記事更新日: 2019/11/06
Asanaは白と黒を基調とした見やすいUIが特徴的です。チュートリアルが充実しており、ITツールを使い慣れていない人にも親切です。
外部ツールと連携してタイム計測などの機能を追加できる
タスク管理のレイアウトをプロジェクトごとに選択できる
Asana内でメンバー同士チャットができる
タスク管理のレイアウトをチャックリスト型か進捗状況に合わせてタスクをスライドさせるカンバン形式の2つから選択することができます。
無料版で同時にAsanaを使える人数が15人と限られている点。メンバー1人に対して1,000円前後の費用がかかるためメンバーが少ない企業にとっては導入ハードルが高くなります。
有料版に切り替えれば様々な機能を使えるようになりますが、競合で全ての機能が無料で使えるツールがあると考えれば割高になります。
PCでは画面の左側にメニュー欄が並んでいるので操作しやすい。チュートリアルも充実しているのですぐに使いこなせます。
日本語版もリリースされたので英語も含めて7言語に対応しています。多国籍企業にとっては言語表示が切り替えられるのは利点です。
Asanaは2015年、大幅なリニューアルを実施してから多くのユーザーに支持を受けるようになりました。
リニューアルでは何が変わり、なぜ多くのユーザーを惹きつけるようになったのか詳しく解説していきます。
このページの目次
AsanaはFacebookの共同創業者のダスティン・モスコヴィッツと元Googleエンジニアのジャスティン・ローゼンシュタインが立ち上げたタスク管理ツールです。
仕事の生産性を上げるために必要な機能が充実しています。白と黒を基調としたシンプルな作りが評判を呼び、さらにチュートリアルが充実していることからITツールを使い慣れていない人からも好まれるようになりました。
それではAsanaの特徴について見ていきましょう。
Asanaの1番の特徴はタスク管理のレイアウトを選べる点です。管理方法は2つあるので、1つずつ詳しく説明していきます。
リスト形式は、チェックリストを縦に一覧化し、タスクが終了したらチェックボタンを押して消化していく方法です。
この形式ではタスクを1箇所（1ページ）にまとめて可視化できるのが利点です。写真のように、部門ごとにセクションを追加してタスクを区切ったり、期日や担当者を追加することでチーム全体のタスク管理を手助けしてくれます。
各タスクの詳細画面にはコメント機能も付いているので、チームメンバーと特定のお題について議論することもできます。
リスト形式が縦にタスクを管理するのに対して、カンバン形式は横にタスク管理をしていくイメージです。
写真のように、「新規リクエスト」「実行中」「完了」と書かれた縦列にタスクが書かれたカードを追加していきます。「実行中」という列にあるタスクが終了したら、カードを「完了」にドラック&ドロップして管理します。
このカンバン形式の利点としては、タスクをステータス毎に管理できる点です。写真では、タスクをまとめるステータスが3つしかありませんが、プロジェクトによっては複雑な工程で作業を進めることもあります。
そうなった場合でも、複数縦列のステータスを追加して、進捗状況に応じてタスクを管理できるのはリスト形式にはない利点です。
まとめると、
リスト形式
タスクを未着手と完了の2つの軸で管理できる。チェックボタンを押したら、タスクが表から消えるので未着手のタスクを一目で確認できる。
カンバン形式
タスクをステータス毎に管理することができる。複雑な行程になっても、タスクの進捗状況を可視化できる。
Asanaの上部では、リストやタイムライン、会話などタブを切り替えることができます。その中の一つにカレンダーがあります。
カレンダーでは、先ほどのリスト形式やカンバン形式で追加したタスクを自動で出力してくれます。特に、カレンダーは締め切り期日が近いタスクを見つけるために役立ちます。さらに、担当者の顔が表示され、ラベル（設定したカテゴリ）別に色分けして表示されます。
ここでGoogleカレンダーをいつも使ってる人にとって気になるのは、Googleカレンダーに同期できるのかではないでしょうか。
実際、AsanaのカレンダーはGoogleカレンダーに同期できます。
AsanaのカレンダーのURLを取得
この写真のように「エクスポート/印刷」→「カレンダー同期」と順番に押すとGoogleカレンダーで同期可能なURLを取得することができます。
このURLをGoogleカレンダーの中の「Googleカレンダーの設定」→「カレンダーをURLで追加」に貼り付けることで同期できます。
マルチデバイスに対応
3つ目の特徴は、マルチデバイスに対応していることです。AsanaのWeb版、特にPCの場合はログインするだけで使うことができます。
Web版以外には、iOSとAndroid版のアプリを出しているので、スマホでダウンロードして使うことができます。パソコンを開けない時にでも、スマホ1つでタスク管理ができるのでとても便利です。
Asanaの無料版ではタスク管理以外に使える機能が限られてしまいます。そんな中でも、もっと機能を充実させたいという方におすすめなのがChrome拡張機能です。
Chrome拡張機能とはGoogle Chromeの機能を強化したり、追加するための専用プログラムです。代表例としては、タイムトラッキングツールのToggleがあります。
ToggleのChrome拡張機能
Toggleとはタスクの消化に費やした時間を可視化するためのツールです。さらに、計測した時間を元に何にどれだけの時間を使っているのかをグラフ化してくれるのも特徴です。
使い方は、AsanaにTggleのChrome拡張機能を追加すると、各タスクの詳細画面に「Start timer」と表示されます。仕事を始める前にこのボタンを押して、終了したらまたボタンを押すだけです。
計測した時間はToggleにデータとして送られ、分析してグラフ化してくれます。
Toggleの分析機能
ただし、筆者もよくやりましたが、タスクが終了したのにボタンを押し忘れることもあります。そうなってしまえば、正確なデータから時間を分析することができなくなるので気をつけてください！
料金プランは「Basic」「Premium」「Business」「Enterprise」に分かれています。
「Basic」ではAsanaを共有できるメンバーが15人と限られているので、少数精鋭のチームの場合「Basic」プランでも十分使えます。
15人以上のチームや有料プランでしか使えないような機能を導入したい場合は、Premiumプランがおすすめです。Premiumプランでは、高度な検索とレポート機能が追加される他、タイムラインという機能も使うことができます。
さらに、高度な管理者コントロールやサポートを受けたい方はEnterpriseプランがおすすめです。
まずは無料プランを試してみることをおすすめします。実際に使ってみて、更に色々な機能を付加したい場合に有料プランに切り替えて見てはいかがでしょうか。
ここまでAsanaの特徴と料金について解説してきました。
Asanaは日々アップデートを繰り返して、ユーザーが使いやすいように改良を続けている印象です。2018年時点では、ホームページもAsana内の文字も全て英語で、英語に苦手意識がある人にとってはハードルが高いものになっていました。
現在では、日本語版もリリースされて、日々Asanaのインターフェースも改良されています。
そんなAsanaですが、無料版でも15名までチームを組んで使うことができるので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
画像出典元：「Asana」公式HP
Asanaの場合、無料ではプロジェクトを組んでボードを共有できるメンバーが15人までと限られてしまいます。さらに、無料では機能に関しても制限があります。反対にTrelloの場合は、共同で作業できるメンバーに制限はなく、その上機能に関しても制限がありません。Asanaで有料版に切り替えないと使えない機能までTrelloでは使うことができるのは強みです。