在宅勤務のデメリットとは?注意点と対策、メリットや導入ポイントを解説

在宅勤務のデメリットとは?注意点と対策、メリットや導入ポイントを解説

記事更新日: 2020/07/30

執筆: 編集部

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を導入する企業が増えましたが、意外なデメリットを発見して悩む人が増えています。メリットだけでなく、在宅勤務のリスクや課題も確認しておきましょう。

今回は、在宅勤務を経験した人々の感想と共に、企業側と社員側それぞれの在宅勤務のデメリットと注意点&対策、在宅勤務のメリットや導入ポイント、在宅勤務とテレワークの違いについて解説します。

在宅勤務とは?

1. 在宅勤務とは?

在宅勤務とは日常生活を送っている家の中で仕事を行うことで、就業場所が会社ではなく自宅であれば全て在宅勤務になります。

「在宅勤務」が増えている理由は2つ。1つ目は、労働力不足を解消するために働き方改革を推進させる必要があるから。2つ目は、新型コロナウイルスの影響で出社せずに働ける方法が求められているからです。

働き方改革により在宅勤務を導入する大企業は増えたものの、中小企業の大半は従来通りの働き方を続けていました。しかし、新型コロナウイルスの感染拡大により一気に状況が変わりました。

半ば強制的に在宅勤務を強いられた企業もありますが、実際にテレワークに切り替えたら

「自宅での仕事でも何も問題ない!むしろ良いことばかり!」

「在宅勤務には意外なデメリットがあった…」

「在宅と出社と半々くらいがちょうどいい」

「テレワークを導入するのは予想以上に大変!」

と新しい気付きがあるようです。

メリットがたくさんある一方でデメリットもあるため、快適安全に在宅勤務をするためには問題点を解決することが大切です。

2. テレワークとは?

在宅勤務と似た意味を持つのが「テレワーク」です。

テレワークとは「テレ(tele)=遠方の」+「ワーク(work)=仕事」で、会社と離れたところで仕事をすること。

テレワークの定義

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

引用:日本テレワーク協会

情報通信技術(ICT)とは「Information Technology(IT:情報技術)」に「communication(通信、伝達)」を加えたもので、IT技術を使って情報を伝達したりコミュニケーションをとることです。

テレワークとICTは切っても切れない関係で、ICTを上手に活用することがテレワークを成功させる秘訣です。そのため、IT機器の準備とインターネット環境を整えることが必須条件です。

3. 在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務とテレワークの関係


テレワーク=在宅勤務+モバイルワーク+施設利用型テレワーク

在宅勤務はテレワークの中の働き方の1つです。

在宅勤務は自宅での業務に限られるのに対して、テレワークは自宅、電車内、サテライトオフィス、カフェなど場所はどこでもOKです。

モバイルワークは、電車内でスマホを使って仕事をする、顧客先でタブレットを使って仕事をする、といった働き方を指します。

施設利用型テレワークは、サテライトオフィス(遠隔地にある事業所)等でIT機器を利用した働き方。レンタルオフィス、数社の共同サテライト、郊外サテライトなどのオフィススペースで業務を行うのが施設利用型テレワークです。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務のデメリットを企業側と社員側で分けて考えると対策を立てやすいです。ここからは、それぞれのデメリットについて説明します。

在宅勤務における企業側のデメリット

導入コストがかかる

在宅勤務の企業側のデメリットは、インターネットを使うための環境整備(WiFi)や社員のパソコン・タブレット端末の確保にコストがかかること。

自宅を業務に支障が出ない環境にしないと在宅勤務ができません。

それに、情報漏洩のリスクが高まるため、セキュリティ対策も必要です。在宅勤務を導入する際には、本社オフィスと従業員の自宅の両方の環境を整えるための費用が発生します。

セキュリティ対策が大変

在宅勤務は各々の自宅内で業務を行うため、情報漏洩のリスクが高くなるのがデメリットです。

セキュリティ対策をしていないパソコンで業務を行うと、ウイルスに感染して顧客情報が漏れる危険があります。

また、機密情報を家族に見られる、不注意でパソコンを紛失する、などのトラブルが起こるかもしれません。会社以外の場所までセキュリティ対策を万全にするのは相当大変です。

