契約書電子化でペーパーレス&コストカット!メリットと注意点を解説

契約書電子化でペーパーレス&コストカット!メリットと注意点を解説

記事更新日: 2020/07/17

執筆: 編集部

ペーパーレス化や業務効率化を目的に、契約書の電子化や電子契約が近年増えています。

しかし、長年紙での契約書の締結が当たり前だったことを考えると、急な電子化に不安を感じる人もいるかもしれません。また、セキュリティ面や法的根拠など疑問に感じる人も多いでしょう。

今回の記事では、皆さんが疑問に感じている契約書の電子化や電子契約について基礎知識からメリットと注意点、おすすめの電子契約サービスまで解説します。

契約書の電子化とはなにか

契約書の電子化とは、既に締結された紙の契約書をスキャンして電子化して保管することです。

契約書だけでなく、領収書も電子化することが可能です。

契約書の電子化が進んだのは、保存義務がある書類の電子化について定めたe-文書法の規制緩和によるものです。

以前は契約書や領収書の電子化は3万円未満のものしか認められていませんでした。

金額によって電子化できるものと電子化できないものが別れていたため手間がかかり、電子化のメリットを十分に享受できるものではありませんでした。

しかし、2015年にe-文章法が一部改正され、金額にかかわらず電子化できるようになったのです。

契約書を電子化することで、検索しやすくなったり共有しやすくなったりするというメリットがあります。また、紙を保存しておく必要がないので保管のスペースを省略化できます。

しかし、一方で紙の契約書をスキャンする手間や改ざん防止のためのコストや手間もかかるので、注意も必要です。

電子化した契約書だけでは不安なので、紙の契約書を残しておくという場合もあるでしょう。そうすると管理するべきものが逆に増えてしまい、メリットを感じられないこともあり得ます。

 

契約書の電子化と電子契約の違い

契約書の電子化と似た言葉として、電子契約があります。

契約書の電子化は、元々紙で交わした契約書を電子化することですが、電子契約はインターネットを使い、契約自体を電子ファイルで行うことを意味します。

電子契約では紙の契約書と違い、電子署名やタイムスタンプを利用します。

電子署名とは、紙の契約書における署名や印鑑に相当し、偽造防止を目的としています。また、タイムスタンプはある時刻の電子データの存在を証明するもので、改ざん防止として使われます。

最近では電子契約も増えていきていますが、電子契約の広がりには電子署名法が大きく関係しています。

電子署名法が整備されたことで、電子署名があれば、紙の契約書類の押印と同等の法的効果が付与されるようになりました。

さらに、タイムスタンプがあれば、改ざんされていないことが証明されるので、より安心して使えるようになりました。

電子契約のメリット

電子契約の基礎知識について学んできましたが、電子契約にはいくつもメリットがあります。

契約書を紙から電子契約に変えることで得られるメリットについて解説します。

コスト削減

電子契約のメリットの1つは、コストの削減です。

紙の契約書の場合、契約書を印刷したり、郵送する必要があります。

また、紙の場合は契約によっては収入印紙が必要な場合もあります。

しかし、電子契約ではインターネットを使ってアップロードするだけですぐに契約書を確認でき、収入印紙も必要ありません。

1件にかかるコストは小さくても、何百件、何千件と契約書を交わしていれば、そのコストは無視できません。電子契約により契約書の作成、送付にこれまで必要だった諸々のコストを削減することができるのです。

業務効率化

電子契約は業務効率化にもつながります。

紙の契約書の場合は、契約書の印刷、製本、郵送、捺印など契約締結までにいくつものステップが必要でした。

一連のステップを終えて契約が完了するまでに数日〜数週間かかることも普通です。さらに、契約書に不備があれば契約書の送り直しなども発生します。

しかし、電子契約であればいくつものステップを省略でき、契約締結までのスピードを格段に早めるさせることができます。

ペーパーレス化

ペーパーレス化により、どこでも契約書を扱えるようになるのも電子契約のメリットです。特に新型コロナウイルスの影響でテレワークが推進されている状況では、捺印するために会社に行かなくては行けないということが避けられるのは大きなメリットです。

また、電子契約で契約書がデータ化できると、契約書を保管するスペースも不要になり、検索しやすくなるというメリットもあります。

コンプライアンスの強化

電子契約書は、ほとんどの場合暗号化や改ざん防止などの機能が搭載されており、紙の契約書よりも安全性が高くなっています。いつ誰がどの端末で署名したかなど記録に残るので、透明性も高くなります。

