記事更新日: 2020/03/17
働き方の多様化により直接会うメンバーが少ない、社内のコミュニケーションにはメールを使っている…このような企業は、コミュニケーションが円滑に行われないだけでなく、情報共有や管理にも手間がかかりがちです。
チャットやビデオ通話を使って意思伝達をスムーズに行い、業務効率を向上させたいと思うことはありませんか？
このような悩みを解決できるのが、社内コミュニケーションツールです。
今回は世間に数多く展開されている社内コミュニケーションツールの中から、それぞれの特徴をまとめました。比較検討の参考にしてください。
このページの目次
社員同士の意思伝達や情報共有を円滑に行うことを目的とする社内SNSやビジネスチャットのようなツールのことを、社内コミュニケーションツールと言います。
コミュニケーションツールには、チャット機能の他にもファイル共有・管理機能、オンライン会議を可能にするビデオ通話や音声通話、画面共有機能など、様々な機能が備わっています。
コミュニケーションツールを導入すると、下記が実現できます。
・社内コミュニケーションの円滑化
・時間や費用などのコスト削減
・業務の効率化
このように、コミュニケーションツールに搭載された様々な機能によって、企業の成長を促進させることが可能です。
社内コミュニケーションツールの多くは、社員のコミュニケーションを円滑にするための様々な機能が備わっているため、企業の課題に合わせたツール選定をする必要があります。
会議に出席する際にかかる移動時間や交通費などのコストを削減したい場合は、オンライン会議ができるビデオ通話や画面共有機能が便利です。また、タスク管理機能は、やるべきこと、完了したことが一目で分かるため、業務の効率化に繋がるでしょう。
ファイル共有・管理機能が備わったツールを利用すると、個人やグループ間での情報共有が簡単に行えます。オフィスデータや画像、容量が大きいファイルなどもアップロード可能なため、メールの容量制限に悩むことがなくなります。
企業の課題点を洗い出し、必要な機能をしっかり見極めた上で、ツールを選定することが大事でしょう。
社員のタイプや働き方によって、選定すべき社内コミュニケーションツールは変わります。
本社と支社でITリテラシーに差がある場合や、ITツールに慣れていない幅広い世代の社員が在籍している場合は、使いやすさを重視してツールを選ぶ必要があるでしょう。
一方、若い社員やITリテラシーが高い社員が多い場合は、他のサービスとの連携が充実しているツールや個人で使いやすいようにカスタマイズできるツールが便利です。
働き方が多様化する近年では、メンバーがオフィスにいない企業も数多く存在します。メールやチャットのような文章だけのやり取りでは、コミュニケーションが円滑に取れない可能性が高くなるため、ビデオ通話機能が重宝されるでしょう。
利用するメンバーに応じて、課題を解決できるツールを選ぶことが重要です。
社内コミュニケーションツールはコストがかかる場合が多いため、適正な価格かどうか判断することは選定の大事なポイントとなるでしょう。
社内コミュニケーションツールの価格は、1人当たり数百円から数千円のプランや、数万円するグレードの高いプランなど、幅広い価格設定となっています。
企業の規模が大きい場合は、低価格のツールを選んだとしてもコストがかさむため、ツールを導入して得られるメリットとコストのバランスを考えた上で選定しなければなりません。
適正な価格であるか判断するために、まずは、無料で利用できるツールを試すとよいでしょう。
多くの社内コミュニケーションツールでは、無料プランと有料プランを利用できます。
ツールによりますが、アップロードの容量やトークログ、広告の非表示、通話人数の制限など、機能面で様々な差が生じます。企業で使う場合、無料プランの機能に物足りなさを感じることもあるでしょう。
各ツールのプラン内容を確認してから、導入することをおすすめします。
「Chatwork」は、ビジネスチャット国内利用者数No.1を誇る有名なコミュニケーションツールです。導入企業は239,000社を超えており、様々な規模、業種の企業で導入されています。
Chatworkのアカウントを持っていれば、社外のメンバーともスムーズな情報共有が可能。セキュリティ水準の高さも大きな魅力であるため、企業の大事な情報を安心して共有できるツールでしょう。
・ビデオ通話、音声通話
・タスク管理
・ファイル共有
・フリー 月0円
・個人で導入する場合 月400円
・組織で導入する場合 月500円（年間契約の場合は月417円）
・管理機能を強化したい場合 月800円
「Slack」は世界中で普及しているアメリカ発のコミュニケーションツールです。
GoogleやDropbox、ツイッターなど様々な外部ツールとの連携できるため、データの共有がしやすくなる、情報収集のスピードが速くなるなどのメリットを実感できるでしょう。
様々な情報を一元化して管理できるため、業務を効率的に行えます。
・外部ツールとの連携
・トークログの検索
・ビデオ通話、音声通話
・スタンダード 月850円
・プラス 月1,600円
Enterprise Grid（規制業界や大規模で複雑な組織を持つ企業向け）に関しての詳細は、お問い合わせが必要です。
「LINEWORKS」は、日常的に利用する機会が多いLINEに、仕事で必要な機能を搭載したツールです。画面や操作に慣れている人が多く、ユーザー教育をする必要がないため、企業が導入しやすくメンバーもすぐに利用できるのが特徴です。
