業務効率化海外ツールについて

【最新比較】業務効率化におすすめの海外ツール10選!選び方は?

記事更新日: 2021/03/26

執筆: 編集部

スタートアップやベンチャーなど急成長中の企業の多くは、業務効率化のための海外ツールを活用している場合が多いです。

しかし、機能や料金設定(コストパフォーマンス)が実際どうなっているのかわかりにくく、なかなか手を出せない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、最近注目を集めている海外ツールにフォーカスし、ルーティン業務やタスク管理、顧客管理・Webサイト開発など目的別に厳選してまとめました。

機能や特徴・料金プランを比較し、おすすめの海外ツールの選び方のポイントも解説しているので、比較検討の際の参考にしてください!

この記事に登場する専門家

おすすめの海外ツール4選

1. 面倒なルーティン業務を自動化するならこちら!『Zapier』

画像出典元:「Zapier」公式HP

特徴

Zapier(ザピアー)は日々の業務の中で繰り返す単純作業を、自分好みに自動化できるタスク自動化ツールです。

たとえば、Gmailに添付されたファイルをDropboxに格納する、ブログの更新情報をSNSに投稿する、問合せがくると問合せ管理アプリに情報登録する、にといった自動化設定を、プログラミングを知らない人でも数ステップで簡単に作成できます。

また、基本は無料で始められるためコストの心配もいりません。

連携できるアプリは2,000以上もあり、アイディア次第でさまざまな業務を自動化することが可能です。

機能

・サービス同士を連携して自動化アプリを作成可能
・2,000以上のアプリと連携可能
・迅速なメールサポート体制

料金プラン

【初期費用】:0円
【月額費用】
Freeプラン:0円
Premiumプラン:20ドル~

 

2. Google・Amazonなど有名企業も利用するSFA・CRM!『Zoominfo』

画像出典元:「Zoominfo」公式HP

特徴

ZoomInfo(ズームインフォ)はBtoBセールスにおける顧客情報の管理から分析、マーケティングまで行える営業支援ツールです。オンライン会議ツールのzoomと混同されがちですが、関係はありません。

従来のSFAとは異なり、現場で活躍するセールスマン向けの機能を多数搭載しているところを特徴としています。

営業活動に必要な情報を欲しい時にすぐ入手できるだけでなく、エンゲージメント率の高さをスコアリング化する機能や顧客が求めている情報を分析する機能など、営業アプローチを手助けしてくれる機能が満載です。

機能

・顧客情報を常に自動更新
・見込み客リストの作成
・優良顧客を自動スコアリング化

料金プラン

【初期費用】:0円
【月額費用】
無料プラン:0円
有料プラン:詳細はお問い合わせが必要です。

 

3. 無料プランあり!自社の運用にあわせてカスタムできる!『Zoho CRM』

画像出典元:「Zoho CRM」公式HP

特徴

自社の運用に合わせた顧客管理・営業支援ツールを探しているなら、Zoho(ゾーホー)CRMがおすすめです。

見込み客リストの作成などのCRM機能や売上予測などのSFA機能、販売予測やKPIの達成状況といった分析機能が無料から利用でき、有料になっても月額1,440円とお手頃です。

操作画面はドラッグ&ドロップするだけで簡単にカスタマイズできるため、一人ひとりにとって使いやすい環境を構築できます。

また、導入支援サービスや日本語のメールサポートなどが豊富に用意されているため初めての方も安心して利用できます。

機能

・見込み客や既存顧客の管理機能
・営業タスクの管理機能
・販売予測などの分析機能

料金プラン

  スタンダード プロフェッショナル エンタープライズ アルティメット
月額費用(税抜き) 1,440円/ユーザー 2,400円/ユーザー 4,200円/ユーザー 5,400円/ユーザー
顧客・案件情報の管理




