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記事更新日: 2018/10/15
無料版でも100名が同時接続できるのが最大の特徴。接続の手軽さはappear.inに劣るものの、apear.inには4人という人数制限があるので、社外への説明会やセミナーのような大人数が参加するWeb会議を頻繁に行うようであれば導入をおすすめします。
動画、または音声のみでのWeb会議ができる
Zoomを利用したWeb会議をワンクリックで録画・録音できる
会議参加者をグループに分けて、グループごとに会話をさせるということができる
無料でも100名まで接続可能です。動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けたりという独自の機能があります。
ホスト以外はアカウント作成が不要ですが、アプリケーションのダウンロードは必須になります。
参加者が3名以上だと40分の通話制限がありますが、時間を超えても使い続けられるので、実質制限なしの無料で使えます。
画面共有やレコーディングなど、基本的にワンクリックで完結するわかりやすいUIです。
基本的には指定のURLに接続するだけで開始できますが、ゲストもアプリケーションのダウンロードが必要な点には注意です。
Zoom（ズーム）とは、ウーバーやトレンドマイクロなどの有名企業を含め、世界で75万もの企業が導入しているWeb会議ツールです。Skypeといった従来のWeb会議ツールとは違い、会議を始めるホスト以外はアカウントの作成が不要、無料版でも最大100人が同時に参加できるといった特徴があります。
今回はZoomのビジネス利用時の特徴や活用方法、Skypeやappear.inといった他のWeb会議ツールとの違いについても解説していきます。
このページの目次
Zoomの特徴といえばなんといってもWeb会議に参加できる人数の多さ。なんと無料版でも100名まで参加することができます。他のツールの無料版では、appear.inは4名まで、Skypeでも10名までであることを考えると、ずば抜けていることが分かります。
Skypeを利用した会議だとよくあるのが、Skype IDがわからない、アカウントにログインできないなどの理由で会議をなかなか始めることができないことです。一方、Zoomはホスト以外はアカウントの作成不要のため、Skypeより素早くWeb会議を開始することができます。
Zoomでは、Web会議の内容の録画・録音をワンクリックで行うことができます。無料版でもここまで簡単に録画・録音ができるのは今のところZoomくらいしかありません。ユーザーインタビューの動画や採用面接の動画など、後で見返す可能性のある場合や、動画教材の作成手段としても重宝します。
Zoomは無料の料金プラン以外に3つの有料プランがあります。
無料版から有料版にした場合、主に下記の点が異なります。
1．3人以上参加者がいた場合の40分の通話時間制限が無制限となる
Zoomでは1対1のWeb会議の場合時間制限はありませんが、参加者が3人以上になると1回40分までという時間制限があります。
数十名規模が参加するような会議やセミナーなどを頻繁に開催するような企業で、40分の時間制限を外したい場合は有料版にしてみてもいいかもしれません。
とはいえ40分経過しても繋ぎ直せばいいのと、実際に筆者が5名で利用したところ、40分を過ぎてもホスト側の画面で警告が出ただけで繋ぎ続けることができました。無料版でも実質制限なしと考えてよさそうです。
時間制限がの解除という点だけで有料版にする必要はほとんどないでしょう。
2．録画・録音の保存をクラウド上に行うことができるようになる
ワンクリックで録画・録音できるZoomですが、無料版では会議終了後にパソコン上で処理を行いデータを生成しています。2時間や3時間を超えるような長時間のデータとなると処理の最中にパソコンがフリーズし、うまく記録できないこともあるようです。
長時間の録画・録音を頻繁に行う使い方をする企業であれば、従業員個人のパソコンではなくクラウド上で処理、保存ができるように有料版を契約してもいいかもしれません。
有料版の中での主な違いは、参加人数が200名に増えたり独自ドメインが使えるようになったりといった点ですが、従業員数が少ない企業であればほとんど不要の機能かと思いますので無料版で十分でしょう。
上位の契約であるほど必要なアカウント契約数も増えて出費となりますので、有料版の方がいいという場合でもまずはProプランの契約をおすすめします。
Zoomを実際に会社で利用する場合、どのように導入し、使っていくことができるのか、実践的な活用方法も交えて解説します。
ゲストとしてZoomの利用を開始する場合は特に設定は不要ですが、事前にアプリケーションのダウンロードが必要です。ホストから教えてもらったリンクをクリックして、指示に従いながらアプリをダウンロード、その後に会議に参加することができます。
スムーズにいけば1分もかからない作業ですが、リンクにアクセスするだけで会議を開始することができるappear.inに比べると手間がかかります。
ZoomでWeb会議を始める場合、まずはホストとしてアカウントを作成する必要があります。有料版の場合、ホストアカウントごとに月額料金を支払う必要があるため、社内の共有アドレスなどでアカウント登録を行うことをオススメします。
①アカウントの作成はZoom公式サイトの右上のサインアップのボタンから可能です。
Zoom公式サイトのトップ画面
②アカウントを作成し終えるとURLがウェブブラウザ上に表示されます。それを会議の参加者に共有し、アクセスしてもらったらWeb会議をはじめることができます。この時の注意点としては、参加者も事前にアプリのダウンロードが必要なことです。会議前に案内をしておくことをおすすめします。
③Zoomの会議を開いてから、画面の下部にある「招待」をクリックし、URLを取得することも可能です。
Zoomの会議画面からも「招待」可能
Zoomにはビジネスシーンでも利用できる便利な機能が複数あります。