評価・マネジメントが難しい

在宅勤務だと成果物の確認はできますが、途中過程が見えにくいです。業務自体は問題なく行えても、社員達が納得できる評価を出すのは難しいでしょう。

社員の日々の仕事内容、働き具合、仕事に対する姿勢などが分からないと評価基準が結果だけになり、それが従業員の不満に繋がる可能性があります。

さらに、評価だけでなく社員がレベルアップするための働きかけも必要です。目標設定や課題点の改善方法を指導しなくてはいけませんが、顔を合わす機会が少ない在宅勤務だとマネジメントの難しさが増します。

業務の進行状況を把握しにくい

在宅勤務だと業務の進行状況が把握しにくいのが企業側のデメリットです。

会社内で一緒に仕事をしていればおおよその進捗具合が分かりますが、離れて働いていると報告がない限りどこまで進んでいるか全く分かりません。期日ギリギリになって「間に合いそうにありません…」と言われたら困りますよね。

また、在宅勤務でも残業代を支払う義務がありますが、残業に関する実態が把握できないのもデメリットだと言えるでしょう。

残業申請時間が真実なのか確認できないケースだけでなく、言い出しにくくて残業申請できない社員もいます。

オフィス勤務者と在宅勤務者で不平等感が出る

在宅勤務のデメリットは、働く場所が多様化すると社員が不平等感を持つこと。

「あの人ばっかり在宅勤務でずるい!」

「在宅勤務に飽きた…たまには出社してみんなで仕事したい…」

「出社すると電話対応に追われて仕事にならない…テレワークの人が雑用しないのは不公平では?」

など、社員が抱える思いは様々。働き方の多様化が人間関係トラブルに発展すると、仕事も上手くいきません。

在宅勤務における会社員側のデメリット

コミュニケーションがとりにくい

在宅勤務を経験した人の大半は、

「1人で仕事するのって孤独感が半端ない…辛い…」

「家の中で黙々と作業してると息が詰まる!」

「誰にも相談できないのがすごく不安…」

「息抜きに誰かと雑談したい!人と話せないのがストレス!」

といった体験をしています。

在宅勤務の社員側のデメリットは、他の社員とコミュニケーションがとりにくいこと。

日々の雑談やちょっとした声かけがリフレッシュや安心感に繋がっていたことを発見した人が非常に多いです。

隣のデスクにいれば「ちょっといい?」と話しかけやすいものですが、在宅勤務だと「相談したいけど、わざわざ連絡するのも気が引ける…」と躊躇してしまいます。

そして、コミュニケーションが十分にとれないと、新しいアイデアが出にくい、報告忘れでトラブルが発生する、団結力が低下する、チームワークが上手くいかない、などの問題(企業側のデメリット)につながります。

仕事とプライベートの切り替えがしづらい

自宅での仕事は出社した時に比べてオンとオフの切り替えがしづらいです。

「仕事を始めたいけどスイッチが入らない」

「やめ時が分からず深夜まで仕事をし続けてしまう」

「休憩していても仕事が頭から離れない」

「家事をしていたら仕事する時間がなくなった」

こんな悩みを抱えている人が少なくありません。

出社すれば意識しなくてもオンオフの切り替えができますが、在宅勤務だと何らかの工夫をしないとプライベートと仕事を切り離すのが難しいです。

モチベーションが上がらない・さぼりグセがつく

在宅勤務は自宅内での作業になるため誘惑がいっぱいです。

それに加えて、お目付け役となる上司が不在なので、自己管理能力がないとサボってばかりで生産性が大きくダウンします。

会社に行くとモチベーションが上がるタイプの人は、自宅だと「なんかやる気出ない…」という状態になりやすいです。そんな日々を繰り返しているとさぼりグセがついて事態が深刻化します。

在宅勤務だと勤務時間が自由になる反面「今すぐにやらなくてもいいや」と甘えた心理が芽生えるからでしょう。誰かに注意されないと自分に厳しくなれないタイプの人は、在宅勤務に不向きだと言えます。