タスク・スケジュール管理




営業データ分析




売上予測




ルーチンワークの自動化




見積書・請求書の作成  

メールの一括送信
 


AIによる営業アシスト
   

関数による高度なカスタマイズ
   

 

詳しくは以下の公式ホームページからご確認ください。

 

 

4. CRMからヘルプデスクデスクとしても利用できる!『Zendesk Support』

画像出典元:「Zendesk Support」公式HP

特徴

Zendesk Support(ゼンデスクサポート)は、メール・電話・チャットなど様々なチャネルからの問い合わせを一括管理できるヘルプデスクツールです。

問合わせの振分けや優先順位付けが自動化されるため問合せ対応を効率化できるほか、回答の自動送信や回答フォーマットの作成機能などがあり、顧客への迅速な対応を可能にしてくれます。

さらに、対応にかかった時間や顧客満足度など、いままで見えにくかった顧客とのやり取りを数値で可視化できるため、カスタマーサポートのパフォーマンス分析や戦略を立てることが可能です。

機能

・問い合わせ対応を一括管理
・顧客とのやり取りを可視化
・40か国以上の他言語に対応

料金プラン

【初期費用】:0円
【月額費用】
Essentialプラン:5ドル/ユーザー
Teamプラン:19ドル/ユーザー 
Professional:49ドル/ユーザー
Enterprise:99ドル/ユーザー
Elite:199ドル/ユーザー

詳しくは以下の公式ホームページからご確認ください。

 

 

その他のおすすめ海外ツール

Notion

画像出典元:「Notion」公式HP

BizteX株式会社 代表取締役

嶋田光敏

2015年BizteXを創業。国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、複数のシステムを連携しデータ統合/自動化を実現するiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供。累計1,000社以上の企業様で培った業務自動化のノウハウ・事例を基盤にDXの推進を実施。

UIが非常に優れた情報管理ツール

Notionは、一言で言うと情報管理ツールです。
 
具体的には、「All-in-one workspace」を謳う、文字通りドキュメントやタスク管理、スプレットシート、カレンダー、Wikiなど様々な機能を持った万能ツールで、このツールを導入すれば、全ての情報を一元管理できます。個人の利用から大規模なチームでの利用まで、幅広い用途で使えるツールです。
 
創業初期の頃はスプレットシートで十分対応可能でしたが、弊社の従業員が40名ほどまで増えて、企業の体制整備が必要になってきたタイミングで全社で導入しました。組織の拡大に伴うタスクも細分化され、より細やかな管理が必要になってきますが、そういったニーズにも対応できるツールだと思います。
 
UIが非常に優れていて、タグによる情報の整理や、ドキュメントの編集・更新がしやすいです。業務効率が改善した実感があります。

BizteX代表 嶋田光敏がスタートアップにオススメするローコード・ノーコードサービス4選

特徴

Notionは、ドキュメント作成・データベース・検索・タスク管理など業務に必須な機能を網羅したノーコードツールです。

使い方はシンプルで直感的に操作できる機能が多く、日本語でのサポート体制も充実しています。

多数のツールに散らばる情報をまとめたい、議事録や手順書などを簡単に作成したい、社内の誰もが簡単にアクセスし更新していけるシステムを構築したいなど、多様な要望を満たせるツールです。

料金プラン

 
  個人向け   ビジネス向け  
  Personal Personal Pro Team Enterprise
月額 $0
(1ユーザー)
$4
(1ユーザー)
$8
(1ユーザー)
要問い合わせ
機能 ・無制限のページとブロック
・ゲスト5人との共有
・デバイス間での同期
・Personal全ての機能
・無制限のファイルアップロード
・ゲスト無制限
・バージョン履歴
・コンテンツAPI(近日公開)
・Personal Pro全ての機能
・チームメンバー無制限
・コラボレーションワークスペース
・高度な権限
・管理ツール
・Team全ての機能
・SAML SSO
・SCIM API
・高度なセキュリティ
・専任マネージャー
・カスタム契約


