記事更新日: 2025/03/24
企業にとって、契約書の管理は大変重要な業務です。
しかし、「紙の契約書と電子契約書がバラバラ」「必要な契約書がすぐに見つからない」「更新や失効時期を忘れそう」などの悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。
契約書業務に不備が生じると、多大な損失や重大なトラブルが生じかねません。
そこでおすすめするのが、契約書管理システムです。
本記事では、契約書管理システムのメリットやおすすめのサービス、失敗しない選び方について解説します。
このページの目次
契約書管理システムとは、企業の契約に関する業務を効率的に管理できるシステムです。
契約書の検索、契約更新のリマインダー設定など、さまざまな業務を自動化できるため、業務の手間を削減できます。
契約書管理システムの導入にあたっては、設備や機能、セキュリティ面など、押さえるべきポイントがあります。
まずは、契約書管理システムの種類と主な機能について解説します。
契約書管理システムは以下の3種類に分けられます。
| クラウド型 | オンプレミス型 | パッケージ型 | |
| 設備投資 | 不要 | 必要 | 必要 |
| セキュリティ | サービスによる | 高い | 高い |
| 拡張性 | 高い | 高い | 低い |
| カスタマイズ性 | 低い | 高い | 低い |
| 予算 | 安い | 高い | やや高い (とくに初期費用) |
| サポート | 提供業者 | 自社 | 自社 / 提供業者 |
現在は、導入の手間がなくコストも抑えられるクラウド型が主流です。
システムのアップデートは業者側で行うため、管理者の負担を軽減できます。
オンプレミス型はカスタマイズ性とセキュリティに優れていますが、自社サーバーの設置を含む初期費用に数百万〜1,000万円単位の予算が必要になります。
運用・保守も自社で対応する必要があるため、IT人材の育成が欠かせません。
自社の予算やITレベル、業務規模に応じて最適な種類を選択する必要があります。
契約業務は、契約書の作成、締結、管理の3つに大別できますが、システムによって搭載されている機能は異なります。
| 作成・締結機能 |
|
| 管理機能 |
|
| 利便性を高める機能 |
|
自社の課題を洗い出し、その解決に役立つ機能が搭載されているサービスを選択してください。
続いて、契約書管理システムを導入するメリットを4つ紹介します。
契約には、一定期間ごとに更新手続きが必要なものと、全契約者に異議がなければ自動更新されるものがあります。
更新を停止したい場合や、次の更新時に契約内容を変更したい場合は、事前にその意思を相手方に伝えなければなりません。
契約書管理システムは、期限が近づくとメールなどで自動的に通知されるため、契約更新漏れや不本意な契約更新を回避できます。
アラートのタイミングも自由に設定できるため、通知の見落としや対応の遅れを防止できます。
契約業務を手動で行うと、契約内容の確認漏れ、誤認、更新漏れなど、さまざまなリスクが生じます。
とくに、契約内容の確認漏れや誤認は、紛争時において損害賠償リスクにつながる可能性があります。
契約書管理システムは、条文の分析や不備の指摘、契約更新のリマインダーが可能になるため、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。
契約書管理システムの中には、契約書作成をサポートするテンプレート機能を備えたサービスがあります。
また、電子契約サービスと連携できるタイプもあり、オンラインで契約を締結すれば、相手方に直接会う必要もありません。
必要な条文や項目の検索・修正もパソコン上で完了するため、業務時間を短縮できます。
紙の契約書は、紛失や盗難・災害による消失のリスクがあります。
契約書管理システムを導入すれば、強固なセキュリティのもと契約書をサーバーに保管でき、閲覧権限や条文の削除・修正権限を設定できるため、コンプライアンスを強化できます。
承認フローや修正履歴なども一括管理できるので、監査対応にも役立ちます。
契約書管理システムは、契約日や契約相手などの条件を絞って検索できます。
紙の契約書のように保管場所を探す手間がなくなり、検索時間を短縮することが可能です。
