記事更新日: 2021/10/18
時代の変化と共に働き方も多様化され、社員同士の情報共有や交流など、社内コミュニケーションのあり方も変化しつつあります。
なかでもテレビ会議やWEB会議システムは、遠隔拠点にいながらも、その場で円滑なコミュニケーションが実現するとして、近年注目を集めています。
このテレビ会議・WEB会議、両者とも同じようなシステムですが、やはりそれぞれ違いはあります。
そこで今回は、テレビ会議とWEB会議の違いをはじめ、機能や導入ポイントなどを詳しく解説していきます。
このページの目次
近年、テレワークや在宅勤務など、働き方改革の一環としてオフィス以外で業務にあたるといった働き方が増えてきています。
こうした働き方への多様化に対応し、より円滑なコミュニケーションが図れるよう、企業ではテレビ会議やWeb会議を導入するケースが増えています。
そこでまずは、遠隔でコミュニケーションが取れるテレビ会議やWeb会議について、具体的にどのようなことができるのか。
遠隔会議システムの基本的な機能をご紹介します。
テレビ会議・Web会議ともに根本的な機能となるのが、遠隔地にいながらもお互い顔を見ながらリアルタイムでコミュニケーションが取れるということ。
電話やメールなどでは伝えきれない感情なども見て取れるので、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
通常行われる会議やミーティングなどでは、基本的に手元にある資料を共有しながら話しを進めていきます。
テレビ会議やWeb会議でも、パソコンなどにあるデータをモニタに表示させ、データを共有する機能が搭載されています。
また、表示させたデータを各自でその場で編集することも可能なので、非常に分かりやすく、会議を円滑に進めることができます。
「遠隔会議に参加できなかった人たちとも会議内容を共有したい」「会議の議事録を作成しなければならない」など、行われた会議の内容を録画し、後で見返せるように保存しておきたいという場合があります。
最近のテレビ会議やWeb会議には、そうした録画機能が搭載されているものがほとんどですので、議事録の作成に役立てたり、会議内容を編集して社内報として活用したり、録音録画機能は様々なシーンに役立ちます。
離れた場所にいながらもお互いの顔みながらコミュニケーションが取れるのは、遠隔会議システムであるテレビ会議もWeb会議も同じです。
しかし、下記のように両者にはそれぞれ用途や目的などが異なります。
このように、同じ遠隔会議システムであっても、テレビ会議システムは「多人数・多拠点での大きい会議などを行う場合」、Web会議システムは「パソコンなどの端末を使用して少人数で行う打ち合わせなどの場合」など、利用シーンや目的によって大きく2種類に分類されるのです。
利用シーンや目的など、テレビ会議とWeb会議との大きな違いが分かったところで、さらに細かくそれぞれの違いを比較してみましょう。
このように、双方を比較してみると「テレビ会議・Web会議」にはそれぞれ特徴があり、利用するシーンや目的などが異なっているのがわかります。
そのため、導入する際は利用用途や目的などをしっかり検討してから決める必要があります。
では、遠隔会議システムを導入した際、どのようなメリットが得られ、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。
続いて、テレビ会議・Web会議のメリット・デメリットをそれぞれ見てみましょう。
テレビ会議の最大のメリットは、他拠点にいながらも多人数同士が会議や打ち合わせが可能になるということ。
加えて、付属されるカメラも光学ズームや画角の調整などが行えるものが多く、マイクも専用マイクを使用するため非常にクリアな映像と音声で臨場感のあるリアルなコミュニケーションを可能にしてくれる。といったところも、テレビ会議システムのメリットと言えるでしょう。
前項の比較で分かるように、テレビ会議システムを導入するには専用端末等をそろえる必要があるため、非常に多くのコストがかかります。
また、専用機器を設置した場所でしか利用することができないため、場所が限られるといったデメリットもあります。
パソコン・タブレット・スマートフォン、いずれかの端末とインターネットにアクセルできる環境さえあれば、いつでもどこでも気軽にコミュニケーションが取れるというのがWeb会議の最大なメリットです。
また、テレビ会議システムと違って専用機器を設置する必要がなく、費用も月々１万円程度～と、比較的低コストで始められるというところもメリットであると言えるでしょう。
使用する端末によっても異なりますが、テレビ会議に比べて画質・音声は基本的に劣ります。
また、Web会議システムはインターネット環境に大きく左右されるため、ミーティングの最中に映像が乱れたり音声が途切れたりするなど、動作が安定しない場合もあります。
