クラウドサイン

記事更新日: 2020/11/30

執筆: 編集部

編集部コメント

業界シェア80%を超える電子契約サービス「クラウドサイン」。CMも開始して知名度、利便性、安心感で他社を一歩リードしている電子契約サービスです。契約にまつわるすべてのやり取りをクラウド上で完了できるため、紙でのやり取りより大幅に手間やコストを削減できます。実際に起業LOGでも使用していました!

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1. 電子契約書作成

簡単操作で電子契約書を作成できる

2. テンプレート機能

契約書に記載されている情報をテンプレートとして保存できる

3. 進捗管理

契約に関わる進捗状況を一括管理できる

良い点

「クラウドサイン」は、契約相手先が同システムを導入していなくても利用可能。個人事業主やアルバイトなど対個人の契約や海外企業との契約でも気軽に利用できます。

悪い点

PDFでのアップロードにしか対応していないため契約書のテンプレートを変更する場合、Wordで契約書類を作り直してそれをPDF化して再アップロードするという手間が生じます。

費用対効果:

一般的な電子契約システムと同等の料金ですが、無料プランがあり導入しやすいです。

UIと操作性:

直感的な操作のみで契約書の作成から送信までできます。

セキュリティ:

電子署名や認定タイムスタンプなど、あらゆるセキュリティ対策が講じられています。

この記事ではクラウドサインの優れている点・残念な点についても、他サービスと比較して詳しく解説していきます。

クラウドサインとは?

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が運営している、人気の電子契約サービスで、電子契約サービス市場においてシェア8割以上を誇ります。

弁護士監修の日本の法律に特化したサービスなので、国内で使用するには非常に安心して利用できます。また金融機関や大手企業の導入実績が多いのも安心のポイントです。

クラウドサインでできること

1. 契約締結までの時間を大幅に短縮

「クラウドサイン」の電子契約書を使用すれば、早ければ数分で契約締結が可能です。従来の紙を利用した契約と比較して、大幅に契約締結までの時間を短縮できます。

契約を締結するにあたり、従来の方法では契約書のプリントアウト、郵送、受理、押印、返送…と相手先の都合によっては遠方まで出向かなければならず、数週間を要することもありました。

しかしクラウドを利用した電子契約書なら、送信と同時に相手先の内容確認が可能。スマートフォンでも契約書の確認ができるため、外回りが多い担当者でも速やかに対応できます。


ステータスごとに絞り込み可能な管理画面


契約状況に応じて適切な連絡を取ることができるので、よりスムーズでストレスの少ないやりとりが実現します!

2. あらゆるシーンで利用可能

「クラウドサイン」の電子契約サービスは、発注書・納品書・検収書・ 請求書・領収書などの企業間の契約締結時以外でも活躍します。

特に便利なのが従業員を対象とした雇用契約書や秘密保持契約書が作成できること。「クラウドサイン」には複数の対象者に向け一括で契約書を送信する機能があり、契約内容の変更時や大量に人材を雇用した際に便利です。

雇用契約書などの一括送信機能

また、取引先企業との発注書や受注書のやり取りに「クラウドサイン」を利用している企業もあります。「クラウドサイン」で発注書や受注書をやり取りすることで、早急に売上が確定。受注者へのメリットが非常に大きいです。

無料オプションの「クラウドサインペイメント」を導入すれば、参加費用が必要なセミナーや資格取得試験の申込書にも応用可能。企業の形態や事業内容に合わせ、「クラウドサイン」の活躍の場は多方面へ広がります。

3. 契約相手がクラウドサインを利用していなくてもOK

クラウドサインでは、相手方はメールで届いたリンクをクリックして契約書を確認し合意締結することができます。そのため費用もかかりません。

受信者側はクラウドサインに登録していなくても利用が可能なため、紙の書類を使っている会社と契約する場合でもトラブルのリスクは減ります。

また、クラウドサインはPDFで保管しているので、取引先がどうしても紙の契約書でないと困るという場合にも印影がある紙の契約書をPDF化することで電子保管することも可能です。

クラウドサインの3つの特徴

1. 万全のセキュリティ機能

契約書をデジタル化することによる、改ざんへの不安の声があります。しかし「クラウドサイン」は弁護士ドットコムが運営していることもあり、あらゆる不測の事態にも対応し得る万全のセキュリティ体制が整っています。

契約書が改ざんされていないことを証明できる「タイムスタンプ」はその代表的な例。「誰が」「何を」したのか証明する電子署名に加え、「いつ」合意したかが明確になるタイムスタンプ機能を導入したことで、電子契約書の真正性を確固たるものにしました。


