記事更新日: 2023/04/14
タスク管理とは、期日遅延の防止や生産性の向上につながる、非常に重要な作業です。
しかし、タスク管理は重要だと考えているものの、具体的に何をすればよいのか理解できていない人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理のメリットや具体的な方法、運用時に意識したいコツなどを解説します。
このページの目次
タスク管理とは、仕事を抜けもれなく細分化した「タスク」に対して、優先順位を付けながら対応していく手法です。
発生した順番でタスクに対応するのではなく、優先順位もつけながら適切な順番で対応していくことを指します。
また、タスク管理は「進捗を管理する」との意味も含まれます。進捗を踏まえ、期日までに優先順位をつけながらタスクに対応していくのです。
タスク管理の最も重要な目的は、ビジネスをスムーズに進めることです。
私たちの日々のビジネスでは、多くのタスクが発生します。これらを管理しないと、抜け漏れが発生したり期日遅延が発生したりしてしまいます。このようなことを減らすためには、タスクを管理する必要があるのです。
タスク管理ができれば、抜け漏れによる納期遅延などを防ぎ、ビジネスをスムーズに進められるようになります。
タスクには「チームタスク」と「個人タスク」があります。
チームタスクはチーム単位に割り当てられたタスクで、個人タスクは個人単位に割り当てられたタスクです。
例えば、チームの仕事が「A社への見積もり提示」であれば、チームタスクとしては「見積もり作成」「資料作成」「提示資料のレビュー」などが考えられます。
また、このうち「資料作成」が個人に割り当てられれば、「資料作成」はチームタスクと個人タスク両方の性質を持つことになります。
タスク管理の対象がチームタスクか個人タスクかで、やることは大きく変わってくるため、意識しておきましょう。
タスクとToDoの大きな違いは、タスクには期日があり、ToDoには期日が無いということです。
そのため、ToDoに期日を設けると、その時点でタスクになると言えます。
つまり、ToDo管理の「ToDo」は対応しなければならないことではありますが、基本的には期日が設けられておらず、「いつか対応しなければならないこと」を指します。
一方、タスクは「期日までにやらなければならないこと」を指しますので、期日の観点でToDoとタスクは異なった意味を持ちます。
日々増えていくタスクが明確になることがメリットです。
ビジネスの場でタスクは日々増えていきますので、管理することで忘れないようにするのです。結果、タスクが抜け漏れしてしまう可能性も下げられます。
もちろん、タスク管理の対象に入れること自体を忘れてしまうと、どうしても忘れてしまうことになりかねませんので、その点には注意が必要です。
タスクの状況を踏まえ、期日までの計画を立てやすくなることがメリットです。
タスク管理で自分のタスクを明確にすることで、期日までに何をどの順番でするべきかも判断できるようになります。
適切なタスク管理ができていない場合、頭の中でタスクの期日を管理しなければなりません。
しかし、仕事の過程で生まれる様々なタスクを、頭の中で常にすべて管理するのは現実的ではなく、タスクの抜け漏れによって「期日を過ぎてしまう」「間に合わない」などのトラブルを生むものです。
逆に、タスク管理ができていると、いつまでに何をしなければならないのかが明確になり、タスクを完遂できないとなった場合などの緊急事態時において、ヘルプを要請するなどの臨機応変な対応も可能となるのです。
プロジェクトの遂行時、管理者がプロジェクトメンバーの状況を確認して管理することがあります。
例えば、部下のタスクで遅延が発生している場合、その理由を踏まえて適切に対処しなければなりません。タスクの割当変更や期日延長の交渉などが求められます。
そういった進捗管理業務において、タスク管理は非常に有用な手段となります。
適切なタスク管理によって、プロジェクトメンバーの進捗状況を正確に把握することで、スムーズなプロジェクト管理が可能となるのです。
タスクの抜け漏れが減ることや期日への遅れが減ることで、顧客満足度の高まりにつながることもメリットです。
