業務可視化ツールについて

【最新比較】おすすめ業務可視化ツール7選!選び方とメリットは?

記事更新日: 2021/10/20

執筆: 編集部

「業務可視化ツール」とは、従業員のPC業務の操作ログを取得したり、業務フロー図を作成することにより、「どの作業にどれくらいの時間かけているかを分析できるツール」です。

テレワークが普及する中で、従業員が無駄な作業をしていないか、逆に業務量が多く負担がかかりすぎていないかなど細かくチェックできるので、業務可視化ツールを導入するなら今がおすすめです。

この記事では、おすすめの業務可視化ツール7選とその機能や料金、選び方のポイント、メリット・デメリットを解説していきます。

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おすすめの業務可視化ツール4選

1. 業務ログを自動収集できる!『Arkプロセスマイニング』

画像出典元:「Arkプロセスマイニング」公式HP

特徴

「Arkプロセスマイニング」は、パソコンにインストールして起動するだけ。自動でイベントログを収集し業務を可視化できます。

曖昧で漏れが起きやすいヒアリングの工程を削減しつつ、より短時間・低コストで正確に、RPA化・システム化できる業務を洗い出し、コア業務に時間を割ける体制を目指していけます。

業務可視化ツールには監視を目的とするものもあります。従業員に勘違いされる恐れがあるので、導入前に業務の効率化を目的としていることを丁寧に伝えましょう。

機能

パソコンにインストールして起動するだけ
・暗号化通信に対応
・工数が多い業務を簡単に把握できる
・コンサルタントによる業務改革支援

料金プラン

「Arkプロセスマイニング」は月額課金制です。

初期費用・契約期間無しで利用を開始できるので、スピーディーな導入が可能です。

詳細は以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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2. 導入は管理画面から1クリックでかんたん!『Qasee』

画像出典元:「Qasee」公式HP

特徴

PC内の働き方を見える化できるQasee。1クリックで簡単に導入できるのが大きな魅力です。

PCにインストールされたアプリやクラウドサービスの使用ログをもとにした正確な業務データから、ストレス度合いや負荷状況などまで自動分析してくれます。

その結果から従業員は自ら業務改善やセルフマネジメントに取り組むことができ、マネージャーはデータをもとにした組織の状態が把握できるようになるため、より適切な経営判断が行えるようになります。

機能

・ダッシュボード
・個人レポート
・チームレポート
・ストレスチェック
・負荷チェック
・費用対効果検索
・過去分析比較
・アラート通知
・カレンダー連携

料金プラン

利用人数によって月額料金が決まります。

無料トライアルが用意されています。

 

3. 労働時間と勤務実態データを詳細に分析!『MITERAS仕事可視化』

画像出典元:「MITERAS仕事可視化」公式HP

特徴

従業員一人一人の勤務実態と作業内容を見える化できるMITERAS仕事可視化。

アプリケーションに対する1分間のキーボード打鍵回数まで把握できるので、単にソフトウェアを起動しているだけの状態も見抜くことが可能です。

勤務実態を把握し、乖離状況が把握できる「労働時間の乖離把握(タイムレポート)」と、PC利用状況を自動取得してスタッフの労務内容が把握できる 「仕事実態の可視化(ジョブレポート)」という2つの機能から成り立っています。

機能

<タイムレポート>

・勤怠・PC稼働比較
・アラート通知
・組織単位で管理
・PC開始終了のダウンロード

<ジョブレポート>

・ソフトウェア利用状況
・ユーザ動作状況
・ソフトウェア利用サマリ

料金プラン

無料トライアル:あり

タイムレポート:150円 / 月 /1ユーザ~

ジョブレポート:200円 / 月 /1ユーザ~

スタンダード(タイムレポート+ジョブレポート):250円 / 月 /1ユーザ~

初期費用・月額費用はユーザー数によって異なりますので、詳しくは以下の記事をご確認ください。

 

4. 分析レポートの表示がわかりやすい!『AssetView Tele』

画像出典元:「AssetView Tele」公式HP

特徴

9,500社を超える導入実績があるAssetView Tele。

その日の業務内容の予定と実際に行った業務実績を一目で確認できる画面表示や、全社員の業務時間全体を把握できるカスタムレポートなど、分析レポートの表示が分かりやすいという特長があります。

カスタムレポートでは従業員単位だけではなく、部署ごと・企業全体の生産性や月単位での変動も確認できます。

社員のタイムマネジメントスキルを向上させ、残業代を削減できる業務可視化ツールです。

機能

・社員の業務予実の可視化
・社員の働き方分析
・フィードバック

料金プラン

1,000台の場合

・初期費用:300,000円
・月額費用:500円 / 1端末

 

その他のおすすめ業務可視化ツール

SKYSEA Cliant View

画像出典元:「SKYSEA Cliant View」公式HP

特徴

SKYSEA Client ViewはIT資産の運用管理だけでなく、テレワーク(在宅勤務)にも利用できるIT資産ソフト。機器情報を自動収集するなどの資産管理に加え、セキュリティ対策も万全です。

管理できるログは、起動・終了ログを始め、操作ログ、アプリケーションログ、ファイルアクセスログなど、業務での操作は逐一管理しています。これらは、閲覧画面で一括表示されます。

IT資産の管理やセキュリティを自動で一括管理したい企業にはおすすめのシステムといえるでしょう。

 