電子契約書の真正性をアップさせる機能


電子署名のみの電子契約書の場合、有効期間は1年ですが、タイムスタンプが付与されることで10年に延長。10年もの間契約書の改ざんを検知できることは、契約書を交わした双方にとって大きな安心につながります。

その他にも金融機関レベルのSSLによる通信の暗号化・ファイアウォール・バックアップ・機密保持ポリシーなどに加えて、1秒間に1億回ランダムなURLを作成してアクセスを試みても特定することができないと言われているユニークURLをその都度発行し第三者の不正アクセスを防ぎます。

2. 連携機能の充実

クラウドサインはスタンダードプラン以上の利用でSlack・kintone・Hubble、更にSalesforceとの連携が可能です。

Slackとの連携では送信した契約書類の状況を確認することができます。締結完了や却下されたなど、それぞれのステータスごとにチャンネル(またはDM)を指定すると通知がいく仕組みになっています。

管理画面から簡単にSlackとの連携が可能

また、SalesforceとのAPI連携を利用すると、営業はSalesforceに保管された顧客情報を元にした契約締結業務をSalesforce上で行うことができるようになります。顧客データと契約業務の進捗状況が同時に可視化できるので、管理の手間や非効率が大幅に改善されます。

3. チャットサポートの迅速丁寧な対応

クラウドサインの特徴としてチャットサポートの充実があります。

クラウドサインでは管理画面の右下のアイコンからチャットでの問合せが可能です。「通常数時間以内に返信」とありますが、実際には数分で返ってくることも多いと評判で、急なトラブルにも対応可能なサポート体制と言えます。実際に質問を送ってみましたが約6分ほどで返答がきました。

この速さで回答がくると社内や先方から質問があった際にも業務に滞りが生じてしまう心配もありません。

チャットサポートはメールでの問い合わせよりもLINEに近い感覚なので、ちょっとした疑問でも気軽に質問を送ることができます。


気軽に質問できるチャットサポート

クラウドサインの料金プラン

  Standard Standard plus Business 
月額固定費用 ¥10,000 ¥20,000 ¥100,000
送信件数ごとの費用 ¥200 ¥200 ¥200
ユーザー数 無制限 無制限 無制限
主な機能
  • 書類の作成・送信
  • 電子署名+タイムスタンプ
  • テンプレート作成・管理

 

(Standardの機能に加えて)

  • 紙の書類のインポート

(Standardの機能に加えて)

  • アカウント登録制限
  • IPアドレス制限
  • 承認権限設定
  • 電話サポート


「クラウドサイン」にはこの3つのプランがあります。

クラウドサインには契約書の送信、保管、検索といった基本的な機能のみ使える「フリープラン」もありますが、送信件数が月5件、ユーザー数は1名までという制限付きのプランで、電子署名も長期署名ではなく検証可能期間1年のものなので注意が必要です。

結論から言うと、多くの会社は「Standard」プランで十分でしょう。

これまでの紙の書類をまとめて管理したい会社におすすめなのが「Standard plus」。紙の書類のインポート機能がついてきます。

「Business」プランは高度なセキュリティ・リスク管理機能を求める会社におすすめです。

なお初期費用は不要ですが、有料プランは1年ごと契約になる点には注意しましょう。

起業ログでもクラウドサインを使っていますが、主にクライアントとの契約用に使うのであればStandardプランで十分だと感じました。

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クラウドサインの評判・口コミ

良い口コミ

大幅なコスト削減に貢献している
株式会社クレディセゾン様

最低でも2日はかかっていた契約締結が、1〜2時間程度で完了しています。コストについても、収入印紙代、郵送代が不要になったためクラウドサインの利用料は月に契約書を3通送るだけでペイしています。また、印刷、押印、コピー等の作業がなくなったことで大幅な業務削減にもつながりました。

契約締結状況の管理が簡単になった
株式会社メルカリ様

同じ類型の書類を大人数に送る際には、一括送信機能を使えば個別に変えたい情報(氏名や条件など)をCSVで流しこむだけで全員分の書類が完成するので、あとは送信するだけです。進捗状況を簡単に確認でき、未締結者にボタン一つでリマインドメールを送れるのもとても便利な機能です。以前は締結状況の進捗管理を別で行う必要がありましたが、クラウドサインを導入してからはシステム内で管理でき、とても手軽になりました。

