常時接続したテレビ会議システムの活用メリットとデメリットを解説!

常時接続したテレビ会議システムの活用メリットとデメリットを解説!

記事更新日: 2021/04/27

執筆: 編集部

テレビ会議やWeb会議を通話ごとに途切れさせずに、常に映像や音声を繋げたままの状態で利用する方法を常時接続といいます。

もともとは離れた拠点同士の状況をリアルタイムで把握できるようにする、という運用がメインでしたが、現在ではコロナの影響もあり「リモートワーク下でのコミュニケーション不足」を解決するためのツールとしてテレビ会議システムの常時接続を活用する事例も増えてきています。

この記事では、テレビ会議の常時接続とは何か、常時接続のテレビ会議システムの利用シーン、常時接続のテレビ会議システム導入のメリット・デメリット、常時接続のテレビ会議システムの有料版と無料版の違いなどを紹介します。

テレビ会議の常時接続とは

テレビ会議の常時接続とは、離れた場所にある複数の拠点同士をインターネット回線を利用したテレビ会議システムでつなぎ、それぞれの拠点から映像や音声が常に流れている状態にすることです。

常時接続では、イントラネット(会社のプライベートネットワーク)やインターネット接続を利用し、多数の拠点をつなぎ映像と音声をやりとりできます。

常時接続のテレビ会議では常にオンラインとなっているため、本社と遠隔地のオフィス、オフィスとリモートワーク先が簡単につながります。

常時接続のテレビ会議に必要な機器

多数の拠点同士、それらに加えてリモートワークの従業員の自宅などつないで常時接続する場合、基本的に以下の機器が必要です。

  • モニター
  • カメラ
  • マイクスピーカー
  • テレビ会議専用機
各拠点でテレビ会議専用機器にモニター・カメラ・スピーカーマイクを接続する
  • パソコンやタブレット
出張先・訪問先・リモートワーク先の自宅などから接続することも可能


上記のように拠点間接続では様々な機器が必要になる場合もありますが、基本的には「テレビ会議システム+PC・タブレット」の組み合わせですぐにスタートすることができます。

テレビ会議の常時接続を活用する場面

常時接続のテレビ会議システムをどのような場面で利用できるのか紹介します。

朝礼

朝礼を拠点ごと、部署ごとではなく全社員一緒におこなえます。

本社からすべての拠点、すべての従業員に同時に連絡事項を伝えることも可能です。

会議・ミーティング

常時接続されているのでいつでもすぐに会議やミーティングを開催できます。

業務指示と遂行の監督

常時接続なので、管理者や責任者が離れた拠点にいても必要な業務指示をすぐに現場のスタッフに与えることができます。

さらに映像で、その指示が実際におこなわれているかどうか確認することも可能です。

社員研修・セミナー

全拠点で映像・音声をやり取りできるので、各拠点それぞれで研修会を開く、セミナー講師を派遣する必要がありません

それぞれの拠点から出される質問とその回答も他の拠点でリアルタイムで共有できます。それにより拠点ごとで研修やセミナーの内容に差が出るということもありません。

面接

離れた場所に住む候補者にわざわざ面接のために本社に出向いてもらう必要がありません。

テレビ会議システムが備えられている拠点に来てもらい、画面越しに面接できます。

これにより優秀な人材を幅広い地域から探すことが可能になります。

保健指導

離れた拠点や自宅で働く従業員のために、テレビ会議システムを利用し、医師からの保険指導を提供することが可能です。

無人受付

訪問者が少ない拠点や人手が不足している拠点では、モニター横に呼出ボタンや人勧センサーを組み合わせることで、本社の受付対応と接続し接客することが可能です。

双方の映像と音声がつながっているので、あたかも目の前に受付スタッフがいるかのように来客対応ができます。

取引先との商談やアフターサービス

常時接続のテレビ会議システムの中には、パソコンやタブレットからも接続できるものがあります。

営業スタッフが外出先にタブレットなどを持っていき、本社や他の拠点にいる技術スタッフが取引先や顧客に製品の内容や取扱方法について説明してもらうという使い方が可能です。

