「Handbbok」はクラウドサーバーを利用したペーパーレス会議のためのツールです。資料作成後はサーバーにアップすることで、印刷や製本の手間が省けます。紙の節約、準備時間の短縮は、会議にかかるコストの削減につながります。効率的な会議を進めたいと考えている企業にはおすすめのシステムといえるでしょう。
「Handbbok」はクラウドサーバーを利用したペーパーレス会議のためのツールです。資料作成後はサーバーにアップすることで、印刷や製本の手間が省けます。紙の節約、準備時間の短縮は、会議にかかるコストの削減につながります。効率的な会議を進めたいと考えている企業にはおすすめのシステムといえるでしょう。
記事更新日: 2024/10/15
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このページの目次
「Handbook」は、会議資料作成を効率化します。資料作成後、印刷、製本などにかかっていた時間の削減が可能になります。
会議の準備といえば資料作成です。担当者が事前に資料を作成し、その後、出席者分の印刷、製本を行います。場合によっては、最新の資料への差し替えで、大変な時間と労力がかかります。
しかし、「Handbook」を導入することで、作成後の業務が劇的に変わります。
なぜなら、資料はクラウドサーバーにアップすれば終了だからです。そこから出席者に配布可能になります。
印刷などの事前準備は不要
印刷での配布が不要になるため、直前での資料の差し替えや、最新情報の挿入も簡単に行えます。資料の締め切りを廃止し、最新情報での会議運営、決定も可能です。
「Handbook」は、どこにいても資料の閲覧が可能です。これはクラウドサーバーを利用する大きな利点といえるでしょう。
「Handbook」では、作成した資料はクラウドサーバーにアップします。そこから会議参加者に配布されます。従って、会議出席者はどこにいても資料の閲覧が可能になります。
郵送や直接配布が必要だった参加者も、事前確認ができるようになり、会議の効率化だけでなく、配布に要していた時間やコストの削減につながります。
資料は事前にダウンロードできるので、会議時にネットワーク環境がなくても利用可能です。
遠隔地でも資料の閲覧可能
遠隔地でも資料の閲覧ができることは、拠点が複数ある会社の社内会議では大いに役立つことでしょう。資料を事前にアップしておくことで、スムーズな会議の進行が可能になります。
「Handbook」を使うと営業担当者が求めるセールスコンテンツを各営業に確実に届けられる上、管理者はコンテンツの配信・管理を簡単に行えます。
動画・画像・HTML5を利用したリッチコンテンツにも対応可能。
企画・管理部門はコンテンツを一括で配信・更新・削除できるので、営業ストーリーの核となるパンフレットや紹介資料、動画などの販促資料の共有・管理が徹底され、いつでも最新が担当者の手元にある状態となります。
各営業担当の得意不得意から、既存商品の案内に偏りが出ることを防ぐだけでなく、新商品・キャンペーン情報を顧客に迅速に届けられ、営業活動がスピードアップします。
活用イメージ
「Handbook」は、セキュリティも万全です。
「Handbook」ではエンタープライズレベルでのセキュリティを導入しているため、安心して利用できます。
会議資料には社内秘のものも多数あり、セキュリティは気になるところです。「Handbook」ではそういった点に配慮し、様々な情報統制機能があります。
ファイルは管理者で一元管理が可能でユーザー、閲覧期間、使用可能デバイスに制限がかけられます。
配信や一斉削除、ダウンロードした資料も期限を過ぎると自動削除されるなど、厳しい制限のもと管理されます。
権限ごとにブックを分けることも可能
操作性はシンプルでありながら、機密保持には充分な機能を持つ「Handbook」は、会議資料のクラウド管理には安心して利用できるツールといえます。
毎週行われる介護認定審査会の資料は各委員へ直接届けていました。「Handbook」の導入後は資料作成はもちろん、最も負担が大きかった資料の配布も必要なくなり、年間約200時間の業務時間削減に成功しました。
＊「Handbook」公式HP参照
「Handbook」は、会議資料や営業資料、マニュアルや研修教材などの書類や画像・動画などをクラウドで集中管理し、タブレットやスマートフォンで簡単に活用できるようにしてくれます。
ペーパーレス会議、営業活動、電子マニュアル、研修への利用など、活用の場面は広がっています。
また、フィードバックの収集・分析も可能なため、シンプルな操作で一方通行ではない双方向の情報のやりとりを実現します。
最新の情報での会議の運営、営業活動が可能となり、「Handbook」の導入は、ペーパレスなどのコスト削減だけでなく、スピーディな決定によるビジネスチャンスに大きく貢献することでしょう。
画像出典元：「Handbook」公式HP
上表は、ペーパーレス会議を含む「Handbook」のモバイル末端向けコンテンツのパッケージ料金です。この他にユーザーの追加やストレージ定額利用のオプションもあります。30日間の無料トライアルもあるので、導入前のお試しも可能です。
2021年1月～2021年9月
ブックの量が増えて端末にかかる負担が大きくなったため
バラバラになりがちな資料をブックで効率よく管理できるようになるところです。
・ブックをそれぞれのパソコンやタブレットなどの端末で保存できて、ネット環境が整備されていなくても問題なく使えた
・タブレットの場合は、スワイプするだけで資料のページをめくれる
・ブックの名前を入力すれば、数十個以上のブックがあっても該当のブックに1分以内に辿り着けた
・ワークグループのメンバーが10人以上になると接続が10分おきくらいに途切れそうになった
・タブレットだと、インストール後アプリを最初に立ち上げる際に15分近くかかった
・アプリの設定に関して問い合わせたかったものの、メールでマニュアルが送付されて来ただけで詳しく説明してもらえなかった
プレミアムプランだと思います。スタンダードをはじめは利用していたが容量が足りずにプレミアムに移行したと聞きました。
マニュアル作成をよりシンプルで分かりやすく行うために導入を検討。使い勝手がとても良かったので継続して利用することにした。
2020年4月〜2022年4月現在も利用中
・紙媒体のマニュアルと比べて管理が楽。これまでは紙媒体で行っていたが、データで管理することができるので、印刷したり無くしたりする心配がなくなった。
・操作が簡単。本棚から選び、本をめくって読むという動作を本当に行っているかのように操作がシンプル。
・直感的で誰にでも簡単に利用できると思う。利用方法の説明を1回受ければ、誰にでも操作できる。普段ICTに触れていない初心者のユーザーであっても、簡単な説明を受ければすぐに利用することができていた。その後も問題なく使えているようだった。
・複数のドキュメントをひとつの資料にまとめることができる。非常に見やすい資料を作ることができて大変重宝した。
強いてあげるなら下記３点。
・検索機能がないこと。始めの方は資料が少なかったので、本棚から特定の資料を見つけることが徐々に難しくなった。検索機能があると非常に便利であると感じた。同じ列にたくさんの種類の資料が並ぶことになるので、検索に非常に時間がかかる。
・動画を資料の中に入れることができないこと(容量が大きくなりすぎてしまうので難しいとは思うけれどあると便利）
・アップした資料に書き込みの機能やメモを残せる機能があると、より良い
会議が多く、会議資料をよく利用する会社におすすめのツール。このツールを利用してからは紙媒体の資料が大幅に減り、会議の進行もスムーズになった。会議資料を忘れたり紛失したりすることも少なくなった。
「Handbook」の導入は、経営会議のペーパーレス化からでしたが、現在では13種類の会議において活用しています。導入により紙の無駄はもちろん、資料の印刷や製本、共有複合機の専有などの問題が解消されました。会議では、資料の事前閲覧や直前での差し替えも可能になり、会議運営も効率化されました。