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記事更新日: 2023/11/30
工数管理ツールとは、各プロジェクトに関わる人数・予算・工程数を自動計算して、プロジェクトのコストや業務進捗を見える化してくれるツールです。
「エクセルで管理しているけどいちいち入力するのが面倒」「進捗や工数を一目でわかりやすく整理したい」という方におすすめです。
この記事では、工数管理ツールや選び方のポイント、メリット・デメリット、より効果的に利用するための注意点を解説していきます。
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このページの目次
工数管理ツールとは、各プロジェクトに関わる人数・予算・工程数を自動計算して、プロジェクトのコストや業務進捗を見える化してくれるツールです。
プロジェクトの損益・原価見積もり・工数削減ポイントを可視化できるため、生産性向上に役立つというメリットを持ちます。
エクセル(Excel)管理との違いは「入力の手間」「入力漏れ」「集計・分析機能」の大きく3つです。
エクセルは手作業で工数入力を行うため、どうしても手間と時間がかかります。
工数管理ツールを使えば、前日分のコピーを反映したり、プルダウンで入力できたり、カレンダーとの連動して自動反映するなどの機能があるため、入力にかかる作業が各段に楽になります。
エクセルに工数入力をする場合、その値に不備や入力し直しが必要だったり、入力漏れを検出することが困難です。
関数などを用いることもできますが、部内の管理ルールに基づいたチェックを適時に行うのは難しいです。
工数管理ツールを使えば、期限前のリマインドや、入力項目に不備がある際のアラート表示などができ、管理者側の手間も軽減します。
工数管理は、進捗状況の把握や、コストの算出、効率性の分析などを目的として行います。
エクセルに入力されたデータをもとに、集計・グラフ化することもできますが、作成や更新作業なども面倒です。
工数管理ツールを使えば、リアルタイムで進行状況や効率性の問題箇所を確認できたり、次のプロジェクトに向けて分析レポートを活用することもできます。
エクセル管理での限界を感じている企業、もっと工数管理のデータを活用していきたい企業には、工数管理ツールの導入が非常に有効といえるでしょう。
画像出典元：「ZAC」公式HP
「ZAC」は、工数管理だけでなく、販売管理や購買管理、勤怠管理や経費管理まで行える点が強みの工数管理ツールです。
さらに、付随機能モジュールが豊富にあり、それらを組み合わせることで、プロジェクトのタイムリーな損益管理もできます。
導入900社以上、28万を超えるライセンス数を誇り、大手有名企業からベンチャー企業まで幅広い導入実績がある点も魅力です。
このツール一つでプロジェクトに関する様々な機能を一括で管理できるため、柔軟かつスムーズにプロジェクトを進めることが可能となるでしょう。
・プロジェクト管理
・基幹業務系モジュール
・情報共有系モジュール
詳細はお問い合わせが必要です。
画像出典元：「Backlog」公式HP
「Backlog」は、シンプルなデザインで、誰でも直感的に操作できる点が強みの工数管理・タスク管理ツールです。
１つのプラットフォームでチームメンバーの作業状況を互いに把握でき、ガントチャートやマイルストーンで作業計画が一目瞭然。
複数のプロジェクトが同時進行していても、どこまで進んでいるのか、一目で把握しやすいです。
SlackやTeams、Chatworkなど外部サービスとの連携も充実しています。
・プロジェクト管理
・課題管理
・バグ管理システム
・バージョン管理
＜スタータープラン（個人向け）＞
・2,970円 / 月
＜スタンダードプラン（個人や小規模チーム向け）＞
・17,600円 / 月
＜プレミアムプラン（小～中規模チーム向け）＞
・29,700円 / 月
＜プラチナプラン（中～大規模チーム向け）＞
・82,500円 / 月
迷った場合は、主要な機能を全て使うことができるプレミアムプランでお試しすることをオススメします。
画像出典元：「Brabio!」公式HP
「Brabio!」は、20万社を超える企業で導入されている工数管理ツールです。