さぼりグセは企業側にもデメリットでしかありません。在宅勤務を取り入れた企業の多くは従業員のさぼりグセに悩んでいます。

在宅勤務の課題は、社員のモチベーションを上げることです。

運動不足になりやすい

意識して体を動かさないと運動する機会がないのが在宅勤務のデメリット。在宅勤務になると通勤がなく移動も少ないため運動不足になりやすいです。

出社すれば通勤中に歩いたり階段を登ったりしますが、在宅だと1日中座りっぱなしになる人がほとんど。

在宅勤務で仕事だけをする生活をしていると驚くほど運動量が落ちます。テレワークになってコロナ太りに悩む人が多いのは、通勤がなくなったことも関係しているはず。

また、運動には副次的効果もあるため、以下のような気付きがあった人もいます。

「通勤・移動中に景色を見たり体を動かすことが気分転換になっていた」

「通勤で歩いているうちに仕事スイッチがオンになってやる気が出せていた」

「煮詰まった時には場所を変えたり体を動かせば良いアイデアが浮かんでいた」

意識して運動をしているわけではなくても、通勤・移動があることが仕事に良い影響を及ぼしていたのでしょう。

業務環境を整える手間がかかる

「在宅勤務でもZoomがあればビデオ会議ができるから大丈夫!」と言われていましたが、いざテレワークが始まると『Zoomの背景問題』で悩む人が続出しました。

「洗濯物がぶら下がってる部屋を見られたくない!」

「web会議の度に部屋の掃除をするのがすごく大変…」

「オンライン会議中に家族が映り込んでしまった!」

「Zoomの背景が変えられるけど会社のミーティングでは使えない」

と、オンライン会議の新たな問題点が浮き彫りになりました。生活をする場での仕事だと業務環境を整える手間がかかるのもデメリットです。

Zoomの背景問題以外にも、

「デスクや椅子がなく1日中ソファで作業している」

「書斎がないから集中できる場所がない」

「家族の声やテレビの音がうるさくて気が散る」

「WiFiがないから在宅勤務できない」

「ペットが邪魔してくるけどかわいいから構ってしまう」

など、在宅勤務をするための環境面で苦労している人が目立ちます。

在宅勤務における注意点と対策

在宅勤務の課題が分かったら、次は注意点をまとめて対策を立てましょう!

在宅勤務制度の注意点&対策【企業側】

注意点1:導入費用が高い

対策:オフィスをコンパクト化する

オフィスを小さくすれば、賃料や光熱費を節約できます。在宅勤務の導入と共に小さなオフィスに移転して導入費用を取り戻しましょう。

最小スペースに抑えるコツは、1人1台のデスクではなくフリーアドレス制にして席を固定しないこと。出社する社員数分のデスクだけにすれば僅かなスペースで済むはずです。

また、新型コロナウイルスの感染拡大により無人化したオフィスを解約し、100%テレワーク化した企業が結構あります。ノーオフィス化できれば、コスト削減効果が大きいです。

対策:助成金を受ける

テレワーク導入にかかる経費を助成してくれる制度があります。

それぞれの助成金ごとに条件が違うので、内容を比べてから申し込んでくださいね。

対策:無料ツールを使い、オフィスの中古品を社員に提供する

費用をかけずに在宅勤務を導入するためには、無料ツールをフル活用しましょう。比較検討に時間と手間がかかりますが、探せばお得な方法が見つかります。

そして、自宅に仕事用デスクがない社員がいたら、オフィスの中古品を提供するのもひとつの手です。費用がかからない工夫をすれば節約できます。

注意点2:情報漏洩のリスクが発生する

対策:社員教育の徹底

「フリーWiFiはセキュリティが十分ではないためテレワークでは使用しない」

「必ずセキュリティソフトを入れる」

などの社員教育は必須です。どれだけ設備を整えても、在宅勤務を行う本人に知識がないと情報漏洩のリスクを減らせません。

在宅勤務が始まる前はもちろん、開始後もセキュリティ対策について注意喚起しましょう。

対策:VPNやUTMを利用する

VPNとは第三者の侵入を防ぐ安全なネットワークを構築する技術。認証、暗号化、トンネリングで成り立っていて、通信経路を暗号化して保護します。接続したい拠点にルーターを置けば、VPN接続で相互通信でき安全です。

