Trello

2.3

記事更新日: 2021/02/19

執筆: 山中勝輝

タスク管理ツールの中でもユーザー数が業界No.1を誇るTrello。無料でも十分に使えることから、多くの人に利用されています。

まず最初に、書き起こしメディア「ログミー」の代表取締役の川原崎晋裕氏に、起業ログ編集部がきいたTrelloの評価を紹介します。

ログミー株式会社代表取締役

川原崎晋裕

1981年生まれ。3年間、ネット求人広告の営業として働いた後、2007年に株式会社サイゾーに入社。サイゾー初のWebメディアである「日刊サイゾー」を立ち上げ、自ら編集・運営・マネタイズなどを担当。その後、サイゾーウーマンなど計10以上のメディアを立ち上げ、合計1億5000万PV/月以上の事業へと育て上げた。

2013年に独立して、同年8月に株式会社フロックラボ(現・ログミー株式会社)を設立。メディアコンサルタントとしてさまざまな企業のWEBメディアをプロデュースしつつ、動画書き起こしメディア「ログミー」を立ち上げ、現在に至る。

Slack上でタスクの進捗状況を確認できるのが便利

チームやプロジェクトのタスク管理にTrelloを利用しています。カンバン方式でかんたんにタスク管理ができます。
 
TrelloはSlackと連携させることができるため、Slack上でタスクの進捗状況を確認できるのが便利です。具体的には、Trelloでタスクを動かすだけでSlackに通知が送られるため、タスクが進めば、Trelloを開かずとも進捗をすぐに把握することができます。
 
弊社では、編集部の記事の進捗管理にも活用していますね。

ログミー代表 川原崎晋裕がおすすめする BtoBサービス4選

このようにTrelloをSlackを利用している人には特におすすめのタスク管理ツールです。他にもシンプルなつくりで、誰でもかんたんに使いこなせる点もTrelloの魅力です。

この記事ではそんなTrelloの特徴・評判・料金・口コミを詳しく解説していきます。

 

良い口コミ・評判

体感で半分以下の手間と時間になった

弊社では、下から2番目のエンタープライズコースで利用しています。

従来の手書き管理から一元管理ができるようになって、体感で半分以下の手間と時間になったと思います。

悪い口コミ・評判

物足りないので、他のツールの方が良い

必要最低限の機能しか搭載されていないため、メンバーとの進捗共有には向いていません。管理者の立場にいる私としては、ボードで一括して管理するのでグループマネジメント的な観点で不便に感じています。

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1. ショートカット

豊富なショートカットキーで作業を効率化できる

2. 共同作業

タスクを管理しているボードをチームメンバーと共同で編集できる

3.カンバン形式

タスクを進捗状況に合わせて管理できる

良い点

Trelloのほぼ全ての機能を無料で使えるのは他のツールにはない利点です。ボードの背景をお気に入りの画像に差し替えればタスク管理が楽しくなります。

悪い点

分析機能がないので少し物足りなさを感じます。分析機能とはタスクの進捗情報を自動で算出してグラフ化してくれる便利な機能です。

費用対効果:

ほぼ全ての機能を無料で使用可能です。Trello専用のChrome拡張機能でカスタマイズしても良いでしょう。

UIと操作性:

シンプルな作りになっており、ITツールに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。

知名度:

ユーザー数は業界No.1。業界内での知名度はとても高いです。

Trello(トレロ)とは

Trelloは、タスクを書いたカードを進捗状況に応じて動かしながらタスク管理ができるツールです。個人で使う場合は日常生活のタスク整理のために。企業でプロジェクトチームごとに使う場合はチーム全体のタスク整理のために使用できます。

しかも、基本的な機能は全て無料で使うことができるのがTrelloの人気のヒミツです。では、「Trelloには有料プランはないのか?」というとそういう訳ではありません。

まずは料金プランについて見ていきましょう。

料金プラン

Trelloの料金プラン

Trelloの料金プランは「無料」「Business Class」「Enterprise」の3つがあります。

ここで一番注目すべきポイントは、料金プランをアップグレードしていけば使用できる機能が充実していく訳ではないということです。無料と有料の違いを簡単に言えば、

  • 外部の主要サービスとの連携が充実する
  • アップロードできるファイルのサイズが増加する
  • セキュリティが強化される

の3つです。

主に、有料プランに切り替えるべき企業は従業員数が多い大企業になるでしょう。例えば、セキュリティの面で言うと離脱・退社したメンバーのアクセス権を停止したい場合には有料プランにする必要があります。