様々なユーザーに支持され、円滑なコミュニケーションや業務の効率化に貢献しています。
・ノート・予定・ファイルの共有
・プッシュ通知
・アンケート機能
・フリー 0円
・ライト 月300円
・ベーシック 月500円
・プレミアム 月1,200円（年間契約 月1,000円）
情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。誰でも簡単に使いこなすことができます。社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。
ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。
ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。一方で、例えば4人など、プランが変更になった直後は一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。
Backlogはタスクをただ管理するだけでなく、グラフ化して分析するための材料を用意してくれます。責任の所在がはっきりしないタスクがあるという状況によく陥るチームにこそにオススメなツールです。
・エンタープライズ：150,000円〜/年
・プラチナプラン：50,000円/月
・プレミアムプラン：19,800円/月
・スタンダードプラン：11,800円/月
・スタータープラン：2,400円/月
タスクの割り振りはしたけれど、期日までに終わらない、進捗管理がうまくいかないなどで悩んでいる人にはおすすめのツールです。シンプルな機能や設定で、使い方を学ぶ必要もなくスタートできます。遅延やモレをなくし、仕事の効率や生産性を上げるにはうってつけです。
・フリー：0円/日
・ライト：23円/日
・スタンダード：50円/日
・プレミアム：83円/日
画像出典元：Trello 公式HP
ITツールを使い慣れていない人でも簡単に使えるようシンプルな作りになっています。その上、無料で使えるので費用対効果は抜群に高いです。
Trelloの料金プランは「無料」「Business Class」「Enterprise」の3つがあります。
ここで一番注目すべきポイントは、料金プランをアップグレードしていけば使用できる機能が充実していく訳ではないということです。無料と有料の違いを簡単に言えば、
の3つです。
主に、有料プランに切り替えるべき企業は従業員数が多い大企業になるでしょう。例えば、セキュリティの面で言うと離脱・退社したメンバーのアクセス権を停止したい場合には有料プランにする必要があります。
「無料か有料で悩む」という方はまずは無料から初めてみてはいかがでしょうか。機能面で無料だから不便だとは感じないので、実際に使ってみてから検討することをオススメします。参考までに、弊社プロトスター社は無料版でTrelloを使っています。
画像出典元：チームワーククラウド 公式HP
「トピック」という議論したい内容によってグループを作成することができるので、ビジネス用途ではオススメなツールです。SlackやChatworkで議論をした際に、議題から離れたことを話していた、というような問題を解消してくれるはずです。
社員の会話情報を人工知能で分析して、社員のモチベーションを測ることができます。モチベーションを可視化することで、社内コミュニケーションを活性化したり、離職を防いだりすることができます。
料金プランの詳細は、Talknoteにお問い合わせください。事前に使用感を確認できる無料トライアルもあります。
社内での連絡手段に困っている会社にはもってこいのサービスです。一度使った会社はリピート率が99％で、導入企業は5,000社にのぼります。それだけどんな企業でも導入しやすい操作性で、ベテラン社員から新入社員まで使いやすい管理画面が魅力です。社内SNSとしてだけでなく、災害時の緊急連絡網でも使える万能なツールです。
・シンプル：300円/月
・スタンダード：500円/月
・プロフェッショナル：800円/月
コミュニケーションツールは、チャットやビデオ通話、音声通話を使って社内の全員がリアルタイムで連絡を取り合えるため、コミュニケーションをスムーズに行うことができます。
チャット機能に、絵文字やスタンプが豊富に揃っているツールが多いため、メールのような文字のみの意思疎通よりも、相手の感情を汲み取りやすい点も特徴の1つです。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用可能なので、顔を合わせる機会が少ない社員とも連絡が取りやすくなり、チーム意識が強くなるでしょう。
コミュニケーションが円滑になると、社内の雰囲気が良くなり、業務に対するモチベーションの向上にも繋がります。
メールを使っていると、容量の大きいデータが送れない、情報が埋もれてしまい探すのに苦労する、などのデメリットが発生します。
社内コミュニケーションツールは、画像や資料ファイル、動画などの容量制限がないため、簡単に受送信することが可能です。また、メッセージの検索機能が付いているため、情報の共有と管理を一括で行えます。
ファイルやデータ、記事など、それぞれの情報に特化した共有・管理ツールがあるため、共有する情報を明確にした上で、導入するとよいでしょう。
