電子契約は相手方の理解も必要!対策と導入メリットを事例付きで解説

電子契約は相手方の理解も必要!対策と導入メリットを事例付きで解説

記事更新日: 2020/10/21

執筆: 編集部

この記事は、電子契約について相手方の合意を得るための対策を解説します。

相手方の電子契約導入の合意は、説明する本人の電子契約に関する理解が必要です。

電子契約の導入メリットやセキュリティ対策など、各サービスの説明ポイントを事例付きで掲載しています。

この記事を読めば、相手方にとっても自社にとっても、スムーズな電子契約サービス導入と活用が分かります。

電子契約導入は双方の合意が必要

電子契約導入は、社内だけでなく相手方の合意を得なければなりません。

なにより、相手方に電子契約に必要な端末やネット環境がある事は必須です。

導入する電子契約サービスによっては相手方にもサービスの加入や費用の負担をお願いしなければならない場合があります。

相手方が抱いている「電子契約サービス導入へのデメリット」を払拭して合意を得る対策を解説します。

電子契約の相手方へ説明とは

電子契約について相手方に以下の5点を説明しましょう。

1. 電子契約の法的有効性

相手方が電子契約導入を不安視する理由に、法的有効性の疑問があります。

電子契約の法的有効性は下記の法律で担保されています。

  • 電子署名法
  • 電子帳簿保存法
  • IT書面一括法
  • e-文書法
  • 印紙税法

相手方に電子契約は法的に有効な契約手段であると説明しましょう。

2. 費用の有無

相手方が電子契約導入を不安視する理由に、自分たちもサービスへの加入・費用負担があります。

相手方への同意には、自社が利用する電子契約サービスについて正しく説明します。

費用の負担が発生する場合は電子契約のメリットを相手方に納得してもらえるかが重要です。

3. 電子契約サービス開始の手順

相手方が電子契約導入を不安視する理由に、導入手順の複雑なイメージがあります。

電子契約サービスだけでなく認証局から電子署名取得やタイムスタンプなどの準備を説明します。

相手方に電子契約開始の準備と手順をしっかり説明しましょう。

スムーズな導入手順が相手先の同意に繋がります。

4. セキュリティ対策

相手方が電子契約導入を不安視する理由に、セキュリティへの不安があります。

「コンプライアンス対策」「紛失・破損・劣化の防止」「サイバー攻撃対策」のセキュリティ対策を説明しましょう。

コンプライアンス対策

相手方に電子契約は、電子署名とタイムスタンプの併用が印鑑であり、改ざん防止されていると説明します。

紙面の契約書と違い、電子契約は誰がデータを編集したか履歴が残るため、コンプライアンの強化されることも伝えましょう。

紛失・破損・劣化の防止

紙面の契約書とは違い、データ保管する電子契約は紛失・破損・劣化が防止できます。

クラウドでデータ保管は、災害による契約書の破損、紛失のリスクも軽減できる事を説明しましょう。

サイバー攻撃対策

相手方に自社が利用する電子契約サービスのセキュリティ対策について説明できるようになっておきましょう。

多くの電子契約サービスは、ファイル暗号化、通信の暗号化、署名鍵保管など多様なセキュリティ対策をしていますが、公式サイトでの確認が必須です。

ISO 27001(ISMS認証)を取得している電子契約サービスを選ぶ

相手方が電子契約のセキュリティ対策に不安というのであれば「ISO 27001(ISMS認証)」を取得している電子契約サービスを選ぶ選択肢があります。ISO 27001を取得しているということは、情報の機密性・完全性・可用性の維持の3点できちんとした対策を講じている企業の電子契約サービスという証明です。相手方にセキュリティ対策を納得してもらう材料の一つになります。

