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記事更新日: 2023/04/20
機能と支援の両面で高品質な店舗情報管理システム
「Pro-Sign」は、賃貸借契約書/駐車場契約書の契約情報～物件の図面や写真の情報など、複数拠点の契約情報を一元管理できる店舗情報管理システムです。
契約書などの管理だけでなく、過去から現在にわたる契約内容の差分が自動表示されることで、簡単に契約の流れを確認できます。
多店舗展開する企業の、賃貸契約にかかる作業の無駄を減らしてくれるでしょう。
なお、最低契約期間は1年間、かつ利用開始時に一括払いとなる点に注意が必要です。
導入前に運用方法を考えるミーティングを毎週30分程度実施してくれます。サンプルの契約書でトレーニングも行ってくれるのも嬉しいポイントです。
各店舗の賃貸契約に関する情報等を管理するシステムで、営業時間・住所といったGoogleマップ等に公開する情報の管理には適しません。
店舗の契約情報の一元管理に特化したシステムとして100円/原契約1件と低コストで業務効率化を実現できます。
1,000社以上のコンサルティング実績を元に開発したシステムであるため、情報管理に役立つ機能が充実しています。
専任の担当者が初期設定支援プログラムから運用・自走までの支援を手厚くサポートしてくれるのは魅力的です。
このページの目次
Pro-Signは、対応の抜け漏れなど人為的なミスを防止するためのアラート機能がある店舗情報管理システムです。
複数人に通知できるアラート機能は、契約期間満了を迎える前に通知設定をできるため対応の遅れや漏れを防止できます。
アラートのタイトルを重要タスクの内容に変更すれば、ToDoリストとしても活用可能。
Pro-Signを導入すれば業務全般のミスを防止できるでしょう。
アラート機能のタイトルは任意で設定可能
Pro-Signは、簡単に過去の情報へアクセスでき、履歴管理も可能にする店舗情報管理システムです。
バージョン管理機能では、過去から現在まで契約の差分を自動で表示できるため、長期契約でも流れを簡単に確認可能。
Pro-Signであれば、店舗での報告書やお中元など様々な履歴を記録することができるので、人の記憶に頼らない正確な情報管理を実現できます。
証拠を残すことでトラブル防止にもなる
Pro-Signは、店舗ごとに紐付けて複数拠点の契約情報を一元管理できます。
賃貸借契約書だけでなく、駐車場契約書・業務委託契約書・リース契約書・フランチャイズ契約書など様々な契約書の管理も可能。
Pro-Signであれば、物件の図面や写真・貸主の名刺などもデータ化しておくことで紛失の心配なく、安全に一元管理できるでしょう。
情報は店舗ごとに閲覧制限も可能
Pro-Signは、導入前から導入後のサポートまで専任の担当者が手厚くサポートをしてくれるのも魅力です。
導入前に運用方法を考えるミーティングを毎週30分程度実施してくれるだけでなく、サンプルの契約書でトレーニングも行ってくれます。
Pro-Signであれば、導入前だけでなく運用開始や自走できるまでの支援もしっかり行ってくれるので安心して利用できるでしょう。
初期設定支援プログラムも提供してくれる
Pro-Signは、海外店舗の詳細はデータ入力の代行依頼をできない点に注意が必要です。
賃貸借契約書のデータ化を代行依頼できますが、海外物件に関しては契約書の詳細入力について代行の対応範囲外となります。
AI-OCRを多用したデータ化のため、正確性などについては一度Pro-Signへ確認してみることをおすすめします。
Pro-Signでは、最低でも12ヶ月契約となるため注意が必要です。
契約は月額で設定されていますが、12ヶ月の年ごとでしか契約ができません。
また、件数で費用が決まりますが、月の途中で件数が増えた場合は追加料金が発生します。
契約前にシステムの機能や操作などを確認したい場合は、一度Pro -Signへ相談してみることをおすすめします。
導入費用は、初期費用＋月額費用の合計金額となります。
店舗情報の一元管理を月額１万円から始められます。
初期費用：10万円
月額利用料：１万円～
※登録する原契約の件数によって利用料は異なります。
契約書管理システムは、HubbleやOPTiM Contractが有名ですが、店舗情報の一元管理に特化している点がPro-Signの特徴です。
| Pro -Sign （税別） |
Hubble （税表記なし） |
OPTiM Contract スターター （税別） |
|
| 初期費用 | 100,000円 | 要問い合わせ | 0円 |
| 月額費用 | 10,000円～ | 40,000円 | 9,980円 |
| オプション | 契約情報の登録代行サービスあり | 要問い合わせ | 解析数追加： 200円/ファイル |
Pro-Signの導入で、総務課と経理課の二重管理を解消することが出来、トラブル防止に繋がったことに加え、契約書には書かれていない情報まで店舗毎に残していくことが出来るので、情報格差も解消することが出来ました。
店舗情報の一元管理を実現することで、必要な時に必要な情報へアクセスできる検索性が向上し、業務効率が大幅に上がりました。 情報を探し回ったり、外出先から電話で確認したりなど、きちんと情報を把握するのに1回の対応に1時間以上要するケースもありましたが、それがものの数分で確認できるようになり、店舗開発・管理の仕事がしやすくなりました。
＊「Pro-Sign」公式HP参照
・複数店舗の賃貸借契約書を一元管理したい会社
エクセルや紙で管理している場合や、各店舗でバラバラに契約書を管理している企業は導入すべきです。
賃貸借契約書だけでなく、駐車場契約書・業務委託契約書・リース契約書・フランチャイズ契約書など様々な契約書を店舗ごとに紐付けて一元管理できます。
Pro-Signを導入し、物件の図面や写真・貸主の名刺なども店舗ごとに履歴を残して業務でスムーズに使用できるでしょう。
・賃貸借契約書のシステム化をスムーズに実行したい会社
賃貸借契約書のシステム導入が不安な企業は導入すべきです。
導入前に運用方法を考えるミーティングを毎週30分程度実施してくれるだけでなく、サンプルの契約書でトレーニングまで実施してくれます。
Pro -Signを導入し、専任の担当者が導入前から導入後まで手厚くサポートをしてくれるので安心して利用できるでしょう。
・試しに短期の契約をしたい会社
本格的な導入の前に短期で契約をして試したい企業は導入が難しいかもしれません。
契約プランは月額で設定されていますが、最低契約が12ヶ月となっており、月の途中で件数が増えた場合は追加料金が発生します。
契約について不安点がある場合は、あらかじめPro-Signへ相談してみることをおすすめします。
煩雑となりやすい複数店舗の契約管理をしたい場合は、賃貸借契約書の一元管理に特化したPro-Signを活用することがおすすめです。
様々な契約書や図面などを管理出来るだけでなく、アラート機能により人為的ミスの防止やToDoリストとしての活用も可能です。
Pro-Signで、専任の担当者の手厚いサポートを受けながら店舗情報管理システムの運用方法を最大化することで業務効率化も進められるでしょう。
画像出典元：「Pro-Sign」公式HP
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以前は「契約書のPDFはここ、Excelはここ」と二軸管理で情報がリンクしていなかったので、誤入力や更新ミス等があったり、情報の信ぴょう性が低くなっていた部分もありましたが、今はPro-Sign上で全ての情報が紐づいて簡単に表示出来るようになったので、格段に管理しやすくなりました。