Findワークフロー

3.5

記事更新日: 2019/11/08

執筆: 編集部

編集部コメント

「Findワークフロー」は自社に合ったワークフローの作成がノンプログラミングででき、承認する側・管理する側の両方が使いやすいシステムを導入しています。承認書類の一括表示や全文検索で今まで業務にかかっていた時間をカットでき、効率的な業務を実現します。

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1. ポータル設定機能

タブ設定やメニュー設定を自社仕様に変更可能

2. 申請・文書登録画面設定機能

申請書や文書の画面項目をノンプログラミングで自由に設定可能

3. 人事・組織変更、事前予約機能

想定されている人事・組織変更に合わせた設定を事前に予約可能

良い点

承認者・管理者どちらにも使いやすいシステムを採用し、業務の効率化が望めます。また、ノンプログラミングで自社に合ったワークフローを作成できます。

悪い点

問い合わせをしないと料金が分からず、デモサイトやトライアルが無いため使用感が試せません。

費用対効果:

UIと操作性:

マウスのみで直感的な操作ができ、業務効率をアップさせます。

デザイン:

自社に合った項目のみの表示が可能で、画面をカスタマイズできます。

他言語対応:

ユーザーごとに表示言語の変更が可能です。

Findワークフローの3つの特徴

1. 申請・承認業務を効率化

「Findワークフロー」はワークフロー機能・文書管理機能・ポータル機能に加えてグローバル対応・外部システムとのデータ連携などあらゆる利便性を兼ね備えているツールです。

ワークフローシステムの強化を図るため、申請・承認フローは一目でわかるような表示方法を採用し簡単な操作で行えます。

まるでメール画面のようにメニュー項目ごとに分けられているので、タスクの確認も円滑になり承認・申請漏れも防げます。


タスクの件数も表示


承認者は承認一覧を確認し件数の部分を押すことにより、承認依頼が来ているワークフローページへ移動でき、そこから承認作業までをスムーズに操作可能です。

操作する側の利便性の高いシステムを取り入れることにより、業務にかかっていた時間を軽減させ、効率的な申請・承認が実現します。

2. 使い方の幅が広がるサポート機能 

「Findワークフロー」は説明書機能や全文検索機能といったあったら便利な機能が備わっており、業務の効率化をサポートします。

説明書機能は年に数回しか申請しない申請方法やルールに説明書をつけて、誤った申請の発生を防ぐ機能です。

重要な申請やミスが発生しては困る大事なワークフローのルールを明確化でき、間違いなく共有するという意味でも貢献します。

新入社員が多い会社ではよく使用する申請フローに説明をつけることにより、新人教育を効率的に進められるでしょう。


申請フローの説明文サンプ


全文検索機能は、ワークフロー申請・決済文書・版管理文書の登録内容・添付ファイルの中身(Word・Excel・PDF)も検索対象として広く検索をかけられる機能です。

すぐに確認したい内容を見つけることができ、顧客対応や経営判断といった即時対応が必要な場面で役立つことでしょう。

書類の管理も行いやすくなることから、総務経理などの各種事務業務が円滑化することを期待できます。

3. 自社に合わせたワークフローをノンプログラミングで作成

「Findワークフロー」は自社に合ったワークフローの作成ができるよう、ノンプログラミングでカスタマイズできる機能を搭載しています。

管理者権限を持っている人はタブメニュー・サイドメニューの表示設定を自由に行えるため、業務内容に合ったシステム構成を構築できます。

ワークフロー申請項目や文書項目も間単に作成できます、自由に項目を組み合わせることで様々な文書に対応した入力画面を作成できます。

プレビュー画面を確認しながら作成できるため、より使用者が使いやすい仕様にカスタマイズすることも可能です。

ワークフロールートはルート部品をドラック&ドロップするだけで作成でき、直感的な操作で視覚的に分かりやすく設定できます。

また、条件に合わせて複雑なルートを設定することもできるため、社内ルールに合った設定を実現します。


マウスのみで簡単操作

 

Findワークフローの料金プラン

料金詳細はお問い合わせが必要です。

Findワークフローの評判・口コミ

IT

251〜500人

ワークフローをスムーズに申請及び処理できる

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

初期費用は不明でした。月額費用は15万円でした。料金プランは企業の状況に関わらず一律のプランとなっていました。 

利用期間 

2019年5月~2019年10月 

導入に至った決め手を教えてください。 

ワークフローの種類によって様々な部署をまたいだ申請経路で申請できる仕組みを作れたことです。 

それまで支社ごとに別々で行っていたワークフローの申請を、支社の社員の分も本社でまとめて申請してもらい承認する形にすることが決まった中で、支社の社員も本社の社員も承認者に加えた申請経路を、単純な操作で作れることが決め手となり、導入することになりました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

事前に申請の仕方を説明書で理解した上でワークフローの申請ができた点です。 

出張費の申請の際に、交通費と宿泊費を分けるのかまとめて申請してもいいのか分からなくなってしまった際に、説明書でパッと見て確認できて正確な申請を行うことができたので助かりました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

申請経路が何度も変更されてしまう事態が起きた事です。 

簡単に申請経路を作れたのはよかったのですが、申請経路を変更する回数に制限がなかったため、承認者となる社員の方たちの意見によって、毎月のように申請経路の変更が発生し、ワークフローを申請する側が振り回されることになってしまったので、不便さを感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

Excelと連携して、容量の大きいファイルでも添付して正確に送付できたので、連携しやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか? 

申請者にも承認者にも分かりやすい表示形式で、ワークフローをスムーズに申請したり処理したりできるようになるので、ワークフローに関して正確に理解している社員が少なく、定期的にワークフローの申請や処理でミスが発生している会社におすすめです。

まとめ

「Findワークフロー」は自社に合ったワークフローをノンプログラミングで作成できるツールです。文書管理機能・ポータル機能・グローバル対応・外部システムとのデータ連携といった業務の効率化が望めるあらゆる機能を搭載しています。

ワークフロールートは複雑な承認にも対応できるようマウスのみで作成ができる上、条件分岐や承認方法によって複雑な設定にも対応可能です。

承認者の業務がスムーズにできるように承認が必要な申請を一括表示することもできます。それら全てを「Findワークフロー」上で行えるため情報の一元化も実現。

重要なワークフローには説明をつけられるのでミスの軽減に繋がり、管理する側の利便性も高いでしょう。

全文検索機能では保管している申請や付随ファイルから特定のキーワードを検索できるため、時間をかけずに目的の書類を発見でき、経営判断や顧客対応などの即時対応が必要な場面でも活躍できます。

画像出典元:「Findワークフロー」公式HP

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