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記事更新日: 2024/08/28
環境問題への取り組みが企業の評価に直結する昨今、その取り組みの一つとして、ペーパーレス化を目指している職場も多いのではないでしょうか。
そんなオフィスにおすすめしたいのが、ペーパーレス会議システムです。環境に優しいのはもちろん、コストや会議に関する作業を削減でき、良いことづくめです。
今回は数多くあるペーパーレス会議システムの中から、おすすめの16選をご紹介します。それぞれのシステムの特徴や機能についてまとめてありますので、ぜひ比較検討の参考にしてください。
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このページの目次
ペーパーレス会議とは、その名の通り紙を使わずに行う会議のこと。
パソコンをはじめとするIT機器を使用し、電子化した資料を用いて会議を行う方法です。
ペーパーレス会議システムを用いれば、専用アプリなどにドラッグアンドドロップするだけで資料がアップロードでき、参加者はそのデータを閲覧するだけで会議に参加できます。
また、会議の開催通知を送信したり、会議中のチャットやホワイトボードでのコメント共有など多彩な機能を搭載したシステムが豊富にあるため、印刷のコスト削減だけでなく会議運営そのものの効率化にも効果があります。
画像出典元：『VISITS forms』公式HP
「VISITS forms」は、意見やアイデアなど意思決定に必要なデータを可視化することで、会議での意思決定を支援するオンラインツールです。
日米で特許を取得している独自の技術を活用することで、幅広い業種で業務効率化や会議改善を実現。
匿名での意見だしや評価により重要な意見を抽出したり、意見をスコアリングすることも可能で、誰でも簡単な操作方法で利用できるので、ITツールにそれほど詳しくないという人でも安心です。
なお、VISITS formsの料金や契約内容については、問い合わせが必要です。
・課題に沿った設問設計/回答からスコアリングまでオンラインで完結
・管理画面で参加リマインドメールのの送付/回答/評価状況など進捗管理
・正解のない意見やアイデアをスコア化し、評価の甘辛も調整
・目的に合わせた豊富なテンプレート
料金や契約内容については、問い合わせが必要です。
画像出典元：「IdeaHub」公式HP
「IdeaHub」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社（略称CTC）が提供するインタラクティブホワイトボード。
ホワイトボードやプロジェクタ、スクリーン、会議用テレビなど、会議に必要なあらゆるデバイスに1台で対応し、高品質なWeb会議を実現できます。
PCやタブレットの資料を画面に投影して、直接書き込みができ、手書きの文字や図形は、AI-OCR機能がすばやくデジタル変換してくれます。
書き込んだ内容はデータとして保存・共有することも可能で、情報共有の効率化が図れます。
テレワーク中の社員とリアルタイムに情報が共有でき、リモート会議もスムーズに進行できるので、働き方改革を進める企業にうってつけです。
・ホワイトボード機能
・画面共有
・Web会議機能
・ノイズキャンセリング機能
料金については、お問い合わせください。
1,500件以上の導入実績を持っている「Handbook」。クラウドサーバーで資料を一括管理しているため、いつでもどこでもスマホ、タブレット、PCから閲覧可能。
資料の作成をはじめ、小テストやクイズも実施でき、様々に活用できます。フィードバック機能やアンケート機能で現場の反応を見ることができ、さらにそれらの利用状況分析もできるシステムです。
・アカウントの切り替え
・アクセスコードによる配信管理
・クイズ・試験
・スコア、試験結果の表示
＜共有サーバー＞
Standard
・標準：最大保存容量1GB、閲覧ユーザー数50、25,000円 / 月もしくは250,000円 / 年
・ストレージフラット付き：最大保存容量5GB、閲覧ユーザー数50、55,000円 / 月もしくは550,000円 / 年
（オプションで最大500ユーザーまで追加可能)
＜専用サーバー＞
Premium＋