顧客からすると、依頼したことが抜け漏れなく期日までに対応するかどうかは、品質の観点から非常に重要です。依頼を忘れ去られているなどで期日に遅れたりすると悪いイメージを持たれてしまいます。
タスク管理をすれば、そういった期日に関わるトラブルを引き起こす可能性が下がります。結果、顧客満足度が上がりやすくなるのです。
付箋や紙に手書きでタスクを書き出し、ホワイトボードなどに張り出す方法があります。とにかく付箋や紙にタスクと期日を書き出すものですので、導入が簡単です。
この方式では、ホワイトボードなどを見ることでタスクが一目瞭然になるというメリットがあります。また、紙の配置を変更することで意味を変えられるなど、運用もしやすいメリットもあります。
例えば、配置はルールを決めて縦に並べます。このルールは「本日」「今週」「今月」などの期間にすると運用しやすいでしょう。今回はホワイトボードに見立てたツールでのイメージを以下に例示します。
このようにタスクを洗い出して貼り出すことで、今日やるべきことや今週やるべきことが簡単にわかります。
簡単に導入できる反面で、ルールを決めなければ複数人で運用しにくいというデメリットもあります。例えば人によってはタスクの記述方法や粒度が異なり、他人が見づらいなどの問題を引き起こす可能性があります
また、発生した時系列の管理が難しいとのデメリットもあります。ひたすらホワイトボードに貼り付けるだけですので、タスクの前後関係などを考慮したいときには不向きな方法となってしまいます。
とはいえ、紙とペンだけあれば簡単に取り入れられるタスク管理の方法です。導入のスピード感を重要視する場合には検討してみましょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートを利用してタスク管理をする方法もあります。どちらも基本的な考え方は同じですが、Googleスプレッドシートであればクラウド環境であるため他者とも共有しやすいというメリットがあります。
ExcelもGoogleスプレッドシートもタスク管理のためのテンプレートが公開されています。これらを利用してタスク管理を始めると良いでしょう。自分で最初から作りたい場合には以下の項目を含めるようにしましょう。
上記の項目を含めて仕上がるもののイメージは以下のとおりです。
まずはタスクの内容と期限日・完了日を管理できるようにします。期限日は設定する人が多いと思いますが、必ず完了日も入力できるようにしましょう。そうすることで、期日までにタスクが完了しているのかどうかを把握できるようになります。
タスクの状態とは「未着手・着手・保留」など、タスクがどのような状態にあるのかを判断するものです。全く手つかずなものが残っていないかなどを管理できます。
また、進捗状況と優先順位も入力できるようにすることがおすすめです。これらのコツについては、後ほどご説明します。
タスク管理をするための専用ツールを利用する方法もあります。これらは専用のツールとして提供されているもので、以下のような機能を有しているものが大半です。
専用のツールですので、Excelなどを利用するよりもタスクの入力がしやすいように考慮されています。
また、入力したタスクをチャートで表示する機能が搭載されているものもあります。ExcelやGoogleスプレッドシートのようにただの表計算ソフトを利用する場合と比較すると、利便性が高まることは言うまでもありません。
そうしたタスク管理ツールの中で、ここでは特におすすめのツールを４つご紹介します。
より詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
画像出典元：「Backlog」公式HP
Backlog（バックログ）はタスクをただ管理するだけでなく、グラフ化して分析するための材料を用意してくれます。責任の所在がはっきりしないタスクがあるという状況によく陥るチームにこそにオススメなツールです。
また、「ガントチャート機能」では、各課題のはじまりから完了までの流れを一目で把握することができたり、「バーンダウンチャート機能」では、プロジェクトが計画的に進んでいるかどうか、を確認することも可能です。
画像出典元：「Group Task」公式HP