Eye247

画像出典元:「Eye247」公式HP

特徴

Eye247は働き方改革を検討している会社におすすめの「業務可視化分析・情報漏洩対策サービス」です。Excel、Powerpoint、ブラウザなどのソフトウェアごとに、マウスやキーボードの動きの記録を確認できます。

従業員のPC作業を分析することによって、業務効率の改善と情報漏洩対策を同時に実現します。

最短1営業日で導入でき、コロナ禍でテレワークを導入を始めた会社にもおすすめです。

料金プラン

初期費用:無料

50ライセンス以上の申し込みであれば、月額500円/1ライセンスで利用できます。

50ライセンス未満や、大規模での利用の場合はお問い合わせをする必要があります。

 

MeeCap

画像出典元:「MeeCap」公式HP

特徴

MeeCapは個人ごとのPC操作を収集し、ダッシュボードで表示します。ダッシュボードではアプリ利用率や業務時間比率、URLなどをグラフ化することで、PC業務を視覚的に把握可能。

自動分析されたPC操作ログはレポートとして提出されるだけでなく、それをもとに業務プロセスをフロー図として表示することも可能です。

AIを活用して操作を可視化し、的確な分析が可能なのでRPA導入時の業務分析にも役立ちます。

 

業務可視化ツールの3つの選定ポイント

1. データ取得したい対象と分析できる範囲

業務可視化ツールは各ツールによって、Webブラウザ・Word・メール・チャットツールのアプリなど、ログを取得できる対象が異なります。

また、PCやアプリを使用しているか否かだけでなく、どのファイルのどの項目を編集したかなど、細かくログを取得できるツールがあります。

ログの取得範囲をあまりに広げすぎると、会社に監視されているというプレッシャーを従業員に与えてしまう危険性もあるので、プレッシャーがかからない程度に、自社で必要な対象・範囲に絞ったデータ取得が可能なツールかチェックしましょう。

2. 分析項目の自由度とデータの見やすさ

業務可視化ツールはそれぞれのツールによって得られるデータだけでなく、ツールごとに取得したデータの分析項目の種類やカスタマイズの自由度、分析結果の表示方法が一覧表示orグラフ表示かなど、分析項目やデータの表示方法が異なります。

また、ツールによって分析項目を役職別・チーム別・雇用形態別に分別できるなど、詳細設定も異なるので、自社に必要な項目設定が可能で分析結果が見やすい表示方法のツールを選択しましょう。

3. 無料プラン・無料トライアルがあるもの

業務可視化ツールの有効活用は従業員の了承・協力があってはじめて成立するので、従業員が実際に使ってみてどう感じるか?は重要なポイントです。そのため、無料プランや無料トライアルがあるツールを選択し、従業員に実際に使用してもらうことをおすすめします。

従業員のフィードバックを確認したうえで無料プランから有料プランへの移行の検討を行いましょう。

業務可視化ツールのメリット3つ

1. 業務改善がしやすくなる

従業員がどの業務にどのくらいの時間をかけて取り組んでいるのか、上司や経営陣はなかなか現場の状況が把握しづらいものです。

業務可視化ツールを導入すると、業務に関する操作ログなど情報がデータ化・自動分析され、一目で把握できるようになります。

よって、社内全体の業務量を適切に知ることができ、一人一人の従業員の負荷状況を可視化できるので、業務改善がしやすくなります。

2. 人事評価が行いやすくなる

業務可視化ツールで集計したデータは、人事評価に用いることもできます。

従来の人事評価は、評価する担当者の主観的要素が入ることもあったため、納得のいかない評価だと会社へ不満を持ってしまう従業員が出てきていたかもしれません。

しかし、勤務時間と同時に業務内容まで見える化できれば、評価する担当者が変わっても客観的なデータが存在するため、公平かつ適切な人事評価が行えるようになります。

3. 他の部署と連携が取りやすくなる

社内に複数の部署がある場合、具体的にどんな業務を担っているか、どの従業員がどんな業務を抱えているのかなど、他の部署の状況はなかなか見えてこない部分があります。

しかし業務可視化ツールを利用することで、各部署の業務量を可視化できるようになります。また、一人一人の従業員の抱える業務内容も分かるため、繁忙期などはどの部署にヘルプを出せば良いのかも一目で分かるようになります。

このように各部署の業務内容が見える化されることで、部署間の連携が取りやすくなるというメリットがあるのです。

業務可視化ツールのデメリット2つ

1. 基準となるマニュアル作成が必要

業務可視化ツールを活用するためには、「どの業務を何時間で完了させればOKか」など基準となるマニュアルを作成する必要があります。

すでにマニュアルがある会社や業務であれば問題なくツールを活用できますが、口頭で業務内容を説明する仕事が多い会社や部署の場合、基準のマニュアル作成に時間と手間がかかる可能性があります。

2. ストレスを与えてしまう場合も

業務可視化ツールを導入することで、従業員の勤務時間や業務内容を適切に把握できるようになりますが、人によってはツールにより監視されることに強いストレスを感じてしまう場合もあるため、注意が必要です。

事前に従業員へ対しツール導入の意図やメリットを説明し、従業員の了承を得てから導入しましょう。

まとめ

一人一人の従業員の勤務時間や業務内容が把握できるだけでなく、社内全体の業務を見える化できる業務可視化ツール。

新たに業務可視化ツールを導入しようと考えている方も、既存のツールからの乗り換えを考えている方も、ぜひ今回ご紹介したツールの無料トライアルを活用し、自社に適したツールの選定を行ってみてください。

画像出典元:O-dan

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