TOP > SaaS > 法務 > 契約管理 > 契約書管理の効率化を徹底解説！業務時間を大幅削減するツール5選と導入事例
記事更新日: 2024/06/26
契約書の管理に追われていませんか？
煩雑な契約書管理は、業務効率の低下につながるだけでなく、紛失や期限切れのリスクも伴います。
本記事では、契約書管理の効率化を実現する具体的な方法、おすすめツール5選、導入事例、そして電子契約との連携方法まで詳しく解説します。
このページの目次
「契約書の管理が大変！でも、なにから手をつければ良いかわからない」と思った時は、課題を明確にすることから始めましょう。
契約書管理でもっとも重要なのは、リスクマネジメントです。
紛失や盗難による企業機密の漏洩はあってはならないものですが、契約書管理が疎かになるとリスクが高くなります。
また、期限切れや改ざんを防ぐためにも、適切に管理しないといけません。
しかし、契約書の数が増えるにつれて、紙媒体の契約書を保管するスペースが足りなくなったり、必要な契約書の検索に時間がかかってしまう企業が多いです。
この課題は、契約書管理を効率化することで解決します。
契約書管理の効率化とは、不必要な業務をなくす仕組みづくりをすることです。
＜効率化するメリット＞
契約書管理を効率化するための具体的な分類手法は、以下の6種類です。
| 分類法 | 詳細 |
| 名称別 | 契約書の名称(例：○○物産人事部雇用契約書)で分類 |
| 取引先別 | 取引先の会社名や個人名(例：○○物産)で分類 |
| 日付別 | 契約締結日や契約期間(例：2024年6月分)で分類 |
| 種類別 | 種類(例：秘密保持契約、業務委託契約、売買契約)で分類 |
| プロジェクト別 | プロジェクト名や案件名(例：○○開発計画、○○案件関連取引)で分類 |
| 部署別 | 契約を締結した部署や担当者(例：営業部)ごとに分類 |
契約書の種類や数に応じて、管理・検索しやすい分類方法を選びましょう。
次は効率的にファイリングする方法を、紙媒体と電子化した場合とに分けて説明します。
紙の契約書を管理する場合、大分類と小分類の二段階に分ける方法があります。
たとえば「2024年6月分」というボックス(大分類)を作成し、そこにクリアファイルに入れた個別の契約書「2024年6月1日締結・雇用契約書」(小分類)を入れると管理しやすいです。
各契約書には整理番号(「20240601A」など)を記載したラベルを貼り、探しやすくしておきましょう。
紙の契約書を電子化する場合は、スキャナー等をつかってPDF化し、Google ドライブ、OneDrive、iCloudなどのクラウドストレージに保管します。
その際に、生成した「電子署名」や「タイムスタンプ」をPDF化した契約書に埋め込んで相手方に送り、相手方も電子署名とタイムスタンプを生成して契約書に埋め込めば完了です。
少し手間がかかりますが、契約書管理システムを利用すると、これらの作業が簡単に行えます。
将来的には電子契約が主流になると考えられるので、この機会に紙媒体の契約書と電子契約を一元管理できるシステムを導入するのも良いでしょう。
ここからは、契約書管理を効率化する方法を具体的に説明します。
まずは、自社の現状を分析して、課題をハッキリさせましょう。
たとえば、契約書を探す際に時間や手間がかかっているなら、検索しやすい状態に整えなければなりません。
複数の部署で契約書を管理している場合は、紛失や盗難リスクを減らすために一元管理することが望ましいです。
次は、解決方法の選定です。
「検索しやすい状態に整える必要がある」という課題なら、前章で紹介したファイリング手法をつかって整理することが解決策になります。
課題が「一元管理する」の場合は、一ヶ所に契約書を集めて内容を確認し、Excel等をつかって契約内容を一覧表(基本台帳)にまとめないといけません。
これらを手作業で行うと大変ですが、システムを導入すれば、簡単に検索しやすい状態に整えることができ、基本台帳は契約書をアップロードするだけで自動作成できます。
管理方法が決まったら、運用ルールも必ず決めましょう。
新たな契約書を共有する場合・期限が過ぎた契約書を廃棄する場合の申請手順など、正しく運用するためのルールを策定して、社員に周知させないといけません。
他には、情報漏洩防止策として契約書にアクセスできる人を限定することも大切です。
次は実際に契約書管理を効率化した場合に、どれほどのコスト削減効果があるのかをみていきましょう。
三井ホーム株式会社では、毎月数百件の契約を電子化することで郵送にかかるコスト、現地までの交通費、高速道路料金、ガソリン代、駐車場代を削減しました。
契約の合意から締結にかかる期間が5日から約1.5日に短縮されたので、業務効率も大幅に上昇。
テレワーク中の社員でも契約書にまつわる業務が行えるようになり、従業員の働きやすさにも貢献しました。
参考：オーナーからは「投函作業が無くなり楽になった」と好評の声。契約締結までのリードタイムを3.5日分短縮し、契約業務のスピードアップに成功
株式会社アースフードでは、契約書管理システムを導入したことで意図しない契約継続がなくなりました。
