契約書の管理を解説!管理方法と期間は?管理システムのメリットは?

契約書の管理を解説!管理方法と期間は?管理システムのメリットは?

記事更新日: 2021/04/15

執筆: 編集部

この記事は、契約書の管理の重要性と適切な管理方法について解説します。

契約書は細心の注意を払って管理しなければならない機密事項です。

契約書管理が会社の信頼に繋がります。

契約書の管理ポイントは「長期間の保管対策」です。

管理から保管・廃棄までの流れと注意点を理解しましょう。

契約書の管理とは

1、契約内容の情報共有

社内で契約書を管理するときは、契約締結後も確認が出来るように整理整頓された状態にします。

契約書の管理は「契約内容の情報共有」をスムーズに行える状態にしておくことです。

2、トラブルの早期発見と未然の防止

契約書とは機密情報であり、長期間保管が義務付けられています。

契約書の紛失は情報漏洩であり、会社の信頼失墜になります。

契約書を誰でも見れる・触れるような状態しない管理体制を整えましょう。

契約書の管理は未然に紛失・劣化・破損も重要ですが、紛失や破損に気付ける状態にすることも目的です。

「一元管理」が推奨されるのは、問題発覚を早める意味もあります。

契約書は破損・劣化、インクの退色などから守るための対策も必要です。

契約書の管理の重要性

契約書とは、双方が約束している事柄を客観的に分かる書面にしたものです。

契約自体は「口頭」だけでも成り立ちます。

しかし、トラブルが発生しても、口頭では「契約」の証拠や内容を確認できません。

ビジネスにおける契約書とは、契約当事者で決定した取引内容を「文書」として残すことで、客観性や正確性を担保する重要な書類です。

契約書の管理は、会社の信頼に直結していますので適切な管理が必須です。

契約書の適切な管理方法

契約書の管理で重要なのは「一元化管理」です。

また、契約書は社内で情報共有するものですが、締結後の契約書原本は「人に触れさせない」「光に当てない」管理状態を整備します。

契約書を色々な場所・人・方法で管理させずに、社内で同じ方法で一括管理できる方法を取り入れます。

管理担当者を明確にする

契約書は社内で情報共有するものですが、各自のルールや管理方法をしていると紛失・劣化のリスクが高まります。

契約書の管理はまず担当者を決め、管理方法・場所を明確にしましょう。

担当者をしっかりと決めれば、担当者が変更になっても管理体制を引き継いでいく事が出来ます。

契約書の原本をファイルやバインダーに整理する

効率よくファイリングと原本を綺麗に保存できるのは、ファイルやバインダーで管理する方法です。

  • 契約書の種類
  • 日付
  • 年度


ファイルやバインダーで管理する時に振り分けを細かくすると、管理が複雑になり手間がかかります。

振り分ける項目は「出来るだけシンプルに」「項目は少なく」を意識しましょう。

キャビネットや箱に入れて光を避けて管理する

契約書は光を避けるような管理方法と場所を選びます。

光は紙の劣化を早め、インクは光によって退色するため「契約書の破損・劣化による紛失」に繋がります。

現行の契約書を管理するファイルやバインダーはキャビネットへ入れます。

終了した契約書や古い契約書は箱へ入れ「限られた人しか開けられない」ルールを作ります。

キャビネットでも箱でも、人が多く出入り・利用する場所へ保管するのは防犯上NGです。

輪ゴムやクリップは長期保管に不向き

契約書に輪ゴムやクリップを使用するのは「一時的」に限定します。

輪ゴムは輪ゴム自体が劣化し、クリップも素材によって錆びたり、挟む事で傷を付ける恐れがあるため契約書の破損・劣化を引き起こす可能性があります。

契約書の管理に輪ゴムやクリップを使うことは禁止にしましょう。

電子データ化をする

締結後の契約書はスキャンなどで画像にしてデータベース化して保管します。

契約内容の確認は原本ではなく「契約書の画像データ」で行うようにします。

電子データ化は契約書の破損や劣化防止だけでなく、改ざん防止にもなります。

契約書の管理は廃棄までが「管理」

契約書の管理は、廃棄までが管理です。

契約書の廃棄は自社で行っても、外部でも構いません。

多くは、シュレッダー処理や溶解処理を行います。

廃棄で重要なのは情報漏洩しないように契約書を「確実に再現出来ない状態にする」事です。

参考:改正労働基準法等に関するQ&A

契約書の保管期間

法律で定められた契約書の保管期間はどれも長期間です。

  • 会社法に関連する契約書:10年間(決算書、株主総会議事録など)
  • 経理に関連する契約書:7年間(帳簿、請求書、領収書、給与明細など)
  • 雇用に関連する契約書:5年間(雇用契約書、タイムカード、出勤簿など)