基本プランは、学校のメールアドレスでサインアップすれば、Personal Proプランが無料になるので、教育機関での活用はよりハードルが低くおすすめです。

 

Airtable

画像出典元:「Airtable」公式HP

特徴

Airtable(エアテーブル)は無料プランが利用でき、クラウド上でデータベースを、しかもノーコードで構築できるタスク管理ツールです。

タスクを優先順位ごとにグループ化できるので、プロジェクトの進行でトラブルを減らしたいケースにおすすめです。

スプレッドシートのような操作感で、シンプルに管理できるので、どんなスキルの従業員でも使いやすいです。ISO / IEC 27001認証のサービスでもあり、セキュリティを重視する企業でも導入しやすいでしょう。

料金プラン

FREE PLUS PRO ENTERPRISE
$0 $10 $20 要お問い合わせ
無料で利用できます 無料トライアルあり 無料トライアルあり  

 

FREEプラン…1シートあたり1,200行まで保存、容量2GBまで、iOSやAndroidアプリに対応。リアルタイムの編集・コメントも可能

PLUSプラン…レコード数:5,000行/容量:5GB

PROプラン…レコード数:50,000行/容量:20GB

ENTERPRISE…容量:1,000GB

 

HubSpot

画像出典元:「HubSpot」公式HP

BtoBマーケター/株式会社才流 代表取締役

栗原康太

10年以上、BtoBマーケターとして活動。過去数百件のBtoBマーケティングプロジェクトに関わる。2016年に「才能を流通させる」をミッションに掲げる株式会社才流を設立し、代表取締役に就任。カンファレンスでの登壇、主要業界紙での執筆、取材実績多数。

現代のマーケターがやるべき施策が自然とできてしまうツール

Hubspotは、オールインワン型のマーケティングツールです。
サイト構築(CMS)・MA・SFA・CRMの機能が一通りそろっていて、一気通貫でデータをつなげられるのが魅力ですね。
 
Hubspotは自社でマーケティングをしっかりやっている企業でもあるので、Hubspotを使い込むだけで、現代のマーケターがやるべき施策が自然とできてしまうのも良い点です。 潜在リードからコミュニケーションして、メールマーケティングをして、リードのスコアがたまったら、インサイドセールスに通知がいってコールができるようになるという、いわばBtoBマーケティングのベストプラクティスを実践できるような機能が揃っています。
 
これからマーケティングの仕組み作りをしていくようなSMB企業には特にフィットすると思います。
BtoBマーケ専門家 栗原康太がおすすめするBtoBマーケに使いたい サービス 6選

特徴

インバウンドマーケティングに高い効果を発揮するマーケティングオートメーションツールがHubSpotです。

リード(見込み客)獲得に強みを持つTop of the Funnelからスタートしたツールであり、マーケティング、セールス、カスタマーサービスの各ソフトウェアをつなぐ総合的なプラットフォームを提供しています。

自社サイトの構築はもちろん、訪問者、見込み客、顧客それぞれのニーズに合わせて、コンテンツ、フォームをフレキシブルに変更できる点が非常に優れています。

料金プラン

HubSpotの料金体系はプランやコースによっていくつかに分かれていて、無料で始められるプランが用意されています。

初級者編として月4,800円というリーズナブルな料金のStarterプランもあり、優れたコストパフォーマンスを誇っています。

 

Slack

画像出典元:「Slack」公式HP

Forbes JAPAN Web編集長

谷本有香

これまでにトニー・ブレア元英首相、アップル共同創業者のスティーブ・ウォズニアック、ハワード・シュルツ スターバックス創業者はじめ、3,000人を超える世界のVIPにインタビューした実績がある。現在、MX「モーニングCROSS」にコメンテーターとして出演する他、TBS「ビビット」、テレビ朝日「サンデースクランブル」など、これまでレギュラーコメンテーターとして多数の報道番組に出演。経済系シンポジウムのモデレーター、政府系スタートアップコンテストやオープンイノベーション大賞の審査員、ロイヤルハウジンググループ上席執行役員など企業役員・アドバイザーとしても活動。