更新期日の3ヶ月前にアラートを設定し、期限切れをなくすだけでなく、余裕をもって対応できたからです。
契約書を探す作業には30分〜40分かかることもあり、印刷する場合は合計1時間もかかっていましたが、システム導入後は1分で完了。
少なくても月に20件は契約書に関する問い合わせがあるので、月間で約20時間分、年間だと約250時間分を節約できました。
参考：検索機能で年間約250時間の工数削減 シンプルなUIで現場浸透も簡単に
株式会社ジャパネットホールディングスでは、システムをつかって紙の契約書と電子契約の一元管理を行ったことで、契約書情報の登録作業が1件当たり10分から3分に短縮されました。
月に200件ほど登録しているので、7分×200件＝1400分＝毎月約24時間分の行程が削減されたということ。
締結済みの契約書検索も簡単に行えるようになり、他部門からの契約書に関する問い合わせが年間150件から半分ほどに減り、担当社員が本来の業務に集中しやすくなりました。
参考：年間150件あった問い合わせが半減 AI精度の高さに信頼を寄せる
契約書管理システムを利用する場合は、自社の課題を解決できるサービスを選ばないといけません。
選定ポイントを押さえておきましょう。
どの企業でも必要なのは、契約書の「検索機能」と「リマインダー機能」です。
どちらの機能も大半のシステムに搭載されていますが、検索のしやすさやリマインドの方法は様々なので比較しましょう。
変更履歴を記録できる「バージョン機能」も、法的な効力のある契約書では必須機能です。
過去に、誰が、いつ、どのような変更を行ったのかがわかるシステムを選びましょう。
また、契約書を閲覧したり編集できる人を制限する「アクセス権限機能」も必要です。
機密情報が社外に漏れないよう、最低限の人だけしかアクセスできないよう制限しないといけません。
アクセス権限機能を搭載しているシステムが多いものの、どこまで柔軟に対応できるかには差があるので、必ず確認しましょう。
システムの導入には費用がかかりますが、たくさんの機能があるほどコストも高くなります。
自社に必要な機能を見極めて、できる限り運用コストを抑えられるシステムを選べると理想的です。
月額費用以外に初期費用がかかるシステムもあるので、トータルでかかるコストを計算しましょう。
使いやすさも大事なポイントで、とくに担当者がITツールに不慣れな場合は直感的に操作できるシステムにしないと使いこなせないかもしれません。
無料トライアルがあるシステムなら、実際に操作を体験できるので安心です。
システムの導入に慣れていない場合は、手厚いサポート体制があるとスムーズに導入できます。
契約書の管理はコンプライアンスに関わることなので、法令違反を起こさないよう、疑問点をすぐに質問できるシステムを選びましょう。
もう1つの選定ポイントは、セキュリティ面です。
たとえば、契約書を保管する場所が、Google cloudなど大手企業も利用するクラウドなら問題ありませんが、知名度の低いクラウドだったらセキュリティ体制を確認しないといけません。
情報セキュリティ責任者のいるシステムだと、より安心して利用できます。
契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
| クラウド型 | オンプレミス型 |
| インターネット経由でサービスを利用する | 自社のサーバーにシステムを構築する |
| 提供されている機能しかつかえない | 自社独自にカスタマイズできる |
| 初期費用が安い | 初期費用が高い(数十万～数百万) |
| 月額費用がかかる | 月額費用がかからない |
| 専門的なスキルがなくても管理できる | 管理するために専門スキルのある人材が必要 |
| すぐに利用開始できる | 利用開始までに数ヶ月かかる |
手軽に利用できるのがクラウド型で、本格的に契約書管理をシステム化したい場合はオンプレミス型が向いています
ここからは、クラウド型の契約書管理システム5選を紹介します
画像出典元：「LegalForceキャビネ」公式HP
「LegalForceキャビネ」の魅力は、基本台帳作成を自動化できることです。
AI機能により、アップロードした契約書から当事者名、契約の開始・終了日などを自動抽出し、契約類型の振り分けも自動化できます。
さらに関連契約書の紐づけまでAIがサポートしてくれるので、大幅な効率化が実現するでしょう。
AIが契約終了日などを計算してお知らせしてくれる、自動リマインド機能もあります。
| 料金 | 導入初期費用（基本費用） | ||
| ライセンス費用 | |||
| オプション | スキャンプラス | サインプラス | IPアドレス制限 |
※詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
「OPTiM Contract」には多彩なAI機能が搭載されており、基本台帳の自動作成だけでなく、AIによる契約書の検索サポートもあります。
電子契約と紙の契約書を一元管理でき、手書き文字やゴム印を読み取ってPDF化することも可能。（一部読み取れない手書き文字やフォントがあります。）