ガントチャートは一括でエクセルファイルに出力できるため、書面での報告の際も安心です。
簡単操作で視覚的に分かりやすい画面なので、初心者でも使いこなせます。
50MBまでであれば、プロジェクト数無制限で無料で利用できる点も魅力的です。
・プロジェクト管理
・大容量ファイル共有
・コミュニケーション
・企業間コラボ
無料プラン：ユーザー数5名まで
有料プラン：6名以上の場合は月額3,300円～です。
ユーザー数により料金が変動するので、詳細は以下の記事をご確認ください。
room生産管理は、必要な機能だけをカスタマイズしてオーダーメイドでシステムを開発できる生産管理システムです。
製造業向けに開発されており、進捗の管理だけでなく、部署・各工程・機械などで絞り込み検索も可能。
機械や各工程に対する負荷がどれくらいかかっているか、工数管理もスムーズになります。
ベースシステムを利用して開発するので、コストを最大限に抑え、短期間での導入が可能。
カスタマイズを重視した柔軟なシステム設計なので、ニーズに合ったシステムを導入できるでしょう。
画像出典元：「楽々Webデータベース」公式HP
「楽々Webデータベース」はExcelファイルを取り込んで簡単にアプリ化できる、業務効率化ツールです。
つくったアプリではデータの検索・登録・更新・削除などが簡単におこなえます。
既存のExcelファイルを活用するだけでなく、アプリをゼロから新規作成することも、テンプレートをもとに編集することも可能。
「ファイル共有ツールと違い、入力が必要な項目のみがダウンロードされるため誤記入を防ぐ」、「記入漏れがあるとアップロード時に警告が出る」などの便利な機能もあります。
楽々Webデータベースにはクラウド版とオンプレミス版があり、クラウド版の料金プランはスターターパックとスタンダードプランに分かれています。
無料トライアル期間が最大2ヶ月と長期間なので、導入前に十分に機能を検討することも可能です。
| クラウド版 | ||
| スターターパック | スタンダードプラン | |
| 月額料金 （税別） |
10,000円 | 1,500円 / 1ユーザ ※ライトユーザ：500円 / 1ユーザ |
| 利用可能人数 | 10ユーザまで | 10ユーザ以上から （ライトユーザ除く） |
| アプリ数 | 最大10個まで | 最大1,000個まで |
| データ件数 | 10,000件 / アプリ | 100,000件 / アプリ |
| ディスク上限 | 最大10GBまで | ユーザ数×2GB （ライトユーザ除く） |
| オプションの利用 | × | ◯ グループ管理オプション：100円（税別） / ユーザ ワークフローオプション：200円（税別） / ユーザ などが利用可能 |
| 特徴 | 最大2ヶ月の無料トライアルあり | ライトユーザは以下の機能が使えない ・管理者モード ・フォルダの作成・編集 ・アプリの作成・編集 ・アプリのデータをExcelファイル・CSVファイルでダウンロード ・アプリにExcelファイル・CSVファイルでデータ登録 |
画像出典元：「ショルイラ」公式HP
「ショルイラ」は働き方改革の実現に役立つ帳票のペーパーレス化サービスです。
パソコンやタブレット・スマートフォンを活用し、場所を問わずに記録や業務指示が可能になるので、現場での利用に最適です。
紙のコスト削減だけでなく確認・承認作業もオンライン化できるので業務効率化が可能となる点も魅力です。
初期費用や月額費用はお問合せが必要となります。
無料トライアルが用意されているので、まずは使ってみたい！という企業におすすめです。
画像出典元：「Redmine」公式HP
「Redmine」は、IT上級者向け・エンジニアの方向けに作られた工数管理ツールです。
他のITツールにはない「チケット」を用いてタスク管理をするのが特徴的です。
チケットには、登録した日時と締切日時、担当者、期限、詳細説明などが入力できます。
エンジニアがバグを直す時などによく用いられているツールです。
オープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。
クラウドで利用したい場合は、標準的なスタンダードプランで月額8,000円（プロジェクト数無制限・200ユーザーまで）です。
初期費用は不要で、1ヶ月の無料お試しがあります。
