世界一わかりやすいzoomの使い方 完全マニュアル

世界一わかりやすいzoomの使い方 完全マニュアル

記事更新日: 2020/05/22

執筆: 吉田ひかる

新型肺炎の流行などに伴い、リモートワーク(テレワーク)を進めている会社も多いのでは?

そんな時、web会議をするならzoomというweb会議ソフトがおすすめです!

zoomは、会議主催者が

  • ①公式HPからアカウントを作成し、「zoomミーティングを今すぐ開始」ボタンをクリック(自動でzoomがインストールされる)
  • ②会議参加者に会議用URLを送信

 

という簡単な2ステップを行うことで会議準備ができてしまう優れモノです!

zoomは、会議だけでなく、セミナー、学校や塾の授業にも活用できてしまう万能選手なんです。

この記事では、「zoom使いたいけど、どのサイトもややこしくて読むのが面倒」という方のためにzoomの使い方・コツなどをわかりやすくまとめました。

このページの目次

zoomとは

zoomとは

zoomとは、オンラインで会議・セミナーをするために作成されたweb会議ソフトのことです。

会議をすることを想定して作られているので、2人以上で会議をしたい場合にはこのソフトを使うことが簡単&便利です。

ソフトは、パソコンのwebブラウザからインストールするorスマホやタブレットでアプリをインストールするというどちらかの方法で使用できます。

zoomの機能〜無料版と有料版の違い〜

また、無料版と有料版の2種類があります。無料版の基本的な機能は以下の通りです。

有料版は無料版と主に何が違うのかというと、主に以下の点が無料版と異なります。

なお、有料版も料金によって複数のパターンがあります。

zoomにまつわる疑問

zoomを使うべきシチュエーション

zoomを使うべきシチュエーションは以下の通りです。

 

zoomを使う時の注意点

zoomを初めて使おうとしている人にあまり知られていないこととして以下3つのことが挙げられます。

第一に、主催者と参加者で会議参加までにやることが違う点に注意です。

この記事でも動作説明が分けてある通り、zoomを2人以上で使う限り1人の主催者と1人以上の参加者が存在します。

そして双方で使用方法が異なるため、自分がどちら側で動作をするのかを把握しましょう。

第二に、パソコンで会議に参加する場合とスマホで参加する場合で会議参加までの手順が異なる点に注意です。

前提としてzoomをスマホで使用することはあまり勧めません。

そのため、この記事では、会議をより効率的・便利に行うのに最も適したパソコンでのやり方のみ記載しています。

第三に、単純にオンラインで電話したいだけの場合はSkypeでもできる点に注意しましょう。

zoomはあくまでも会議に準じた目的で使用されることが多いです。

もし、ホワイトボードなどで話をまとめたい場合や人数が大規模になる場合はzoomを選択することをお勧めします、ただし、Skypeは全員がアカウント作成をしてIDを交換しなくてはならないという欠点があります。

主催者と参加者でやることの違い

zoomで会議をするためには、主催者は参加者を招待しなくてはなりません。

そのため、「zoomで会議しよう!」となってから「zoomで会議を始める」までの流れは異なります。

その流れについては次の章で説明します。

参加者側(ゲスト)側の基本ロールプレイ(会議参加から会議終了まで)

1. 主催者にメアドを教えるor何らかのチャットツールで繋がる

主催者が、メールで招待する場合は主催者にメアドを教える必要があります。

逆に、主催者が招待URLをLINEやSlackなどチャットツールから送る場合はそのツール上で連絡が取れる状態にしておく必要があります。

編集部ではSlackを使って招待URLを送りました。

2. 主催者から送られてきた「招待URL」をクリック

これはSlackで招待URLが送られてきたシチュエーションです。

3.  zoomをインストールする

ダウンロード後、オレンジ色の表示が出てくるのでダウンロードしたファイルをクリックすればインストールが開始されます。

インストールが完了すると、zoomミーティングに接続されます。

そして「コンピューターでオーディオに参加」をクリックすると、会議に参加することができます。

↓このオレンジのボタンをクリックします!