契約書は、契約が継続している間は廃棄できません。

会社にとっては大きな負担ですが、罰則付きの義務のため管理を怠る事はできません。

契約書を管理には、長期間の管理場所と紛失・劣化・破損対策をした適切な管理をしましょう。

おすすめの契約書管理システム4選

1. 他社と比べて圧倒的に安い!『NINJA SIGN」

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP
 

特徴

「NINJA SIGN」は、契約書管理の手間を大幅に削減することができるシステムです。

締結した契約書も紙の契約書も一括管理でき、格納した契約書はいつでも検索可能です。

有効期限管理・リマインド設定も可能なため、確認漏れや期限切れの心配も軽減されます。

また、Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をNINJA SIGN上でできるのが画期的で、導入による業務効率化が期待できます。

他ツールではよくある従量課金がなかったり、書類送信件数毎の費用は0円のため、コスパの良さは他社と比較しても随一と言えます。

機能

  • 契約書の作成から締結までオンラインで完結
  • 格納した契約書はいつでも検索可能
  • 有効期限管理・リマインド設定も可能。
  • 電子署名締結で、印刷、郵送、印紙必要なし
  • クラウド上での保管の為ファイリングは不要

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円 紙の契約書アップロード機能等追加
Pro 0円 19,800円 ワークフロー機能等追加
Enterprise お問合わせ お問合わせ 専任サポート等追加

詳しいプランの違いや料金詳細は資料をご参照ください。

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2. 契約書管理は、放り込むだけ『LegalForceキャビネ』

画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

 

特徴

LegalForceキャビネは、締結済みの契約書を簡単・スピーディにデータ化できるAI契約書管理システムです。

最大1,000件分も一括アップロードでき、OCR機能で手作業なくデータ化できます。

他サービスでは、既存の契約書は1件ずつアップロードしなければならないものもあるため、このスピード感は魅力的です。

また、契約期間、自動更新の有無をAIが自動で抽出し、アラート機能で更新漏れを防ぎます。

膨大な台帳管理やリマインド業務の工数にお悩みの企業にもおすすめです。

機能

  • 全文検索機能
  • 英語対応
  • 契約台帳のExcelダウンロード
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

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3.高レベルのセキュリティ !『BtoBプラットフォーム契約書』

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、他の契約書管理システムと比べても良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、電子契約の導入を考えている企業には規模を問わずおすすめです。

契約種別・ステータス・取引先などにより、検索・表示ができ、契約書の処理状況や進捗を管理できます。

ワークフローシステムを最大限に利用し、契約書だけではなく社内申請・承認業務を電子化することもおすすめです。

機能

  • 全プランでワークフロー機能と連携可能
  • 契約書の保管・管理がクラウド上で簡単に行える
  • 高水準なセキュリティにより年中無休で不正を監視

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能

料金は全体的に割安だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べ安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

 

4.機密書類の管理実績4,000社以上!『WAN-Sign』

画像出典元:「WAN-Sign」公式HP

 

特徴

WAN-Signは、本人性と原本性を確保した高い信頼性を持つ契約書管理システムです。

過去の原本や紙書面での契約書の一元管理はもちろん、システム上で登録ができる契約相手や契約満了日などの契約書情報を一括で登録、更新も可能です。

関連部署、相手方毎など好きな形式でフォルダを作成し、関連する契約の親子紐付けすることもできるため、契約書の管理を大幅に簡潔にしてくれます。

機能

  • 外部システム連携機能
  • フォルダ管理機能
  • 電子契約、原本の一元管理機能
  • 契約有効期限アラート機能

料金プラン

電子契約は無料で利用できます。

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まとめ

契約書の管理について、解説してきました。

契約書の管理は会社の信用に関わる重要な業務です。

正しい契約書の管理方法を理解し、トラブルなく長期間保管できるようににしましょう。

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画像出典元:Pixabay

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