Trello

記事更新日: 2018/10/02

執筆: 山中勝輝

運営コメント

ITツールを使い慣れていない人でも簡単に使えるようシンプルな作りになっています。その上、無料で使えるので費用対効果は抜群に高いです。

1. ショートカット

豊富なショートカットキーで作業を効率化できる

2. 共同作業

タスクを管理しているボードをチームメンバーと共同で編集できる

3.カンバン形式

タスクを進捗状況に合わせて管理できる

良い点

Trelloのほぼ全ての機能を無料で使えるのは他のツールにはない利点です。ボードの背景をお気に入りの画像に差し替えればタスク管理が楽しくなります。

悪い点

分析機能がないので少し物足りなさを感じます。分析機能とはタスクの進捗情報を自動で算出してグラフ化してくれる便利な機能です。

費用対効果:

ほぼ全ての機能を無料で使用可能です。Trello専用のChrome拡張機能でカスタマイズしても良いでしょう。

UIと操作性:

シンプルな作りになっており、ITツールに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。

知名度:

ユーザー数は業界No.1。業界内での知名度はとても高いです。

はじめに

「タスクが多くて何から手を付けたら良いのか分からない....」

「色んなツールを使っていて、どこにメモをしたのか忘れた....」

皆さんは、こんな状況に陥っていませんか?

また、「タスク管理ツールを調べても、沢山あって何を使ったら良いのか分からない」という方も少なくないのではないでしょうか。

今回は、タスク管理ツールの中でもユーザー数が業界No.1を誇るTrelloの人気のヒミツと、その特徴を徹底的に解説していきます。

Trello(トレロ)とは

Trelloは、タスクを書いたカードを進捗状況に応じて動かしながらタスク管理ができるツールです。個人で使う場合は日常生活のタスク整理のために。企業でプロジェクトチームごとに使う場合はチーム全体のタスク整理のために使用できます。

しかも、基本的な機能は全て無料で使うことができるのがTrelloの人気のヒミツです。では、「Trelloには有料プランはないのか?」というとそういう訳ではありません。

まずは料金プランについて見ていきましょう。

料金プラン

Trelloの料金プラン

Trelloの料金プランは「無料」「Business Class」「Enterprise」の3つがあります。

ここで一番注目すべきポイントは、料金プランをアップグレードしていけば使用できる機能が充実していく訳ではないということです。無料と有料の違いを簡単に言えば、

  • 外部の主要サービスとの連携が充実する
  • アップロードできるファイルのサイズが増加する
  • セキュリティが強化される

の3つです。

主に、有料プランに切り替えるべき企業は従業員数が多い大企業になるでしょう。例えば、セキュリティの面で言うと離脱・退社したメンバーのアクセス権を停止したい場合には有料プランにする必要があります。

「無料か有料で悩む」という方はまずは無料から初めてみてはいかがでしょうか。機能面で無料だから不便だとは感じないので、実際に使ってみてから検討することをオススメします。参考までに、弊社プロトスター社は無料版でTrelloを使っています。

Trello(トレロ)の特徴とは

それではここからTrelloの特徴について見ていきましょう。

1. 見やすいインターフェース

Trelloのタスク管理画面

Trelloの一番の特徴は、なんと言っても「見やすさ」。ボードに無駄なボタンがなく、シンプルな構成になっています。背景も無料で好きな画像に変更出来るので、オリジナルのボードを作る楽しさも味わうことができます。

ポストイット感覚でタスクを「進行中」や「完了」など進捗状況に応じてタスクの確認が出来るのも見やすさの理由です。カードをまとめている「進行中」や「完了」などのリスト名も好きなように変更でるので、プロジェクトが複雑な行程になっていても対応できます。

Trelloとは違ったデザインのITツールが「Todoist」です。

Todoistのタスク管理画面

タスクが終了したらチェックボタンを押してタスクを消化していくような作りになっています。しかし、タスクの進捗状況を未着手か完了としか把握ができないので、筆者は複雑な工程にも対応できるカンバン式のTrelloをオススメしています。

2. チームでTrelloを共有

2つ目の特徴はボードをあらゆる人と共有できる点です。

プロジェクトボード一覧

この写真は上から"個人用"、"PTAのメンバー"、"会社"と大きく3つのグループに分かれています。そのグループの中に1つ1つプロジェクトに合せたボードが作成されています。各ボードに招待するメンバーも選択できるので、大人数でも十分に使うことができます。

また作成できるボード数にも制限はないので、必要に応じて増やしていくことができます。

3. タスクの詳細設定

 

3つ目の特徴は、追加したタスクの詳細画面を開くと細かい情報を追加できる点です。


タスクの詳細画面

  • 筆者が主に使っている機能は4つあります。

  • 1

    詳細説明

    タイトルでは説明しきれないタスクの詳細をここで書くことができます。

  • 2

    コメント追加

    コメント欄では主にメンバー同士でのやりとりに使っています。タスクに関して聞きたいことがあった場合はここでコミュニケーションを取っています。

  • 3

    ラベル

    タスクにラベルを貼ることでカテゴリごとに分類することができます。同じようなタスクをまとめるために使っています。

4

チェックリスト

タスクをさらに細分化するために使っています。

必要な情報を1つにまとめることができるとても便利な機能が揃っています。

Trelloをより活用するためには?

