記事更新日: 2021/04/27
PCやタブレットを持っており、ネットワーク環境があればどこでも会議ができるWeb会議。テレワークが広がっている現在では、ビジネスに欠かせない存在となっています。
しかし、通常の会議とは違う問題も出てくるものです。例えば、「相手の声が聞き取りづらかった」、「画面が小さくて相手の顔が見えなかった」など機材選びによってWeb会議の質は変わってきます。
今回は、快適にWeb会議を行うために必要な機材とその選ぶポイントについて解説します。
このページの目次
Web会議を早速始めたいけどどんな機材が必要かわからない、実際にWeb会議をやってみたけど機材の準備が不十分でうまくいかなかった、などWeb会議では機材や環境が大切になってきます。
快適にWeb会議を行うための必要な機材・環境について解説します。
Web会議をするためにはネットワーク環境が必要です。
社内でWeb会議を行う時は気にする必要はありませんが、自宅で行ったり、出先で行う場合にはネットワーク環境を整えておく必要があります。
wifi端末を持ち歩いたり、スマートフォンのデザリング機能を使用するなど、あらかじめどうするのか決めておいた方が良いでしょう。
また、テレワークなど自宅で仕事をすることを想定するのであれば、補助金を出したり、会社でwifi端末を貸し出すなどそれぞれの社員のネットワーク環境を企業として整える必要も今後出てくるでしょう。
Web会議にはパソコンやタブレット端末が必要です。
パソコンやタブレット端末を使用する際はスペックが十分か、Web会議システムを利用できるOSかといった環境面はあらかじめ確認しておいた方が良いでしょう。
以下は実際のWeb会議システムで必要なPCスペックの一例です。
OS
・Windows10（推奨）
・Windows8
・Windows7
・Vista
スペック（クライアントソフトを導入する場合）
・CPU：Core i5以上
・メモリ：4GB以上
・HDD（ハードディスク）容量：100MB以上
スペックについては現在発売される最新のものを利用すれば、まず問題はありません。
現在ご利用中のパソコンを継続利用する場合は、Windows10より前のOSは順次サポートを終了している点に注意が必要です。
そのため、セキュリティリスクの面でもWindows10にバージョンアップする必要があります。
個人でWeb会議に参加するならPCやタブレット端末の画面でも問題ありませんが、複数人で参加する場合は外付けのモニターがあった方が良いでしょう。
PCやタブレットでは複数人でWeb会議を行うには画面が小さく、全員で内容を共有することができません。
その点モニターがあれば、全員で画面を共有でき、スムーズにWeb会議を行うことができます。
ノートパソコンやタブレット端末は多くの場合カメラが内蔵されているので、その場合はすぐWeb会議を始めることができます。
しかし、カメラが内蔵されていなかったり、性能が十分でない場合は外付けのカメラを購入する必要があります。
また、会議室などで複数人でWeb会議に参加する場合は、パソコンやタブレット端末内蔵のカメラでは参加者全員を映すことができないので、そのような場合も別途外付けのカメラを購入する必要が出てきます。
スペックとしては130万画素以上・30フレームのものをおすすめします。
他に画角・解像度・規格などの要素もチェックするとよいでしょう。
マイクもほとんどのノートパソコンやタブレット端末では内蔵されているので、必要ないと感じる方も多いと思います。
しかし、内蔵型のマイクはあまり性能がよくないことも多く、ビジネス利用には向かない場合もあります。
Web会議を行う際は、ヘッドセットやマイクスピーカーを準備することをオススメします。
様々な機材があり、どの機材を選べば良いのか悩む方も多いでしょう。
評判が良い機材を買ったのにうまくいかなかったと苦い経験を持っている方もいらっしゃるかもしれません。
用途や目的にあった機材を選ぶにはいくつかポイントがあります。Web会議に使用する機材を選ぶポイントについて解説します。
まずはWeb会議で使用するパソコンやタブレット端末のスペックを確認しておきましょう。
「カメラやマイクは内蔵されているのか」、「どれくらいの機能を持っているのか」といった基本的なスペックを知っておきましょう。
「内蔵されているカメラやマイクがあるから機材を用意しなくていいや」と思って実際にWeb会議をやってみたところ、「相手の声が聞こえなかった」、「こちらの声が途切れ途切れになってしまった」と言った問題が生じる場合もあります。
また、自身のパソコンやタブレット端末がWeb会議システムに対応しておらず、使えなかったという場合もあるでしょう。
Web会議で使用するパソコンやタブレット端末のスペックを確認し、どんな機材が必要かそもそもWeb会議に使用するに適切なのか、まずは確認しておくことが大切です。
会議の参加人数によって必要な機材は異なります。
例えば、毎回1人でWeb会議に参加するのであればモニターは必要ありません。
マイクもマイクスピーカーよりもヘッドセットの方が周りの迷惑にならずに適しているでしょう。
また、テレワークで個人宅で行う場合はモニターやマイクスピーカーなど高価な機材を全ての社員に支給したり、購入してもらうのは非現実的かもしれません。
しかし、これが複数人で会社の会議室などで行うことを想定していれば話は違ってきます。参加者全員で画面を確認できるようにモニターが必要ですし、参加者がスムーズに会議に参加するためにマイクスピーカーは必須でしょう。
さらに、何十人も参加するような重要な会議ではより高性能な機材が必要になります。
Web会議に参加する人数は何人なのか、どういった形で使用するのかということは機材を選ぶ上で重要なポイントになります。
どのようなシーンでの使用を想定しているかによっても適切な機材は違ってきます。
例えば、テレワークの際など、部署内での簡単な打ち合わせをWeb会議で行う程度であればパソコンやタブレット端末に内蔵のカメラやマイクでも事足りる場合も多いでしょう。
しかし、クライアントとの大事な商談や社内での重要な意思決定の際に使用するのであれば、高性能のカメラやマイクが必要となる場合も出てきます。
また、出先でWeb会議を行うことを想定するのであれば、簡単に持ち運べる機材を選ぶ必要性も出てきます。
このように、Web会議をどのようなシーンで使用するかは機材を選ぶポイントとして欠かせません。
機材を購入する際にやはり気になるのは、機材の性能です。
例えば、カメラであれば画素数やフレームレート、画像伝送レートなどが重要になります。カメラやマイク、モニターなどより高性能なものに越したことはありません。
しかし、性能が良いものはその分コストもかかります。
用途や目的を十分に考慮した上で、どれくらいの性能が必要なのか、その性能はコストに見合うのかといった視点も重要です。
新型コロナウイルスの影響でテレワークに移行している会社が増えている状況を考えると、Web会議の重要性がこれまで以上に高まってくることが予想されます。
今後のビジネスにとって欠かせないWeb会議は、適切な機材や環境を用意できるかで成果も変わってきます。
それぞれの用途や目的にあった機材を選び、Web会議をビジネスに活用していきましょう。
画像出典元：Unsplash、Pixabay
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