※「クラウドサイン」公式サイト参照

悪い口コミ

一方でこのような意見もありました。

送信代コストとPDFのファイル変換が面倒
Webメディア(20名規模)

印紙代がかからなくなるとはいえ、送信代が200円かかってしまうのは他の電子契約サービスと比べて比較的高く感じる。また、PDF基準なので契約書の内容が変更になったときにファイル変換してテンプレートを作り直さなければならないのが面倒。Wordでそのままアップロードできると変換しなくて済むので助かる。弊社の場合はサービスを利用するのが基本的に1名だけなので、NINJA SIGNへの乗り換えを考えている。

少人数で利用する場合や送信代のコストを抑えたい場合にデメリットを感じやすいのではないかと考えられます。

クラウドサインを実際に使ってみた感想

1ヶ月以上クラウドサインのStandardプランを実際に使ってみてわかった特徴と感想をまとめます。

良かったところ

  • 契約締結までの時間が大幅短縮されたこと

  • 契約状況のステータスが確認可能なこと

  • チャットサポートの対応が早いこと


良かったところはなんといっても契約がスムーズ、かつ楽になったことです。契約書の作成から送信までをすべてクラウドサイン上でできるのがやはり便利です。

契約相手の同意もかんたんなため、リードタイムがかなり短縮されました。

また、書類が開封されたか否かなどステータスが詳しく見られるのも大きなメリットです。

先方のステータスを踏まえて連絡できると誤解やトラブルになるリスクを最低限にすることができ、安心して連絡をとることができます。

管理画面もかなりシンプルで使いやすく、万が一分からないことがあってもチャットサポートの対応が数分で返ってくるため業務もスムーズに行うことができました。

使いづらいところ

  • 契約書の入力項目の設定が面倒

  • PDFしか対応していないため、テンプレートの変更の際Wordに変換しなければならないこと

  • 送信代が200円かかってしまうこと


最初は契約書の入力項目の設定が面倒です。入力項目が10箇所を超えることも普通にあるため、どうしても時間がかかってしまいます。

また登録しているテンプレートと少しでも契約内容の違いがでると、Wordで契約書類を作り直して、それをPDF化して再アップロードするというなかなかの手間が生じます。

PDF基準なので契約書内容変更の際にも修正が効かず、送信し直さなければいけません。

契約テンプレートが完全に固まっている場合は問題ないですが、場合によって少し契約内容が変わる場合にはテンプレートの工夫などが必要になってきそうです。

Hubbleとの連携を行えば編集したWord形式の書類をボタン一つでクラウドサインにアップロードすることが可能なのですが、それにも別途申し込みが必要なため少し手間を感じました。

またクラウドサインでは送信ごとに200円の送信代がとられてしまうので、契約締結が多い月は利用料が高くなってしまった点がネックでした。

他の電子契約サービスと比較してみると

※「月額料金」と「アカウント数」は各社最も安い有料プラン(月額)の数を記載

電子契約サービスは、細かく見ると各社ともメリットデメリットが出てきます(上記図の赤字が残念な点)。

そのため導入前に、目星をつけた複数サービスで無料トライアルを実施し、使用感を確認してから本格導入することをおすすめします。

サービスを選ぶ際の比較ポイント

  • 月額+送信料のトータル料金
  • アップロード可能なファイル形式
  • 契約書作成の容易さ
  • ワークフロー履歴の閲覧(コンプライアンス)
  • 相手方への負担
  • 基幹システムとの連携

 

1.月額+送信料のトータル金額

他のツールと比較するとクラウドサインは月額費用は一般的ですが、送信料が比較的高いです。

対して圧倒的な安さが目立つのはNINJA SIGNです。月額料金が圧倒的に安い+送信料が0円。しかしNINJA SIGNは最も安い有料プランだと、アカウント数が無制限でないことに注意が必要です。

2.アップロード可能なファイル形式

クラウドサインをはじめ、契約書のアップロード形式をPDFに制限しているサービスがほとんどです。

そんな中、NINJA SIGNとBtoBプラットフォーム契約書はWordファイル形式でもアップロードできるため、システム上で文章の編集が行えるのでかなり便利です。

3.契約書作成の容易さ

クラウドサインではテンプレート登録は可能ですが、クラウドサイン仕様へ変更しなければならないため多少の手間が発生します。

4.コンプライアンスに則った運用

サービス運用の上でコンプライアンスは重視すべきポイントです。そのため、「いつ誰が承認・申請を行ったのか」というワークフローの履歴を後から確認する機能はあった方が便利です。

