記事更新日: 2020/03/23
新型コロナウイルスの影響によりテレワークが注目される中、在宅業務をサポートしてくれるツールへの関心が高まっています。
「テレワークに対応できる無料ツールの違いが分からない…」「無料ツールでもビジネス利用できるのか知りたい」
そんな方におすすめなのが、無料Web会議システムです！
この記事では、無料Web会議システムを導入する際の選定ポイントやメリットデメリット、おすすめの無料Web会議システムを紹介します。
このページの目次
Web会議システムとは、インターネットに接続することで音声と動画をリアルタイムにやり取りできるクラウド型のサービスを指します。
無料Web会議システムを導入すると以下を実現できます。
・専用機器を導入せず、インターネットに接続するだけで利用できる
・場所を選ばず、どこにいてもミーティングを開ける
・低コストで利用できる
無料Web会議システムを利用すると、コスト面を抑えながら、簡単に遠隔地の人々とコミュニケーションができるようになります。
画像出典元：「Zoom」公式HP
Zoom（ズーム）は、UBERやデルタ航空などの米国企業の間で広く利用されているweb会議システムです。
会議の参加者はアカウント登録の必要なく、パソコンからスマホまであらゆるデバイスから、いつでも、どこにいても簡単にアクセスできます。
最大の特徴は、40分までなら最大100人まで同時に参加できるという点です。採用活動の会社説明会などの、不特定多数のゲストを招いて大規模なミーティングを開く場合に頼りになります。
1対1の通話の場合、時間やミーティング数の制限がないのも嬉しいポイントです。何度も連絡をとることになっても安心ですね。
この他、デスクトップとアプリケーションが共有できる画面共有機能や、部屋の様子を見せず、その場に相応しい背景に変更できるバーチャル背景機能など、テレワークに便利な機能が無料で利用できます。
・画面共有機能
・動画や音声の記録機能
・バーチャル背景
・カレンダーアプリ連携機能
・プライベート／グループチャット機能
| フリー | プロ | ビジネス | |
| 月額費用 | 0円 | 2,000円 | 2,700円 |
Skype（スカイプ）はマイクロソフト社が提供する、最も有名なweb会議システムの一つです。パソコン、タブレット、スマホだけでなくアレクサからでも接続でき、ITツールに不慣れな方でもスムーズに始められるのが特徴です。
ただ、ミーティングホスト・ゲストの両者にアプリのダウンロードとアカウント登録が必要になってくるので、決まった相手とのやり取りに向いていると言えるでしょう。
無料版ではビデオ通話の制限時間は1通話毎に4時間、1日あたり10時間、1ヶ月あたり100時間までとなっています。
画面共有機能や動画・音声の記録機能、背景ぼかし機能などの基本的な機能は完備されており、他に、固定電話に発信できる機能や音声・ビデオ通話中の言葉を文字に変換してくれる「リアルタイム字幕機能」が備わっています。
・画面共有機能
・動画や音声の記録機能
・背景ぼかし機能
・リアルタイム字幕機能
・位置情報の共有
| フリー | Business1 | Business2 | |
| 月額費用 | 0円 | 220円 | 600円 |
画像出典元：「Whereby」公式HP
Whereby（ウェアバイ）はシンプルな操作性が特徴で、ミーティングゲストはアプリのダウンロードやアカウント登録することなく、主催者から送付されたURLをクリックするだけでミーティングに参加できます。
ミーティングホストの方も操作は簡単です。アカウント登録はメールアドレスだけでよく、URLを参加者に送るだけで、簡単に招待できる招待機能が備わっています。その他の基本的な機能、画面共有、動画・音声の記録もしっかり完備。カスタム背景機能を使えば、自社商品を背景にして宣伝することもできてしまいます。
無料プランではミーティングルームは1室のみ、ビデオ通話は一度に最大4人までとされています。
面倒な手間を省いて迅速に小規模ミーティングを行いたい場合におすすめのweb会議システムです。
・画面共有機能
・動画や音声の記録機能
・カスタム背景機能
・招待機能
・Youtube連携機能
| フリー | プロ | ビジネス | |
| 月額費用 | 0円 | 9.99ドル | 59.99ドル |
全ての機能を無料で利用することができ、操作も容易であるという点で非常にコスパの良いツールです。
映像・音声ともに高品質。内容を参加者とリアルタイムで共有できるホワイトボード機能があり、会議を円滑に行えます。
無料で利用できます。
主催者以外はアカウント不要で利用人数は最大10人と、小規模会議を行うには十分です。
ただし画像の乱れが生じるなど画質音質の面で、appear.inやZoomにやや劣ります。
チャットでやり取りができる「メッセージ機能」、動画でコミュニケーションがとれる「ビデオ通話」、音声のみでコミュニケーションがとれる「音声通話（Googleアカウント宛のみ）」など、すべての機能が無料です。
無料で利用できます。
社内外コミニュケーションを潤滑に進める役割があるとして最近注目され始めています。
インターネット接続があればスマホやタブレットからでも利用ができ、気軽・タイムリーにやり取りが可能です。タスクやファイルの管理も可能なので、より効率的に仕事ができます。
| フリー | パーソナル | ビジネス | EP | |
| 月額費用 | 0円 | 400円 | 500円 | 800円 |