UTMとは総合的なセキュリティ対策を実施するシステム。多様化しているサイバー攻撃に負けないために、複数のシステムが統合されています。

VPNとUTMを組み合わせれば、情報漏洩のリスクが減らせます。

対策:シンクライアントを導入する

シンクライアントは社員側の端末にデータ保持をさせない仕組みです。社員側はサーバで処理された結果を見るだけにしておけば情報漏洩対策が行えます。

シンクライアントは1990年代半ばからある技術ですが、セキュリティ問題と共に注目され始めました。現在ではテレワーク環境を整えるために、さらにシンクライアントが活用されています。

注意点3:コミュニケーション不足により仕事に悪影響が出る

対策:顔を見て話せるツールを利用する

在宅勤務では円滑にコミュニケーションがとれる体制作りが必要不可欠です。メールやチャットはもちろんのこと、ビデオ通話ができるシステムを整えて顔を見て話せるツールを使用しましょう。表情が分かると意志が伝わりやすく、誤解による衝突を防げます。

おすすめはバーチャル(仮想)オフィスツールです。人の気配を感じながら過ごせて、軽い声かけや雑談、相談ができます。

対策:定期的に顔を合わせる機会を設ける

在宅勤務の会社側のデメリットである、評価の難しさ、進行状況が分からない、社員が不平等感を抱く、これらの問題を解決するために定期的に顔を合わせる機会を設けましょう。

最初に「1週間に1回は上司と2人で話す面談を行う」と設定しておけば、そこで情報収集が行えます。出社して仕事をしている時よりも面接頻度を多くして、定期的にコミュニケーションがとれる体制を作っておくことが大切です。

対策:完全在宅勤務ではなく出社日を作る

100%テレワークで問題ない仕事内容だとしても、出社日を作ったほうが良い会社もあります。チームで仕事を行っていた場合は、完全にテレワーク化すると問題が起きやすいです。

出社日を作れば「よく知らない人だから話しかけづらい…」という問題を解決できます。対面で話をすると社員同士の距離感が近付くのでチームワークが良くなるはずです。

在宅勤務制度の注意点&対策【会社員側】

注意点1:仕事ができる環境が整っていない

対策:快適に仕事できる環境を整える

在宅勤務用のデスクやワーキングチェアがない場合は、リモートワーク向けの商品がたくさんあるので、その中から住環境に合ったものを選んでください。

運動不足を解消したい方におすすめなのは、座っても立っても作業できる高さ調整可能なデスク、椅子代わりに使えるバランスボールです。座りっぱなしで腰痛に悩んだ時には、骨盤サポートチェア、低反発クッションが役立ちます。

PC画面の高さ調節ができるノートパソコンスタンドは、肩こりや作業姿勢の悪さに悩む人から大人気です。

書斎がないなら、プライバシーテントを使い騒音対策に耳栓を組み合わせれば仕事しやすい環境を作れます。

WiFiがない場合は、ポケットWiFiやホームルーターを使うか光回線を引いて自由にインターネットが利用できる環境を整えましょう。

注意点2:自己管理するのが難しい

対策:効果的な管理方法を見つける

モチベーションが上がらない、サボってばかりいる、だらだらして作業効率が上がらない…そんな方は1日のスケジュール管理を徹底してください。

当日中に必ず終わらせるタスクを書き出して、何時にどの作業を行うか先に決めておけば多少はやる気が出るはず。

コンディションを整えるためには規則正しい生活を送ることも大切です。夜更かしせずに早寝早起きをして、運動してから仕事を始めると勢いをつけられますよ。

他には、便利なタスク管理ツールも在宅勤務に欠かせません。業務効率化に特化したもの、カスタマイズ性に優れたもの、シンプルかつ手軽にメモできるもの、など非常にたくさんのタスク管理ツールがあります。あなたに合ったタスク管理ツールを見つけましょう。

