今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。
今までの契約書をデータ化したい会社にオススメのツールです。スキャンやデータ入力は全て「クラウドサインSCAN」側が行ってくれるため、自社の人員を割かずにデータ化が可能です。また、これまでより契約書が検索しやすくなり業務の効率アップに繋がります。
記事更新日: 2024/10/09
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「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。
契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。
過去の契約書がある場合はそのデータを全てスキャンし、契約日など書類情報の入力も全て代行します。導入に手間がかからなくて済むメリットがあり、気軽にクラウド保存する契約書の使用に切り替えられます。
クラウドサイン上の書類情報の入力も行え、データのインポートまでも代行可能なためネットに詳しい担当部署が無くても安心して依頼可能です。
クラウドサインSCANで一度契約書をデータ化すれば、その後は手間がかからずに、契約書の検索・日付管理などの契約管理が可能になります。
取り込んだ契約書はすぐ検索・参照可能となるため契約書を探す時間が大幅に短縮され、その後の業務への大きなメリットとなります。契約書は契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な条件で検索できるため、必要に応じた契約書をすぐに発見できます。他部署からの契約書照会時もPC上で対応可能となり、契約書探しに人員を割かれることもありません。
「クラウドサインSCAN」は検索機能が優れているだけではなく、契約書の更新日・終了日の管理が可能です。アラート機能を使用することにより、更新日・終了日が近づいた際に管理者に自動でメール送信。契約期間を忘れることなく延長や終了といった業務を行える他、自動更新を防ぐ役割や延長交渉を行う目途にもなります。
「クラウドサインSCAN」はあらゆる業務がスムーズに流れるよう手助けし、契約書周りの仕事がストレスフリーで行えるよう業務改善が可能です。
「クラウドサインSCAN」は契約書というデリケートで重要な情報を守るため、セキュリティには万全を期しています。
暗号化通信対応しており、「クラウドサインSCAN」との通信は SSL/TLS で常に暗号化されています。通信における盗聴や傍受・改ざん・なりすましなど、様々なweb上におけるリスクに対応しています。
昨今は機密情報を人質にしたサイバー犯罪が横行しているため、しっかりとした対策は必要不可欠です。
従来は各店舗まとめて約８００名分の契約書を送付・従業員に手渡し・本人の署名捺印・労務士事務所で回収するという流れでした。「クラウドサインSCAN」を導入したことで、どんなに長くてもこの期間を約1/3ほどに短縮できています。各店舗の店長負担が削減され、労務士事務所への間接コストも削減できました。
※「クラウドサインSCAN」公式HP参照
紙媒体の契約書の保管に困っている会社や、契約書の検索・閲覧が困難な会社にオススメのサービスです。
契約書のデータ入力やスキャンは全て「クラウドサインSCAN」が対応してくれるため、自社では一切の手間が無く契約書のデータ化が可能です。
契約書をデータ化することにより契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な条件で検索ができるため、目当ての契約書が見つかりやすくなりこれまでの業務の効率化が実現します。
契約開始日・終了日のアラート機能も搭載されているため、現在契約している内容について事前告知が必要なものを知らせたり自動更新を防ぐため終了日を連絡したりと多様な使い方ができるでしょう。
画像出典元：「クラウドサインSCAN」公式HP
料金は資料請求をして問い合わせる必要があります。
「クラウドサインSCAN」はWordのひな形に記入した後PDF化してアップロードし、クラウドサインで送信するというたった3つの工程で契約書を送れます。契約締結も遅くて3〜4日、早ければ当日に完了します。今まで年間にすると100万円以上はかかっていた印紙費用代がほとんどゼロになり、ペーパーレス・コストカットの面でも役立っています。