遠隔会議システムでは、映像や音声に問題が生じると、時にストレスを感じるようになるので、気を付けたいところです。
さて、これまでテレビ会議とWeb会議について、メリットやデメリットなどをご紹介してきましたが、実際に遠隔会議システムを導入する場合、どのような点に注意して検討を進めていけば良いのでしょうか。
次に、遠隔会議システム導入を検討する際のポイントをいくつかご紹介します。
前述のとおり、テレビ会議システムとWeb会議システムには、会議の規模や形態、目的などによって向き不向きがあります。
そのため、普段行っている会議にはどのくらいの人が参加するのか、または会議がどのくらいの頻繁で行われるのか。など、普段行われている会議形態をしっかり把握することが重要です。
事業に関して意思決定を行う会議や重要な商談などに活用する場合、遠隔接続中に映像が乱れたり音声が途切れたりするのは極力避けなければなりません。
最近ではWeb会議システムの品質も向上していますが、サービスによっては著しく劣るものもあります。
導入後に使いものにならなかったという事態にならぬよう、映像や音声など、実際に使用した際の品質を確認しておくことが重要です。
今では数日間無料で試せるトライアルが用意されているところも増えているので、使い勝手なども含め、事前に色々と試めすと良いでしょう。
導入後のサポート体制に関しても非常に重要なポイントと言えるでしょう。
何らかの問題が生じ、重要な会議やミーティングなどで使いたいのに使えない、といった事態が起きないとも言い切れません。
そうした時でも迅速に対応してもらえるかなど、サポート体制が整っているかなど、しっかり確認することもポイントです。
ちなみに、無料で利用できるWeb会議システムでは、サポートがあったとしてもメールのみ対応といったところがほとんどで、解決までに時間がかかります。
そのため、最低でも電話サポート対応のところを選びたいところです。
テレビ会議もWeb会議も、遠隔会議システムを導入する際は多くの場合、初期費用が発生します。
初期費用にいくら必要なのかの確認は重要ですが、それよりも継続的に使用することを想定し、月額の利用料金や会議に参加する人数、接続拠点数などをしっかり把握しながら、維持していくためのランニングコストに関する事前確認も重要です。
すでにご存知のとおり、テレビ会議を利用する場合、遠隔システムに必要な専用機器や専用回線を会議室など特定の場所に設置しなければならなりません。
つまり、利用シーンや目的が限られてしまうということになります。
もちろん用途や目的が決まっている場合はテレビ会議でも良いですが、用途や目的など限定せず、様々なシーンで遠隔システムを活用していきたい。という場合は、Web会議システムが断然おすすめです。
なぜなら、Web会議システムはテレビ会議と違い専用機器を必要としませんし、パソコンやタブレット、スマートフォンとネット回線さえあれば、いつでもどこでもアクセスすることが可能になるからです。
また、最近のWeb会議は、画質・音質、接続時の安定性などシステム的も向上しているため、Web会議システムでありがちだった接続中の回線の乱れや接続不良もほとんどなく、常に安定した状態で接続することが可能となっています。
なお、遠隔会議のみならず、テレワークや商談現場との接続対応、遠隔医療に遠隔サポート、BCP対策、研修、セミナーなどなど、非常に多くの用途にWeb会議システムが活用されています。
このように、Web会議システムは様々なシーンに活用することができることから、スムーズかつスピーディーなビジネス展開、そしてより多くの人たちとのコミュニケーションを可能にしてくれるのです。
ダウンロード時にご登録された個人情報は資料ダウンロードボタンが表示されているサービス運営会社（その連携会社）に提供されます。
今回は、テレビ会議とWeb会議との違いをはじめ、導入の際のポイントやその機能などについて詳しく解説してきました。
ここで解説してきたとおり、遠隔会議システムとしての根本的役割としては、テレビ会議とWeb会議も、そう大きくは変わりません。
しかし、テレビ会議は「会議室に多人数が集まり、会議を行うもの」、Web会議は「場所に限定されず、パソコンやタブレットなどで打ち合わせを行うもの」といったように、それぞれ特徴が異なっています。
そのため、遠隔会議システムを導入する際は、どのような目的で利用するのかを事前によく確認する必要があります。
また、テレビ会議システム・Web会議システム共に、多くのメーカーからリリースされており、搭載する機能もそれぞれ異なりますので、どこのシステムがもっともマッチするかなの検討も重要です。
なお、下記のページでは遠隔会議システムのおすすめメーカーに関して詳しく解説しているので、導入を検討する際は、そちらの記事も合わせてご参照ください。
画像出典元：Pixabay ／ 写真AC
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