・標準：最大保存容量3GB、閲覧ユーザー数50、120,000円 / 月もしくは1,200,000円 / 年
・ストレージフラット付き：最大保存容量500GB、閲覧ユーザー数50、180,000円 / 月もしくは1,800,000円 / 年
（オプションでユーザー数無制限追加可能)
Enterprise＋
・最大保存容量500GB、閲覧ユーザー数1,000、400,000円 / 月もしくは4,000,000円 / 年
（オプションでユーザー数無制限追加可能)
簡単な操作で利用できる「moreNOTE」。会議中の画面同期ができるため、離れた場所同士での会議もスムーズに行えます。セキュリティ機能も万全で、金融業界も認めるほどのレベル。
スマートフォンでも閲覧できるため隙間時間を有効活用でき、ペーパーレスによる業務のスピードアップが図れます。
・資料の登録
・資料の閲覧と同期
・管理
・セキュリティ
＜クラウド版＞
初期費用：36,000円（税抜）
月額費用
・ライセンス費用：1,200円 / ID（税抜）
最低10ID～、5ID単位で契約可能。
31ID以降は600円（税抜）になります。
・ディスク費用：1,200円 / GB（税抜）
ディスクは1GB単位で増設可能。
＜オンプレミス版＞
＜オンプレミス スタンドアローン版＞
この2プランの詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「Strap」公式HP
Strapは、デザイン性に優れた豊富なテンプレートでアイデアを気軽に資産化できるオンラインホワイトボードです。
リアルタイムに共同編集できる機能が備わっているため、オンライン会議を効率的に進められます。
海外製のオンラインホワイトボードが多い中、純国産で日本語のサポートが充実しているほか、導入後の初期設定までおこなってもらえるので安心です。
機能制限なしの2週間無料トライアルを利用すれば、操作性や必要機能を事前に確認できます。
アクセス制限や認証、ログの記録など、セキュリティ面も整備されているため、重要な情報のやり取りでも安心して活用できます。
有料プランは、Small/Medium/Largeと3プランあり、ユーザーごとの課金ではなく、ユーザー数に応じてプランを選択できます。
いずれのプランもすべての機能を利用可能で、データ容量やボードの作成数は無制限です。
2週間の無料トライアルですべての機能を試せるのも嬉しいポイントです。
画像出典元：「TIMO Meeting」公式HP
TIMO Meetingは理想の会議・会議運営を実現するための経営会議の管理ツールです。
自動議事録作成機能はもちろん、会議の様々な機能をデジタル化しており会議のペーパレスを会議前から後まで実現していくことができます。
運営工程を自動化し、最大63%の手間を削減できるうえに、会議の情報がTIMO Meetingに集約されるため、会議情報の資産化にもつながるでしょう。
会議の質を向上させたい、会議全体をプロセス化したい企業におすすめです。
TIMO Meetingは柔軟な料金プランが設定されています。
文字起こし専用プランもあるため、議事録作成やアジェンダ設定などの機能が必要のない方にも利用しやすいです。
| 文字起こし専用 | ライト | スタンダード | プロ | |
| 初期費用 | 無料 | 100,000円～ | ||
| 月額費用 | 30,000円 | 50,000円 | 100,000円 | 200,000円 |
| 利用可能データ容量 | 3GB | 10GB | 20GB | 30GB |
| ユーザー数 | ～5名 | ～50名 | ～250名 | ～1,000名 |
（税表記なし）
画像出典元：「toruno」公式HP
torunoは面倒な連携などせず、ワンクリックで会議をまるごと記録できる文字起こしサービスです。
オンライン会議を開始する前にtorunoを立ち上げ、記録開始をクリックするだけでリアルタイム文字起こしと録音ができます。
TeamsやZOOM、GoogleMeetなどさまざまなオンライン会議ツールとも連携。
会議中の画面キャプチャも30秒に1回自動で撮影してくれるため、講義などで提示された資料をテキストと画像の両方を記録できて便利です。
無料プランは会員登録後3時間まで利用が可能で、無料枠を使い切ると有料プランへ移行案内されます。