また、条件を細かく指定できるため、類似した契約書が多い場合でも、迅速に目的の契約書を特定でき、業務の効率化につながります。
契約書管理システムの費用相場は、クラウド型とオンプレミス型によって異なります。
| クラウド型 | 月額1,000円〜10万円前後 |
| オンプレミス型 | 導入費用30万円〜200万円前後 |
上記はあくまでも参考価格です。
システムや機能によって大幅に変動する可能性があります。
ここからは、おすすめの契約書管理システムを紹介します。
各サービスの特徴やおすすめポイント、料金などを解説するので、導入の参考にしてください。
画像出典元：「LegalForceキャビネ」公式HP
AIを活用して締結後の契約書管理を一元化します。
関連する契約書の紐付け、電子契約サービスとの連携、管理台帳の自動生成、権限設定、更新期限のリマインドなどの機能により、締結後の業務効率化とリスク管理体制の構築を実現します。
導入初期費用と月額費用がかかります。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
契約書をアップロードするとAIが自動で管理台帳を作成します。
OCR機能を搭載しているので、紙の契約書と電子契約書を一括で管理することができます。
複数の主要電子契約サービスと連携しているため、柔軟性が高い点も魅力です。
無料のセミナーやトライアル、デモ体験サービスもあります。
| スターター | ビジネス | コーポレート | エンタープライズ | |
| 初期費用 | 無料 | 要問合せ | ||
| 月額費用 | 9,980円 | 49,800円 | 69,800円 | 要問合せ |
（税抜）
画像出典元：「freeサイン」公式HP
テンプレートによる契約書作成から、AIによるリスク見落としのレビュー、文書管理と、契約書業務の一元化が実現します。
freeeの他プロダクトや他社CRMとの連携も可能です。
さらに、カスタマーサポートの応答率は99％と高く、初心者でも安心して利用できます。
| Starter | Standard | Advance/Enterprise | |
| 月払い | 7,180円 | 35,760円 | 要問合せ |
| 年一括払い | 71,760円 | 357,600円 |
（税表記なし）
画像出典元：「CLOUD CABINET」公式HP
バラバラに保管している紙文書やスキャン文書、電子契約書を一括管理します。
紙の原本は、専用倉庫に一件単位で預けることができるので、保管スペースが不要になります。
必要に応じて、スキャンや管理台帳の作成といったオプションプランも利用できます。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「RAQCABI」公式HP
紙、電子に関係なくすべての契約書を一元管理でき、領収書などの電子取引データを電子帳簿保存法に対応する形で保管できます。
二段階認証、端末認証、アクセス権限、暗号化、アクセスログなどセキュリティ面も充実しています。
関連サービスDocuSignとの連携により、自動で電子署名を保存し、管理台帳も作成できます。
| エントリープラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | |
| 初期費用 | 30,000円 | ||
| 月額費用 | 9,800円 | 14,800円 | 24,800円 |
（税抜）
画像出典元：「MyQuickクラウド」公式HP
契約更新時期のアラート通知は、時期や回数などを自由に設定できます。
GPT連携により契約書台帳の自動作成が可能で、項目に制限はなく、自由に設定した値を抽出できます。
検索、権限管理、不正操作の監視、関連契約のツリー表示が可能です。
法務相談や締結までの経緯をわかりやすく記録しておくこともできます。
| スタータープラン | スタンダードプラン | AIスタンダードプラン | プレミアムプラン | |
| 初期費用 | 0円 | 330,000円 | 330,000円 | 要問合せ |
| 月額費用 | 22,000円 | 77,000円 | 110,000円 |
（税込）
画像出典元：「Legaledge」公式HP
自動抽出機能やダイレクト入力機能があり、Word上でも利用できるので契約書登録作業を効率化します。
登録した契約書は、条文単位での検索が可能です。
