記事更新日: 2022/08/22
この記事は、契約書の管理の重要性と適切な管理方法について解説します。
契約書は細心の注意を払って管理しなければならない機密事項です。
契約書管理が会社の信頼に繋がります。
契約書の管理ポイントは「長期間の保管対策」です。
管理から保管・廃棄までの流れと注意点を理解しましょう。
このページの目次
社内で契約書を管理するときは、契約締結後も確認が出来るように整理整頓された状態にします。
契約書の管理は「契約内容の情報共有」をスムーズに行える状態にしておくことです。
契約書とは機密情報であり、長期間保管が義務付けられています。
契約書の紛失は情報漏洩であり、会社の信頼失墜になります。
契約書を誰でも見れる・触れるような状態しない管理体制を整えましょう。
契約書の管理は未然に紛失・劣化・破損も重要ですが、紛失や破損に気付ける状態にすることも目的です。
「一元管理」が推奨されるのは、問題発覚を早める意味もあります。
契約書は破損・劣化、インクの退色などから守るための対策も必要です。
契約書とは、双方が約束している事柄を客観的に分かる書面にしたものです。
契約自体は「口頭」だけでも成り立ちます。
しかし、トラブルが発生しても、口頭では「契約」の証拠や内容を確認できません。
ビジネスにおける契約書とは、契約当事者で決定した取引内容を「文書」として残すことで、客観性や正確性を担保する重要な書類です。
契約書の管理は、会社の信頼に直結していますので適切な管理が必須です。
契約書の管理で重要なのは「一元化管理」です。
また、契約書は社内で情報共有するものですが、締結後の契約書原本は「人に触れさせない」「光に当てない」管理状態を整備します。
契約書を色々な場所・人・方法で管理させずに、社内で同じ方法で一括管理できる方法を取り入れます。
契約書は社内で情報共有するものですが、各自のルールや管理方法をしていると紛失・劣化のリスクが高まります。
契約書の管理はまず担当者を決め、管理方法・場所を明確にしましょう。
担当者をしっかりと決めれば、担当者が変更になっても管理体制を引き継いでいく事が出来ます。
効率よくファイリングと原本を綺麗に保存できるのは、ファイルやバインダーで管理する方法です。
ファイルやバインダーで管理する時に振り分けを細かくすると、管理が複雑になり手間がかかります。
振り分ける項目は「出来るだけシンプルに」「項目は少なく」を意識しましょう。
契約書は光を避けるような管理方法と場所を選びます。
光は紙の劣化を早め、インクは光によって退色するため「契約書の破損・劣化による紛失」に繋がります。
現行の契約書を管理するファイルやバインダーはキャビネットへ入れます。
終了した契約書や古い契約書は箱へ入れ「限られた人しか開けられない」ルールを作ります。
キャビネットでも箱でも、人が多く出入り・利用する場所へ保管するのは防犯上NGです。
契約書に輪ゴムやクリップを使用するのは「一時的」に限定します。
輪ゴムは輪ゴム自体が劣化し、クリップも素材によって錆びたり、挟む事で傷を付ける恐れがあるため契約書の破損・劣化を引き起こす可能性があります。
契約書の管理に輪ゴムやクリップを使うことは禁止にしましょう。
締結後の契約書はスキャンなどで画像にしてデータベース化して保管します。
契約内容の確認は原本ではなく「契約書の画像データ」で行うようにします。
電子データ化は契約書の破損や劣化防止だけでなく、改ざん防止にもなります。
契約書の管理は、廃棄までが管理です。
契約書の廃棄は自社で行っても、外部でも構いません。
多くは、シュレッダー処理や溶解処理を行います。
廃棄で重要なのは情報漏洩しないように契約書を「確実に再現出来ない状態にする」事です。
法律で定められた契約書の保管期間はどれも長期間です。
契約書は、契約が継続している間は廃棄できません。
会社にとっては大きな負担ですが、罰則付きの義務のため管理を怠る事はできません。
契約書を管理には、長期間の管理場所と紛失・劣化・破損対策をした適切な管理をしましょう。
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契約書の管理について、解説してきました。
契約書の管理は会社の信用に関わる重要な業務です。
正しい契約書の管理方法を理解し、トラブルなく長期間保管できるようににしましょう。
画像出典元：Pixabay
