記事更新日: 2025/03/25
契約書には、取引内容や有効性に関する情報が記載されているため、締結後も定期的に内容を確認する機会があります。
そのため、ただファイリングするだけでなく、探す際の利便性と保管の安全性を両立させる管理方法が求められます。
本記事では、契約書管理で抱えやすい課題・解決するための具体的な方法、さらには契約書管理システムを導入するメリットや選定ポイントについても紹介します。
このページの目次
契約書管理が重要な理由は、主に「リスクマネジメント」と「業務効率化」の2つの視点から考えられます。
契約書には、企業にとって重要な機密情報が含まれます。
誰でも閲覧できる状態にしていた場合、契約内容が外部へ漏洩し、競合他社が情報を利用して顧客獲得競争で不利な立場に立たされる可能性があります。
さらに、ずさんな管理体制が明るみに出ることは、取引先との信頼関係にも大きなダメージを与え、社会的信用を失うことにも繋がってしまうのです。
契約書は、締結後も内容の変更や確認、契約更新のタイミングなど、様々な場面で参照する必要があります。
契約書を正しく管理することで検索性が向上し、必要な情報を迅速に取得できます。
正しく契約書が管理されている状態とは、セキュリティが担保され、権限を持つ人が必要なタイミングで迅速にアクセスできることを指します。
例えば、契約書に関する情報(締結日・満了日・取引内容など)をすぐに検索でき、手間をかけずに業務を進められる状況は正しく管理されているといえます。
さらに、紛失・破損・改ざん・流出のリスクを防ぐために、物理的な管理とアクセス管理を徹底する必要もあります。
紙の契約書を管理することは、原本を確認できるという便利な面がある一方で、いくつかの課題もあります。
契約書には、取引案件に関する情報や効力の範囲が詳細に記載されているため、締結後も確認する機会が多くあります。
その度に該当のファイルを探す必要があり、業務の効率が低下する可能性があります。
契約書には、契約の有効期限というものがあり、定められたルールに従って更新作業をする必要があります。
全ての契約書の有効期限を把握・管理しなくてはなりませんが、紙の契約書の場合はアラートがないためミスや漏れが発生するリスクが考えられるのです。
紙の契約書は、契約期間中の改訂や更新に伴う新旧バージョンの管理など、全て手作業で対応する必要があります。
契約書を常に最新の状態で管理し、その内容を把握していなければ、気づかないうちに契約違反をしてしまうかもしれません。
多くの企業と取引がある場合は、管理担当者の負担も増大します。
紙の契約書には、破損や紛失といったリスクがあります。
特に、災害対策や防犯上の視点から、安全に管理できる設備や仕組みが必要です。
さらに、契約書が増えると新たな保管スペースが必要となり、保管設備の導入や維持に追加コストが発生することも懸念点といえます。
契約書管理には様々な課題がありますが、企業の規模や業務内容に合わせて管理方法を最適化することが可能です。
ここでは、契約書管理の課題を解決する方法を3つ解説します。
エクセルで契約書ごとにシートを作成し、契約者名・更新期限・保管場所などを記載する方法です。
手軽に導入できるため、複数人で管理する場合やコストを抑えたい企業に向いています。
しかし、管理台帳を確認した後は、手作業で契約書を探す必要があるため、検索性という面では効率的であるといえません。
すでに文書管理システムを導入している場合は、契約書もそのまま同じシステムで管理することで、システムの新規導入費用を抑えられます。
内部資料や報告書などの一元管理に利用できる汎用性を持ち、検索・アクセス制御・バージョン管理といった文書管理の基本機能が備わっています。
契約書の作成・保管・期限を一括で管理できるシステムです。
契約書の更新期限が近づくと自動でアラートを出してくれるため、更新作業を忘れる心配がなくなります。
また、バージョン管理が容易になるため、改訂や変更箇所の新旧比較にも役立ちます。
契約書管理システムを導入することで、契約書管理における課題の多くを解決することができます。
続いては、契約書管理システムを導入するメリットについて解説します。
契約書管理システムを導入すれば、全ての契約書を一元管理でき、業務効率化に繋がります。
迅速に検索・閲覧・更新管理が行えるようになるため、物理的に契約書を探していた時間が大幅に短縮できます。
紙の契約書はファイリング作業が必要ですが、契約書管理システムを導入することで、その手間を削減できます。
さらに紙代・印刷代・保管場所代・人件費などが不要となり、コスト削減も実現可能です。
契約書管理システムを活用することで、情報共有がスムーズに行えるようになります。
例えば、複数の部署で異なる契約書を管理していた場合でも、アクセス権が付与されていれば契約内容を確認することが可能です。
インターネット環境があれば、時間や場所を問わずアクセスできるため、テレワークでの情報共有にも役立ちます。
契約書管理システムでは、契約書の閲覧履歴や変更履歴を自動的に記録したり、特定の契約書に対するアクセス権限を設定したりできます。
また、監査機能を活用することで、契約書の取り扱いに関する法的な要件を満たすことができます。
契約書管理システムを導入する際には、自社のニーズにマッチしたシステムを選ぶことが大切です。
ここでは、選定時に考慮すべきポイントを解説します。
自社の業務プロセスや規模に適した機能をリストアップしてから選ぶようにしましょう。
下記は、契約書管理システムに搭載されている主な機能です。
| 契約書管理に関する主要な機能 |
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| 業務範囲によって追加する機能 |
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| 利便性を高めるために追加する機能 |
|
どこまでの業務範囲を契約書管理システムに求めるかによって、選定基準が変わるので、まずは導入目的を明確化させましょう。
どれだけ優れた機能が搭載されたシステムでも、従業員が使いこなせなければ活用することはできません。
レイアウトの見やすさ・検索機能の使いやすさ・ワークフロー機能の有無・ダッシュボード機能の有無などで操作性を判断してみてください。
また、導入後のサポート体制が整っているかという点も大切な選定ポイントです。
今後の事業の成長に伴い、契約書の数が増加し、容量を増やしたり、新たな機能を追加したりする必要が出てくるかもしれません。
システム自体を新しく入れ替えるとなると、大きな手間とコストがかかります。
長期的な運用を見据えて、システムの拡張性の高さも確認しておきましょう。
契約書には機密性の高い情報が含まれているため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが重要です。
万が一、不正アクセスや情報漏洩が起きてしまった場合、企業は取引先からだけでなく、社会的信用も失います。
アクセス権限の設定や、データの暗号化といった強固なセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶようにしてください。
契約書管理の重要性、正しく契約書を管理するとは何か、紙の契約書管理における課題ついて解説してきました。
管理方法には、エクセルで契約書管理台帳を作成する方法や、文書管理システムを活用する方法があります。
契約書管理システムであれば、膨大な契約書の一元管理を実現し、更新管理やバージョン管理も自動化できるので、ぜひ導入を検討してみてください。
画像出典元：O-DAN
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