コラボフロー

3.2

記事更新日: 2021/05/07

執筆: 編集部

編集部コメント

「コラボフロー」は、申請業務に関連する承認など一連の業務を電子化することで業務の効率化を実現するワークフローシステムです。ExcelとWebの2つさえあれば直感的な操作で誰でもすぐに利用できます。Excelをベースにしたシステムからの切り替えをスムーズに行いたい企業にはうってつけです。

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1. Excelで簡単に申請書を作成

ExcelファイルをWebフォームに自動変換。入力パーツを当てはめるだけで簡単に申請書を作成できる

2. シンプルな経路設定

あらかじめ用意されたパーツを並べるだけで書類が処理される経路を設定が可能

3. 申請業務に関する便利機能

停滞してる書類を検索したり、リマインドメールの自動送信などができる

良い点

Excelフォームから変換するので、プログラミングができなくても大丈夫です。webとExcelさえあれば、誰でも簡単に使用することができます。

悪い点

JavaScript APIが連携できますが、JavaScriptファイルのサイズは「5MB」までに制限されています。

費用対効果:

1ユーザー当たり月額500円、年額5,880円で利用でき、少人数や特定部門で利用したいという時など特に利用価値があります。

UIと操作性:

使い慣れたExcelで自由自在にフォームをデザインできます。直感的な操作で導入後もスムーズに運用できる点が魅力です。

サポート体制:

ヘルプデスクでのサポートの他、メール・Webにて対応。FAQが充実しているのですぐに回答がほしいときも便利です。

社外連携:

JavaScript APIは、コラボフローのユーザーであれば無料で利用できます。特別なライセンスは不要です。

Collaboflow(コラボフロー)の3つの特徴

1. 簡単操作で申請フォーム作成

今あるExcelファイルをそのままWebフォームに変換させて申請フォームを作成することができるため、プログラミングができなくても簡単に作成可能。

パソコンに専用のソフトをインストールすることも必要なく、Web環境とExcelがあれば、誰でもすぐに「コラボフロー」を利用することができます

修正したExcelファイルを用意するだけで変更、修正できるので、運用しながら簡単に変更、修正ができます。

申請書の作成画面
 

2. 自社に合わせた柔軟な経路設計

「コラボフロー」の経路設計は、承認者や文書内容にもとづいた条件の設定など、経路パーツを並べていくだけであっという間に完成します。

経路設計の中でもおすすめな機能が「最適な承認者の選択機能」です。申請時の入力内容をもとに承認者の自動選択ができるのはもちろん、「コラボフロー」なら、承認途中で追記された値もリアルタイムに判別し、常に最適な承認者を選択することが可能です。

稟議書など可否を判断すべきメンバーの決定が難しい場合や、社内の状況などによって柔軟な対応が必要なときは特に役に立つでしょう。 

稟議業務のフロー図


また、相談機能を利用すれば判定前に意見交換が可能。社長以外のメンバーが否決しても社長が承認すれば可決できるといった設定もできます。さらに、フローの各ステップ別に入力制限する設定を行えば、承認者が入力する箇所が一目瞭然になるだけでなく、誤編集によるデータ改変の防止にもつながります。

このように、自社の企業風土にぴったりフィットする経路設計が簡単に実現できるのが「コラボフロー」の大きな特徴です。

3. 外部システムとコラボ

「コラボフロー」は外部システムとの連携が充実している点も重要なポイントです。

API連携をすれば、申請情報の一覧を取得し外部システムで集計して再利用することができます。JavaScriptカスタマイズを行えば申請フォームの複雑な制御や計算処理、独自の入力チェックなどが可能なため大変便利です。

また、kintone・Garoon・サイボウズ Office等、申請業務に関連する様々なシステムと連携することもできます

例えば、コラボフローとアプリを自由に作れるクラウドサービスkintoneのアプリが直接連携。

コラボフローで申請書を作成時にkintoneアプリのデータを自動で転送させたり、コラボフローでの承認結果をkintoneアプリへ直接登録することが可能です。

コラボフローfor Garoonは、申請や検索もガルーンポートレットからワンクリックで利用でき便利です。また、コラボフローfor サイボウズ Officeは、シングルサインオンでコラボフローを利用可能。複数のパスワードを管理する手間を省ける点が魅力です。

kintoneとコラボフローによる連携の図


このように、必要な機能に応じ様々な製品と連携することで申請業務の効率化をスマートに実現できます。

  
連携している製品の例

 
 