2016年2月より『フォーブスジャパン』に参画。著書として「世界トップリーダー1000人が実践する時間術」「何もしなくても人がついてくるリーダーの習慣」などがある。

社内外の人とコミュニケーションできるビジネスチャット

Slackは、社内外の人とコミュニケーションできるビジネスチャットツールです。
 
弊社は、複数社と常にコミュニケーションを取る必要があるという企業です。そのため、普通のコミュニケーションツールを利用する場合、それぞれに対応させて使い分ける必要がありました。

それに対してSlackは、他社との共有チャンネルを一覧でみられるようなっているので、かなりビジネス活用しやすい仕様になっていると思います。
 
また、自分が参加していないプロジェクトでも、検索をかければチャンネル内のこれまでのやり取りを確認することができます。このように、ビジネスのプロセスと何が起こっているかを可視化できるツールになっていて、非常に便利です。
 
Slackを利用しているビジネス人口が多いため、これさえ利用していれば誰とでも繋がることができる、ある意味ビジネスのインフラ的なポジションを担っているともいえます。

特徴

Slack(スラック)は、エンジニアに最も支持されている海外発のビジネスチャットツールです。その理由は、拡張機能の充実さと外部ツールとの連携のしやすさです。2017年に日本語版がリリースしてからますます利用者を増やしています。

スレッド機能は、会話ごとに返信をぶら下げることができるので、情報が整理されメッセージがとても見やすいです。

リマインダー機能では、毎週・隔週・日時を指定してメッセージを通知することができます。ルーティンを忘れないようにリマインドできるので便利です。

料金プラン

フリー:0円
スタンダード:月額850円
プラス:月額1,600円
Enterprise Grid:お問い合わせが必要です

無料版では、

・履歴を10,000件までしか閲覧できない 
・Slackと連携できるサービスが10個まで 
・1対1でしか音声/ビデオ通話を行うことができない 
・ファイルストレージが合計5GBまでしか使えない

などの制限があります。

 

Figma

画像出典元:「Figma」公式HP

特徴

Figmaは、チームで利用できるUI画面設計ツールです。

画面設計のしやすさはもちろんですが、それをチームで共有して行うための機能が搭載されているのが特徴です。

プロジェクト内で統一したデザインを効率的に設計したいと考えている組織にはおすすめのツールといえるでしょう。

料金プラン

Freeプラン:0円…エディター数やプロジェクト数に制限あり

Professionalプラン:月額12ドル/1エディター
→プロジェクト数やバージョン履歴の制限なし(学生・教育者は無料)

Organizarionプラン:月額45ドル/1エディター
→セキュリティや分析ツールが利用可能、9人以上での利用がおすすめ

 

Asana

画像出典元:「Asana」公式HP

特徴

Asanaは白と黒を基調とした見やすいUIが特徴的です。チュートリアルが充実しており、ITツールを使い慣れていない人にも親切です。

タスク管理のレイアウトをチャックリスト型か進捗状況に合わせてタスクをスライドさせるカンバン形式の2つから選択することができます。

料金プラン

Basic:0円
Premium:月額1,200円/ユーザー
Business:月額2,700円/ユーザー
Enterprise:お問い合わせが必要です

Basicは共有できるメンバーが15人と限られています。

15人以上のチームや有料プランでしか使えないような機能を導入したい場合は、Premiumプランがおすすめです。

さらに、高度な管理者コントロールやサポートを受けたい方はEnterpriseプランがおすすめです。

 

海外ツールの3つの選定ポイント

1. サポート体制と知名度

英語が苦手なユーザーが利用する場合は、日本語によるサポートが充実しているものをおすすめします。

また、知名度の高いツール・利用者が多いツールなら、操作方法に関する書籍やインターネット上の情報量が多いため扱いやすく、サポートの対応言語が英語のみであっても困ることはないでしょう。

