電子契約を導入するデメリットは?紙の契約書との違いとメリットも解説

電子契約を導入するデメリットは?紙の契約書との違いとメリットも解説

記事更新日: 2020/08/21

執筆: 編集部

リモートワークの推進やソーシャルディスタンスの確保などの影響を受けて、紙と印鑑を用いた契約から電子契約への移行を検討している会社が増えています。

しかし、電子契約を導入するにはいくつかの障害があります。

この記事では、電子契約を導入する障害となっているもの、つまりデメリットについて紹介します。

さらに紙の契約との違いや電子契約を導入すると獲得できるメリット、電子契約をスムーズに導入するためのサービスも取り上げます。

電子契約導入を検討するきっかけのひとつとしてください。

電子契約とは?

電子契約とは、紙と印鑑を用いて企業間や個人間でやり取りをしていた契約書を電子文書にすることです。

契約の前後の過程も電子化される

電子契約を導入すれば、契約前の交渉などのコミュニケーションもネット上で行なえます。契約締結後の契約書の保管・検索・閲覧も電子化できます。

このように、契約前・本番の契約・契約後までの過程を電子化することで、契約に関わる様々な業務の効率化を図るシステムを指すのが電子契約です。

電子契約導入のデメリット

電子契約の導入にはメリットが多いというのは理解していても、多くの企業で導入に前向きになれないのは障害となっているいくつかのデメリットが存在しているからです。

以下の4つが電子契約の導入を阻むデメリットとなっています。

  • オペーレーションの変更
  • 取引先への対応
  • 電子化できない契約書類がある
  • サイバー攻撃の可能性

それぞれのデメリットをさらに詳しく説明し、そのデメリットを克服する方法も紹介します。

オペーレーションの変更

紙の契約から電子的な契約に代わることで業務オペレーションが変更になります。

従来の方法に慣れた従業員は、新しい方法に慣れるまで時間がかかるので、電子契約の導入に消極的な場合があります。

もし電子契約を導入するのであれば、事前に従業員にその意図や業務オペレーションの変更について説明・教育する必要があるでしょう。

取引先への対応

取引先へも電子契約導入の説明が必要です。

印紙代などのコスト削減や保管スペースが不要など、双方のメリットを説明し電子契約導入を理解してもらいましょう。

電子化できない契約書類がある

現状では法律により電子化できない契約書類も存在します。

たとえば以下の書類がそれらに該当します。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面

不動産に関係する契約や、訪問販売や連鎖販売取引などの契約書は今のところ電子化できません。

こうした契約書類の電子化は、行政の法改正を待つ必要です。

サイバー攻撃の可能性

電子文書を保管しているサーバーに対してサイバー攻撃が行われた場合、データ流出、電子契約サービスの機能停止などの問題が生じるかもしれません。

そうしたリスクを軽減するためにデータ保管やセキュリティ対策に力を入れている電子契約サービスを選ぶことが重要です。

電子契約導入のメリット

次に導入を検討するために知っておくべき電子契約のメリットを紹介します。

電子契約導入には以下のメリットがあります。

  • コスト削減
  • 業務効率化
  • 保管スペースの削減
  • バックアップができる
  • 簡単に検索と閲覧ができる
  • コンプライアンス強化

 

コスト削減

電子契約を導入すれば以下の分野のコストが削減できます。

  • 契約書の紙代・印刷代・製本代
  • 郵送費
  • 契約に関係する業務を行う従業員の人件費
  • キャビネットや棚、倉庫など保管に関係する費用
  • 収入印紙代

たとえば、請負契約に関する契約書を紙で作成した場合、収入印紙をはらなければなりません。

建設工事の請負契約で契約金額が300万円以上500万円未満ならば1,000円の収入印紙、500万円以上1千万円未満ならば5,000円の収入印紙が必要です。(※参考:国税庁「印紙税額」

