クラウドサイン

記事更新日: 2019/11/13

執筆: 編集部

運営コメント

弁護士ドットコム株式会社が運営している、人気の電子契約サービス「クラウドサイン」。契約にまつわるすべてのやり取りをクラウド上で完了できるため、紙でのやり取りより大幅に手間やコストを削減できます。

1. 電子契約書作成

簡単操作で電子契約書を作成できる

2. テンプレート機能

契約書に記載されている情報をテンプレートとして保存できる

3. 進捗管理

契約に関わる進捗状況を一括管理できる

良い点

「クラウドサイン」は、契約相手先が同システムを導入していなくても利用可能。個人事業主やアルバイトなど対個人の契約や海外企業との契約でも気軽に利用できます。

悪い点

直感的な操作で契約書の送信ができるため、誤配信等のリスクが高まるという声があります。

費用対効果:

一般的な電子契約システムと同等の料金ですが、無料プランがあり導入しやすいです。

UIと操作性:

直感的な操作のみで契約書の作成から送信までできます。

セキュリティ:

電子署名や認定タイムスタンプなど、あらゆるセキュリティ対策が講じられています。

クラウドサインとは?

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が運営している、人気の電子契約サービスです。

クラウドサイン上で、書類の作成・送信、契約締結ができます。

これまで紙の契約でかかっていた郵送などの手間が省かれ、契約の時間とコストが削減されます。

クラウドサインの3つの特徴

1. 契約締結までの時間を大幅に短縮

「クラウドサイン」の電子契約書を使用すれば、早ければ数分で契約締結が可能。従来の紙を利用した契約と比較して、大幅に契約締結までの時間を短縮できます。

契約を締結するにあたり、従来の方法では契約書のプリントアウト、郵送、受理、押印、返送…と相手先の都合によっては数週間を要することもありました。しかしクラウドを利用した電子契約書なら、送信と同時に相手先の内容確認が可能。スマートフォンでも契約書の確認ができるため、外回りが多い担当者でも速やかに対応できます。


スマートフォンでの表示イメージ


紙の契約書と異なり、相手先の対応状況は「クラウドサイン」の管理画面から確認ができます。必要に応じて適切な連絡を取ることで、よりスムーズでストレスのないやり取りができるでしょう。

2. あらゆるシーンで利用可能

「クラウドサイン」の電子契約サービスは、企業間の契約締結時以外でも活躍します。

従業員を対象とした雇用契約書や秘密保持契約書はその一例。「クラウドサイン」には複数の対象者に向け一括で契約書を送信する機能があり、契約内容の変更時や大量に人材を雇用した際に便利。一括で契約書を送信した際も、進捗状況は管理画面にて確認ができます。


クラウドサインの利用シーンは様々


取引先企業との発注書や受注書のやり取りに「クラウドサイン」を利用している企業もあります。「クラウドサイン」で発注書や受注書をやり取りすることで、早急に売上が確定。受注者へのメリットが非常に大きいです。

無料オプションの「クラウドサインペイメント」を導入すれば、参加費用が必要なセミナーや資格取得試験の申込書にも応用可能。企業の形態や事業内容に合わせ、「クラウドサイン」の活躍の場は多方面へ広がります

3. 万全のセキュリティ機能

契約書をデジタル化することによる、改ざんへの不安の声があります。しかし「クラウドサイン」は弁護士ドットコムが運営していることもあり、あらゆる不測の事態にも対応し得る万全のセキュリティ体制が整っています。

暗号化・ファイアウォール・バックアップ・機密保持ポリシーなど基本的なセキュリティ機能はもちろん、電子契約サービスならではのセキュリティ機能も充実。

契約書が改ざんされていないことを証明できる「タイムスタンプ」はその代表的な例。「誰が」「何を」したのか証明する電子署名に加え、「いつ」合意したかが明確になるタイムスタンプ機能を導入したことで、電子契約書の真正性を確固たるものにしました。


電子契約書の真正性をアップさせる機能


電子署名のみの電子契約書の場合、有効期間は1年ですが、タイムスタンプが付与されることで10年に延長。10年もの間契約書の改ざんを検知できることは、契約書を交わした双方にとって大きな安心につながるでしょう。

クラウドサインの料金プラン

  Standard Standard plus Business 
月額固定費用 ¥10,000 ¥20,000 ¥100,000
送信件数ごとの費用 ¥200 ¥200 ¥200
ユーザー数 無制限 無制限 無制限
主な機能