今回の記事では比較的知名度の高く、利用者が多いツールをご紹介していますので、どれも利用しやすいと思います。

2. 対応OS・対応デバイスのチェック

たとえば海外製のノーコードツールやUIデザインツールでは対応OSがMacOSのみであったり、Googlechromeでのみしか利用できないなど、海外ツールならではの事情があるため、対応OSや対応ブラウザなどの動作環境を事前にチェックしておきましょう。

また、顧客管理・営業支援ツールを選択する場合は、営業担当者が利用しやすいようモバイルデバイス対応のものか確認しておく必要があります。

3. 無料プラン・トライアルがあるか

公式サイトでは初心者向け、操作がしやすいと記載されていても、ある程度の知識や経験がないと操作が難しいツールも少なくありません。

海外ツールをはじめて利用する場合は特に、ツールボタンやメニューバーの位置など操作感覚の違いから、使いにくいと感じることがあるかもしれません。

無料プラン・トライアルがあるツールを選択し、実際の使用感を試してから有料プランを契約することをおすすめします。

海外ツールのメリット3つ

1. 無料から始められるものが多い

国内製ツールの多くは、毎月の運用コストなどの理由から継続して利用するのが難しくなってしまうことがあります。

しかし、海外製のツールならずっと無料で利用できるプランが多く、ランニングコストを気にせず運用を続けられます。

予算が限られている場合や利用頻度にあわせて利用したい場合、もしくは新しく良いツールが出たらすぐに乗り換えたい場合などに、無料から始められる海外ツールは最適と言えるでしょう。

2. コラボレーションできるツール数が多い

世界的に利用されているツールの多くはアメリカやヨーロッパで開発されており、ツールの導入も海外企業の方が日本企業より積極的だと言われています。

そのため、海外のツールはコラボレーションできるツール数が圧倒的に多く、さまざまな種類のサービスやアプリを連携して業務を効率化できます。

コラボレーションできるツールが多ければ多いほど効率化・省力化できる業務が増えるため、貴重な人的リソースをルーティン業務から解放することが可能です。

3. 海外とのやり取りが簡単になる

世界的なトレンドツールを利用することで、海外とのやり取りをより簡単にすることができます。

同じツールを使えば、海外のエンジニアへ仕事を依頼しやすくなったり、海外拠点と日本本社のスタッフが同じツールを使うことで業務の標準化を図ったりすることも可能です。

また、利用者の多いツールではセキュリティ対策がされているので、海外とのやり取りの際に気になるシステム障害や情報漏えいのリスクも減らせます。

海外ツールのデメリット2つ

1. ツールを使いこなせるかどうか

海外ツールは基本機能や外部連携できるアプリ数が多く、またバージョンアップが頻繁に実施され新機能がどんどん増えていくため、ツールを使いこなせるかという問題があります。

類似のツールを使った経験がなく初めて導入する場合などは、利用機能が限られている無料プランから徐々に使いこなしていくことをおすすめします。

2. トラブル時のサポート対応

日本語サポートしていない海外製品も多く、特に無料の場合はトラブル時の対応に注意が必要です。

サポートの回答が遅かったり、ネットなどから情報を入手できないとなると、業務が止まってしまう恐れがあります。

トラブル時のサポート対応速度や、ツールの利用方法に関する情報があるかどうかは、トライアル中にきちんと確認しておきましょう。

まとめ

本記事では知名度の高い海外ツールの特徴や、メリット・デメリットなどをご紹介させていただきました。

自社で効率化させたい業務や利用頻度、動作環境やサポート言語などのポイントを抑えれば、これらの海外ツール導入により大きなメリットをもたらしてくれます。

無料で利用できるツールも多いため、試しに始めてみてはいかかでしょうか?

画像出典元:O-dan

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