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「SmartDiscussion」は、完全ペーパーレス化を実現できる会議ツールで、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に会議資料を登録できます。紙の資料を使用しての会議では、会議参加者全員分の資料を用意しなければならず、会議ごとにかかる紙代が馬鹿になりません。一方、「SmartDiscussion」ではペーパーレスで会議を行うことができるため、低コストかつスピーディーに会議の準備を行えます。
「SmartDiscussion」は、完全ペーパーレス化を実現できる会議ツールで、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に会議資料を登録できます。紙の資料を使用しての会議では、会議参加者全員分の資料を用意しなければならず、会議ごとにかかる紙代が馬鹿になりません。一方、「SmartDiscussion」ではペーパーレスで会議を行うことができるため、低コストかつスピーディーに会議の準備を行えます。
記事更新日: 2024/10/15
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このページの目次
「SmartDiscussion」では、会議発表者のタブレットからドラッグ＆ドロップするだけで会議資料を登録できるシステムで、PDF変換すればOfficeシステムで作成した文書も登録できます。
こうして登録された文書や資料は会議参加者への一斉送信が可能で、情報を受け取った会議参加者は、その場で文書や資料を確認、会議に臨むことができます。
また、複数の会議を登録することができ、会議ごとの開催日時が表示されますので、会議参加者はもれなく出席予定の会議を確認することもできます。
このように、「「SmartDiscussion」は基本機能が充実したシステムのため、より合理的に会議を開催したいのなら、導入しておいて損はないでしょう。
「SmartDiscussion」の参加者タブレットには2画面表示機能が搭載されています。
この機能は、発表者のタブレットに表示されている画面をリアルタイムに確認できるほか、任意のページを選択して閲覧することも可能です。
なお、参加者タブレットの画面からは、任意のページを選択しての資料の先読み、ページを戻しての振り返り、メモの記入を行えます。
「SmartDiscussion」には優れたセキュリティシステムが搭載されており、外部出力禁止、資料の自動削除機能を活用することによって、情報の外部漏えいを防ぐことができます。
それだけではなく、ファイルのメール転送や印刷可否設定、ファイルへのメモ書き保存可否設定やアクセス制御も行えます。
さらに、端末アプリ内のデータを強制削除することもできますので、万が一端末を紛失してしまった際にも安心です。
「Smart Discussion」の活用で、会議運営効率を大きく向上させることができました。重要な会議であるほど事前の準備作業負荷が高いものですが、会議用資料を印刷、配布する手間が不要になったこと、会議直前の資料更新も簡単にできるという安心感もあり、会議議案内容や進行などの主業務に集中することができたことは大きな効果です。会議出席者には、新たな仕組みを導入することで、業務変革を分かりやすい形で体感してもらうことができ、良好な反応を得ています。感想や追加要望など利用者の声はキッセイコムテックにフィードバックし、実際の製品機能強化にも反映して頂きました。 今後も当社の業務効率化をシステム面でバックアップして頂きたいと考えておりますし、さらに進化するシステムであることを期待しています。」
＊「Smart Discussion」公式HP参照
「SmartDiscussion」は3種類からプランを選べるペーパーレス会議ツールで、基本機能が充実していて使いやすいというメリットがあります。
また、このようなツールで心配なのがセキュリティ面に置ける機能ですが、このツールでは会議後の資料を直ちに地先駆除できるほか、端末紛失の際にもアプリ内のデータを矯正削除できるといった機能を活用できるため、セキュリティ面でも問題ないと判断できるでしょう。
社内会議の合理化を図りたい方は、この機会に「SmartDiscussion」の導入を検討することをおすすめします。
画像出典元：「Smart Discussion」公式HP
「SmartDiscussion」は、クラウドサービスまたはサブスクリプションプラン、パッケージ導入プランから選択することができます。
詳しい料金についてはHPからお問い合わせしてみましょう。
「SmartDiscussion」の導入から約10ヵ月経ちますが、役員会議だけでなく、会議前後の関係者への情報共有など、役員会議に付帯するその他の会議でもペーパーレス化を実現できました。 会議では直感的な操作で発表者の資料を参加者の手元で同期表示できますので、役員からも「SmartDiscussion」は使い易いと評価をもらっています。また、完全ペーパーレス化になったことで、印刷コストの削減として年間約450万円、資料の印刷および資料の保管・廃棄に関わるスタッフの作業時間の削減として年間約500時間の削減効果も得られる見込みとなっており、「SmartDiscussion」の導入がiPadを活用した働き方改革に大いに寄与しています。」