クラウドサインSCAN

記事更新日: 2019/11/16

執筆: 編集部

運営コメント

今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。

1. 契約書管理

契約書のデータ入力・スキャンを一括対応

2. アラート管理

契約書の開始日・終了日を事前に告知

3. 契約書検索機能

あらゆる条件で契約書を検索・参照可能

良い点

膨大な数の契約書であっても「クラウドサインSCAN」側で一括データ入力・スキャンしてくれるため、契約書のデータ化が実現します。

悪い点

クラウドに保管する際はスキャン代行費用と保管費用が別途必要となります。

費用対効果:

契約書のデータ化により検索が可能となり、契約書を探す時間が削減されます。

UIと操作性:

検索条件の豊富さやアラート機能により契約書管理に手間がかからなくなります。

サポート体制:

自社の人員を割く必要がなく一括して契約書のデータ化を担当してくれます。

クラウドサインSCANの3つの特徴

1. 契約書のスキャン・データ入力を全て代行

「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。

契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。

過去の契約書がある場合はそのデータを全てスキャンし、契約日など書類情報の入力も全て代行します。導入に手間がかからなくて済むメリットがあり、気軽にクラウド保存する契約書の使用に切り替えられます。

クラウドサイン上の書類情報の入力も行え、データのインポートまでも代行可能なためネットに詳しい担当部署が無くても安心して依頼可能です。

手間と時間がかかる業務は全て代行可能

2. 最小限の手間で契約管理

クラウドサインSCANで一度契約書をデータ化すれば、その後は手間がかからずに、契約書の検索・日付管理などの契約管理が可能になります。

取り込んだ契約書はすぐ検索・参照可能となるため契約書を探す時間が大幅に短縮され、その後の業務への大きなメリットとなります。契約書は契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な条件で検索できるため、必要に応じた契約書をすぐに発見できます。他部署からの契約書照会時もPC上で対応可能となり、契約書探しに人員を割かれることもありません。

「クラウドサインSCAN」は検索機能が優れているだけではなく、契約書の更新日・終了日の管理が可能です。アラート機能を使用することにより、更新日・終了日が近づいた際に管理者に自動でメール送信。契約期間を忘れることなく延長や終了といった業務を行える他、自動更新を防ぐ役割や延長交渉を行う目途にもなります。

「クラウドサインSCAN」はあらゆる業務がスムーズに流れるよう手助けし、契約書周りの仕事がストレスフリーで行えるよう業務改善が可能です。

 
紙からデータ移行で業務改善
 

3. 契約書を安全に守る

「クラウドサインSCAN」は契約書というデリケートで重要な情報を守るため、セキュリティには万全を期しています。

暗号化通信対応しており、「クラウドサインSCAN」との通信は SSL/TLS で常に暗号化されています。通信における盗聴や傍受・改ざん・なりすましなど、様々なweb上におけるリスクに対応しています。

昨今は機密情報を人質にしたサイバー犯罪が横行しているため、しっかりとした対策は必要不可欠です。

 
ネット上の犯罪に対策した通信が可能

 

クラウドサインSCANの料金プラン

料金は資料請求をして問い合わせる必要があります。

クラウドサインSCANの評判・口コミ

年間5000件、印紙代100万円を超える膨大な契約書類のやりとりを電子化
東港金属株式会社様

「クラウドサインSCAN」はWordのひな形に記入した後PDF化してアップロードし、クラウドサインで送信するというたった3つの工程で契約書を送れます。契約締結も遅くて3〜4日、早ければ当日に完了します。今まで年間にすると100万円以上はかかっていた印紙費用代がほとんどゼロになり、ペーパーレス・コストカットの面でも役立っています。

働き方改革・労働契約完全電子化を実現できるツール
BOTEJYU®Groupホールディングス株式会社様

従来は各店舗まとめて約800名分の契約書を送付・従業員に手渡し・本人の署名捺印・労務士事務所で回収するという流れでした。「クラウドサインSCAN」を導入したことで、どんなに長くてもこの期間を約1/3ほどに短縮できています。各店舗の店長負担が削減され、労務士事務所への間接コストも削減できました。

※「クラウドサインSCAN」公式HP参照

まとめ

紙媒体の契約書の保管に困っている会社や、契約書の検索・閲覧が困難な会社にオススメのサービスです。

契約書のデータ入力やスキャンは全て「クラウドサインSCAN」が対応してくれるため、自社では一切の手間が無く契約書のデータ化が可能です。

契約書をデータ化することにより契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な条件で検索ができるため、目当ての契約書が見つかりやすくなりこれまでの業務の効率化が実現します。

契約開始日・終了日のアラート機能も搭載されているため、現在契約している内容について事前告知が必要なものを知らせたり自動更新を防ぐため終了日を連絡したりと多様な使い方ができるでしょう。

画像出典元:「クラウドサインSCAN」公式HP

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