Web会議システムについて

【厳選3選】導入前に知っておきたい!Web会議システムを徹底比較!

記事更新日: 2018/10/09

執筆: 狐塚真子

Web会議システムを利用すれば、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができます。

Skypeのように高い知名度を誇るサービスもありますが、利用のしやすさ・同時接続可能人数などは他のツールに比べて劣る面もあります。

そこで今回は本当におすすめのWeb会議システムはどれなのか、厳選した3つをご紹介していきます。

おすすめWeb会議システム 3選

無料版を利用した場合の各ツール比較

1. 導入のしやすさ No.1の appear.in

【特徴】

appear.inの最大のメリットは導入が非常に簡単であるということでしょう。URLを発行するだけで会議に参加する事ができます。
さらに主催者・参加者共にアカウントが不要なので面倒な準備は殆ど要りません。

ただし4人までしか同時参加ができないので、大人数での会議を行う為にWeb会議システムを導入するならば他のツールを利用するのが良いでしょう。

【料金プラン】

(1)Free:$0/月
(2)Pro:$9.99/月

 

2. 大人数で利用するなら Zoom

【特徴】

ホストのみアカウントが必要になりますが、ゲスト側はアプリのダウンロードのみで参加することが出来ます。無料版でも100人態勢での会議ができるのが魅力です。

さらに、動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けたりという独自の機能があります。

【料金プラン】

(1)基本:0円
(2)プロ:$14.99/月/ホスト
(3)ビジネス:$19.99/月/ホスト
(4)企業:$19.99/月/ホスト

 

3. 圧倒的な知名度を誇る Skype

【特徴】

Web会議システムといえば真っ先にSkypeを連想するのではないでしょうか。

知名度ゆえに利用するときの抵抗感は少ないかもしれませんが、無料版の場合アプリのダウンロードだけでなく主催者のアカウント名・IDを把握する必要があります。もともとSkypeでやり取りをしていて慣れているという相手でない限りは、4人までであれば最も手軽に利用できるappear.inを、5人以上のミーティングの場合はZoomを活用しましょう。

機能面では他のツールと比べてあまり差はありませんが、国際通話を行う場合コスパは抜群です。

【料金プラン】

(1)Skype:無料(ただし固定電話への通話料は別途通信料がかかる)
(2)Skype for Business Plan1:220円/月
(3)Skype for Business Plan2:600円/月

 

Web会議システムの3つの選定ポイント

Web会議システムの機能は基本的には無料版で十分です。導入のしやすさや有料版にするならどんなメリットがあるか注目しましょう。

1. 導入のしやすさ

Web会議システムとして有名なSkype。知名度が高く、利用することに関してはあまり抵抗感が無いと思いますが、実は準備が面倒であるという弱点があります。アプリのダウンロードやアカウントの登録などが不要なツールもあるので、「スムーズに使い始めたい」という方は検討しましょう。

2. 参加可能人数

会議に参加できる人数はツールや料金プランによって大きく異なります。

最近ではセミナーや研修などの場においてWeb会議システムを導入する企業が増えてきています。大規模な会議を行うことを想定するならば、最大何人まで利用可能であるかチェックする必要があります。

3. セキュリティ対策

Web会議システムを利用する際、第三者が不正にアクセスすることで会話の内容や共有されているファイルを盗まれてしまうというリスクが考えられます。

自社の情報漏えいを防ぐために、データの暗号化やアクセス制限といったセキュリティ対策が万全のツールであるか確認しましょう。

Web会議システムを導入する 2つのメリット

1. どこからでも会議に参加できる

ソフトウェアをインストールしておけば、わざわざ会議場に足を運ばなくても会議に参加することができます。出張先からでも会議に参加したり、国内外を問わず拠点とのやり取りも可能になるので出張のコストを抑えられるというメリットもあります。

2. 情報の共有がしやすい

多くのWeb会議システムには デバイス上にある資料を画面上に表示したり、それを編集する機能が備わっています。資料をわざわざ配布しておかなくても、その場で共有できるのは大きなメリットですね。

また参加者のチャットやホワイトボードなど、会議をスムーズに進めるための機能も多く存在するので、情報共有がしやすいというメリットがあります。

 

Web会議システムを導入する 2つのデメリット

1. 安定したインターネット環境が必要

インターネットの接続環境に影響を受けやすいです。ネット環境が悪いと音声や動画の乱れが生じてしまい、会話がしづらくなってしまうので会議をスムーズに続けることが困難になってしまいます。

2. コストの問題

TV会議システムと比較した場合、Web会議システムの方が初期費用は安く抑えられます。しかし、有料版の場合、 長期間にわたって大規模な利用をするとWeb会議システムもトータルコストが高くなる可能性があります。

画像出典元:「appear.in」公式サイト、「Zoom」公式サイト、「Skype」公式サイト、Pixabay

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