注意点3:プライベートが仕事の犠牲になる

対策:在宅勤務用マイルールを作る

在宅勤務だと休憩してもリラックスできない、ついつい無理して長時間労働になる…という方も多いですよね。

オンオフの切り替えができずにプライベートが犠牲になっている方はマイルールを作る対策がオススメです。

仕事の部屋と休憩する部屋を分けて、休憩時間になったらリラックス用の部屋に行くルールにすれば気持ちを切り替えやすいです。

他にも、仕事中以外は社内メールを見ない、20時になったら終わりにする、などマイルールを作ってプライベートの時間を確保しましょう。

在宅勤務のメリット

在宅勤務にはもちろんメリットもたくさんあります。家で仕事をする利点を企業側と会社員側に分けて考えてみましょう。

在宅勤務における企業側のメリット

交通費などのコストを節約できる

在宅勤務だと出社する際にかかる交通費がゼロ!それに、出社して働く人の数を減らしオフィスを小さくすれば、賃料も節約できます。色々な部分で経費削減になるのが在宅勤務のメリットです。

人材を確保しやすい

優秀で高いスキルを持っていても、育児や介護などの理由で外で働けない人がたくさんいます。それに、海外や地方在住など住む場所の問題で就業できないケースもあります。

在宅勤務を取り入れれば、居住場所が会社から遠くて通えない、育児中・介護中で出社できない…といった問題が解決するので人材を確保しやすいです。

他には、プライベートを重視して働きたいなど一般的なサラリーマン生活とは違うライフスタイルを希望している人にも在宅勤務が最適。リモートワークOKの雇用条件にすれば人材不足の解消につながります。

企業イメージが良くなる

在宅勤務制度における会社側のメリットは、企業のイメージアップになること。在宅勤務を許可している企業は、社員のワークライフバランスを重視していると思ってもらえるからです。 

ブラックなイメージを持たれると就活中の学生や転職希望者から敬遠されますが、多様な働き方を取り入れていることをアピールすれば志願者が増えるでしょう。それに、社のイメージが良くなれば商品やサービスの売上向上につながります。

在宅勤務における会社員側のメリット

マイペースに働けて生産性が高まる

在宅勤務だと急な来客や電話対応がないので、業務に集中できて生産性が高まります。それに、マイペースに仕事ができるのもメリットだと言えるでしょう。

やる気がある時にバリバリ働いて疲れたらいつでも自由に休めます。自分のペースを乱されずに過ごせると仕事の質が格段にアップします。

通勤時間がかからず体力的にも余裕が持てる

在宅勤務で通勤がなくなれば時間的にも体力的にも余裕ができます。片道1時間の通勤だと1ヶ月で約40時間も自由に使える時間が増えるので、この差は大きいですよね。

実際に在宅勤務になった人の多くが実感しているのは

「満員電車に乗らないだけで体の疲れ方が違う…」

「満員電車のストレスから解放された!最高!」

ではないでしょうか?

会社に到着した時点でぐったりしていると仕事を頑張る気になれません。在宅勤務なら通勤ラッシュに苦しまずに働けます。

人間関係の悩みが減る

在宅勤務だと社員同士の関わりが減るため人間関係の悩みが減ります。完全にトラブルがなくなるわけではありませんが、社員同士の距離が離れてドライな付き合い方に変化するでしょう。

集団行動がなくなれば職場いじめが起こりにくくなり、「ランチを誰と食べるか?」「私だけ誘ってもらえなかった…」などの余計なことを考えずに済みます。

在宅勤務を導入するときに押さえておきたいポイント

在宅勤務は導入前に準備が必要です。見切り発車すると後で困るので、これから紹介するポイントを押さえておいてくださいね。

1. 在宅勤務手当について

在宅勤務手当は自宅内のインターネット環境の整備、通信機器の購入、デスク等の備品購入、水道光熱費のための手当です。

毎月定額制で支払うところもあれば一括支給する会社もあり、例を挙げると毎月3,000円支給、毎月5,000円支給、半年分60,000円一括支給、開始時に30,000円支給など。在宅勤務になって浮いた通勤手当を元にして在宅手当を支払っている企業が多いようです。

