマンスの高さNo.1 |
| LegalForceキャビネ | ◯ | ー | ー | 契約書管理のみのシンプルなシステム |
| BtoBプラットフォーム契約書 | ◯ | ◯ | ◯ | 60万社以上の導入実績有り |
| WAN-Sign | ◯ | ◯ | ◯ | 自社所有のデータセンターで運用している |
いかがでしたか？
契約書の管理だけに月額を払うなんて・・・と思われるかもしれませんが、重いエクセルを開いている間の時間や
1つの契約書に対して費やしている時間を平均時給換算してみるとどちらがコストがいいか一目でわかります。
機能についてはメーカーによってついているものとついていないものがありますので、
下の比較記事でどのシステムが合っているの確認してください。