クラウド型のWeb会議システムは、各端末からインターネットに接続し、各提供会社のクラウドサーバーを介することで連絡を取り合っています。なので、ネットの通信環境が悪くなれば、音声や動画はどうしても乱れてしまいます。
近年は通信品質の高いものが多くなってきていますが、テレワークする場所によっては音声や映像が途切れてしまう可能性も捨てきれません。
開始前に接続状況をテストし、スムーズに利用できるか確認しておきましょう。
無料プランでは、通話時間やミーティングの開催回数に上限が設けられていることがほとんどです。「緊急で連絡を取りたいが制限があるので連絡できず、結局会社に向かった」という本末転倒な事態になることも考えられます。
通話時間制限に余裕を持ったサービスやプランを選びましょう。
音声や画像の品質に問題が起こった場合、インターネットの接続環境だけが原因ではなく、デバイスやバージョンの問題などさまざまなケースが想定されるため、在宅勤務者ひとりでは解決が困難なことも少なくありません。
そのような時に直るまで何度も接続環境や設定を確認していては、生産性を落としてしまいます。
音声が聞き取りにくいことはないか、画面共有に問題がないかなど、事前に確認をした上で選びましょう。
無料Web会議と有料版との違いは、主に利用制限とセキュリティ面の2点です。
無料プランでは通話時間やミーティングの開催回数、最大接続人数などに上限が設けられていることがほとんどです。
しかし、テレワークをする従業員の数や仕事内容を把握すれば、無料版の制限内でも支障は出てこないでしょう。
セキュリティ面については、有料版の方がもちろん安心度は上がります。だからと言って、無料版のセキュリティに問題があるわけではありません。
最近では高度な暗号化や新通信方式を採用し、安全性を大幅に向上しているシステムも増えてきています。
また、いくらセキュリティの整った有料のシステムでも、社員が公の場所でシステムを利用し、周囲に聞こえるボリュームで機密情報を話していては意味がありません。
セキュリティはシステムだけでなく、社員の行動による部分も多いにあります。
インターネットに接続するだけでミーティングを開催できるのが最大のメリットです。
パソコン・タブレット・スマホなどのあらゆるデバイスからアクセスでき、専用の機器やサーバーを導入や操作方法を覚える必要もないので、誰でも簡単に始められます。
インターネット環境がある場所なら、どこにいてもミーティングが可能です。
在宅勤務でも出張先のホテルでも、画面共有機能で資料を照らし合わせたり、録画機能を使いながら、質の高い打合せが行えます。
専用機器の購入が不要なため導入コストがほとんどかからず、また、保守管理はサービス提供会社が行うため運用コストも抑えられます。
クラウド型web会議システムなら、常に最新のサービスを利用できます。
インターネットを通して会議を行う以上、情報の漏洩リスクがないとは言えません。また、従業員によっておこるリスク、例えばフリーWi-Fiに接続してしまったり、公の場でシステムを利用する、なども起こりえます。
システム側のセキュリティ対策を確認するのはもちろんのこと、利用するユーザー側にも注意が必要です。
時間が長いほど通信品質に問題が出る可能性が高くなります。また、人によってはヘッドセットやイヤホンを長時間着けていると疲れてしまう人も出てくるでしょう。
web会議では込み入った議題は避け、終了時間や回数を決めて行いましょう。
いかがでしたか？Web会議システムそれぞれの特徴や選定ポイントがお分かりいただけたかと思います。
システムの導入によって、スムーズなテレワーク環境だけでなく、生産性の向上やビジネスのスピードを高めることが可能です。
ぜひ、本記事でご紹介した無料Web会議システムをの導入を検討してみてください！
画像出典元：O-dan
メールアカウントを登録するだけで簡単にweb会議を始められます。無料・有料共にプランがありますが、無料プランの場合は同時通話人数が4人までです。無料にしては音質も画質も高いので、これまでweb会議をしたことがない企業がお試ししてみるには良いツールです。
無料版でも100名が同時接続できるのが最大の特徴。接続の手軽さはWhereby（旧appear.in ）に劣るものの、Wherebyには4人という人数制限があるので、社外への説明会やセミナーのような大人数が参加するWeb会議を頻繁に行うようであれば導入をおすすめします。
Web会議ツールとして抜群の知名度を誇るSkype。しかし、Microsoftアカウントを作成する必要があったり、相手のIDを聞かなければ通話を開始できないなどの煩わしさが目立つため、他サービスとの比較をした上で導入をオススメします。
巷で話題になっているビジネスチャット「チャットワーク」。社内外コミニュケーションを潤滑に進める役割があるとして最近注目され始めています。インターネット接続があればスマホやタブレットからでも利用ができ、気軽・タイムリーにやり取りが可能です。タスクやファイルの管理も可能なので、より効率的に仕事ができます。
全ての機能を無料で利用することができ、操作も容易であるという点で非常にコスパの良いツールです。映像・音声ともに高品質で、また内容を参加者とリアルタイムで共有することができるホワイトボード機能もあり、会議を円滑に行うことが出来ます
無料で使用することができ、主催者以外はアカウント不要。利用人数も最大10人と十分。ただし画像の乱れが生じるなど画質音質の面で、appear.inやZoomなどの無料Web会議システムに劣る。