また、現金ではなくパソコンやポケットWiFiなどを現物支給しても良いでしょう。提携企業から安く仕入れることができるなら、カタログを指定してその中から商品を選んでもらう方法もあります。

在宅勤務手当を支払う範囲は正社員のみに限っている企業もあれば、アルバイトまで対象など対応は様々です。

2. 勤怠管理・残業手当について

在宅勤務は勤怠管理が難しく、いつ働いているかが見えにくいです。勤怠管理ツールを有効活用して就業時間や休憩時間を把握しましょう。

パソコンを立ち上げたら自動的に就業時間がカウントされるシステムや、「おはよう」や「お疲れ様」の挨拶をチャットに投げるだけで勤務時間が管理できるツールがあります。

設定した残業時間を超えたらアラートで教えてくれる、打刻漏れがあるとメール通知される、など便利な機能が満載です。

コストをかけたくないなら、開始時間と終了時間をメール報告するアナログな方法にすれば導入費用がかかりません。

また、残業時間が知らぬ間に膨らんでしまう危険があります。残業手当に関するルールを事前に決めておき、社員に周知させてください。

残業は許可制にするなど、多額の残業代を請求されないための対策をしておけばトラブルを防げます。

3. サボり防止策・面談について

在宅勤務ではサボり防止対策も重要です。最も効果的なのは、過程ではなく成果物で判断する定量評価を取り入れること。

仕事をしなければ評価が下がる仕組みにすれば、サボったつけが自分に返ってきます。しかし、いきなり評価方法を変更すると社員の反感を買う恐れがあります。

すぐに取り入れられるのは、業務の終わりにWeb面談をしてその日の成果を報告する方法。報告義務があればサボり防止効果が期待できます。

上司と顔を合わせないと社員のモチベーションが保てない時には、面談回数を多くしてコミュニケーションをとる機会を増やしましょう。

誰かに見られていたほうがやる気が出る社員のためには空間共有するのがオススメです。WebミーティングやWeb会議が行えるツールを活用して常時Webカメラを接続しておけば、離れていても一緒に働いている雰囲気が感じられます。

在宅勤務で活用したいおすすめのツール

Web会議・テレビ会議システム

Web会議とは、離れている相手とインターネットで音声通話やビデオ通話ができるツールです。

Zoomが有名ですが、会社で対面で行っていた会議や進捗報告、月次面談などをPCの画面上で行うことができます。

下記の記事では、おすすめのWeb会議システムを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

 

チャットなどの社内SNSシステム

社内SNSとは、チャットなどで離れた相手と即時・簡単にコミュニケーションがとれるツールです。

「LINE」のように、メッセージを即時に送受信することができるほか、音声通話やビデオ通話もできるなど在宅勤務をしながら社員同士で連絡を取り合うなら、必ず導入しておきたいツールです。

各ツールの特徴や機能を下記の記事で比較していますので、参考にしてください。

 

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、社員の出社・退社・休憩時間といった労働時間の管理から、働き過ぎによって残業基準を設定したり、有給休暇の管理などが自動で行えるツールです。

在宅勤務では出退勤時間を正確に把握することが難しいと言われていますが、PCやスマホ、チャットツールなどで打刻ができるものもあります。

給与計算ができるツールと連携すると、労務管理から給与計算までできるものもあり、紙やエクセルの管理に比べ効率的に管理することができます

下記の記事では、おすすめの勤怠管理システムを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

 

まとめ

「在宅勤務は良いことばかり!」といったイメージがありましたが、いざ始めてみると色々なデメリットがあることが分かってきました。しかし、在宅勤務をせざるを得ない状況が今後さらに増えると予測できます。

コロナ禍で労働環境が変わり、新しいアイデアがたくさん出てきています。何らかの問題点が発生した時には、斬新な解決方法がないか考えてみてくださいね。

また、在宅勤務をスムーズに行うためには色々なサービスの力を借りることも大切です。在宅勤務に適したシステムを導入したり便利なツールを活用しましょう。

画像出典元:O-DAN

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