コミュニケーションツールを利用したスムーズな意思疎通は、コミュニケーションコストの削減に繋がるため、業務の効率化が期待できます。
メールを送る時、宛名や件名、内容を細かく考えた結果、送信するまでに多くの時間を費やしてしまった経験はありませんか？
コミュニケーションツールは、個人はもちろん部署や店舗ごとにグループを作り、複数人と情報共有できます。また、会話と同じようにやり取りができるため、メールのように時間を使って連絡を取り合うことがなくなります。
コミュニケーションツールを利用すると、メールや情報共有に費やしていた時間が短縮されるため、その分の時間を他の業務に活用することが可能です。
必ずしもメンバー全員がコミュニケーションツールを使いこなせるとは限らないため、幅広い年代の社員がいる企業にとっては大きな課題となり得るでしょう。
操作や機能が複雑なコミュニケーションツールは、ITツールが苦手なメンバーにとっては使いにくく、業務効率が悪くなる場合があります。費用を払っていても、利用しないメンバーが出てくる可能性も考えられるでしょう。
コミュニケーションの円滑化は、一部のメンバーだけで行っていては意味がありません。メンバーに合ったツールの選定を行うだけでなく、ユーザー教育やサポートを充実させる必要があります。
コミュニケーションが活性化するのは良いことですが、量が増えると様々な問題が出てきます。
コミュニケーションツールを利用すると、仕事中にメッセージが頻繁に送られてきて業務に集中できなくなったり、休暇や帰宅後でも連絡が取れるようになるため、リフレッシュができないというデメリットがあります。
また、多くの企業で失敗例として挙げられているのは、コミュニケーションツールを私的に利用するメンバーが出ることです。
コミュニケーションが円滑に取れる一方で、仕事とプライベートの境目が曖昧になるケースが多いため、導入する際は目的を明確にし、メンバー全員に共有する必要があるでしょう。
今回ご紹介したコミュニケーションツールを利用すると、円滑なコミュニケーションや情報共有・管理が一括で行えるようになり、業務効率が上がります。
必要な機能を把握し、メンバーが使いやすいコミュニケーションツールを選定すると、コミュニケーションが活性化しチームで働く意識も高まるでしょう。
コミュニケーションを活性化させたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したコミュニケーションツールを検討してみてはいかがでしょうか。
多くの外部ツールと連携が可能で、自社で利用しているサービスをチャットツール上で一括管理できます。無料で利用するならユーザー管理がしやすいSlackがおすすめですが、有料版の場合、基本の機能はChatWorkもSlackも大きく変わりませんので、費用面を考慮した上でSlackよりChatWorkをおすすめします。
巷で話題になっているビジネスチャット「チャットワーク」。社内外コミニュケーションを潤滑に進める役割があるとして最近注目され始めています。インターネット接続があればスマホやタブレットからでも利用ができ、気軽・タイムリーにやり取りが可能です。タスクやファイルの管理も可能なので、より効率的に仕事ができます。
LINEと基本的な操作方法が同じなのでとても利用がしやすいです。カレンダーやアドレスといった他のビジネスチャットに無い便利な機能も豊富にあります。他の社内SNSと同価格帯のプランを比較したとき、機能性・ストレージの大きさが共に勝っています。
ITツールを使い慣れていない人でも簡単に使えるようシンプルな作りになっています。その上、無料で使えるので費用対効果は抜群に高いです。
社員の会話情報を人工知能で分析して、社員のモチベーションを測ることができます。モチベーションを可視化することで、社内コミュニケーションを活性化したり、離職を防いだりすることができます。また20年3月1日より全国の学校法人を対象に、期間限定で「サービスの無償提供」を実施しているため、学校法人での効率的な活用も期待できます。
社内での連絡手段に困っている会社にはもってこいのサービスです。一度使った会社はリピート率が99％で、導入企業は5,000社にのぼります。それだけどんな企業でも導入しやすい操作性で、ベテラン社員から新入社員まで使いやすい管理画面が魅力です。社内SNSとしてだけでなく、災害時の緊急連絡網でも使える万能なツールです。
「トピック」という議論したい内容によってグループを作成することができるので、ビジネス用途ではオススメなツールです。SlackやChatworkで議論をした際に、議題から離れたことを話していた、というような問題を解消してくれるはずです。
Backlogはタスクをただ管理するだけでなく、グラフ化して分析するための材料を用意してくれます。責任の所在がはっきりしないタスクがあるという状況によく陥るチームにこそにオススメなツールです。
情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。誰でも簡単に使いこなすことができます。社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。
タスクの割り振りはしたけれど、期日までに終わらない、進捗管理がうまくいかないなどで悩んでいる人にはおすすめのツールです。シンプルな機能や設定で、使い方を学ぶ必要もなくスタートできます。遅延やモレをなくし、仕事の効率や生産性を上げるにはうってつけです。
