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記事更新日: 2021/04/30
「Handbbok」はクラウドサーバーを利用したペーパーレス会議のためのツールです。資料作成後はサーバーにアップすることで、印刷や製本の手間が省けます。紙の節約、準備時間の短縮は、会議にかかるコストの削減につながります。効率的な会議を進めたいと考えている企業にはおすすめのシステムといえるでしょう。
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ペーパーレス会議システムツールを徹底的に調べた起業LOG編集部がおすすめする2サービスの資料をダウンロードできます。
タブレット等への配信で会議のペーパーレス化を実現
クラウドサーバーを利用するため遠隔地でも閲覧可能
エンタープライズレベルのセキュリティ
作成した資料はクラウドサーバーを利用して配布されるため、印刷などの手間が省けます。事前準備にかかる時間やコストの削減が可能です。
iPadなどタブレットの操作に不慣れな方が多い企業では利用しにくい点もあるかもしれません。
ペーパーレス会議を含むコンテンツのパッケージ料金になります。30日間の無料トライアルもあります。
資料作成には通常のオフィスソフトが利用できます。資料はタブレット等へ配信されるため、直感的な操作で利用可能です。
閲覧に関しては、ユーザーや閲覧期間、使用可能デバイスなどの制限がかけられます。
iPadを使用した体験会や導入相談があります。
このページの目次
「Handbook」の最大の特徴は会議資料作成が効率的にできるというところです。資料作成後、印刷、製本などにかかっていた時間の削減が可能になります。
会議の準備といえば資料作成です。担当者が事前に資料を作成し、その後、出席者分の印刷、製本を行います。場合によっては、最新の資料への差し替えで、大変な時間と労力がかかります。
しかし、「Handbook」を導入することで、作成後の業務が劇的に変わります。
なぜなら、資料はクラウドサーバーにアップすれば終了だからです。そこから出席者に配布可能になります。
印刷などの事前準備は不要
印刷での配布が不要になるため、直前での資料の差し替えや、最新情報の挿入も簡単に行えます。資料の締め切りを廃止し、最新情報での会議運営、決定も可能です。
次に紹介する「Handbook」の特徴は、どこにいても資料の閲覧が可能なところです。これはクラウドサーバーを利用する大きな利点といえるでしょう。
「Handbook」では、作成した資料はクラウドサーバーにアップします。そこから会議参加者に配布されます。従って、会議出席者はどこにいても資料の閲覧が可能になります。
郵送や直接配布が必要だった参加者も、事前確認ができるようになり、会議の効率化だけでなく、配布に要していた時間やコストの削減につながります。
資料は事前にダウンロードできるので、会議時にネットワーク環境がなくても利用可能です。
遠隔地でも資料の閲覧可能
遠隔地でも資料の閲覧ができることは、拠点が複数ある会社の社内会議では大いに役立つことでしょう。資料を事前にアップしておくことで、スムーズな会議の進行が可能になります。
「Handbook」の特徴3つ目は、セキュリティも万全だというところです。
「Handbook」ではエンタープライズレベルでのセキュリティを導入しているため、安心して利用できます。
会議資料には社内秘のものも多数あり、セキュリティは気になるところです。「Handbook」ではそういった点に配慮し、様々な情報統制機能があります。
ファイルは管理者で一元管理が可能でユーザー、閲覧期間、使用可能デバイスに制限がかけられます。
配信や一斉削除、ダウンロードした資料も期限を過ぎると自動削除されるなど、厳しい制限のもと管理されます。
権限ごとにブックを分けることも可能
操作性はシンプルでありながら、機密保持には充分な機能を持つ「Handbook」は、会議資料のクラウド管理には安心して利用できるツールといえます。
上表は、ペーパーレス会議を含む「Handbook」のモバイル末端向けコンテンツのパッケージ料金です。この他にユーザーの追加やストレージ定額利用のオプションもあります。30日間の無料トライアルもあるので、導入前のお試しも可能です。
毎週行われる介護認定審査会の資料は各委員へ直接届けていました。「Handbook」の導入後は資料作成はもちろん、最も負担が大きかった資料の配布も必要なくなり、年間約200時間の業務時間削減に成功しました。
＊「Handbook」公式HP参照
ペーパーレス会議を実現し、事前準備のコスト削減を目指す企業にはおすすめのシステムです。作成した資料はクラウドサーバーで管理し、印刷や製本、配布の手間がかかりません。
事前準備にかかっていた時間やコストの削減はもちろんのこと、多拠点間の会議資料の配布の手間も解消できます。事前にダウンロードしておくことでオフラインでの活用もできるため、ネットワーク環境がない会議でも利用できます。
資料の差し替えは直前まで可能なため、最新の情報を持って会議を運営し、そのまま決定につなげることもできます。「Handbook」の導入は、ペーパレスなどのコスト削減だけでなく、スピーディな決定によるビジネスチャンスに大きく貢献することでしょう。
画像出典元：「Handbook」公式HP
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起業LOG独自取材！
「Handbook」の導入は、経営会議のペーパーレス化からでしたが、現在では13種類の会議において活用しています。導入により紙の無駄はもちろん、資料の印刷や製本、共有複合機の専有などの問題が解消されました。会議では、資料の事前閲覧や直前での差し替えも可能になり、会議運営も効率化されました。