電子契約の注意点

様々なメリットがある電子契約ですが、注意点もいくつかあります。注意点を知っておくことで、電子契約をより効率的に使うことができますので、注意点についても学んでいきましょう。

社内の理解と周知が重要

電子契約を実現するにはまず社内の理解と周知が必要です。

これまでの紙の契約手続きとはオペレーションも変わるので、担当者に十分説明した上で、電子契約の一連の業務をできるようになってもらう必要があります。

新しいことに抵抗がある人や従来のやり方を変えることを嫌がる人もいるので、事前の準備と周知を怠らないようにしましょう。

契約相手の納得も欠かせない

電子契約にするには契約相手に電子契約を納得してもらわなければいけません。

電子契約は徐々に広がりつつあるものの、詳しくない方や安全性などを不安視されている方もまだまだ多いのが現状です。

電子契約のやり方や安全性の説明など確認や説明し、電子契約についてメリットを感じてもらうことが大切です。

電子化できない契約書もある

定期借地契約や定期建物賃貸借契約など、書面での契約が義務付けられているおり、電子化できない契約書もあります。

必ず押さえたい!おすすめ電子契約サービス5選

ここからは編集部が厳選したおすすめの電子契約サービス5選を紹介していきます。

各サービスの金額面・機能面など主要な項目について徹底比較しているので、自社に最適なサービスはどれなのか、ぜひ参考にしてください!

料金・操作性・法的効力

導入に際して意外と重要なポイントが、「送信料」と「ファイル形式」です。実際に使用してみた経験から言うと、送信料が毎回かかる+PDF形式のサービスは使い勝手が良いとは言えません。

例えば、契約書をPDF形式で先方に送った後に契約書の修正が必要になった場合、PDFだとまた一から契約書を作り直してアップロードが必要になるので、かなり手間がかかります。その上作り直した契約書を送る際に、また送信料が発生するので無駄な料金を支払うことになります。

下記では各サービスの特徴はもちろん、5つのサービスのメリット・デメリットなどを詳しく解説していきます!

1. 編集部一推し!「NINJA SIGN」

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP
 

特徴

「NINJA SIGN」は、メール認証による電子署名を採用しています。メール認証型のサービス導入を考えている企業には必ず検討して欲しいサービスです。

Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をNINJA SIGN上でできる機能がとにかく画期的です。

自社で修正した箇所は履歴として自動保管されるなど、ワードファイルでは実現不可能な効率化を実現してくれます。

さらに他サービスでは書類を1件送る毎に料金が発生する従量課金制のものが多いですが、NINJA SIGNは送信料が0円なので書類送信件数が多ければ多いほど得をする料金体系となっています。

他社サービスと比較検討してNINJA SIGNの導入を決めるユーザーが90%を占めており、人事部のみが契約書を確認できるようにする、といった”フォルダ権限設定”ができることが、ユーザーに高く評価されているポイントです。

ただしFreeプランで送信できるのは月に5通まで、Lightプランでは送信数無制限・送信料0円で4,980円/月という料金ですが、これは1アカウントの利用料金なのでこの2点は注意が必要です。

署名方法

メール認証による署名での契約締結になります。締結のしやすさを重視する企業に向いています。

機能

  • 契約書の作成から締結までオンラインで完結
  • Googleドキュメント形式でのアップロードが可能
  • フォルダ権限設定によって閲覧者を制限

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円 紙の契約書アップロード機能等追加
Light+ 0円 19,800円 ワークフロー機能等追加
Pro お問合わせ お問合わせ 専任サポート等追加


詳しいプランの違いや料金詳細は資料をご参照ください。

NINJA SIGNの資料を無料ダウンロード

 

 

2.業界最高峰の法的安定性「リーテックスデジタル契約」

画像出典元:「リーテックスデジタル契約」公式HP

特徴

「リーテックスデジタル契約」は法人間での契約締結に最適な電子契約サービスです。

国の指定機関による厳重な本人確認など業界最高峰の法的安定性を誇ります。

電子債権記録機関(国の指定機関)であるTranzax電子債権株式会社と連携しており、法人名義の実印レベルの契約書が発行できます。そのため、裁判沙汰になってしまった場合でも「証拠力」が担保されるので非常に安心です。