契約書の閲覧・操作制限を自由に設定できるので、セキュリティ面でも安心です。
関連契約書の紐づけ機能をつかえば、検索作業がスピーディーに行えます。
| プラン | スターター | ビジネス | エンタープライズ |
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 9,980円 | 49,800円 | 要問い合わせ |
| 同時利用制限数 | 1 | 5 | 5〜 |
（税抜）
※無料トライアルあり
画像出典元：「freeeサイン」公式HP
「freeeサイン」は、一連の契約業務に関する機能がすべて揃っているサービスです。
契約書の作成、AIによるチェック、電子契約、管理・保管までを、一元管理できます。
分類して管理できるフォルダ管理機能もあり、freee系列のシステムだけでなく、他社のSFAやCRMとも連携できる使い勝手の良いサービスです。
契約書の作成支援として100種類以上のひな形が用意されていて、すべて弁護士監修、法令に対応しています。
| プラン | Starter | Standard | Advance / Enterprise |
| 料金 ※年一括払い |
実質 5,980円/月 (71,760円/年) |
実質 29,800円/月 (357,600/年) |
要問い合わせ |
| 基本ユーザー数 | 1 | 10 | 50〜 |
（税抜）
※無料トライアルあり
画像出典元：「CLOUD CABINET」公式HP
「CLOUD CABINET」の特徴は、PDF化した契約書の紙原本を運用元である寺田倉庫に保管できること。
書類の保管場所に困っている企業にうってつけのサービスです。
電子化する紙媒体の数を調整してコストを抑えるプランも用意されていて、自社の予算に合わせて利用できます。
営業担当による運用サポートを受けられるので、システムの扱いに慣れていない企業でも安心です。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「RAQCABI」公式HP
「RAQCABI」の特徴は、DocuSignで締結した電子署名が自動保存されることです。
紙の契約書との一元管理もでき、キーワード検索で簡単に必要な書類が見つかります。
端末認証、2段階認証、アクセスログ機能もあり、セキュリティ面の対策も万全。
簡単・安全に素早く電子帳簿法改正に対応するためにつくられていて、シンプル機能のシステムを求めている企業におすすめです。
| プラン | エントリープラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン |
| 初期費用 | 30,000円 | ||
| 月額 | 9,800円 | 14,800円 | 24,800円 |
| ユーザー数 | 3名 | 10名 | 50名 |
（税抜）
契約書管理は紙媒体での契約から「電子契約」に切り替えることで、さらなる効率化が実現します。
電子契約とは、電子文書に電子署名することで契約が成立する方法。
どんなメリットがあるのか、みていきましょう。
電子契約のメリットは、以下の理由でコストを削減できることです。
他にも、書類の偽造や改ざんリスクが減るので、コンプライアンス強化にも役立ちます。
リモートワーク中の社員でも、契約書の作成や締結業務が行えるのもメリットです。
電子契約に切り替えて契約書管理システムとAPI連携すれば、すべての業務がオンライン上で完結します。
システムと同系列の電子契約サービスなら自動的に連携されるので、特別な作業は必要ありません。
系列が違う場合は、専門的なスキルがなくても連携できるかどうか事前に確認しておきましょう。
最後に、契約書管理システムについて、多くの人が気になる点についてお答えします。
クラウド型の契約書管理システムを導入する際の費用は、初期費用が無料〜20万円程度、月額費用は3,000円〜60,000円程度です。
月額料金は、ユーザー数や契約書のアップロード数、保存容量などに応じて、いくつかの料金プランの中から選べます。
電子契約は、正しい手順を踏んでいないと法的効力がなくなります。
「本人だと証明できる状態で電子署名」を行い、その電子署名がいつ行われたのかを証明する「タイムスタンプ」を発行しないといけません。
法的に有効な電子契約を行うために、「クラウドサイン」や「DocuSign」などの電子契約サービスを使用することをおすすめします。
契約書管理システムは、機密性の高いデータを取り扱うことを前提としてつくられているので、高度なセキュリティ対策を行っています。
心配な場合は、数多くの企業での導入実績があるサービスを選びましょう。
契約書管理の効率化は、企業を成長させるために必要不可欠なもの。
紙媒体での契約から電子契約へと移行しているので、将来を見据えて計画を立てることが大切です。
適切なツールと運用方法を用いて、社員が重要度の高い業務に集中できる環境を構築しましょう。
画像出典元：O-DAN
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