画像出典元：「Jooto」公式HP
「Jooto」は、付箋のようなタスクカードをドラッグ&ドロップして使うタスク管理・工数管理ツールです。
他ツールでは有料なことが多いガントチャート機能も無料で使うことができます。
カテゴリー別、担当者別にタスクを一括でき、各ユーザーの抱える仕事や多忙具合を正確に把握できます。
ただし、チーム共同で使う場合は費用対効果が低いと感じる場合があります。
無料プラン：ユーザー数1～4名まで
有料プラン：ユーザー数5名～月額500円（1名あたり）
画像出典元：「CrowdLog」公式HP
「CrowdLog」は、工数管理に特化したプロジェクト管理ツールです。
現場の誰でも簡単に扱える操作性で、工数入力を負担に思わせない様々な機能が施されています。
CrowdLogの料金プランは、ベーシックプランとプレミアムプランの2種類ありますが、詳細はお問い合わせが必要です。
画像出典元：「TimeCrowd」公式HP
「TimeCrowd」は、作業時間を記録し目に見えるデータとしてグラフ化できる時間管理ツールです。
チームのメンバーの動きも、メンバーが作業にかけた時間も簡単に見える化することができます。
チーム内で業務にかける時間管理を共有することもできるので、業務の効率アップ、生産性アップが期待できます。
Time Crowdの料金プランは、個人・通常・エンタープライズの3つのプランが用意されています。
個人利用であれば月額料金は無料、チーム利用の場合は要問い合わせとなっています。
詳細は問い合わせでご確認ください。
画像出典元：「Jector」公式HP
「Jector」は、プロクリエイターや制作会社向けに作られたオンラインストレージサービスです。
チームで作業をする際のデータ共有だけでなく、予定表やメモなどの情報も共有することができます。
ファイルに対してコメントやマーカーをつけて、メンバー内で確認したり、プロジェクトごとに権限設定を細かにできる点も魅力です。
| ライトプラン | ベーシックプラン | ビジネスプラン | エンタープライズプラン | |
| 利用可能ユーザー数 | 20ユーザ | 50ユーザ | 150ユーザ | 無制限 |
| 契約容量 | 50-100GB | 110-300GB | 310-1000GB | 1010GB- |
| 容量単価 （1GBあたり/税別） |
100円 | 60円 | 40円 | 40円 |
※別途初期費用が発生します。
※契約容量は、最低50GB〜になります。
画像出典元：「Asana」公式HP
「Asana」は、世界190カ国以上で利用されるワークマネジメントツールです。
スタートアップから大企業まで、タスク管理やチーム管理に利用できます。
白と黒を基調とした見やすいUIが特徴的で、チュートリアルが充実しており、ITツールを使い慣れていない人にも親切です。
料金プランは「Basic」「Premium」「Business」「Enterprise」に分かれています。
「Premium」：月額1,200円→15人以上のチームや小規模企業におすすめです。
「Business」：月額2,700円→複数のプロジェクトを抱える中規模企業におすすめです。
無料プランが用意されています。
画像出典元：「AppSuite」公式HP
「 AppSuite」は、グループウェアのdesknet’s NEOと一緒に使える業務アプリ作成ツールです。
営業日報や台帳管理などをペーパーレス化できます。
エクセルやメールで行っていた非効率な業務処理も、様々なビジネスシーンに対応したアプリで簡単にシステム化できます。
AppSuiteはdesknet's NEOをプラットフォームとして動作するため、AppSuite単体での利用はできません。
クラウド版ではユーザ数1人あたり月額720円～となります。
その他、ライセンス付きの小規模パッケージ版は、desknet's NEOの契約とあわせて5ユーザー月額70,800円から用意されています。
工数管理ツールには、工数予算・原価管理・勤怠管理・レポート機能など多彩な機能が搭載されています。
よって、自社に導入する工数管理ツールを選定する際は、自社のプロジェクトに合わせて、どの機能が必要かを明確にする必要があります。
プロジェクトのどの部分を可視化したいのか、無料トライアルやデモを使用して検討してみましょう。