チームの仕事の進捗管理に悩んでいる人にお勧めのツールです。メンバーの選択、タスクの依頼、進捗報告依頼などがシンプルな画面で簡単に進みます。
スタッフ側も、依頼されたタスクが期日順に並ぶため、ToDoリストが自動的に作成されている状態になります。ツール自体がとてもシンプルなため、使い方を習得する手間もなく、ダッシュボードを開くだけで、期日を意識した作業ができます。
また、「仕事の見える化」機能で各メンバーが今どのような仕事がしているかが、リアルタイムでわかります。
画像出典元：「Trello」公式HP
ユーザー数が世界で2000万人と業界では一番多く利用されているのがTrelloです。その理由としては、無料で全ての機能が使えること、また同じボードを利用できる人数に制限がないことがあげられます。
無料でも不自由なく利用できるのは他のツールと比較してもTrelloだけで、費用対効果が高いのが特徴です。機能面では、他のツールには劣りますが、Trello専用のChrome拡張機能が100個以上あるので必要に応じてカスタマイズができます。
まだ、タスク管理ツールを導入したことが一度もない方、ツール選びで失敗をしたくない方にはオススメです。
画像出典元：「Asana」公式HP
Asanaは料金や機能面が平均的なタスク管理ツールで、企業で初めて導入するには一番オススメです。導入をして失敗だと感じることはまずないでしょう。
特徴としては追求されたUIや操作性です。あまりこのようなツールに慣れていない方でも、すぐに慣れるように作り込まれており、カンバン形式やリスト形式を選べるなど、自身が使いやすいようにカスタムすることも可能です。
また、Google Chromeと連携することで、タイムトラッキングツールの「Toggle」を使うことができ、タスク消化に費やした時間を可視化できます。
タスク管理をする際に必要となる「タスク」は、細かい粒度で洗い出しておくことがポイントです。あまり大雑把なタスクとしてしまうと、進捗状況や期日の管理が難しくなります。
例えば「顧客への提案資料提出」とのタスクを考えてみます。これも立派なタスクですので、タスク管理で期日を設けて管理することに問題はありません。ただ、タスク管理をするのであれば、もう少し細かい粒度で洗い出した方が良いでしょう。
細かい粒度で洗い出した例としては以下の通りです。
資料を提出するまでにはいくつかの過程があります。それらの過程を意識して、細かい粒度でタスクを洗い出しておくのです。このように細かい粒度で洗い出しておくことで、大きなタスクよりも進捗状況が把握しやすくなるメリットがあります。
単純にタスクを羅列するだけの状態は避け、進捗状況も把握できるようにしましょう。
タスク管理の目的を踏まえると、進捗を踏まえてタスクが期日までに終わるかどうかは、常に意識するべき部分です。そして、期日に遅れてしまうような傾向が見て取れた場合は手を打たなければなりません。
進捗管理で期日だけを管理していると、タスクが終わりそうにない事実に気づかないかもしれません。そうならないためにも必ず進捗管理も併せてできるようにすることがコツです。
タスクは必ず現在の期日までに対応しなければならないものと、期日を変更して先延ばしできるものがあるものです。
このとき、優先順位が分かる状態であれば、状況に応じて期日の変更が可能です。
例えば、優先度として高中低を設定しておくと、低は交渉の対象にできるでしょう。
他にも遅れてしまうことでお詫びが必要なのであれば、先行して連絡しておくことも可能です。どうしてもタスクが重なってしまった場合の判断基準として、優先順位を決めておくことがコツです。
タスク管理はビジネスをスムーズに進めるうえで必須のスキルです。適切にタスク管理ができなければ、抜け漏れや遅延を引き起こし社会的な信頼を失ってしまう可能性すらあります。
タスク管理をするための方法は、アナログなものから専用のツールを利用するものまで幅広くあります。どの手法を利用するかは、タスク管理の範囲や共有する人数などを踏まえて決定すると良いでしょう。
ビジネスの場でタスク管理をしなければ、タスクの対応遅延などトラブルを生み出す原因となります。メリットを再度読み返し、なぜ必要とされているのかをよく理解して取り入れていきましょう。
画像出典元：Burst、写真AC
