Web会議のやり方と必要なものとは?Zoomを例に詳しく解説!

Web会議のやり方と必要なものとは?Zoomを例に詳しく解説!

記事更新日: 2021/06/02

執筆: 編集部

この記事は、Web会議のやり方を解説します。

Web会議を始める時に必要なシステムや機材を紹介し、Zoomを例にして会議のホストと参加者双方のやり方の手順を紹介しています。

Web会議は有料と無料の会議システムがあります。

メリット・デメリットを理解し、自分に合ったWeb会議システムの利用していきましょう。

Web会議とは

Web会議とは、パソコンやスマートフォンなどデバイスとネットを利用してコミュニケーションが取れるシステムやツールを意味します。

ビジネスシーンでは、デバイスとネットがあれば、場所を問わず音声や画面を通じてミーティングが開けるため「Web会議」と呼ばれています。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議は、音声と画面を通して会議を行える事が共通点です。

しかし、Web会議とテレビ会議は別物です。

Web会議とテレビ会議の違いは機材と利用回線

  Web会議 テレビ会議
必要な機器や
端末
パソコン
タブレット
スマートフォン
インターネット回線
テレビ会議専用機
テレビ会議専用回線
導入作業 ・クラウド型は、即導入運用可能
・オンプレミス型は導入運用に時間がかかる
設置工事が必要
導入コスト ・クラウド型は安い
・オンプレミス型は高い
高い
会議場所 端末とネット環境があれば
いつでも・どこでも利用可能
海外拠点との会議も可能
専用機器の設置された部屋で
のみ利用可能
参加人数 Web会議アプリによっては1,000人の参加も可能 大画面のスクリーンなどを用いれば大人数の参加も可能
操作性 視認性に優れたアイコンに
より誰でも操作できる
専門の管理者が専門リモコンで
操作する
機能 音声・映像、画面の共有、チャット機能など 基本的には音声・映像の共有のみ
音質・画質 ネット環境などが原因で音声や画質が乱れることがある 高音質・高画質の機器を利用しているので音質・画質の乱れはほぼない
保守
メンテナンス
クラウド型は自分たちでの保守やメンテナンスは不要
オンプレミス型は自社での保守・メンテナンスが必要
機器が故障した場合は修理が必要
定期的な保守メンテナンスが必要
利用シーン 会議だけでなく営業・商談・面接・オンライン飲み会など幅広い用途で使える 高音質・高画質なので役員会議
などの重要会議に適している

 

Web会議の参加者が必要な機材

端末 パソコン・タブレット・スマートフォン
外部接続機器 Webカメラ
(パソコンにWebカメラが内蔵されていない場合)
イヤホンマイク
(会議の内容を家やコワーキングスペースなどで第三者に聞かれたくない場合や周囲の音が気になる場合)

 

Web会議のやり方(例:Zoom)

Web会議主催者のやり方

会議主催者(ホスト)として、参加者に会議の予定をお知らせするところから会議を開くまでの手順を画像付きで説明します。

1. 会議の時間やミーティングIDなどを設定する


会議の時間やミーティングIDなどを事前に設定する必要があります。

ミーティング時間の設定をするためにZoomのホームの画面の「スケジュール」をクリックしてください。

すると「ミーティングをスケジューリング」の画面が表示されます。


「ミーティングをスケジューリング」の画面で以下の情報を入力してください。

トピック 会議名や議題を自由に入力できます。
開始日時 カレンダーと時間表から開始日時と時刻を選択
定期的なミーティング 設定するミーティングが定期的なものならばチェックを入れる
セキュリティ ミーティングルームの入室に必要なパスコードを設定
待合室 待合室機能を利用する場合はチェック
ビデオ ホストと参加者のビデオのオン・オフを設定
カレンダー 予定を同期させるカレンダーを選ぶ


入力内容を確認し「保存」をクリックすれば会議時間やミーティングIDの設定が完了します。

2. 招待者にミーティングIDとパスコードを送る

事前に決めた会議の時間とミーティングID、パスコードを参加者に伝える必要があります。


Zoomにログインしてホーム画面を開き、上部のメニュー一覧の中から「ミーティング」をクリックします。

するとミーティングの時間やミーティングIDなどの詳細情報が表示されます。


ミーティングの時間やミーティングIDなどの情報を参加者にメールやSNSなどで伝えます。

アプリインストールがまだの参加者 ミーティング時間・ミーティングURL・ミーティングID・パスコードをメールに貼り付けた招待メールを送る
アプリインストール済みの参加者 ミーティングIDとパスワードをメールやLINEやSMSで送る

 

3. ミーティングルームを開く


予定した会議の少し前の時間ににZoomにログインし、参加者の入室を待ちます。

ホーム画面の「新規ミーティング」のアイコンをクリックすればミーティングルームが開いた状態になります。

招待した参加者がすでに待合室で待っている場合は、「許可する」をクリックすればミーティングに参加できるようになります。


 

4. 会議を始める


上の画像ではあえてビデオオフの状態にしていますが、ビデオのアイコンをクリックすれば簡単にビデオオンになります。

ミーティングルームに参加者が入ったなら会議を開始できます。

ミーティングに遅れて参加した人がいる場合、先ほど紹介したように「○○が待合室に入りました」と画面に表示されるので、「許可する」をクリックすることでミーティングルームへの入室を許可します。