工数管理ツールには、クラウド型とインストール型の2種類あります。
クラウド型はインターネット環境があればどこからでも作業可能、インストール型は一度インストールすればオフラインでも作業可能となっています。
クラウド型は設定方法も簡単で手軽に導入できる反面、セキュリティ面でのリスクが伴います。インストール型はインストールまでの時間・設定の手間がかかりますが、セキュリティ面では安心です。
このようにそれぞれ長所・短所があるため、自社の状況に合ったタイプのツールを選択する必要があります。
工数管理はプロジェクト管理を含め、日常の業務を効率化するツールです。そのため、まずは社内・社員に定着させることが大切です。
よって、工数管理ツール選定の際は、誰でも使いやすく、誰が見ても分かりやすい機能・画面である必要があります。
入力方法が簡単で、分析結果の表示がわかりやすい工数管理ツールを選択するようにしましょう。
工数管理ツールをより効果的に利用するために、以下の2点を押さえておくと良いでしょう。
工数管理ツールには、プロジェクト管理に特化しているタイプと、販売管理・在庫管理・経費管理などさまざまな機能の一部として工数管理機能が搭載されているタイプとがあります。
イベント業であればプロジェクト管理特化タイプ、製造業であれば販売管理まで可能なタイプなど、自社の業種やプロジェクトの種類に応じた工数管理ツールを導入することで、より効果的にツールを利用できます。
GoogleカレンダーやSlack・ChatWorkなど、すでに社内で利用している社内SNSツールがあれば、これらの外部サービスと連携できる工数管理ツールを導入するのがおすすめです。
外部サービスと連携することでリマインドが送れたり、チーム内での共有がしやすくなるなど、プロジェクト管理に関する情報共有がよりスムーズに行えるようになります。
工数管理ツールを用いると、リアルタイムで進捗状況が可視化されるため、社員一人一人が作業効率や工数実績といった情報を一目で把握できます。
いつ、誰が、どのような業務を行ったかが明確になることで、プロジェクトの進行具合や自分自身の仕事ぶりなどを客観的に見られるため、より具体的な行動を起こしやすくなります。
工数管理ツールによってプロジェクト全体はもちろん、個々の働きぶりも把握できることが、生産性の向上にも繋がります。
工数管理はExcelでもできますが、ツールを導入した方が必要な事項を入力するだけで済むため、チーム全体の業務を効率的に進められます。
チーム全体の状況はどのようになっているのか、ツールを活用すれば一目瞭然のため、フォローをしやすくなります。
また、それぞれのプロジェクトにおける工数をデータとして蓄積できるため、プロジェクト実施における人員配置やスケジュール作成等、次回プロジェクトへ向けた改善も行いやすくなります。
工数管理ツールを活用すると、社内ではもちろん、社外の取引先へ対してもすぐにプロジェクトの進捗状況の報告等が行いやすくなります。
また、ツールを導入することで過去に担ってきたプロジェクトのデータを蓄積できることから、より明確なプロジェクト実施のためのスケジュール日程や見積もりの作成が行えます。
結果、取引先や顧客に提案するプロジェクトの精度が上がり、顧客満足度向上にも繋げられます。
プロジェクト実施のためには、スケジュール通りに工数を進めていくことが重要視されますが、時には柔軟な対応が求められる場合もあります。
工数管理ツールで各自の分担を決めた場合でも、突発的な業務によりチームの誰かの進捗が遅れている場合は、チーム内で声をかけあってフォローすることが大切です。
工数管理ツールを導入したからといって、すぐにスムーズに活用できるとは限りません。
まずはツールへ必要事項の入力を行ったり、社員へツール活用に関する諸連絡を行う必要があるため、短期間ではツールによる導入効果が感じられないこともあります。
よって、工数管理ツール導入前からツール活用に向けての準備をきちんとしておきましょう。
生産性を向上させ、業務を効率化できる工数管理ツールは、プロジェクト実施において必須のツールといっても過言ではありません。
よりスムーズなプロジェクトが進められるよう、ぜひ自社に適した工数管理ツールを選定・導入してみてください。
画像出典元：O-dan