「無料か有料で悩む」という方はまずは無料から初めてみてはいかがでしょうか。機能面で無料だから不便だとは感じないので、実際に使ってみてから検討することをオススメします。参考までに、弊社プロトスター社は無料版でTrelloを使っています。

Trello(トレロ)の特徴とは

それではここからTrelloの特徴について見ていきましょう。

1. 見やすいインターフェース

Trelloのタスク管理画面

Trelloの一番の特徴は、なんと言っても「見やすさ」。ボードに無駄なボタンがなく、シンプルな構成になっています。背景も無料で好きな画像に変更出来るので、オリジナルのボードを作る楽しさも味わうことができます。

ポストイット感覚でタスクを「進行中」や「完了」など進捗状況に応じてタスクの確認が出来るのも見やすさの理由です。カードをまとめている「進行中」や「完了」などのリスト名も好きなように変更でるので、プロジェクトが複雑な行程になっていても対応できます。

Trelloとは違ったデザインのITツールが「Todoist」です。

Todoistのタスク管理画面

タスクが終了したらチェックボタンを押してタスクを消化していくような作りになっています。しかし、タスクの進捗状況を未着手か完了としか把握ができないので、筆者は複雑な工程にも対応できるカンバン式のTrelloをオススメしています。

2. チームでTrelloを共有

2つ目の特徴はボードをあらゆる人と共有できる点です。

プロジェクトボード一覧

この写真は上から"個人用"、"PTAのメンバー"、"会社"と大きく3つのグループに分かれています。そのグループの中に1つ1つプロジェクトに合せたボードが作成されています。各ボードに招待するメンバーも選択できるので、大人数でも十分に使うことができます。

以前は無料プランで作成できるボード数にも制限はなかったのですが、2019年5月から使えるボード数が10枚に変更されました

3. タスクの詳細設定

 

3つ目の特徴は、追加したタスクの詳細画面を開くと細かい情報を追加できる点です。


タスクの詳細画面

  • 筆者が主に使っている機能は4つあります。

  • 1

    詳細説明

    タイトルでは説明しきれないタスクの詳細をここで書くことができます。

  • 2

    コメント追加

    コメント欄では主にメンバー同士でのやりとりに使っています。タスクに関して聞きたいことがあった場合はここでコミュニケーションを取っています。

  • 3

    ラベル

    タスクにラベルを貼ることでカテゴリごとに分類することができます。同じようなタスクをまとめるために使っています。

4

チェックリスト

タスクをさらに細分化するために使っています。

必要な情報を1つにまとめることができるとても便利な機能が揃っています。

Trelloをより活用するためには?

ここからはTrelloをより使いこなす方法について解説していきます。

1. Slackとの連携

Trelloは社内コミュニケーションツールのSlackと無料で連携することができます。 連携することでTrelloで情報が更新されれば随時Slackに通知が届くようになります。

これまでTrelloのデメリットとしてチームメンバーのタスクの変更点を把握できないことがありました。しかし、Slackと連携することで変更の通知が随時届くので、情報を見逃すことが劇的に減ります。

さらに、Slack上でTrelloのカードを追加することもできます。

基本設定をした後、Slackのチャンネルで「/trello add 〇〇タスク名」と入力するだけでTrelloにタスクを追加することができます。

Slack上でTrelloにタスクを追加

タスクを追加した後でも以下の情報をSlackで変更できます。

ただし、SlackからTrelloにタスクを追加する作業はPC操作に慣れていない人には難しく感じるかもしれません。タスクを追加するためのコードを覚える必要があり、初期設定もやや複雑です。

慣れてしまえばとても便利な機能なので、興味がある方はぜひ使ってみてください!

2. Chrome拡張機能

Chorome拡張機能とは、Choromeに機能を増やしたり強化できる専用のプログラムのことです。TrelloでChorome拡張機能を追加することで様々な機能を追加することができます。

今回はその中でも特におすすめな拡張機能を紹介していきます。

 -Elegantt for Trello

実際の画面

Elegantt for Trelloではカレンダーにタスクの期限を横軸の時間軸で表示してくれるガントチャートを追加できます。上の写真のように、上部にはガントチャート、下部にはタスクリストが表示されます。

ガントチャートなら一目でタスクの期限を一覧で確認できるので便利な機能です。

Elegantt for Trello

-Card Color Titles for Trello

使用前後

この拡張機能は、ラベルの名前を表示してくれる機能です。通常、タスクにラベルを追加した時にはラベルの色しか表示されません。しかし、この色がどういう意味のラベルだったかを忘れることがあります。