【法人向けプラン】
無料プランから用意されており、全部で4つのプランになります。
| トライアル | 月30時間 | 月100時間 | 月500時間 | |
| 月額基本料金 （税抜） |
無料 | 9,000円 | 28,500円 | 135,000円 |
| 従量課金（※1） （税抜） |
無料 | 300円/時 | 285円/時 | 270円/時 |
| 保存容量 | ー | 75GB | 250GB | 1,500GB |
| 登録ユーザー | 30名(※2） | 1,000名 | 1,000名 | 1,000名 |
| プランによる機能差 | （※3） | なし | なし | なし |
※1：従量課金は各メンバーの記録時間の合計が各プラン記載の時間を超えた場合に発生します。
※2：30名を超えた場合の動作保証はしていません。
※3：会議の記録がトライアル開始日から3週間、または上限30時間までとなっています。
【個人向けプラン】
こちらは無料と有料の2つのプランとなっています。
| 無料プラン （お試し利用or閲覧のみ） |
有料プラン (記録/文字起こしを 毎月使う場合はこちら） |
|
| 料金 （税込） |
無料 （会員登録後、 累計3時間無料で記録可能） |
月額基本料金： 1,650円（10時間※まで） ＋ 従量課金： 10時間※以降、2.2円/分 |
| 支払い方法 | ー | クレジットカード |
| 保存容量 | 20GB （容量を超えた場合は記録できなくなります） |
|
| サービス機能 | 記録・文字起こし・閲覧・データダウンロード・会議ログ共有 （「記録・文字起こし」の時間以外は２つのプランで違いがありません。） |
|
※有料プラン契約の初月は日割り計算のため月額基本料金と記録時間が異なります。
「Bigtincan Hub」は、ipadやタブレットなど、マルチデバイス対応で、必要な資料を整理整頓して格納し、すぐに表示、活用できる便利なツールです。
料金プランは2000円～で、低コストで利用できるのも嬉しいポイント！
容量無制限のクラウドなので、データサイズを気にせず、ファイルをアップロードでき、iPadやPCへの資料の一括配信も可能で、スムーズなペーパーレス会議が実現。
セキュリティ対策も万全で、コンテンツへのアクセスエリア制限、閲覧機能制限など充実しており、万が一デバイスを紛失した場合も、管理者がワンクリックの遠隔操作でデバイス内のコンテンツの削除が可能なので安心です。
| スタンダード | エンタープライズ | |
| 月額費用 | 2,000円 | 3,000円 |
| 最大保存容量 | 無制限 | 無制限 |
| アンケート機能 | × | 〇 |
| クラウドサービス連携 | × | 〇 |
| Salesforce連携 | × | 〇 |
どちらのプランも、オフラインアクセス・ユーザー権限の詳細設定・コンテンツのシェア・プレゼンテーション機能・アクセスエリア制限・ファイルへの書き込み・テキストチャット/ビデオチャット・ドキュメント編集/作成・SAML連携に対応しています。
画像出典元：「Clickshare」公式HP
ボタンを1クリックするだけで画面共有ができる「Clickshare」。
無線で繋いだディスプレイやプロジェクター、そして複数のPC画面間で行えるため、ペーパーレス会議の実現はもちろん、コミュニケーションの質も上げられます。
・CS-100：ボタン8個まで
・CSE-200コラボスイート：ボタン16個まで。同時に2人まで投影が可能
・CSE-200+コラボスイート：CSE-200コラボスイートの機能に加え、タッチバック機能や
タッチパネルと連動した注釈機能、電子黒板機能あり。
・CSE-800：最大64人まで接続可能。2台の4Kディスプレイへ最大8人まで同時投影が可能。
料金の詳細はお問い合わせが必要です。
画像出典元：チームワーククラウド 公式HP
「トピック」という議論したい内容によってグループを作成することができるので、ビジネス用途ではオススメなツールです。SlackやChatworkで議論をした際に、議題から離れたことを話していた、というような問題を解消してくれるはずです。
画像出典元：サイボウズガルーン 公式HP