Web会議参加者のやり方

次にWeb会議に参加する方法を順番に紹介します。

1. Zoomのホーム画面を開く


会議が始まる少し前の時間からミーティングルームに入る準備ができます。

Zoomのホーム画面にある「参加」のアイコンをクリックします。すると「ミーティングに参加する」の画面が表示されます。

2. 主催者から送られてきたミーティングIDを入力


「ミーティングに参加する」の画面で以下の上を入力します。

ミーティングID 主催者から送られてきたミーティングID
名前 ビデオ画面に表示させる名前


入力内容を確認し、「参加」をクリックします。会議主催者が参加者にパスコードの入力を求めている場合は「ミーティングパスコードを入力」の画面が表示されます。


主催者からパスコードが送られている場合、そのパスコードを入力し「ミーテイングに参加する」をクリックすれば会議に参加できます。

3. 主催者からの入室許可を待つ


待合室で待っている場合、上の画像の画面が表示されます。

主催者がミーティングルームへの入室を許可すれば会議に参加できるようになります。

Web会議の導入メリット

次にWeb会議導入により企業にはどんなメリットが生まれるのか紹介します。

会議内容の共有化

Web会議システムでは会議の内容を録音・録画することができます。

映像・音声の議事録が作成できます。

映像・音声の議事録の機能を活用すれば会議内容をスタッフ間で共有することができます。

営業や商談をWeb会議で行いそれを録音・録画すれば、営業活動の振り返りや、新しい営業スタッフの教育コンテンツとして活用もできます。

場所・時間と移動費の効率化

Web会議を導入すれば会議や営業、商談、研修のためにある程度の広さの場所を確保するという必要がなくなります。

さらに会議が行われる場所に移動するための時間や移動費も削減できます。

即システム導入が可能

オンデマンド型のWeb会議システムの場合、サーバーや社内ネットワークを構築する、サーバールームの設置など導入に時間と費用がかかります。

しかし、Zoomのようなクラウド型のWeb会議システムは初期費用がかからない、月額費用を安価に押さえることができるものが多く、導入前にサーバーを構築するなどの作業もないのですぐにシステムの導入が可能です。

Web会議のデメリット

Web会議システムはとても便利ですが、導入前に把握しておくべきデメリットもあります。

インターネット接続の安定確保が必要

Web会議システムの音質や画質のクオリティの確保は、インターネット環境に依存する部分が大きいです。

中小企業などでは一般家庭と同じインターネットの共用回線を利用しているかもしれません。そうした場合、ネット利用者が多い時間帯などでは、Web会議の音声が乱れたり、映像がストップすることがあります。

対処法としてはビジネス用回線の利用があります。一般家庭と同じ共用回線の料金プランのよりは高くなりますが、通信環境を安定させることができます。

家でWeb会議に参加する場合

家でWeb会議に参加しているときに通信が安定しないなら、Wi-Fi接続から有線LAN接族に変えてみるという方法を試せます。

またWeb会議アプリを開いているときには不要なアプリやブラウザは閉じるなどの方法で通信環境の安定を図ることができます。

さらに、ルーターなどの接続機器の見直し、Wi-Fi中継器の設置なども検討できるでしょう。

会議全体の状況が把握しにくい

Web会議では、参加者の声が聞き取りにくい、相手の反応がわかりにくい、誰が発言したがっているか、誰が意見を持っているのか汲み取りにくいという弱点があります。

しかしこうした弱点も準備をきちんとしておくことで克服できます。

たとえば参加者の声が聞き取りにくいのであればイヤホンマイクを使用して参加できます。挙手のアイコンなどを使って積極的に発言する意思があることを伝えるように参加者にすすめることもできます。

Web会議の状況が把握しにくいというデメリットは、Web会議の回数を重ねることで克服可能です。

無料と有料のWeb会議システム4つの違い

Web会議システムには無料版と有料版の2種類があります。

次に無料版と有料版の違いを4つ取り上げます。

1. 利用できる機能の制限

無料版と有料版では使える機能に違いがあります。

たとえば、Zoomの無料版と有料版では機能面で以下の違いがあります。

  無料版 有料版
時間制限 1対1は無制限
3人以上は40分
24時間
最大参加人数 100人 1,000人
画面共有・注釈機能
画面レイアウトの変更
テキストチャット
録音・録画機能 ローカル保存のみ ローカル保存とクラウド保存

 

2. 接続の安定性

無料版には「1対1での使用なら問題ないが、複数の拠点とつなげると接続が途切れる」「海外との拠点とのやり取りには使えない」という意見があります。

多人数での同時会話を前提として提供されていない無料版では接続が安定しないの致し方ありません。

一方、有料版はビジネスシーンでの利用を想定しているので、複数の拠点や海外の拠点をつないでも安定した通信ができるように開発・設計されています。

3. セキュリティ対策

有料版のWeb会議システムでは音声やデータが暗号化されるので、第三者による盗聴やデータへの不正アクセスを防ぐことができ、安全性の確保された通信ができます。

無料版ではセキュリティ対策がしっかりしておらず、どのようなセキュリティ対策が行われているのか不明瞭なものも存在します。

4. 導入後のサポート体制

無料版と有料版ではカスタマーサポートの内容も違います。

たとえばZoomの無料版と有料版ではサポート体制に以下の違いがあります。

  無料版 有料版
テキストガイド(マニュアル)
テクニカルーサポート 〇(24時間365日)

無料版ではマニュアルのみ利用可能です。有料版ではマニュアルに加えて24時間365日対応のテクニカルサポートを利用することができます

まとめ

Web会議を始める前の準備と始め方について紹介しました。

Web会議の手順も難しいものではありません。

Web会議システムは種類が多いので、サービスを比較し使いやすいものを選ぶのが大事です。

この機会に性能が優れているWeb会議システムを探してみるのはいかがでしょうか。

 

画像出典元:Pexels

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