常時接続をするメリット

常時接続のテレビ会議システムは離れている拠点同士が映像と音声の両方でいつもつながるという特徴があります。

さらに、テレビ会議専用機器で映像・音声をやり取りするので画質・音質も優れており、接続も安定してほとんど途切れることがありません。

こうした特徴があるので、常時接続のテレビ会議システムを導入すれば以下のメリットを獲得できます。

1、社内コミュニケーションの促進

パソコンやタブレットを利用したWeb会議では、わざわざアプリを起動したり、Webブラウザから会議に参加したりする必要があります。

常時接続のテレビ会議ではそうした手間がいりません。画面越しから相手が話せる状況にあることが確認できればすぐに会話できます

従業員同士が気軽に会話できる環境が構築でき社内コミュニケーションが促進されます。

大型モニターを採用すれば、距離感はさらに縮まり、まるで同じフロアで仕事しているような感覚になります。

上司と部下のコミュニケーションも取りやすい

上司が離れた場所で働いていると、質問や相談があっても気軽に尋ねるのが難しくなります。

上司も部下が離れた場所で働いていると、その仕事ぶりをほめたり、必要なアドバイスすることが難しくなります。

常時接続のテレビ会議では、上司と部下がそれぞれの様子を観察できるのでこうした問題も解決できます。

2、リアルタイムの情報共有

離れている拠点の様子をリアルタイムで把握でき、必要であれば責任者は指示をすぐに出すことができます。指示を受けた側も、その後の結果をすぐに報告することができます。

また映像を通じて会議で話し合った内容が、実際の現場で遂行されているかどうかリアルタイムで確認できます。

もしさらに詳しい説明や指示が必要なことが見て取れたなら、次のビデオ会議でその内容に触れることができます。

他にも、複数の拠点で従業員が同じ業務をおこなっていれば、離れている拠点の従業員同士で必要な情報を共有することも可能です。

3、コスト削減

会議や面接、研修などのために交通費や宿泊費をかけて移動する必要がなくなります。会議のために必要な交通費などの経費を削減できます。

移動時間も削減できる!

会議のための移動時間も削減できるので、その時間をより重要な業務のために使うことができます。

4、場所に縛られない人材配置が可能

業務内容にもよりますが、常時接続のテレビ会議システムを導入すれば、どこの拠点にいても仕事をおこなうことができるので、配置換えのために別の地域に引っ越しするという必要がなくなります

これは転勤を希望しない従業員にとってメリットになります。会社側も従業員の住んでいる地域や場所に縛られることなく、ふさわしい人材を適材適所に配置できます。

常時接続のデメリット

常時接続のビデオ会議にはデメリットもいくつかあります。

1、専用機器の導入(導入コスト)

Web会議はネット環境とパソコン・タブレット・スマホなどの端末さえあればすぐに開くことができます。

しかし常時接続のテレビ会議は高画質・高音質での安定した接続を実現させるために、専用機器、モニター、カメラ、マイクスピーカーなどの設備が必要です。

常時接続のビデオ会議にはWeb会議と比較すると導入コストがかかるというデメリットがあります。

2、心理的ハードル

映像と音声による常時接続なので、監視されているような感覚が従業員に生まれるというデメリットがあります。しかし、こうした感覚にとらわれるのは導入後すぐの時期だけです。

常時接続のテレビ会議は監視カメラのように見知らぬ人に一方的に監視されるものではありません。

双方の様子を見ながらコミュニケーションできるシステムなので慣れてくれば誰かに密かに監視されているという感覚は薄れ、従業員同士が一緒に仕事をしているという連帯感や安心感の方が強くなります

常時接続向けのテレビ会議システムとは?

