ワークフローEX

3.6

記事更新日: 2021/07/30

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

Excel・word対応が出来るため新しいシステムを覚える必要がない

ワークフローEXは、word・Excelデータをそのまま活用できるので、パソコンが苦手なベテラン社員でも新しいシステムを一から覚える必要がなく、社内全体での活用が可能となりました。

悪い口コミ・評判

任意の行へのコピペにも対応できるようになってほしい

申請書作成時、ペースト操作が次の行にしかできず、任意の行への移行は手入力が必要です。定期的な商談や契約更新など、テンプレートを活用する機会が多いため、アップデートに期待したいです。

編集部コメント

「ワークフローEX」は、Excelをはじめ、WordやPDFなどあらゆる申請書・稟議書をワークフローに取り込めるパッケージシステム。システム導入時の社員教育に割く時間を軽減、スピーディにワークフローを定着させられます。

ユーザー企業からも、既存のExcelの申請書からほぼそのまま申請フォーム変換ができることのメリットが聞こえます。一方で、申請フォーム画面設計や印鑑デザインなど、柔軟性には欠けるとの声も。まずは紙ベースの業務をシンプルに置き換えたい、という企業向けのワークフローです。

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1. ワークフロー

あらゆる申請・承認手続きをデジタル化し管理できる

2. ドキュメント管理

ドキュメントの変更履歴や権限を管理できる

3. データ連携

CSVデータやDBデータをシステムに引用できる

良い点

Excelのワークシートを申請シートとして利用するため、紙の申請書類と同様の感覚で利用可能。システムの導入がスムーズです。

悪い点

一般的なワークフローシステムより導入費用や保守費用が嵩むという声が多いです。

費用対効果:

カスタマイズをする度に費用が発生。使い方により費用対効果が大幅に変動します。

UIと操作性:

エクセルなどの文書ファイルが使え、操作も簡単です。

セキュリティ:

電子ファイルは全て暗号化され、改ざんチェック機能があります。

ワークフローEXの3つの特徴

1. 既存のファイルを用いて導入可能

ワークフローを導入すると、新しいフォーマットに慣れるまで時間がかかり、頑なに紙の申請書を使い続ける人がいることもあります。しかし、「ワークフローEX」なら安心。ExcelやWordなど、既存のワークシートをそのまま流用することが可能。スタッフも今まで通りの感覚で申請書を入力し承認できます。

システム管理担当者も同様に、既存のファイルを登録するだけで書類の登録が完了。「ワークフローEX」を導入したその日からあらゆる書類をデジタル化し、利用できます。

「ワークフローEX」の申請書・稟議書自体がExcelワークシートそのものなので、申請内容の変更・修正も従来のやり方で完結。Excelの編集機能もそのまま使えます。


議事録作成の例(左側がMarkdownでの入力画面、右側がプレビュー)


既存のファイルを「ワークフローEX」に取り込めば、電子捺印を用いて直感的な操作のみで申請や承認作業が可能に。紙のやり取りよりもスピーディーに申請書・稟議書を回せる上、確認漏れも防げます。

2. 抜群の操作性

「ワークフローEX」のトップページはメールソフトに似た画面になっています。そのため、パソコンに不慣れな人にも使いやすいと好評。稟議書の現在の状況が一目でわかり、管理が簡単です。


メイン画面のイメージ


稟議書にはコメント入力が可能。簡単な申請内容を記入することで確認効率が向上し、優先順位もつけやすいです。差し戻しの際もコメントを入力することでスムーズに確認事項を把握できます。

決裁ルートは書類毎にあらかじめ設定可能。そのため、従業員は申請ボタンを押下するだけで稟議書の提出が完了します。設定されたルート通りに稟議書が回るため、何を誰に提出すればいいかという確認も不要に。承認処理の滞りを解消します。

3. スマートフォンで申請・承認が可能

「ワークフローEX」はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも申請書・稟議書を提出したり承認したりできます。パソコン用の管理画面とは異なり、スマートフォンでは表示がシンプルに。小さな画面でも、内容が一目見て把握できるよう工夫されています。


スマートフォンでの表示イメージ


スマートフォン版の「ワークフローEX」はGoogle Chrome・Firefox・Safariの主要ブラウザに対応。個人用スマートフォンからもアクセスでき、外出先・出張先からの申請・承認はもちろん、休暇中に発生した急な案件にも即対応できます。