しかしクラウドサインには履歴を追う機能が搭載されていないのが残念なポイントです。

5.相手方への負担

クラウドサインでは、相手方がクラウドサインを利用していない場合でも契約書の送信が可能です。相手方も同サービスに登録しなければ利用できないというサービスの場合は電子契約サービスの利用を拒否される可能性が高まります。

6.基幹システムとの連携

自社で既に導入している外部サービスと連携できる点は、他サービスと比較してもクラウドサインが突出しているポイントです。

Salesforceやkintoneなどの基幹システムと連携させたり、Slackと連携させることで圧倒的に業務が効率化されます。

クラウドサインを使うべき会社

ずばり、従業員数100名以上などある程度の規模を持つ会社ではクラウドサインの導入をおすすめします!

特にSalesforce上できちんと顧客管理をしていたり、部署ごとに毎月多くの契約書を送信するような会社では、業務効率化にかなり役立ちます。

Salesforce上でリアルタイムで契約の進捗ステータスが確認できるので、わざわざメール履歴で進捗確認をする手間を省略。さらに氏名・会社名・メールアドレス・書類のタイトルなどあらゆる要素で既存の契約書を探す検索機能も充実しているため、毎月大量の契約書管理に困っている企業には相性が良いでしょう。

クラウドサインが向いていない会社

逆に、印紙税を削減したいなどコストが気になる中小規模の会社にはあまりおすすめできません

やはり毎回の送信料に200円かかってしまうのは、なんだかんだ痛手になります。50名以内の規模の会社には、クラウドサインと機能面でも似ているNINJA SIGNが断然安いのでおすすめです。

 

実際に複数のサービスを使用してみた上での見解を述べましたが、実際に使ってみないと自社に合う合わないの判断をするのは正直難しいです。上記6つの比較ポイントを参考に、複数のサービスを無料で試験的に利用してみることをおすすめします。

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クラウドサインの使い方

クラウドサインの使い方をかんたんに紹介します。

契約書類の準備


まずは契約書類を作成します。PDFをアップロードする方法と、テンプレートを利用する方法があります。

今回は公式テンプレートとしてデフォルトで用意されている「秘密保持契約書」というテンプレートを使用します。

なお公式テンプレートは他にも業務委託基本契約書や雇用契約など、よく使われる契約書テンプレートが10個ほど用意されており、記入事項も自由にカスタマイズすることができます。

送付順の設定

 

契約書類の準備ができたら、次に送付先を設定します。

送付先は複数設定でき、また確認の順番も決めることができるため、「まず社内の上司に確認してもらって、次にクライアントに確認してもらう」といったこともここで設定できます。

入力項目の設定


次は入力項目の設定です。

ドラッグアンドドロップなど感覚的な操作で、誰がどの欄を埋めるのか、入力項目を設定できます。

契約書類の送信


入力項目の設定が終わったら、最後に送信先などの確認をしてから「送信する」ボタンを押して送信完了です。

クラウドサイン上で契約書類をメール送信できるので、メールアプリを開いて文章を作成して、ファイル添付して送信する、といった一連の手間はすべて不要です。

契約書類の受信


契約書類を受信した側は、上の画像のようなメールを受け取ります。

もし契約相手がクラウドサインを利用していなくても、問題なく契約書類を受信し、書類確認できるようになっています。

契約書類の確認・同意


契約相手が契約書類の内容を確認し、必要事項も記入したうえで「書類の内容に同意」というボタンを押せば契約完了です。

記入内容が反映された契約書のPDFデータが契約相手にメールで送信され、また送信側はクラウドサイン上で締結済の契約書としていつでも確認できるようになります。

まとめ

「クラウドサイン」は電子契約サービス市場においてシェア8割以上と言われており、契約書という重要な書類のやり取りを安心して託せる優れたサービスである証といえます。

AIチャットの導入により、不明点も即時に解決できるようになったためサポート体制も充実。CRMでの顧客管理を既に行っている・複数の部署で契約書締結を実施しているなどある程度の規模を持った会社にはかなり相性の良いサービスです

ただしコンプライアンスを重視する場合は、ワークフロー履歴を見られないなどの懸念も多少残ります。

この場ですぐに導入可否を決めるのではなく、一度いくつかのサービスを試験的に利用してみると良いでしょう。起業ログでは複数のサービスを無料でまとめて資料請求できるので、こちらもぜひ参考にしてください。

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画像出典元:「クラウドサイン」公式HP

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