常時接続向けのテレビ会議システムには有料版のツールと無料版ツールがあります。

常時接続向けのテレビ会議システムとして「LoopGate」を例とし、その機能や特徴を一般的な無料版テレビ会議システムの特徴と比較して紹介します。

特徴や機能 有料テレビ会議システム(LoopGate) 一般的な無料テレビ会議システム
操作性 リモコン操作で誰でもすぐに使いこなせる 操作方法を知らない人には難しい
カスタマーサポート テクニカルサポート窓口あり FAQなどのヘルプページのみ
接続の安定性 安定している 途切れることがある
音質 周波数帯域20KHz 一般的には周波数帯域7~14KHz
画質 フルHD 一般的にはHD以下
セミナー配信や会社外の人の会議への招待 難しい 難しい
多数拠点の同時接続 難しい
オンプレミス対応 不可
サーバーの設置場所 日本国内 一般的には海外サーバー


常時接続のテレビ会議システムは導入コストがかかるので、無料版のテレビ会議の方がいいのでは?というお考えをお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

しかし、有料版には多数拠点の同時接続ができる、音質・画質のクオリティが高い、通信状態が安定している、操作性に優れており誰でも使える、トラブルをすぐに解決できるテクニカルサポートがあるといった特徴や得意分野があります。

信トラブルから来るストレスを避け、スムーズな社内コミュニケーションを望む場合は有料版がおすすめです。

常時接続対応のテレビ会議システム

1. ITが苦手な社員が多いなら!「LoopGate」


画像出典元:「LoopGate」公式HP

特徴

LoopGateはIT活用が苦手な社員が多い企業におすすめのシステムです。

簡単なリモコン操作で扱えるため、誰でも使いこなせます。

平日・土日祝日を問わず、製品について相談できるテクニカルサポート窓口によるサポート体制があることも魅力。

平日は7:30~21:00まで対応しているので、早朝会議や夜の会議でも安心して開催できます。

料金

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 10,200円 1週間

5地点以上で使用する場合は、多地点接続サーバー利用料がかかります。

詳しい料金については無料資料をご覧ください。

LoopGateの資料を無料ダウンロード

 

実際に使った人の評判・口コミ

 

低コストで安定した常時接続が可能というところがLoopGateを選んだ決め手です。東京とベトナムと距離はありますが、常時接続により立ち話のように思い立ったときにコミュニケーションをとれるのが大きなメリットです。

(建設業界:従業員約300人)

 

2. 高画質・高音質と抜群の安定性!「LiveOn」

画像出典元:「LiveOn」公式HP
 

特徴

LiveOnは独自技術により、高音質・高画質で途切れない通信が魅力のWeb会議システムです。

5年間の稼働率99.999%を誇る安定性で、官公庁などでの導入実績も多く信頼度は抜群です。

高機能なツールを搭載しているため、会議だけでなく、研修やセミナー・イベント配信など様々なシーンで活用できるでしょう。

優れた安定性を利用して、多拠点・海外との会議や、BCP対策に利用することもできます。

料金

初期費用 月額費用 無料お試し
78,000円 3,000円 / 1ID 14日間

 

 

3. Office 365と連携可能!「V-Cubeミーティング」


画像出典元:「V-Cubeミーティング」公式HP
 

特徴

V-CUBEミーティングは、5,000社以上が導入しているWeb会議サービス。

安定した接続、シンプルなインターフェイスが特徴で、テレビ会議並みの高画質・高音質を実現しています。Office 365との連携も可能です。

最新の音声認識技術・自動翻訳技術が搭載されているため、ストレスなく外国語でのWeb会議を行えますよ。

料金

初期費用 月額費用 無料お試し
5,500円 11,000円 / 1接続 あり

 

 

まとめ

常時接続のテレビ会議の活用メリット・デメリットを紹介しました。

複数の拠点を常時接続し、高品質の音声と映像でやり取りできるので、離れていても同じオフィスで働くような感覚が生まれ、それにより社内コミュニケーションが活発化するというメリットが生まれます。

常時接続のテレビ会議では、わざわざ会議を開くためにアプリやWebブラウザを開く必要もありません。相手の様子を観察し話せる状況にあればいつでも気軽に声を掛けることが可能です。

導入には専用機器、モニター、カメラ、マイクスピーカーなどの機器が必要です。それでWeb会議システムよりも導入費用は高額になります。

しかし、常時接続のテレビ会議システムを導入すれば、本社から離れている拠点の従業員やリモートワークで働く従業員も含め、従業員の連帯感を強めることが可能です。

会社に複数の拠点がある、リモートワークの従業員がいるといった状況でも、社内コミュニケーションや従業員の会社へのエンゲージメントを強化したいという希望があれば常時接続のテレビ会議システムがおすすめです。


画像出典元:Pexels

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