 
 

Collaboflow(コラボフロー)の料金プラン

※料金表示は全て税別

クラウド版の場合、月額500円 / 1ユーザーという低価格で利用できます。

年間契約をすると少し割安になり、年額5,880円です。

「クラウド版」と「パッケージ版」の2つのプランがありますが、少人数・特定部門での利用やイニシャルコストを抑えたい場合は、「クラウド版」がおすすめです。

最低5ユーザーから利用可能。月額料金500円/1ユーザーにはクラウド版利用料とヘルプデスク利用料が含まれています。

クラウド版で利用できる機能と利用料金
 

30日間の無料トライアルも用意されているので、検討している方はまず利用してみるとよいでしょう。

なお、コラボフローの詳細や実際の導入の流れを知りたい方は、ぜひ以下の資料をご参照ください。

 


Collaboflow(コラボフロー)の導入事例

誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」ワークフロー
株式会社雄飛堂

選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。 実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく使いやすいかどうか、という点を重視していました。 現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました。

汎用性とメンテナンス
BEENOS株式会社

コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

※「コラボフロー」公式HP参照

コラボフローの評判・口コミ

サービス業

51〜100人

承認を得るまでの所要時間が一気に短くなった

利用期間

2020年夏以降2021年3月現在

使いやすいと感じた点を教えてください。

導入以前は、毎回帳票を作成しては一つずつ印刷して、必要であれば印鑑をもらって、という管理していました。

導入後は新たに帳票を作成する手間がなく、エクセルで管理していたデータをそのまま流し込めたり、承認経路が図式化されているのでペーパーレスで最終確認までできました。そのため承認を得るまでの所要時間が一気に短くなり、データをそのまま作業フローとして回せるので、入力されているデータを自動吸い上げをして稟議内容にかけることができました。導入前と比べると無駄な作業時間が圧倒的に減ったと感じています。

不便だと感じた点を教えてください。

全体的には満足しているし、満足していることの方が多いです。ただ、強いて言えば「元データがWord、PPT、PDFなどエクセル以外だった場合にはそのままデータを流し込むことができない」というところには少々不便さを感じました。Excel以外のツールにも対応してもらえたら作業がもっとしやすくなると思います。また、経路の複製/インポートの作業がもっと柔軟にできるようになったら使い勝手は上がるというように感じました。

他の会社にもおすすめしますか?

手書きでの帳票を廃止することになるので非常に「エコ」です。そのため会社として環境保護改善に取り組んでいる企業にはオススメです。また、定型業務の簡素化をして作業効率をあげたいと考える企業には業界問わずおすすめです。

メーカー

101〜250人

データをExcel化できない

利用にかけた費用

2,250,000円

使いやすいと感じた点を教えてください。

導入以前はExcelで稟議書作成していたため、決裁者が出張中は未承認稟議書が増える一方でしたが、PCやスマホで承認できるようになったため、業務のスピードが上がりました。

また、履歴についても以前は管理簿を手作業で作成していましたが、電子化でき、検索も便利で効率化できたと感じています。

不便だと感じた点を教えてください。

階層の設定が少し難しく、複層階層や案件内容でルート識別ができず、やや単線の設定しかできないです。

できれば旅費申請や精算までやりたかったのですが、データをExcel化し、会計システムに連携できる機能がなかったため、稟議書、接待申請、帰省旅費申請のみにしか利用していません。

導入から年月も経過しているため、次期ワークフローを検討したいと思っています。

他の会社にもおすすめしますか?

価格的には低コストで導入できると思いますが、既にワークフローを導入している会社にはおすすめしません。まだ、ワークフローを導入していなく、低コストの投資を考えている会社には、紹介くらいはできるかなというイメージです。

まとめ

「コラボフロー」は、Excelをベースにしたワークフローからスムーズに切り替えれるうえ、他サービスとの連携も充実している点が魅力です。

また、難しい操作なく申請書を作成したり、あっという間に経路設定ができるなど、プログラミングができる人がいなくても誰でも簡単に利用できる点が大きなメリットといえます。

30日間の無料お試しプランもあるので、まずは「コラボフロー」をお試ししてみてはいかがでしょうか。

 

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画像出典元:「Collabflow」公式HP

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