Zoomの非常に便利な部分は無料版でもレコーディングができること。操作も非常に簡単です。
①画面の下部にある「レコーディング」というボタンをクリック。すぐに録画・録音が始まります。
レコーディングのボタンは画面下部に表示されている
②録画・録音中はこのような画面になり、一時停止と停止を操作できます。
レコーディング中の画面
③ミーティング終了後に自動で録音・録画ファイルを生成してくれます。ファイル保存後に保存先が自動で開かれます。ファイル形式は、Mac版では音声はm4a拡張子、動画はmp4拡張子にて保存されます。
音声ファイルと動画ファイルがまとめて生成される
他のWeb会議ツールでも画面共有機能が使えるものは多くありますが、Zoomでは特定のアプリケーションの画面だけ共有ということが可能なので、デスクトップ上に見せたくないものがある時に便利です。
①画面の下部中央にある、「画面の共有」をクリックします。
②デスクトップごと共有するか、特定のアプリのみ共有するか選ぶことができます。
どの画面を共有するか選択するためのポップアップが表示される
Zoomでは画面共有機能利用時には遠隔で相手の画面をコントロールできる「リモートコントロール機能」を使うことができるのも特徴です。
①相手に画面を共有してもらうと、「リモートコントロールを要求する」というオプションが選択できるようになります。
②リモートコントロールを要求すると相手にはリクエストが届くので、「承認」をクリックしてもらいます。
相手に表示されるリクエスト画面
③「画面を制御しています」と表示されていれば、リモートコントロールを開始することができています。
④リモートコントロールを終了する場合は相手に画面共有を切ってもらうか、オプションから「遠隔操作を放棄」を選択します。
・会議参加者をグループ分けできる、「ブレイクアウトルーム」
Web会議の参加者にグループワークを行ってもらう場合や、個別でディスカッションを行ってもらう場合に便利なのが、「ブレイクアウトルーム」機能です。
この機能を使えば、なんと実際の会議室やセミナーと同様に、会議の参加者を指定の数のグループに分けることができます。使い方も簡単です。
①あらかじめ、会議開始前にウェブサイトのメニュー「マイミーティング設定」（https://zoom.us/profile/setting）で、ブレイクアウトルームを有効にします。
②Zoomの画面にブレイクアウトルームというメニューが新たに表示されているはずなので、そこをクリックします。
③分けるグループの数、メンバー分けを自動で行うか手動で行うかを選択し、ブレイクアウトルームを作成します。
簡単にZoomの特徴と導入方法を説明してきましたが、実際のビジネスでZoomを使用すると便利な活用例を紹介します。
Zoomは複数の拠点や、遠隔で働く社員向けの研修会や勉強会に活用することができます。
他のWeb会議ツールよりも多くの参加者で利用できるという点だけでなく、画面共有の機能、参加者をグループ分けすることができるブレイクアウトルームなどの機能を使うことができるため、セミナーや研修などの規模の1対複数人数のコミュニケーションをスムーズに行うことが可能です。
また、録画・録音の機能があるため、欠席者への研修内容の共有もスムーズです。
遠隔で自社のWebサービスなどのユーザーサポートを行う際に、無料での通話が行えるだけでなく、画面共有とリモートコントロールができるZoomが非常に便利です。ユーザーに画面を共有してもらい利用の手順を案内したり、直接こちらがユーザーの端末を操作できるようになります。
ユーザーサポートが重要となるような企業で、専用ツールの導入前にZoomを活用してみてはいかがでしょう。
Skypeだとアプリの導入をお願いしたり、IDがわからないの繋げられないなど、ツールの使い方の説明が面倒、appear.inはちょっとふざけて見えてしまって困る、という場合にちょうどいいのがZoomではないでしょうか。
簡単にセットアップができるため、会議の開始まで非常にスムーズに行えますし、お固めなビジネスシーンでの利用でも耐えうるデザインです。
Zoomを無料で利用した場合、他のツールと比較するとこのようになります。
同時接続可能人数の圧倒的な多さが際立ちますね。事前のアカウント登録がホスト以外は不要であるという手軽さもあるので、appear.inがカバーできない5名以上のWeb会議であればZoomの利用をおすすめします。
また、ブレイクアウトルーム機能や遠隔操作など、Zoom独自の機能もありますのでそれらを利用したい場合はZoom一択となります。
通話時間が40分までという制限があるのが気になるポイントですが、実際はホストに警告が出るだけで繋ぎ続けることができます。基本的には無料で十分ですが、もしこの点が気になる場合は有料版にするか、Skypeの利用を検討してみてください。
離れた拠点間でのコミュニケーションが非常に円滑になりました。動画の画質が良く、使い方も簡単、スマホでも利用できるのが便利です。
元々はGoogle Hangoutsを利用していましたが、リモートで働くチームの人数が増えたタイミングでZoomに移行しました。音声の途切れや画面が固まってしまうことはほとんど無く、またSlackやTrello、Google カレンダーといったツールとの相性がいいと感じます。
世界中を飛び回る社員が多い会社なのですが、遠隔でのやり取りがスムーズになっただけでなく、そもそも必要な出張が減り、コスト削減にかなり貢献していると思います。クライアントとのやり取りにおいて通信のセキュリティの高さも必要な業種ですが、通信が暗号化されているので安心して利用しています。
起業直後の少人数チームや、1対1でのコミュニケーションがメインであれば、基本的にはZoomよりappear.inがおすすめです。
一方、リモートで働く人が多い場合や、大人数でのWeb会議や説明会を行う必要がある場合、録画・録音やリモートコントロールなどのZoom独自の機能を利用したい場合はZoom一択ではないでしょうか。
◎ Zoomの紹介動画
