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記事更新日: 2024/05/20
あらゆる企業で必要な業務の一つとされている「勤怠管理」。
法令を遵守して、従業員の健康を守り、企業の生産性を向上させるためには、単に従業員の労働時間を記録しておくだけでなく、正確かつ適切な勤怠管理をしなくてはなりません。
本記事では、勤怠管理の方法や担当部署、おすすめのシステムなどについて詳しく解説します。
勤怠管理システムに興味がある方はこちらへ
このページの目次
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間、欠勤や遅刻・早退、休日の取得などの勤務状況を記録して、労働時間を管理することです。
特に、割増賃金の対象となる時間外労働や休日出勤については、より正確に把握する必要があります。
従業員を雇用する企業において、労働基準法で定められた義務(農業や水産業など自然や天候の影響を強く受ける業種を除く)となっているため、適切に取り組まなければなりません。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」
従業員の勤怠管理について、どのような方法があるのでしょうか。
ここで、通常おこなわれている勤怠管理について、詳しく見ていきましょう。
紙のフォーマットを利用して、従業員が出退勤のタイミングで手書きで記入したものを管理する方法です。
毎月の締め日に回収して、手作業で各従業員の労働時間を集計します。
出退勤管理ができるフォーマットさえあれば、紙と筆記具のみで手軽に導入できます。
その一方、不正申告やサービス残業の要因となりやすく、記入漏れや集計に時間がかかるほか、書類の管理も必要となるといったデメリットも。
また、手書きの出退勤記録は従業員の自己申告となるため、厚生労働省のガイドラインで定められた「客観的方法による労働時間の把握」には該当しません。
やむを得ず自己申告による勤怠管理をする際は、ガイドラインで定める措置が必要となります。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」
エクセルを利用して、従業員に出退勤時刻を入力させて、自動的に労働時間を計算することで管理する方法です。
出退勤の時刻を入力するだけで、自動集計して勤怠状況が把握できるため、担当者の業務負担が大幅に軽減されます。
しかし、こちらも従業員の自己申告によるため、入力ミスや不正申告の可能性も否めず、適正管理が困難と言えます。
法改正により残業の割増率が変更されれば、その都度、計算式を変更しなければなりません。
エクセルでの出退勤管理も従業員の自己申告となるため、先に紹介したような適切な措置が必要です。
タイムカードをタイムレコーダーといった専用の機械に通し、出退勤時間を打刻する方法です。
従業員1人の勤怠状況を1枚のカードで管理します。
専用の機械を導入して、タイムカードを準備すれば、簡単な操作だけで誰もが使用できます。
一方で、打刻漏れの可能性があり、始業・就業時間しか記録できない機械の場合は、休日や残業時間の管理が難しくなります。
打刻機能のみの機械の場合は労働時間の集計に時間がかかるというデメリットもあります。
手書きで時刻を修正する場合は、従業員の自己申告となるため、たとえば業務日誌の記録と突合させるなど、適切な措置を要します。
打刻機の種類について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
勤怠管理システムを導入し、従業員の勤務時間を記録・管理する方法です。
ICカードやスマートフォン、パソコン、生体認証などさまざまな方法で打刻できるため、場所を問わず記録することが可能です。
リアルタイムに従業員の出退勤状況を確認でき、集計や分析も容易で、休日など勤務に関する承認申請も手間なくできるため、従業員の負担が大きく軽減されます。
給与計算システムと連携できれば、より正確な賃金計算が可能となり、業務の効率化やコスト削減にも繋がるでしょう。
しかし、導入するには他の方法よりもコストがかかり、自社の勤務形態に適したシステムではなかった場合、担当者の負担が大きくなるリスクもあります。
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企業において、勤怠管理はどの部署が担当すべきなのでしょうか。
ここで、実際の担当部署と仕事内容について、詳しくご説明します。
通常、勤怠管理の業務は労務を担当する部署がおこないます。
企業の規模によっては、労務部などを設けているところもありますが、総務や経理担当が兼任するケースもあります。
厚生労働省のガイドラインによると、勤怠管理では、使用者(企業など)は労働日ごとに労働者の始業と就業の時刻を確認・適正に記録しなければならないとされています。
正しく記録することで、労働時間のほか、時間外労働・深夜労働・休日出勤があった時間を把握することができます。