契約ひとつひとつの印紙代はわずかでも、こうした契約が定期的に交わされているならば、電子契約にすることでコストを大きく削減することができます。

業務効率化

契約書の作成業務には以下のものが含まれます。

  • 契約書の草案の作成
  • 当事者同士での内容確認
  • 契約書の作成
  • 原本と写しの印刷や製本
  • 保管
  • 検索・閲覧

電子契約を導入すればこうした業務すべてをオンライン上で行うことができるので業務効率化が達成できます。

保管スペースの削減

膨大な数の紙の契約書を保管するためには、箱やファイル、キャビネット、ロッカー、倉庫などの保管スペースが必要です。

電子契約を導入すれば保管スペースがいりません。

空いたスペースを有効活用できます。

バックアップができる

紙の契約書は災害や火災などでデータが失われるというリスクがあります。

失われた紙の契約書はほぼ復元不可能です。

しかし電子契約を導入すれば、クラウドサーバー上にデータを保存し、バックアップが簡単にできるので災害や事故によるデータ消失のリスクを回避できます。

簡単に閲覧と検索ができる

電子契約を導入することで契約書の検索と閲覧が簡単にできるようになります。

紙の契約書では必要な書類を探すのが大変という場合がありますが、そうした苦労もなくなります。

コンプライアンス強化

電子契約にすれば、電子署名やタイムスタンプが付与されているので、契約書の改ざんを予防することができます。

さらに、システム上で契約書に閲覧可能な人物を設定し、ダウンロードできる人を制限することも可能です。

それにより情報漏えいのリスクも軽減できます。

このように偽造防止や情報漏えい対策ができているので、企業のコンプライアンス強化につながります。

電子契約と紙の契約の違い

電子契約と書面による契約の特徴を比較してみると、どちらの方が便利なのかよく理解できます。

電子契約のほうが、契約完了までの業務を効率化できる、契約のために印鑑を持ってどこかに出かける必要がない、保管や閲覧が便利ということがよくわかります。

おすすめの電子契約サービス厳選5つ

最後におすすめの電子契約サービスを5つ紹介します。

お試しで利用できる無料プランがあるものや比較的導入費用が安い電子契約サービスを厳選しています。

個人事業主や中小企業の経営者の方も導入を検討してください。

NINJA SIGN

契約書作成の業務を効率化できると評判なのがこの電子契約サービス「NINJA SIGN」です。

定型的な契約書はテンプレート登録し、それをひな形として利用することができます。

有料プランであれば契約書のテンプレートの登録数は無制限・定額で利用できます。

NINJA SIGNのおすすめポイント

  • 契約書ごとに承認ルートを設定できる
  • 契約書の修正履歴を保存できるので、誰がいつ、何を修正したかがすぐに確認できる
  • 電子署名機能で印紙代などのコスト、業務時間が削減できる
  • 締結した契約書はNINJA SIGNに保管されるので、契約書類の一元管理が可能

 

NINJA SIGNの料金プラン

1アカウントのみですが、無料で利用できるFreeプランがあるので、電子契約サービスを試しに使ってみたいという個人事業主や企業にはおすすめです。

 

 

クラウドサイン

「クラウドサイン」はとても簡単に利用できる電子契約サービスとして人気があります。

クラウドサインのおすすめポイント

  • 当事者間の合意がなされた契約書をクラウドサインにアップロードし、押印・署名などの場所を指定した上で取引先に送信するだけ
  • 取引先はクラウドサインから確認依頼のメールを受け取るので、押印・書名を忘れる心配がない
  • 取引先の担当者がクラウドサイン上で押印すれば契約完了
  • 取引先はクラウドサインのアカウントを取得する必要がない

 

クラウドサインの料金プラン

取引先がわざわざクラウドサインのアカウントを取得する必要がないので、ある程度取引先のある企業でも簡単に導入することができます。

 

 

GMO電子印鑑Agree

「GMO電子印鑑Agree」では2つのタイプの電子契約サービスを提供しています。

法的効力が最も強い電子署名法に対応した電子証明書を用いた署名を利用したいのであれば、「実印&契約印プラン」がおすすめです。

GMO電子印鑑Agreeのおすすめポイント

  • 当事者全員がクラウド上で署名可能、PCなど端末側での設定は不要
  • 電子契約で署名する際は、文書契約と同じ様な見た目を再現する印影を登録可能
  • キーワードや契約書名、締結日、契約金額など多彩な条件で検索可能
  • 電子文書への署名はPCだけでなくスマホやタブレットでも可能

 

GMO電子印鑑Agreeの料金プラン

GMO電子印鑑Agreeは政府機関や大手企業でも利用されている電子認証局GMOグローバルサインと連携しています。

それにより実印&契約印プランに加入するなら本人性がしっかり担保された電子署名を利用できます。

電子契約サービスをより安全に導入したいという企業にはおすすめです。

 

 

クラウドスタンプ

わずか数分で契約を締結でき、契約締結までのステータス確認や送信先のリマインドも簡単にできると評判なのが「クラウドスタンプ」です。

クラウドスタンプのおすすめポイント

  • たった数分で契約を締結できる
  • 契約書はクラウド上に安全に保管される
  • 契約書名で契約書を検索できる
  • PDFファイル・宛先などの情報をテンプレートとして保存し、書類の送信時に呼び出すことができる

 

クラウドスタンプの料金プラン

クラウドスタンプは、契約締結機能・セキュリティ対策・管理機能のバランスがいいので、電子契約サービス初心者でも使いやすいです。

 
 

 

おすすめサービスの比較を無料で!

ダウンロード時にご登録された個人情報は資料ダウンロードボタンが表示されているサービス運営会社(その連携会社)に提供されます。

 

まとめ

紙から電子契約への変更に伴う業務オペレーションの変更は、事前に関係者に導入の目的やメリットを説明し、その利用法を教育することで導入へのハードルを下げることができます。

また取引先の対応も、電子契約によるコストダウンや業務効率化などを説明することで同意してもらうことができます。

電子契約導入にはたくさんのメリットがあります。

さらに電子契約のクラウドサービスの種類も増えており、導入コストも比較的安くなっています。

この機会に契約業務の効率化に役立つ電子契約を導入するのはいかがでしょうか。

画像出典元:Pixabay

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