条文テンプレート機能を活用すれば、過去の条文から契約書を作成・保存・利用することができます。
| ライト | スタンダード | ビジネス | |
| 月額費用 | 8,800円 | 33,000円 | 77,000円 |
（税込）
画像出典元：「クラウドサインSCAN」公式HP
紙の契約書のスキャン・書類情報の入力・データのインポートまでを代行します。
原本は1箱110円 / 月から専用の書庫で保管することもでき、預け入れから取り出しまでを依頼できます。
100以上の外部サービスと連携でき、既存システムとの親和性が高い点も魅力です。
| Light | Corporate | Business | Enterprise | |
| 月額費用 | 11,000円 | 30,800円 | 要問合せ | |
（税込）
画像出典元：「LAWGUE」公式HP
契約書の作成・検索・レビューを、AIを活用して効率化します。
同サービスの特徴は、特許を取得した独自機能を搭載している点です。
不足している条項をAIが提示する「不足条項サジェスト」、インデントや条番号のずれを補正する「自動体裁補正」を活用することで、契約書の検索や編集をスムーズに行うことができます。
初期費用と月額費用がかかります。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP
電子契約に特化したサービスで、オンラインでの契約締結を可能にします。
過去に紙でやりとりしていた文書も電子契約書と共にクラウド管理が可能です。
契約に加えて商談・見積・受発注なども一つのアカウントで完結できます。
サービス導入後は、社内だけでなく取引先にも説明会も行うなど、導入支援が手厚い点も魅力です。
| シルバープラン | ゴールドプラン | |
| 月額費用 | 10,000円〜 | 30,000円〜 |
（税抜）
契約書管理システムは、自社に適したサービスを導入すれば契約業務の効率化を推進できます。
ただし、正しくないサービスを選ぶと手間とコストの無駄になりかねません。
そこで、契約書管理システムの失敗しない選び方について解説します。
契約書管理システムは、自社のニーズにマッチした機能を搭載していることが重要です。
とくに、契約台帳の作成、検索機能や契約更新のリマインド、権限管理、履歴管理といった機能は重要度が高いです。
自社の課題を洗い出し、それを解決できるサービスかどうかを予算を含めて精査する必要があります。
契約書以外の文書管理ができると、社内の文書管理のデジタル化やペーパーレス化が進みます。
請求書や見積書といった経理文書、稟議書や社内規定、各種マニュアルなどが一元管理できるサービスであれば、営業・法務・経理といった他部署間の連携に役立つでしょう。
契約書管理システムに電子契約サービスを連携することで、契約の作成から締結、管理までを一元化できます。
また、電子署名やタイムスタンプの付与で、文書の真正性を高め、法的有効性も担保されます。
紙の契約書では難しかった閲覧権限や修正・削除権限の設定もできるため、コンプライアンス強化にも寄与します。
契約書には機密情報が多く含まれるため、契約書管理システムには情報漏洩を防止するための機能が求められます。
国際標準に基づく第三者評価であるISMS認証やデータ暗号化、アクセス権限の設定、アクセス記録の保存、多要素認証などは必須です。
データのバックアップやリカバリー機能、定期的にセキュリティシステムがアップデートされるかも確認しておく必要があるでしょう。
システム導入後のサポート体制もしっかり確認しましょう。
電話やチャット、メールなど複数のサポート手段が備わっているのが理想です。
対応可能な曜日や時間帯なども確認してください。
社員向けの操作マニュアルやFAQ、研修制度などが充実しているかどうかも、サービス選択の条件にしておくと安心です。
契約書管理は、企業にとって業務拡大や信頼性の向上、トラブル回避のために不可欠な業務です。
契約書管理システムを活用すると、業務の効率化を推進できます。
記事内で紹介したおすすめのサービスや選び方のポイントを参考にして、契約書管理システムの導入を検討されてはいかがでしょうか。
画像出典元：photo AC
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