 

4. 会議に参加する

下の画像のように「ミーティングに参加」をクリックして会議に参加します。

主催者(ホスト)が許可すると会議に参加することができます。

なお、この時点では自分の顔は公開されないので安心です。

会議に入る前にビデオオンかビデオオフを選択できるので、顔を公開したくない場合は会議参加前に設定します。

 

「自宅にWi-FiがないからZoomの通信量が心配…」「Zoomの通信量を減らす方法は?」という方向けに、こちらの記事ではZoomを利用する際の通信量について解説しています!併せてご覧ください。

 

主催者(ホスト)側の基本ロールプレイ(インストールから会議終了まで)

1. ホスト(主催者)として公式HPからアカウント作成する

zoom公式HPに入って右上の「サインアップ」のボタンをクリックし、アカウントを作成します。

2. zoomをインストールする

「zoomミーティングを今すぐ開始」というボタンをクリックし、「ダウンロードを開始してください」をクリックします。

すると、自動でzoomがインストールされます。

 

3. zoomを起動する

最も簡単な方法は、インストール後、デスクトップアイコンに作成されたzoomのショートカットアイコンをダブルクリックすると、zoomを起動させることができます。

なお、公式HPからzoomを起動させることもできます。

その場合は公式HP右上の「ミーティングを開催する」をクリックし、アカウント情報を入力し、ログインします。

そして「zoomミーティングを開きますか?」で「zoomミーティングを開く」と答えるとzoomを起動させることができます。

 

4. 参加者を招待する

最もオススメで簡単な方法が、「招待URL」を参加者に送信する方法です。

具体的には、zoomを起動した時デスクトップに表示されるURLをコピーして、SlackやLINEなどのチャットツールを通じてURLを送ります。

なお、メールから参加者を招待することも可能です。

その場合は、zoomを起動させて、画面の下にある「招待」というアイコンをクリックします。

すると、G-mailやYahoo!mail、デフォルトメールなど、使用するメールが表示されます。これらをクリックすれば自動的に招待メールを生成してくれるので便利です。

↑このような個人ミーティングIDというのが存在します。「招待のコピー」で招待メールが生成されます。

↑このような自動送信メールが生成されます。

5. 会議を開始する

3でzoomを起動して「ビデオありで通話」もしくは「ビデオなしで通話」というボタンをクリックすれば、会議スタートです。

6. 会議を終了する

会議を終了したい時は、「ミーティングの終了」をクリックして「全員に対してミーティングを終了」をクリックすれば完了です。

主催者が使える便利機能の操作方法

主催者側の会議の設定方法(参加者の管理、参加者の権限を設定できる)

↑この画面で会議管理者として基本的な設定ができます。

 

画面共有機能の使い方(ホワイトボードなどの使い方など)

zoomでは会議の参加者全員に画面を共有することができます。

下の画像のように、ホワイトボードやあらゆるデスクトップを共有することができます。

 

録音する方法

録音は、画面下にある「レコーディング」ボタンを押すと可能です。

右上のボタンを押すことで、録画対象を「参加者全員or誰か1人」から選べます。 

また、録音中は左上に「レコーディング…」という表示が出ます。

そして、録音を終了するときは画面右下の「録音を終了」のボタンを押します。

参加者をグループ分けする方法

参加者をグループ分けする時のグループのことをブレイクアウトルームといいます。

ブレイクアウトルームは、最大で50のグループに分けることができます。

画像のように、画面の右下にブレイクアウトルームという項目が出てきます。もし出てこない場合は主催者の設定を変更すれば表示されるようになります。

そしていくつのルームを作成するかの指定と1ルームあたり何人の参加者を入れるかの指定をします。

チャット機能を使う方法

チャット機能を使用する場合は、画面下にある「チャット」という部分をクリックします。

そして、表示されたウィンドウにメッセージを入力すればチャットができます。

字幕機能を使う方法

アカウントにある全てのユーザーの字幕機能をオンにするには、「アカウント設定」をクリックしてミーティングタブにある「字幕機能オプション」を有効にします。

もし特定のグループだけに字幕設定をしたい場合は、「グループ管理」をクリックして「設定」からミーティングタブにある「字幕機能オプション」を有効にします。

 

