記事更新日: 2024/06/06
スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役
前川 英麿
早稲田大学政治経済学部政治学科卒業後、ベンチャーキャピタルのエヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズ（現大和企業投資）に入社。その後、常駐の経営再建支援に特化したフロンティア・ターンアラウンドに入社。15年2月よりスローガン株式会社に参画し投資事業責任者として、Slogan COENT LLPを設立。16年11月に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。その他、経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表等。
Notionは、主に開発プロジェクトで活用しているツールです。
Trelloのようにカンバン方式でのタスク管理もできれば、社内Wikiのような形で利用することもできます。
業務に関する情報を一元的に蓄積させたいなら利用することをオススメします。
以前は3つのITツールを活用していた業務フローが、Notion一本で完結できるようになり、効率的な業務ができていると言えますね。
ただ、非常に便利なのには変わりないのですが、少し使い方に癖があるのと、ユーザーあたり月額800円ほどすることには注意が必要です。
弊社では元々、大手他社の電子契約サービスを利用していました。
しかしこの電子契約サービスだと契約の締結の際に契約書の修正が求められ、毎契約書の送信ごとに約10分の時間がかかっていました。
こうした社内の不満もあって大手からfreeeサインに移行しましたが、freeeサイン導入後は申込書（契約書）の作成締結のスピードが格段に上がっています。
freeeサインではPDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成することが可能です。
そのため取引先から契約書の修正依頼があっても、全てfreeeサイン上で対応でき、毎契約書の送信が1，2分で完結できています。
これを月間で考えれば、約10時間のコスト削減につながっているのではないでしょうか。
導入に関しても非常にスムーズで、すぐに使い始めることができました。
弊社ではエンタープライズ部門でAsanaを利用しています。
Asanaが魅力的なのは、様々な表示形式があることです。
具体的にはカンバン、リスト、タイムライン、ガントチャートなどがあり、それぞれの業務に合わせた管理ができています。
他にもダッシュボード機能もあり、これを使えば誰がどのくらいタスクを持っているか、未完了のタスクがどのくらいあるのかを可視化できます。そのため、社員の中で働きすぎている人がいないかをチェックすることも可能です。
細かい機能で言えば、タスクの中にあるメッセージで議事録を取ることができたり、リストに基づいてドキュメントを貼り付けることもできます。
注意点としてはこれだけ多機能であるために、弊社のプランだと月額￥1,200と高額になってしまいます。
弊社だと社内全体としてはTrelloを使い、エンタープライズ部門のみでAsanaを利用している状況です。
Trelloはカンバン方式でタスク管理ができるサービスです。
カンバン方式だと業務の進捗が滞っていないか、どのステータスにどのくらいの業務が溜まっているかが一目瞭然で、タスク管理が簡単にできます。
弊社ではTrelloを、起業LOGを運営するチームでよく利用しています。
記事管理をする中で、それぞれにタスクに対してタグをつけたり、締め切り、担当者などを簡単に設定することができています。
記事管理の他だと社員やインターン、パートのプロフィールを記載して、自己紹介ボードのようにも使えています。
また20,30人ほどで利用していても無料なのは、非常にありがたいです。
以前導入検討した有料サービスのTaskworldと比べても遜色なく便利に使えます。
注意点としてガントチャートなど、他の表示形式でタスク管理することができません。
Google Chromeの拡張機能を利用すれば他の表示形式にもできますが、結局使いづらいですし、弊社では最低限の機能で十分なので、現状の機能で満足しています。
Formrunは、メールやアンケートのフォームを簡単に作成できる顧客管理サービスです。
弊社ではFormrunを最近使い始めたサービスですが、もはや他のサービスには戻れないほど使いやすいです。
管理方法としては、LPから来る様々な申し込みをカンバン方式で表示してくれるので、申込者の名前やメールアドレスなどの諸情報を個別に管理することができます。
そのため、申込者がどんな内容で申し込んできた誰なのかをすぐに判断することができて、便利です。
また、申し込みから管理まで自動で振り分けてくれるので、無駄な工数を掛ける必要がなくなり、運用がとても楽になりました。
メール配信もテンプレート作成ができるため、業務を高速化することが可能になっています。
スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役
前川英麿