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
ペーパーレス会議システムとしての機能はもちろん、グループウェアとしての機能も充実しているので、企業全体の情報共有を進められ、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
「サイボウズガルーン」には「クラウド版」と「パッケージ版」があります。
クラウド版の場合、301～1,000ユーザーの場合年間契約をすれば1月あたり784円と最安値で利用可能。利用料金以外の初期費用等は一切不要です。
パッケージ版の場合、1ユーザーあたり7,500円からライセンスの購入が可能。ユーザー数が5,000以上の場合は要相談です。
会議といえば、プロジェクションマッピングを使用しそれを確認しながら全員で情報を共有する、あるいは、テレビ会議で情報を共有するというイメージが強いのではないでしょうか。
しかし、これらには情報内容に誤りがあった場合に、その場での修正が難しいというデメリットがります。これらの方法の弱点をカバーできるのが、「ConforMeeting/c」です。
「SmartDiscussion」は、完全ペーパーレス化を実現できる会議ツールで、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に会議資料を登録できます。
紙の資料を使用しての会議では、会議参加者全員分の資料を用意しなければならず、会議ごとにかかる紙代が馬鹿になりません。一方、「SmartDiscussion」ではペーパーレスで会議を行うことができるため、低コストかつスピーディーに会議の準備を行えます。
クラウドサービスまたはサブスクリプションプラン、パッケージ導入プランから選択することができます。
詳しい料金についてはHPからお問い合わせしてみましょう。
会議を開催するためには、資料を作成したり会議室を確保したりと、何かと前準備がめんどうです。また、紙の資料を大量に作成するとなると、その分のコストもかかります。
「ActivewebPresentation」はデバイスを選ばず利用できる便利なペーパーレス会議ツールのため、導入によって会議の準備の手間やコストの大幅削減に役立つでしょう。
「MetaMoJi Share for Business」は、社内会議や役員会議はもちろんのこと、テレワーカーのデザイナーなどと設計図や図面の打ち合わせを行える会議ツールです。
このツールを使用すれば、遠隔地で勤務するスタッフともリアルタイムで共有できるほか、紙の資料作成の手間が省けるため、時間の有効活用に役立つでしょう。
クラウド版料金
・1ライセンス：12,000円/年
・初期導入費用：100,000円（初年度のみ）
このツールは、クラウド版、または社内にサーバーを設置するオンプレミス版から選択できますが、オンプレミス版の価格は社内の状況によって料金が異なりますので、問い合わせが必要です。
なお、導入前には30日間の無料トライアルも利用できますので、まずはこちらで利用してみて、どちらのプランで導入するのか検討してみると良いでしょう。
ビデオ会議の頻度が高い企業や、ビデオ会議をスムーズに進めたい企業にぴったりのペーパーレス会議システムです。
コンテンツの共有を中心としたビデオ会議を高品質な音声と映像とともに実行できます。数多くの拠点がある、製品を見ながら会議を進めたいなどの企業でも重宝するでしょう。
会社によって社員の数はもちろん、それぞれの会議ごとに参加する人数も変わるもの。よって、ペーパーレス会議システムを選ぶ際、まずは同時接続可能な台数を確認することが重要です。
自社で開かれる会議の参加人数と照らし合わせて、何台必要なのかを検討し、最も適した台数が利用できるペーパーレス会議システムを選ぶのがおすすめです。
ペーパーレス会議システムには、ただ会議の資料をペーパーレスにするだけではなく、それぞれのシステムによって様々な機能が付随されています。
会議前に作成した議事次第に合わせて必要な書類を登録し、会議開始後議事次第に合わせて参加者全員が同じ画面を見ながら進められる「議事次第進行」
会議中に個別投票が行える「投票機能」
システムへのログイン管理から会議への参加者・欠席者が分かる「出血管理機能」等、便利な機能がたくさんあります。