会議を成功させるコツ

1. スピーカーよりイヤホンを使うべし

zoomを大人数で使用する場合、スピーカーではなくイヤホンを使うことをおすすめします

理由は、外の音を拾ってしまって非常に聞き辛くなってしまうからです。

2. 会議中の言葉使いには気を付けるべし

web会議ツールを使用していると、見落としがちなのが「言葉使い」です。

いくら顔が見えていても、やはり画面上である以上、対面よりは話しにくさがあります。

そんな時に「あれ」「これ」「それ」などのこそあど言葉を使用すると非常に伝わりにくくなってしまいます。

なので、画面共有の機能を用いてポインティングをするなど工夫したり、しっかり「○○が」と固有名詞を使うことが重要です。

3. 一時的なマイクの消音を活用すべし

家でミーティングなどをしている時、一時的にマイクを消音することができます。

これは、生活音などが一時的に聞こえてしまう時に有効。

マイクの音をオフにするのは、基本的には主催者も参加者も可能です。

zoomの活用事例

zoomは会議以外にも様々な場面で活用できます。

EX1  webセミナーの開催(略してウェビナー)

ZoomはSkypeなどよりも圧倒的に通信品質が高いので、同時に100人の参加者がセミナーなどに参加しても途切れることなく、セミナーを開催することができます。

さらに、zoomのオプション機能を追加して、ビジネス利用することもできます。

例えばMAツールの一つである「Marketo(マルケト)」とzoomを連携させると、セミナー参加者の情報をリードとしてマルケトに登録することができます。

EX2  遠隔授業の開催

京都の国立大学工科系学部一年生対象授業である「リーダーシップ基礎1」という授業が行われた事例があります。zoomを使って良かった点としては、参加者同士の交流もできるということだそうです。

ただ、カメラの操作者がいないとずっと同じ画面になってしまうため操作者を予め用意しておくことをお勧めします。

EX3  zoomで同窓会・送別会

なんとzoomで同窓会を行うという事例もあります。

大人数で集まることが厳しくても、zoomを使えば大人数で顔を合わせることが可能です。

EX4  zoomで採用活動

株式会社三菱UFJニコスでは、zoomを新卒採用活動の内定者フォローに使用しています。

内定者〜入社までのフォローとして、全国各地の内定者とのコミュニケーションが確実に取れるようになったようでzoomの使い方を内定者に事前に共有し、内定者に使用してもらったところ、8割の人が好意的な反応だったこともあり、採用活動でも使用できることが伺えます。

EX5 zoomで「リモートシェアハウス」

これは大学生におすすめの新しい「遊び方」!

大学生はよくAirbnbなどでシェアハウスごっこを楽しみますが、それをリモートでやってしまう方法です。それぞれ自宅でzoomを開き、卒業写真を見せ合いっこしたりペットを見せたり、Youtuberごっこをしたり、お気に入りのぬいぐるみを見せあったり。

普通に遊ぶよりも案外、心の距離が縮まったりします。

お互いの家も見られるので、みなさんハマること間違いなしでしょう!

EX6 「バーチャル背景」で遊ぶ

zoomには「バーチャル背景」という面白い機能があります。

このように、画面左下にある上向き矢印のボタンを押すと、「バーチャル背景を選択」というものが出てきます。

そして、下のような画面に変わったら背景を選択します。既存のものもありますが、パソコンに取り込んだ画像であればそれを背景にすることができます。

例えば、ぬいぐるみを人間だとすると、こんな感じになります。

もう一工夫するとしたら、バーチャル背景で旅行先の背景にして友人と旅行気分を味わうのも一興ですね!

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画像出典元:「zoom」公式HP

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