ここからはTrelloをより使いこなす方法について解説していきます。

1. Slackとの連携

Trelloは社内コミュニケーションツールのSlackと無料で連携することができます。 連携することでTrelloで情報が更新されれば随時Slackに通知が届くようになります。

これまでTrelloのデメリットとしてチームメンバーのタスクの変更点を把握できないことがありました。しかし、Slackと連携することで変更の通知が随時届くので、情報を見逃すことが劇的に減ります。

さらに、Slack上でTrelloのカードを追加することもできます。

基本設定をした後、Slackのチャンネルで「/trello add 〇〇タスク名」と入力するだけでTrelloにタスクを追加することができます。

Slack上でTrelloにタスクを追加

タスクを追加した後でも以下の情報をSlackで変更できます。

ただし、SlackからTrelloにタスクを追加する作業はPC操作に慣れていない人には難しく感じるかもしれません。タスクを追加するためのコードを覚える必要があり、初期設定もやや複雑です。

慣れてしまえばとても便利な機能なので、興味がある方はぜひ使ってみてください!

2. Chrome拡張機能

Chorome拡張機能とは、Choromeに機能を増やしたり強化できる専用のプログラムのことです。TrelloでChorome拡張機能を追加することで様々な機能を追加することができます。

今回はその中でも特におすすめな拡張機能を紹介していきます。

 -Elegantt for Trello

実際の画面

Elegantt for Trelloではカレンダーにタスクの期限を横軸の時間軸で表示してくれるガントチャートを追加できます。上の写真のように、上部にはガントチャート、下部にはタスクリストが表示されます。

ガントチャートなら一目でタスクの期限を一覧で確認できるので便利な機能です。

Elegantt for Trello

-Card Color Titles for Trello

使用前後

この拡張機能は、ラベルの名前を表示してくれる機能です。通常、タスクにラベルを追加した時にはラベルの色しか表示されません。しかし、この色がどういう意味のラベルだったかを忘れることがあります。

そのため、Card Color Titles for Trelloを追加すれば写真の右側のようにラベルに名前が表示されるようになります。

Card Color Titles for Trello

-Gmail-to-Trello

GmailからTrelloにタスクを追加する方法

Gmail-to-Trelloでは、Gmail限定でメールの内容をそのままTrelloのタスクに加えることができます。この拡張機能を追加するとメールの編集画面に【Add Card】という表示が出るので、クリックして登録することができます。

Gmail-to-Trello

-Export for Trello

Chrome拡張機能の追加画面

TrelloのタスクをExcelに出力してくれる機能です。Excelでタスク状況を分析するには役に立つ機能なので是非使用してみてはいかがでしょうか。

Export for Trello

3. 多様なショートカット

Trelloで使えるショートカット例

Trelloには、全部で26個のショートカットがあります。

作業効率を上げるための必須ショートカットは

  • 「C」→カードをアーカイブ
  • 「D」→カードに期限を追加
  • 「L」→ラベルを追加
  • 「N」→カードを追加

このショートカットを知っているかどうかで、タスク管理のスピードは圧倒的に上がります。

また、「?」を押せばショートカットキーの詳細が表示できるので、忘れてしまっても大丈夫です。

利用した人の評判・口コミ

Trelloで効率化を図れる
30歳/会社員

リモートワークで沢山の仕事を請け負っているため、Trelloで仕事毎にボードを作成することで整理が簡単になります。さらに、TrelloのDoneのボードにカードがあることで仕事の進み具合を把握でき、日報の代わりにも使えるのも利点です。 ただし、大人数になるとタスクの量も多くなり、ボードが見にくくなってしまいます。

外部との連携が充実
26歳/フリーランス

Trelloは様々な外部ツールと連携できるのが決め手となりました。iOS用やAndoroid用のアプリもあり、パソコンを開かなくても作業ができるで便利です。

まとめ

今まで手帳やスプレットシートでタスクを管理していた人には、カンバン式のタスク管理ツールは非常にオススメです。その中でも、Trelloは群を抜いて使いやすいツールです。

個人で使うのはもちろん、プロジェクトチームで仕事の進捗確認をするときなど、使い方は自由自在です。興味を持った方は、是非試してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「Trello」公式HP

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