具体的な管理項目については、
などがあります。
従業員それぞれの勤務状況を正確に把握し、労働時間が守れているか、法令に沿った休憩時間が取れているかなど、厳しくチェックすることが求められているのです。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
勤怠管理とは、企業が従業員の出退勤時間、欠勤や遅刻・早退、休日の取得などの勤務状況について把握し、適正に労働時間を管理することです。
一方、就業管理とは、従業員の働き方を総括的に管理することをいいます。
法令に沿って、従業員の労働時間や休日・休暇などの休憩時間を適切に定め、従業員が健康的に働く環境を整えて管理することです。
就業管理は、勤怠管理とほぼ同義と扱われることもあるため、実際には大きな区別はありません。
ただし、就業管理は「法令に沿って従業員の労働衛生を守ること」を目的としていることから、労働時間の管理をする勤怠管理は、就業管理の中に含まれているといえます。
勤怠管理を正しく行わないことによって発生するトラブルとしては、
などが挙げられます。
打刻漏れ・修正により実際に労働した時間と記録上の労働時間とが異なる、社内の残業申請制度の形骸化などが原因で、正確な労働時間が把握できないために残業代の未払いが発生するケースがあります。
ずさんな勤怠管理によって長時間労働に気づかない、長時間労働を把握していても改善しない場合は、従業員の健康に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
正しく勤怠管理を行わない場合、法令違反により罰則を科せられたり、従業員から訴訟を起こされたりする可能性もあります。
さらに、コンプライアンス違反や社会的信用度の低下にも繋がりかねません。
適正な勤怠管理をしているかどうか、しっかりと確認しておきましょう。
正確な勤怠管理ができていない、勤怠管理業務に負担を感じているなど、自社の勤怠管理にお悩みなら、勤怠管理システムの導入をおすすめします。
多くの勤怠管理システムが提供されている中、特におすすめしたい3つのシステムについて、ここでご紹介します。
画像出典元：「ミナジン勤怠管理」公式HP
さまざまな打刻方法に対応する「ミナジン勤怠管理」は、打刻データとは別にPCデータ(Windows・Mac対応)を取得できるため、あらゆる場所で勤務する従業員の勤務実態を可視化することが可能です。
初期システム設定作業を丸ごと代行しているため、導入作業工数を大幅に軽減できます。
初期費用：0円～
初期設定代行：10万円～
月額費用：30,000円～(税別)
(31名以上の場合、月額従量課金)
画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP
多様な勤務形態に対応可能な「ジョブカン勤怠管理」は、使いやすさに重点を置いた設計により、慣れない利用者でもシンプルかつ直感的に操作できるのが最大の特長。
必要な機能のみを自由にカスタマイズして利用できるため、コストを抑えて自社の実情にあわせた導入が可能です。
| 無料プラン | 有料プラン | |
| 初期費用 | 無料 | |
| サポート費用 | 無料 | |
| 月額料金 | 0円 | 200～500円/1ユーザー (税別) |
| 利用可能機能数 | 1～4 ※機能制限あり |
1～4 |
有料プランの場合、毎月の登録ユーザー数が請求対象で、月額最低利用料金は2,000円(税別)となっています。
画像出典元：「ジンジャー勤怠」公式HP
勤怠管理に特化した「ジンジャー勤怠」は、管理者だけでなく従業員の勤怠業務改善、負担軽減に役立つ多様な機能が組み込まれていて、オプション料金なしで利用が可能。
自動かつ無料で法改正への対応も可能で、専任スタッフによる充実したサポートにより、初めて導入を検討する企業にも安心して任せられるシステムです。
初期費用のほか、月額料金が発生します。
月額料金は、利用者ごとに300円/月～がかかります。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
上記以外の勤怠管理システムが知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
勤怠管理システムを資料で比較したい方はこちらへ
勤怠管理は企業活動を行う中で必要な業務の一つであり、労働関連法令に沿って、より正確・適切に行わなければなりません。
正しく勤怠管理を行えば、従業員の健康を守るだけでなく、関連業務の負担軽減や企業の生産性向上にもつながることでしょう。
さまざまなトラブルを避けるためにも、この機会にぜひ、勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
画像出典元：o-dan
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