自社の会議を行う際に便利で必要な機能が含まれているペーパーレス会議システムかどうかをチェックしてみてください。
どんなシステムを導入する際にも必ずチェックしておきたいのが、セキュリティ。特に会議で扱われる資料は社外秘のものが多く含まれます。
会議が終了次第、即座に削除できる体制が整っているのか、また、役職や社員ごとに資料閲覧やダウンロードの制限がかけられるのかどうかといったセキュリティについての事前確認が重要です。
また、クラウド型のペーパーレス会議システムを導入する場合、各種資料をシステムが保持するサーバーへあげることになります。このサーバーのセキュリティについての事前チェックも必要です。
官公庁や自治体などセキュリティ制限に厳しい団体への導入実績が豊富なシステムもあるので、導入事例などを参考に選定してみましょう。
無料版と有料版とがあるペーパーレス会議システム。
無料版の場合、会議において使用できる同時接続可能台数が限られていたり、利用できる機能や容量に制限がかけられていることがほとんどです。また、セキュリティ面への不安は拭い去り切れません。
参加人数の少ない会議や、重要案件を取り扱う予定のない会議の場合は無料版のペーパーレス会議システムでも十分かもしれません。
ですが、本格的にペーパーレス会議システムを導入しようと検討している場合は、始めから有料版のペーパーレス会議システムを選ぶ方が賢明と言えます。
ペーパーレス会議システムを導入していない場合、会議を行う際には資料の印刷や製本、配布といった作業があるため、すべての資料がそろってから会議の準備を行う必要があります。また、修正や変更があった際には、すべての作業を一からやり直さなければならず、その手間は膨大。
その点、ペーパーレス会議システムを導入していれば、修正や変更箇所があった際もその都度データの変更をするだけで済みますし、煩雑な作業を行う必要がなくなります。
ペーパーレス化をしたことで最大のメリットとしてあげられることの一つが、経費の削減。
従来通りの紙を用いての会議では、紙のコストの他にインク代も必要です。また、紙を補完しておくスペースや会議資料を保管しておくためのファイル、さらには不要となった資料を廃棄するためのコストもかかります。
ペーパーレス会議システムを導入することでこれらのコストをカットでき、経費削減へと繋がります。
紙媒体で会議資料を保管していると、紛失してしまった際にはどのようなルートで情報が漏れてしまったのか分からない、さらに最悪の場合には資料の紛失に気が付かないといったケースもありえます。
その点、ペーパーレス会議システムを導入していれば、会議資料はシステム上で一括管理ができます。アクセス制限や閲覧期間、資料の保存期間といった管理、さらにはログによる追跡も可能となるため、紙媒体での資料保管よりもセキュリティ面を強化できます。
紙の資料と違い、ペーパーレスでの会議の場合、資料がタブレットやモニターに映し出されるため、手書きでのメモが取りづらくなるというデメリットがあります。
ペーパーレス会議システムを導入する際は、事前に社員へ会議の際はメモを取りづらくなることを通達しておいたり、よりペン操作に優れたタブレット端末の導入を検討したり等、あらかじめ対応をとっておく必要があります。
紙媒体での会議の場合、必要な資料を必要なだけテーブルの上に広げることができますが、ペーパーレス会議の場合、モニター画面の大きさが資料を表示できる最大の大きさとなってしまいます。
そのためペーパーレス化による会議に慣れるまでは、画面の切り替えや手順にとまどい、会議の進行に支障をきたす場合もあります。
資料を並べて見比べる必要がある場合のみ紙を使用する等、その時々の会議の内容や形態に合わせてペーパーレス会議システムを利用するか否か、臨機応変に対応すると良いでしょう。
ペーパーレス会議システムを導入することで、コストの削減はもちろん、業務効率の改善にもつながります。
離れていても円滑に会議を進められることも、ペーパーレス会議システム導入のメリットの一つです。
ペーパーレス会議システムを使用したいと考えている方は、今回ご紹介したペーパーレス会議システムの他にも様々なシステムがありますので、ぜひ自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。
画像出典元：O-dan
