タスク管理について

【最新比較】使い始める前に知っておきたい!おすすめタスク管理ツール

記事更新日: 2018/09/10

執筆: 山中勝輝

タスク管理ツールの選定ポイント3つ

1. 機能の豊富さ

競争が激しいタスク管理ツールの機能は、もはやタスクを管理するだけに留まりません。タスクを管理をした結果、どういった動向が見えるのかを分析・グラフ化してくれる機能も標準装備になってきました。

また、社内に導入するツールが増えてしまうと、情報が分散してしまい整理が難しくなります。情報を分散させないために、Slackなどの代表的な他ツールとの連携が取れるようになっているかも選定をする上では大切になってきます。

2. コスト

他のタスク管理ツールと料金を比較する上で見るべきポイントは2つあります。

1つ目が「無料でどれだけの機能が使えるか」です。そもそも無料プランがないツールもありますが、無料で使えても機能に制限が掛かっている場合があります。可能であればツールにはあまりお金をかけたくないという方は、まずは無料プランがあるかをチェックしてはいかがでしょうか。

そして、2つ目は「1人あたりの課金か、買い切りか」です。タスク管理ツールのホームページは少し分かりにくく、導入前に課金をして買い切りをすると勘違いする人もいます。しかし、ほとんどのツールでは1人あたりの料金が決まっています。そのため、社員が1人増え、ツールを使うようになればその方の分の料金が上乗せされることに注意が必要です。

3. UI・操作性

タスクを管理する方法は、ツールによって大きな違いはありません。あとはインターフェースが見やすいか、または操作性に優れているかどうかが選定のポイントになります。

こだわりがなければこれ!鉄板のタスク管理ツール4選

多数あるタスク管理ツールの中から最適な物を一つを選びたいときに、導入しても間違えなしというツールを紹介していきます!

タスク管理ツールの王道、Trello

ユーザー数が世界で2000万人と業界では一番多く利用されているのがTrelloです。その理由としては、無料で全ての機能が使えること、また同じボードを利用できる人数に制限がないことがあげられます。無料でも不自由なく利用できるのは他のツールと比較してもTrelloだけで、費用対効果が高いのが特徴です。

機能面では、他のツールには劣りますが、Trello専用のChrome拡張機能が100個以上あるので必要に応じてカスタマイズができます・まだ、タスク管理ツールを導入したことが一度もない方、ツール選びで失敗をしたくない方にはオススメです。

 

使いやすさを追求したAsana

Asanaは料金や機能面が平均的なタスク管理ツールで、企業で初めて導入するには一番オススメです。導入をして失敗だと感じることはまずないでしょう。

特徴としては追求されたUIや操作性です。あまりこのようなツールに慣れていない方でもすぐに慣れるように作り込まれています。

 

タスク管理をシンプルにしたい人はTodoist

Todoistはタスク管理ツールの中で一番シンプルな作りです。赤と白を基調とした表示画面でタスクが完了したらチェックを押して消化していきます。 特徴としては、100個のアプリと連携することができる点です。Google DriveやGoogle MAP、時間管理のToggleなど自分の好きなようにカスタマイズができるので、個人のタスクを管理するのにも役に立ちます。

 

ビジネス用途に特化したWrike


Wrikeは一番ビジネスに特化したタスク管理ツールです。料金プランも5つあり、分析機能やガントチャートなど状況を可視化するのに役立つ機能が満載です。料金プランに関してはやや相場よりも高いですが、安さよりも機能の充実さを求める企業にはオススメのツールです。

 
 

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、タスクをリストに記入して進捗状況に応じて整理するツールです。必要に応じて、期限や担当者なども一箇所に設定できるため、今まで煩雑になっていたタスク管理をまとめることができます。

タスク管理をする型としては、カンバン形式が主流です。カンバン形式とは、タスクを書いたリストを進捗状況に応じてドラック&ドロップして管理する方法です。下の写真のように「to do」「進行中」「完了」の3つのボード間でタスクリストを動かすことでタスク管理の効率化を図ることでしょう。

Trelloの表示画面

タスク管理ツールを導入する3つのメリット

チームのタスクを可視化

タスク管理ツールが重宝される理由はチームで1つのプロジェクトボードを共有して、全員がタスクの進捗状況を確認できることです。今までは、日報やExcelなどで管理していたタスク。それを圧倒的に簡単に、そして整理してくれました。

タスクの進捗状況を見ることで、今まで業務後に書いていた日報を書かなくても進捗の把握ができるのが利点です。

分析機能により課題発見

タスクを管理するだけなら、ツールを使わなくても良いんじゃない?と考える人もいるのではないでしょうか。しかし、タスク管理ツールの良さとしては進捗状況をグラフ化して、どのタスクが遅れているのかを可視化してくれるところにあります。

1つの例として、Taskworldでは下の写真のように自分のタスクの進捗状況をグラフ化してくれます。

タスクのグラフ化

また、分析機能ではないですが、タスクの状況をガントチャートに置き換えてくれる機能もあります。中々ボード上だけでは、把握しきれない全体像をガントチャートなら把握できるのも利点しょう。

ツールによって分析機能やガントチャートがないので導入する際は注意が必要です。

他ツールとの連携

タスク管理ツールを使っていく上で、「この機能があったらもっと良いのに」ということはよくあります。例えば、タイム計測です。そんな時でもタスク管理ツールは連携機能に優れているので、Toggleというタイム計測ツールと連携することができます。

また、多くの企業が導入している社内SNSのSlackとの連携も可能です。基本的にタスクの進捗のお知らせはメールに届くようになっています。しかし、いちいちメールを開いて確認する作業は煩雑ではないでしょうか。そんな時にSlackと連携しておくことで、通知をSlackで確認することができます。

タスク管理ツールのデメリット

料金プランが複雑

料金プランはグレード毎に使える機能や1つのボードを共有できる人が制限されていることがあります。例えば、有料プランの中でもガントチャートが使えないプランや共有できる人数が15人に制限されていたりします。そのため、メンバーが増えた場合にさらに課金する必要に迫られる場合が出てきます。

まとめ

タスク管理ツールの比較をしてきましたが、いかがだったでしょうか。社内で使い慣れている従来の管理方法を変更するか悩むという方もいるのではないでしょうか。

しかし、今回紹介してきたタスク管理ツールは多くの企業が既にに導入している事例が沢山あるので、導入して失敗することはないでしょう。気になった場合は、無料トライアル期間もあるので、是非試してから検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「Trello」公式サイト、「Asana」公式サイト、「Todoist」公式サイト、「Wrike」公式サイト、Pixabay

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