・書類の作成・送信

・電子署名+タイムスタンプ

・テンプレート作成・管理

Standardの機能に加えて、

・紙の書類のインポート

Standardの機能に加えて、

・アカウント登録制限

・IPアドレス制限

・承認権限設定

・電話サポート


「クラウドサイン」には3つのプランがあります。

1つ目は基本的な機能を備えた「Standard」プラン。多くの会社はこのプランで十分でしょう。

またこれまでの紙の書類をまとめて管理したい会社におすすめなのが「Standard plus」。紙の書類のインポート機能がついてきます。

ビジネスは高度なセキュリティ・リスク管理機能を求める会社におすすめです。

なお初期費用は不要ですが、有料プランは1年ごと契約になる点には注意しましょう。

実は起業ログを運営するプロトスター社でもクラウドサインを使っていますが、主にクライアントとの契約用に使っているのでStandardプランで十分です。

クラウドサインの使い方

クラウドサインの使い方をかんたんに紹介します。

契約書類の準備


まずは契約書類を作成します。PDFをアップロードする方法と、テンプレートを利用する方法があります。

今回は公式テンプレートとしてデフォルトで用意されている「秘密保持契約書」というテンプレートを使用します。

なお公式テンプレートは他にも業務委託基本契約書や雇用契約など、よく使われる契約書テンプレートが10個ほど用意されており、記入事項も自由にカスタマイズすることができます。

送付順の設定


契約書類の準備ができたら、次に送付先を設定します。

送付先は複数設定でき、また確認の順番も決めることができるため、「まず社内の上司に確認してもらって、次にクライアントに確認してもらう」といったこともここで設定できます。

入力項目の設定


次は入力項目の設定です。

ドラッグアンドドロップなど感覚的な操作で、誰がどの欄を埋めるのか、入力項目を設定できます。

契約書類の送信


入力項目の設定が終わったら、最後に送信先などの確認をしてから「送信する」ボタンを押して送信完了です。

クラウドサイン上で契約書類をメール送信できるので、メールアプリを開いて文章を作成して、ファイル添付して送信する、といった一連の手間はすべて不要です。

契約書類の受信


契約書類を受信した側は、上の画像のようなメールを受け取ります。

もし契約相手がクラウドサインを利用していなくても、問題なく契約書類を受信し、書類確認できるようになっています。

契約書類の確認・同意


契約相手が契約書類の内容を確認し、必要事項も記入したうえで「書類の内容に同意」というボタンを押せば契約完了です。

記入内容が反映された契約書のPDFデータが契約相手にメールで送信され、また送信側はクラウドサイン上で締結済の契約書としていつでも確認できるようになります。

クラウドサインを実際に使ってみた感想

1ヶ月以上クラウドサインのStandardプランを実際に使ってみてわかった特徴をまとめます。

良かったところ

良かったところはなんといっても契約がスムーズ、かつ楽になったことです。契約書の作成から送信までをすべてクラウドサイン上でできるのがやはり便利です。

また契約相手の同意もかんたんなため、リードタイムが短縮されました。

もともとリードタイムの短縮を目的に導入しましたが、期待通りの結果を得られて満足です。

少し使いづらいところ

最初は契約書の入力項目の設定が面倒です。入力項目が10箇所を超えることも普通にあるため、最初は時間がかかります。

また登録しているテンプレートと少しでも契約内容の違いがでると、Wordで契約書類を作り直して、それをPDF化して再アップロードするというなかなかの手間が生じます。

契約テンプレートが完全に固まっている場合は問題ないですが、場合によって少し契約内容が変わる場合にはテンプレートの工夫などが必要になってきそうです。

 

クラウドサインの評判・口コミ

大幅なコスト削減に貢献している
株式会社クレディセゾン様

最低でも2日はかかっていた契約締結が、1〜2時間程度で完了しています。コストについても、収入印紙代、郵送代が不要になったためクラウドサインの利用料は月に契約書を3通送るだけでペイしています。また、印刷、押印、コピー等の作業がなくなったことで大幅な業務削減にもつながりました。

契約締結状況の管理が簡単になった
株式会社メルカリ様

同じ類型の書類を大人数に送る際には、一括送信機能を使えば個別に変えたい情報(氏名や条件など)をCSVで流しこむだけで全員分の書類が完成するので、あとは送信するだけです。進捗状況を簡単に確認でき、未締結者にボタン一つでリマインドメールを送れるのもとても便利な機能です。以前は締結状況の進捗管理を別で行う必要がありましたが、クラウドサインを導入してからはシステム内で管理でき、とても手軽になりました。

※「クラウドサイン」公式サイト参照

まとめ

「クラウドサイン」は機能だけでなくサポート体制も充実。AIチャットの導入により、不明点も即時に解決できるようになったため、初めて電子契約サービスの導入を検討している企業にもうってつけのサービスです。

新機能も次々にリリースされており、今後もより利便性の高いサービスになることが期待されている「クラウドサイン」。電子契約サービス市場においてシェア8割以上を誇ることも、契約書という重要な書類のやり取りを安心して託せる優れたサービスである証と言えます。

なおその他の電子契約サービスについては以下の記事で比較紹介しています。こちらもぜひ参考にしてください。

画像出典元:「クラウドサイン」公式HP

その他の【電子契約サービス】のツール

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