大手企業や行政機関など、法的効力を最重視したい!という企業には断然お勧めのサービスです。

署名方法

電子証明書を発行して契約締結を行います。

機能

  • 契約のデータを暗号化して保管
  • 通信を暗号化し、改ざんを防ぐ
  • 電子証明書を発行した電子署名方法

料金プラン

 

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3. 圧倒的知名度を誇る!「クラウドサイン」

画像出典元:「クラウドサイン」公式HP
 

特徴

弁護士ドットコム株式会社が運営していることで人気が高い「クラウドサイン」。CMも活用し、知名度・利便性で他社を一歩リードしているサービスです。実際に大手企業の導入実績も多数あります。

クラウドサインはメール認証での契約締結になるため、比較的締結が簡単です。

そのため個人事業主やアルバイトなど対個人の契約や海外企業との契約でも気軽に利用できます。従業員を対象とした雇用契約書や秘密保持契約書や、取引先企業との発注書や受注書のやり取りなどでも活用しやすいです。

ただし契約書の送信はPDF形式のみ・1回ごとの送信料が200円と他社と比較しても少し高めの設定になっている点がネックです。

署名方法

メール認証による署名での契約締結。締結のしやすさを重視する企業に向いています。

機能

  • 様々な条件で契約書検索が可能
  • 契約書に記載されている情報をテンプレートとして保存可能
  • 契約に関わる進捗状況を一括管理可能

料金プラン

プラン 月額費用 送信件数ごとの費用 特徴
Standard 10,000円 200円 全ての基本機能搭載
Standard plus 20,000円 200円 Standard+インポート機能
Business 100,000円 200円 高度なリスク管理機能

 

 

4. Word形式で送信可能「BtoBプラットフォーム契約書」

 


画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、どんな規模の企業にもおすすめできるサービスです。

ワークフローシステムを最大限に利用し、契約書だけではなく社内申請・承認業務を電子化することもおすすめです。

また契約書をWordで送ることも可能なので、契約書内容の修正が入った場合にも手間がかかりにくいです。

ただし電子証明書型の電子署名方法を提供しているため、1回きりの契約が多く、クライアントに手間・工数をかけさせたくない、という企業にとっては少しハードルが高い可能性があります。

署名方法

電子証明書を発行して締結を行います。取引先にも、招待メールのリンクから電子証明書の設定を行ってもらいます。

電子証明書を用いているので、法的効力が強い電子契約サービスです。

機能

  • 全プランでワークフロー機能と連携可能
  • 契約書文書から特定の文字列を検索可能
  • 閲覧制限機能

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能


料金は全体的に割安
だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べても安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

詳細は資料をご覧ください。

 
 

 

5. 契約書ごとに署名方法が選べる「GMO電子印鑑Agree」


画像出典元:「GMO電子印鑑Agree」公式HP

特徴

「GMO電子印鑑Agree」は、11万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営している電子契約システムです。20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではの充実機能には定評があります。さらに弁護士監修の点も安心です。

最短数分からオンラインで契約締結ができ、同様な契約を大量に行う場合もテンプレート機能や一括送信機能で効率のよい契約を実現します。

契約に関する機能だけではなく、検索機能であったり、フォルダごとに整理して格納できる文書だったりと、管理機能も充実しています。

お試しフリーで無料で利用できるので、まずは試験的に使ってみて、その後導入を検討してみるのが良いでしょう。

署名方法

電子証明書・メール認証・ハイブリッド署名の全ての署名方法が利用可能なので、契約書ごとに使い分けることができます。

ただし「電子証明書」による署名方法を利用する場合は、ビジネスプランに登録する必要があります。

機能

      • ハイブリット署名での契約締結が可能
      • 紙の契約書も一元管理
      • 認定タイムスタンプを標準付与しており、各種法令に適応

料金プラン

プラン 月額費用 送信料(電子サイン) ユーザー数
お試しフリー 0円 0円/文書 1
契約印プラン 10,000円 100円/文書 無制限
実印&契約印プラン 20,000円 100円/文書 無制限


さらに詳しいサービス内容・料金を知りたい方は、資料をご覧ください。

 
 

 

おすすめサービスの比較を無料で!

ダウンロード時にご登録された個人情報は資料ダウンロードボタンが表示されているサービス運営会社(その連携会社)に提供されます。

 

まとめ

新型コロナウイルスの影響でテレワークが推進される現状を考えると、契約書の電子化や電子契約はこれからさらに広がっていくことでしょう。

電子化のメリットと注意点を十分に理解した上で賢く利用していきましょう。

画像出典元:写真AC、 pixabay

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