ワークフローEXの料金プラン

ワークフローEXには「オンプレミス版」と「クラウド版」があります。

「オンプレミス版」の場合、初期費用は110万円~、月額利用料金は1ユーザーあたり400円~となっています。最低利用人数は50人、最低利用期間は6ヶ月です。

「クラウド版」の場合、初期費用は20万円~。月額利用料金は1ユーザーあたり600円~となっています。

いずれも「Essentials」「Standard」「Premium」の3グレードを用意。それぞれのグレードの違いや費用につきましては公式HPよりお問い合わせください。

ワークフローEXの評判・口コミ

物流

1001人以上

慣れるまでが大変で使うシーンも少ない

サービスの使いやすかった点を教えてください。

普段から頻繁に使うことがなかったので、大きく良かったとは思いませんでした。

本社が東京にあり全国のセンターから資料提出や変更などの届けを提出する際は、このツールを使用することでセンターで資料を一括把握して、直結の部署へすぐに提出できるところが便利でした。

導入前は、郵便や電話等で連絡を取り結構時間がかかっていました。申請等に時間がかかったり就業時間内業務に支障がでることもあったので、効率がよくなったと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

やはり最初の使い慣れるまでの工程が大変だと思います。大規模な会社だとワークフローの使い方なども丁寧に教えてもらえなかったですし、マニュアル等も身近になかったのですごく不便でした。今現在も必要最低限でしか使っていないので、全部の使い方を把握するのは難しいです。

また、ツール自体はすごく便利なのですが、使う場面が少ないです。会社規模だと使う人数も圧倒的に少ないので、個人でできる資料提出などでも、できる誰かが大勢分をやるといった悪循環があります。

ー外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

e-payなどの勤務時間スケジュールと連携はしていたかもしれないですが、ワークフローEXと連携しているのは多分なかったと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

大企業や本社などが離れている場合は、圧倒的に業務ロスが減るので良いと思います。各センターの人だと、本社の誰に連絡していいかわからないといった場合が多いため、一括でできるのはおすすめです。

サービス

251〜500人

馬力がなさそうで中規模会社には良さそう

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

紙での承認、エクセルデータでの承認をしていました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

経費精算などの細かな領収書をpdf 添付することで、紛失があった場合でも承認が可能となりました。グループ内でオフィスが分かれたり、在宅勤務の場合でも、承認が滞りなく進んでいます 。非承認の場合の差し戻しもワンクリックでコメントに従って再申請できるのでとても便利です。

受付部署のため毎日たくさんのチェックを行なっていますが、紙ファイルを閲覧することなくウェブ上で完結でき、ストレスフリーとなりました。カスタマイズができるので益々使いやすいです。

不便だと感じた点を教えてください。

入力方法を勝手に決めて進める年配の社員に、手を焼いています。差し戻すと、「どこに戻っているのか分かりません」となり、都度電話して修正依頼をしています。チャットボットも導入しましたが、設問と回答のメンテナンスがとても大変な作業になっています。

みなさん使いこなせておらず、浸透するまで根気強くご案内が必要です。グループ全体での入れ替え案もありますが、この懸念点もあり御破算になりかけています。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

全く連携しておらず、スタンドアロン型だと思います。社内でのみ重宝している発展性のないシステムです。

ー他の会社にもおすすめしますか?

中規模会社への導入が合っていると思います。馬力がそこまでないイメージです。グループ各社を横断する事も難しいと感じます。

サービス

31〜50人

Excel・word対応で新しいシステムを覚えなくていい

利用にかけている費用

初期費用:120万円 月額費用:20万〜25万円

サービス導入前の管理方法を教えてください。

Create!Webフローを使用していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

基本的なExcel・wordシステムで対応できるので、新しいシステムを覚える必要がないのは便利です。

最近まで別のワークフローシステムを扱っていましたが、年配のベテラン社員や上司はシステムを上手く活用でききず一部の部署のみで活用していました。ワークフローEXは、word・Excelデータをそのまま活用できます。パソコンが苦手なベテラン社員でも新しいシステムを一から覚える必要がないため、社内全体での活用が可能となりました。