5. サービスの操作方法

相手方が電子契約導入を不安視する理由に、操作方法が難しいイメージがあります。

電子契約サービスの中には、相手方に説明するための資料を用意していたり、説明会を開催しているところもあります。

電子契約サービスの操作方法についても説明出来るように準備しておきましょう。

相手方の合意にはメリットの説明が重要

メリット1. コストカット

電子契約導入による最大のメリットは、コストカットです。

印紙代や印刷費、郵送代が不要になります。

紙面の契約書のような保管場所や費用も不要です。

メリット2. 業務効率化

電子契約サービス導入は、締結業務の効率化が図れます。

紙面の契約書のようなファイリングや取引先への郵送などの作業がなくなります。

締結後も契約のデータ検索でき、管理業務が楽になります。

メリット3. コンプライアンス強化

セキュリティ対策の部分で説明したように、電子契約書のシステム自体が、第三者による不正な改ざんを防止する効果があります。

さらに、デジタル文書はサーバやクラウド上にバックアップを残しておくことができます。災害や火災による情報の紛失を予防できます。

また後ほど紹介する「リーテックスデジタル契約」のように、登録の時点で徹底した本人確認をしているサービスもあります。

相手方にも電子契約導入のメリットがある事を理解してもらう事が合意へ繋がります。

電子契約サービスの相手方への説明事例

GMO電子印鑑Agreeの場合

画像出典元:「GMO電子印鑑Agree」公式HP

GMO電子印鑑Agreeは「電子サイン」と「電子署名」の2つの署名タイプがあるのが特徴です。

相手方にGMO電子印鑑Agreeを使って欲しい場合、以下の点を説明します。

サービス加入の必要性と費用負担

電子サインを用いた契約の場合:相手方にサービス加入や費用負担は必要ありません。

電子署名を用いた契約を結びたい場合:相手方にもサービスの加入と費用負担が必要です。

  契約方法 サービス加入の
必要性
費用負担
相手方のサービス
加入の必要性と費用負担

自社・相手方とも
電子サインで契約
なし なし
自社は電子署名
相手方は電子サイン
なし なし
自社・相手とも
電子署名で契約
あり あり

 

セキュリティ対策

ファイル暗号化、通信の暗号化、署名鍵保管、WAFなどのセキュリティ対策を行っています。

システムの操作方法

GMO電子印鑑Agreeの電子サインは、相手方にとってもサービスの加入と費用負担がないので、導入しやすいサービスです。

システムの操作方法も簡単です。

1. 相手方は契約締結できるURLが添付されたGMO電子印鑑Agreeからのメールを受け取る

2. 相手方はそのURLにアクセスすることでメール認証が完了する

3. 文書が開くので、署名アイコンをクリックし、署名画面から署名を行う

ガバナンスや法的効力を重視する契約を結ぶ場合は、電子署名タイプの導入をおすすめします。

NINJA SIGNの場合

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP

契約書の作成から締結、保管までをクラウド上ですべて行えることで人気のサービスがNINJA SIGN(ニンジャサイン)です。

 

サービスの加入の必要性と費用負担

相手方はサービス登録不要で「メールアドレス」「デバイス端末・ネット環境」があれば契約締結・署名できます。

相手方のサービス加入の必要性 なし
相手方の費用負担 なし

 

セキュリティ対策

NINJA SIGNでは、利用者が安心して利用できるように、タイムスタンプ・通信の暗号化といった方法でセキュリティ対策をしています。

システムの操作方法

NINJA SIGNを利用しての契約締結方法を相手方に説明する必要があります。

相手方の踏む手順は以下の通りです。

1. NINJA SIGNからの電子契約の通知を受け取り、内容を確認しURLをクリックする

2. NINJA SIGNで署名締結の画面を開く

3. 添付ファイルの添付が必要な場合はそれをアップロードし、必要であればメッセージを入力する

4. 「受領・署名する」をクリックする

5. 電子記録および電子署名の利用に同意し、「送信」をクリック

6. NINJA SIGNからの契約完了の通知メールを受け取る

NINJA SIGNを利用しての契約締結には複雑な作業がありません。

 

リーテックスデジタル契約®︎の場合

画像出典元:「リーテックスデジタル契約®︎」公式HP

業界最高水準の法的安全性を持つ電子契約サービスがリーテックスデジタル契約です。

この電子契約サービスの利用を相手方に求める場合、説明すべき点をいくつか紹介します。

サービス加入の必要性

リーテックスデジタル契約のサービスを利用する場合は、相手方もこのサービスに加入する必要があります。

費用の負担

料金プランには月額無料プラン・月額1万円・月額10万円のプランなどがあり、どれも契約書の受信とダウンロードについては無制限で利用できます。

相手方の企業や個人が契約書の受信を主にしているなら、無料プランがあることを説明できます。

セキュリティ対策

リーテックスデジタル契約では、データや通信の暗号化、タイムスタンプと電子署名による改ざん防止、取引権限を持つ担当者の本人確認、登録の際の厳重な本人確認など、セキュリティ対策やガバナンス・コンプライアンス強化を行っています。

システムの操作方法

リーテックスデジタル契約に新規登録すればサービスを利用することができます。

相手方に新規登録の方法、そのために必要な書類、新規登録後にサービス利用を開始するための方法を説明する必要があります。

リーテックスデジタル契約のプレミアム会員ならば、リーテックスデジタル契約のスタッフが取引先へ説明に伺うというサービスが利用できます。

 

まとめ

相手方に電子契約導入の合意を貰えば、双方にコストカットや作業効率化などのメリットがあります。

電子契約サービスは今回紹介した3つ以外にも、使いやすくセキュリティ対策もされているサービスが多くあります。

相手方にとっても自社にとっても使いやすい電子契約サービスが必ずあります。

双方のメリットをスムーズに説明できることが、相手方に電子契約導入の合意をもらうポイントです。

画像出典元:Pixabay

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