そのため、Card Color Titles for Trelloを追加すれば写真の右側のようにラベルに名前が表示されるようになります。

Card Color Titles for Trello

-Gmail-to-Trello

GmailからTrelloにタスクを追加する方法

Gmail-to-Trelloでは、Gmail限定でメールの内容をそのままTrelloのタスクに加えることができます。この拡張機能を追加するとメールの編集画面に【Add Card】という表示が出るので、クリックして登録することができます。

Gmail-to-Trello

-Export for Trello

Chrome拡張機能の追加画面

TrelloのタスクをExcelに出力してくれる機能です。Excelでタスク状況を分析するには役に立つ機能なので是非使用してみてはいかがでしょうか。

Export for Trello

3. 多様なショートカット

Trelloで使えるショートカット例

Trelloには、全部で26個のショートカットがあります。

作業効率を上げるための必須ショートカットは

  • 「C」→カードをアーカイブ
  • 「D」→カードに期限を追加
  • 「L」→ラベルを追加
  • 「N」→カードを追加

このショートカットを知っているかどうかで、タスク管理のスピードは圧倒的に上がります。

また、「?」を押せばショートカットキーの詳細が表示できるので、忘れてしまっても大丈夫です。

Trelloの評判・口コミ

広告業界

1001人以上

会社のITリテラシーによって利用すべきかそうでないかが変わってくる

非常にシンプルで見た目もスッキリしていて、プロジェクトの情報共有できたりします。タスクの割り振りなど細かくではなくざっくり管理する時には向いていると思います。

ただ、看板方式しか管理方法がないため、それが合う合わないかで使いやすさの体感に差が生まれてきます。また、看板の列をどう組むかをはじめに間違えるとそのまま変えられなくなったりするのも悪いところです。

できることが多いと、ITリテラシーの低めの会社の方は混乱してしまうため、会社によってはこちらのツールを利用すればいいと思います。

私は他に、Clickupなども利用していますが、こちらは表示方式が多い分、リテラシーが低いと混乱してしまうため、そう言った面では多ければいいというものでもないと思います。いろいろ試して、何が自分にあっているかを見極める必要があるかもしれません。

コンサルティング業界

11人〜30人

会計事務所になら他のツールを勧める

このツールを利用してみて、タスクの進捗が可視化できる上、タスクもれが把握でき、チーム内でボードを入力するためタスクの担当者と期限がよくわかるようになりました。

ただ、このようなタスク管理ツールは初めて使う人には抵抗があると思います。

なぜなら、そう言った方々はタスクには期限設定すればいいと思っているため、上手く使いこなせないかと思います。 私は会計事務所で勤務しているため、mmsというツールが最も使いやすいと感じています。もし、会計事務所に取り入れるならmmsの方がいいと思います。

コンサルティング業界

1001人以上

物足りないが、連携すると一気に使いにくくなる

シンプルなデザインになっていて、機能もボードのみなので操作がわかりやすく、導入もしやすいツールです。

しかし、プロジェクトを進行していくうちに、どうしても看板ボードだけだと物足りないと思う時が毎回あります。

これを使って複雑なことをするためには、様々な有料機能と連携させれば良いのですが、連携機能がかなり複雑で一気にわかりにくくなるため、あまりお勧めはできないです。いっぱい連携できるし便利!と言うツールではないと思います。

自分は以前asanaを利用していたのですが、トレロの方が動作が早い、読み込みやコピーなどが一歩早い、無料の範囲が広いなど、優れている点があります。

対して、asanaは有料でないとあまり意味がないツールで、一定の課金をするまでは、トレロの方が優れたツールになります。トレロはasanaの有料機能が無料で利用できたりするからです。

逆にasanaより劣っている点は、プロジェクト管理系の中では機能が極端に少ないところです・こちらのツールは、他のツールとの連携が必須になります。 本当に簡単なプロジェクトだけなら、これだけでもいいかもしれません。ただ、なかなかこれだけで治るようなプロジェクトはないかと思います。

まとめ

今まで手帳やスプレットシートでタスクを管理していた人には、カンバン式のタスク管理ツールは非常にオススメです。その中でも、Trelloは群を抜いて使いやすいツールです。

個人で使うのはもちろん、プロジェクトチームで仕事の進捗確認をするときなど、使い方は自由自在です。興味を持った方は、是非試してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「Trello」公式HP

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