不便だと感じた点を教えてください。

申請書作成時のペースト機能が次の行にしか対応していないことです。申請書作成時にコピペを使う場面が多々ありますが、任意の行への移行は手入力になってしまいます。定期的な商談や契約更新の際などはテンプレートを活用することもあるため、任意の行へのコピペにも対応できるようになるとさらに業務スピードが早くなると思います。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

データベースやCSVファイルとも連携が出来ますので、申請・承認のデータ管理が効率化されます。これまで紙ベースで保管が必要でしたが、保管に必要なファイルも棚もすべてクラウド上にありますので、必要なときに直ぐにデータを検出して再確認できます。

他の会社にもおすすめしますか?

申請・稟議・契約・帳票などを紙ベースで管理している会社は積極的な導入をおすすめします。

新しくシステムを覚える必要はありませんので、年配の社員や上司の方でも取り扱いは難しくありません。

医療

2〜10人

本部にあまり行かない業務の場合おすすめ

サービスの使いやすかった点を教えてください。

交通費の申請や提出物を求められた際の申請、年末調整の書類など、上司に提出する書類は全てワークフローを使用すれば提出した事になるので便利でした。

不便だと感じた点を教えてください。

ワークフローで送信する事自体は楽なのですが、書類をスキャンする作業や、各部署の上司がワークフローを承認して頂かないと社長に提出したことにならないという点が不便でした。上司も忙しいためなかなか目を通して貰えないことがあり、最終的には上司の更に上の方に催促されたこともあります。この手間はなんとかしてほしいです。

他の会社にもおすすめしますか?

自分が働いているようなチェーン店は業務の場所が本部ではないので、ほとんど薬局内での上司以外とは顔を合わせません。書類申請を一括で行い、上司に確認してもらえる点で言えば、チェーン店には業務効率化ができると思うのでおすすめしたいです。

ゲーム

31〜50人

エクセル帳票をそのまま利用できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

既存エクセルベースの申請書から、ほぼそのまま申請フォーム変換ができて、ユーザー側も今までの申請と比べて違和感なく対応できます。今までの申請書が不要となり、ペーパーレス化にもつながりました。スマホからの決裁、メーラーでの起案などにも活用できるので、とても使い勝手がいいです。

不便だと感じた点を教えてください。

申請フォーム画面の設計が、あまり柔軟性良いとは思いません。また、印鑑デザインが一種固定で、サイズ変更ができないなども、ちょっと困りました。押印欄も多すぎて、見づらい印象です。

他の会社にもおすすめしますか?

エクセル帳票をそのまま利用できて、メンテナンス性に優れているのでおすすめしたいです。

IT

1001人以上

従業員数が多い大きい会社におすすめ

使いやすいと感じた点を教えてください。

他と比較していませんが、履歴や下書き等、書類作成しやすい印象です。初めて活用したときは使いづらかったですが、社内の手順書を使用して、今現在は問題なく活用しております。

不便だと感じた点を教えてください。

会社内の話になりますが、社内LANに接続可能なWindows端末でしか動作しませんでした。入社当初は、社内LANに接続できたのは社給iPadのみでしたので、自分自身ではワークフローEXを活用することは、あまりありませんでした。

外部連携はしやすいと感じましたか?

エクセルやワードを活用できたので、比較的使いやすいと感じていました。

他の会社にもおすすめしますか?

従業員数が多い大きい会社には、とても良いシステムだと思います。申請をする際の承認等はWebで行えるので、ペーパーレス化ができます。申請書は一括して社内の管理グループに送信されるので、諸業務効率化やコスト削減のためにおすすめできます。

まとめ

ワークフローEXの特徴は、何と言ってもその使いやすさ。慣れ親しんだエクセルのテンプレートを使い、従業員に抵抗なくワークフローを受け入れてもらいたい企業にうってつけです。

ワークフローシステムを従業員全員に定着させることは、企業のペーパーレス化を加速させ、結果的にコスト削減にもつながります。

申請書・稟議書をデジタル化することで、担当者の業務効率は格段に向上。業務フローをスピーディに「見える化」することで、企業全体の意思決定の速度が格段に向上するでしょう。

画像出典元:「ワークフローEX」公式HP

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